Långvarigt distansarbete (i en värld präglad av coronaviruset): Tre stora fallgropar och hur man undviker dem

Distansarbete, telearbete, arbete hemifrån (eller vad man nu vill kalla det) är inget nytt fenomen eller någon ny trend. Det är en livsstil i en värld där digitala och mobila enheter och tekniker styr våra liv dygnet runt. Tror du att jag överdriver? Tänk om. A undersökning genomförd av Global Workplace Analytics visade att antalet distansarbetare har ökat med 140 procent sedan 2005.

När man beaktar de många fördelarna – ökad flexibilitet, produktivitet, självständighet, förtroende och balans mellan arbete och privatliv – är det inte konstigt att distansarbete spelar en så viktig roll för att påverka medarbetarnas tillfredsställelse, engagemang och kvarhållande. Uppgifterna stöder detta, med 80 procent av de anställda uppger att de skulle vara mer lojala om de hade mer flexibla arbetsformer, till exempel att arbeta hemifrån. Är det då konstigt att distansarbete är en av de mest lönsamma (och effektiva) förmånerna som används inom HR:s strategier för rekrytering och personalbehållning?

Men trots alla sina fördelar har distansarbete vissa fallgropar som kan påverka medarbetarnas tillfredsställelse, produktivitet, samarbete och engagemang negativt. Titta på hur situationen ser ut just nu. Mot bakgrund av den pågående coronapandemin, som har orsakat kaos både nära och fjärran (i över 118 länder, och antalet ökar), väljer företag i USA, Europa och Asien att ta det säkra före det osäkra genom att be sina anställda att arbeta på distans som en säkerhetsåtgärd (i vissa fall är detta ett förslag, men för många är det nu en obligatorisk policy som gäller i allt från två veckor till en månad). Och det är helt rätt, enligt min mening. Det är bättre att vara på den säkra sidan än att ångra sig i efterhand.

Minns ni de fallgropar jag beskrev tidigare? Tja, de kommer nu att förvärras tiofaldigt, för att uttrycka det milt. Som en del av er organisations HR- och ledningsgrupp har ni möjlighet att informera, kommunicera med och stödja era nyblivna distansarbetare i denna nya situation – och ge dem de resurser och verktyg de behöver för att vara så produktiva, engagerade och samarbetsvilliga som möjligt.

Fallgrop nr 1: Social isolering kan leda till ensamhet.

Anställda längtar efter mänsklig kontakt och samvaro. En av de stora fördelarna med att gå till kontoret varje dag är de relationer som uppstår med kollegorna. Kontorsanställda äter lunch tillsammans (eller går ut på restaurang tillsammans); de delar med sig av personliga berättelser om sina sociala upplevelser, familjer och vänner; de drar skämt för varandra; och de delar till och med foton och videoklipp från semestrar, sociala utflykter och mycket mer.

Vad händer då när man under en längre tid berövar människor dessa regelbundna och meningsfulla sociala kontakter? Mot bakgrund av coronapandemin har Googles vd Sundar Pichai, liksom många andra företagsledare världen över, uppmanat sina anställda att just nu följa principen om ”social distansering” för att värna om deras säkerhet och hälsa. Och det med rätta.

Men det kommer oundvikligen att leda till en känsla av ensamhet. Detta stöds av resultaten från Buffers rapport ”State of Work” från 2019, där det framkom att 19 procent av de tillfrågade distansarbetarna kämpade med ensamhet. Detta kan i sin tur påverka de anställdas psykiska hälsa och välbefinnande negativt. Tänk nu på följande: Enligt en metaanalys som bland annat författats av Julianne Holt-Lunstad, PhD, professor i psykologi och neurovetenskap vid Brigham Young University, är ensamhet och social isolering dubbelt så skadligt för den fysiska och psykiska hälsan som fetma.

Så här undviker du det:

• Ta flera pauser

• Koppla bort dig (både mentalt och digitalt) när arbetsdagen är slut. Det innebär att du ska aktivera funktionen ”Stör ej” på dina mobila enheter och i appar som du använder regelbundet, till exempel Slack.

• Var inte rädd för att boka in onlinemöten med kollegor bara för att umgås (utan något specifikt arbetsrelaterat syfte). Och se till att ha kameran påslagen när du använder videokonferensverktyg för dessa videosamtal. Detta kan bidra till att motverka känslor av ensamhet och även stärka medarbetarnas behov av mänsklig kontakt.

• Under ett öppet samtal med en av våra medarbetare, Ricardo Brito, fick jag veta att en av hans kollegor arbetar på distans från ett annat land. Under deras regelbundna 1:1-möten anstränger de sig därför gemensamt för att ägna de första 10 minuterna åt att bara prata om hur det står till på det personliga planet, aktuella händelser och vad som är nytt i deras liv. Det här är ett fantastiskt sätt att motverka den ensamhet som oundvikligen uppstår när medarbetare arbetar på distans under längre perioder.

Fallgrop nr 2: Det kan vara svårt att hålla fokus och vara produktiv när det finns distraktioner överallt.

Du har säkert hört det välkända ordspråket: ”När musen är borta, leker katten.” Detta kan vara särskilt sant när det gäller distansarbete.

I hemmiljön är antalet och omfattningen av distraktioner betydligt större än vad man kan uppleva i en kontorsmiljö. Hemma finns tv:n bara några steg bort (beroende på hur stort den anställdes hem är och hur arbetsplatsen är avskild).

Det finns ingen i närheten som kan se till att de anställda sköter sina uppgifter. Det kan vara så frestande att titta på videoklipp på nätet, bläddra igenom Facebook och Instagram för att se vad vännerna har för sig och ta privata telefonsamtal med vänner och familj.

Dina medarbetare är människor, och en viktig del av att anställa duktiga personer är att ingjuta förtroende för att de ska kunna utföra ett utmärkt arbete och ta ansvar för att uppnå sina mål. Istället för att helt förbjuda distansarbete (eller anta en ”Big Brother”-mentalitet eller -strategi i ledarskapet) bör du ge dem den teknik och de digitala verktyg som krävs för att de ska kunna vara så produktiva som möjligt. Tro mig, de kommer att tacka dig för det.

Så här undviker du det:

• Skapa ett schema och håll dig till det. Prioritera de möten som är tidsmässigt kritiska och har stor betydelse. Lägg till ytterligare möten i den mån de är relevanta för dina projekt och leveranser.

• Uppmuntra dina medarbetare att sätta tydliga gränser i sina kalendrar. Skicka inte meddelanden eller förfrågningar till dem utanför ordinarie arbetstid (även om de är hemma). Se också till att cheferna är medvetna om att undvika att boka möten som skulle vara olämpliga och inkräkta på deras tidiga morgnar eller kvällar. Du skulle bli förvånad över hur ofta detta faktiskt händer, enligt vår senaste undersökning om arbetsliv och privatliv.

• Integrera de interna kommunikationsverktygen som dina medarbetare redan använder dagligen, till exempel Slack, i din schemaläggningsprogramvara. Dina medarbetare kan till exempel lägga till Doodle Bot i Slack så att de aldrig behöver lämna Slack för att boka sitt nästa möte. Hur smidigt och effektivt är inte det? Mycket. Dessutom kommer det att se till att de tar sitt ansvar och kommer i tid till de möten de har bokat.

• Var strategisk när det gäller din tidshantering. Använd dig av tidsblockering i din kalender (för att kunna fokusera på viktiga projekt under bestämda tidsperioder och undvika onödiga möten).

Fallgrop nr 3: Social distansering kan leda till missförstånd och kommunikationsproblem.

Det krävs en viss skicklighet för att kommunicera på ett effektivt och engagerande sätt. Det är svårt nog när dina medarbetare står (eller sitter) ansikte mot ansikte med kollegor, teammedlemmar, kunder, samarbetspartner och andra intressenter. När nu hela din personal börjar arbeta på distans under coronapandemin kommer kommunikationen att bli ännu mer utmanande.

Det kommer sannolikt att leda till missförstånd, bristande kommunikation kring projektförväntningar och leveranser, och kanske till och med prestationsproblem. Detta kan leda till spänningar och fientlighet mellan kollegor. Det kommer oundvikligen att ge medarbetarna fler skäl att undvika, eller till och med ställa in, möten som kan vara nödvändiga för att slutföra projekt och uppnå affärsresultat. Inget företag vill ha sådana konsekvenser.

Så här undviker du det:

• Tänk på andras tid och kom i tid (eller några minuter för tidigt) till inplanerade möten.

• Bjud inte in alla (och deras mamma) till mötena. Elon Musk har en avgörande regel för att hålla effektiva möten – om en person inte tillför något värde bör hen lämna mötet. Ännu bättre är det att inte bjuda in personer som inte tillför något värde eller bidrar direkt.

• Om du vill att mötena ska flyta smidigt (och att de ska leda till önskade synpunkter och åtgärder), se till att ställa de nödvändiga frågorna till deltagarna redan före mötet.

Om du vill veta mer om hur Doodles schemaläggningsprogram kan hjälpa dina medarbetare (oavsett om de arbetar på kontoret eller på distans) att förbli produktiva, engagerade och samarbetsvilliga, kan du ta en titt på vår Vitboken ”Framgångshistorier”.