Długotrwała praca zdalna (w czasach pandemii koronawirusa): 3 główne pułapki i sposoby ich uniknięcia

Praca zdalna, telepraca, praca z domu (czy jakkolwiek to nazwać) nie jest nowym zjawiskiem ani trendem. To sposób na życie w świecie, w którym urządzenia cyfrowe i mobilne oraz technologie rządzą naszym życiem 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Myślisz, że przesadzam? Zastanów się jeszcze raz. A badanie przeprowadzone przez Global Workplace Analytics z danych wynika, że od 2005 roku liczba osób pracujących zdalnie wzrosła o 140 procent.

Biorąc pod uwagę liczne korzyści – większą elastyczność, wydajność, autonomię, zaufanie oraz równowagę między życiem zawodowym a prywatnym – nie dziwi fakt, że praca zdalna odgrywa tak ważną rolę w kształtowaniu zadowolenia, zaangażowania i utrzymania pracowników. Potwierdzają to dane, z których wynika, że 80 procent pracowników twierdzi, że byliby bardziej lojalni, gdyby mieli do dyspozycji bardziej elastyczne formy pracy, takie jak praca z domu. Czy można się dziwić, że praca zdalna jest jednym z najbardziej opłacalnych (i skutecznych) rozwiązań wykorzystywanych w strategiach rekrutacji i utrzymania talentów przez działy kadr?

Jednak pomimo wszystkich tych optymistycznych korzyści praca zdalna ma pewne pułapki, które mogą negatywnie wpłynąć na zadowolenie pracowników, wydajność, współpracę i zaangażowanie. Spójrzmy na obecną sytuację. W obliczu obecnej pandemii koronawirusa, która siała spustoszenie zarówno w pobliżu, jak i daleko (w ponad 118 krajach, a liczba ta wciąż rośnie), firmy w Stanach Zjednoczonych, Europie i Azji kierują się zasadą ostrożności, prosząc pracowników o pracę zdalną jako środek bezpieczeństwa (w niektórych przypadkach jest to sugestia, ale w wielu jest to obecnie egzekwowane jako obowiązkowa polityka na okres od dwóch tygodni do jednego miesiąca). I moim zdaniem słusznie. Lepiej być bezpiecznym niż żałować.

Pamiętacie te pułapki, o których wspomniałem wcześniej? Cóż, teraz będą one co najmniej dziesięciokrotnie większe. Jako członkowie zespołów HR i kadry kierowniczej w Waszej organizacji macie okazję informować, komunikować się i wspierać swoich pracowników, którzy niedawno przeszli na pracę zdalną, w tej nowej rzeczywistości – oraz zapewnić im zasoby i narzędzia, dzięki którym będą mogli pracować tak produktywnie, z takim zaangażowaniem i w tak dobrej współpracy, jak to tylko możliwe.

Pułapka nr 1: Izolacja społeczna może prowadzić do samotności.

Pracownicy pragną kontaktów międzyludzkich i interakcji. Jedną z największych zalet codziennego przychodzenia do biura są relacje nawiązywane z kolegami i koleżankami. Pracownicy biurowi jedzą razem lunch (lub wychodzą razem do restauracji); dzielą się osobistymi opowieściami o swoich doświadczeniach towarzyskich, rodzinach i przyjaciołach; opowiadają sobie dowcipy; a nawet dzielą się zdjęciami i filmikami z wakacji, spotkań towarzyskich i nie tylko.

Co się więc dzieje, gdy na dłuższy czas pozbawi się ludzi tych regularnych i znaczących interakcji międzyludzkich? W obliczu pandemii koronawirusa dyrektor generalny Google, Sundar Pichai, podobnie jak inni szefowie firm na całym świecie, apeluje obecnie do pracowników o przestrzeganie zasad „dystansu społecznego” w trosce o ich bezpieczeństwo i zdrowie. I słusznie.

Jednak to nieuchronnie doprowadzi do poczucia samotności. Potwierdzają to wyniki badań Raport firmy Buffer pt. „State of Work” z 2019 r., z którego wynika, że 19 procent ankietowanych pracowników zdalnych borykało się z poczuciem samotności. To z kolei może negatywnie wpływać na zdrowie psychiczne i samopoczucie pracowników. Zastanówmy się teraz nad następującą kwestią: zgodnie z metaanalizą, której współautorką jest dr Julianne Holt-Lunstad, profesor psychologii i neuronauki na Uniwersytecie Brighama Younga, samotność i izolacja społeczna są dwukrotnie bardziej szkodliwe dla zdrowia fizycznego i psychicznego niż otyłość.

Jak tego uniknąć:

• Zrób kilka przerw

• Po zakończeniu dnia pracy odłącz się (zarówno psychicznie, jak i cyfrowo). Oznacza to włączenie funkcji „Nie przeszkadzać” na urządzeniach mobilnych i w aplikacjach, z których regularnie korzystasz, takich jak Slack.

• Nie bój się umawiać spotkań online ze współpracownikami tylko po to, żeby pogadać (bez konkretnego celu służbowego). Korzystając z narzędzi do wideokonferencji podczas takich rozmów, pamiętaj, żeby mieć włączoną kamerę. Może to pomóc w walce z poczuciem samotności, a także wzmocnić pragnienie pracowników do nawiązywania kontaktów międzyludzkich.

• Podczas szczerej rozmowy z jednym z naszych pracowników, Ricardo Brito, dowiedziałem się, że jeden z członków jego zespołu pracuje zdalnie z innego kraju. Dlatego podczas regularnych spotkań indywidualnych starają się poświęcić pierwsze 10 minut na osobiste pogawędki, rozmowy o bieżących wydarzeniach i nowościach w ich życiu. To wspaniały sposób na złagodzenie poczucia samotności, które nieuchronnie pojawia się, gdy pracownicy pracują zdalnie przez dłuższy czas.

Pułapka nr 2: Trudno jest zachować koncentrację i wydajność, gdy wszędzie pojawiają się czynniki rozpraszające uwagę.

Z pewnością znacie to popularne powiedzenie: „Gdy myszy nie ma, kot się bawi”. Może to być szczególnie prawdziwe w przypadku pracy zdalnej.

W warunkach domowych liczba i różnorodność czynników rozpraszających uwagę znacznie przewyższają te, z którymi można się spotkać w środowisku biurowym. W domu telewizor znajduje się zaledwie kilka kroków dalej (w zależności od wielkości mieszkania pracownika i wyznaczonego miejsca do pracy).

W pobliżu nie ma nikogo, kto czuwałby nad pracownikami. Bardzo kuszące może być oglądanie filmików w sieci, przeglądanie Facebooka i Instagrama, by sprawdzić, co porabiają znajomi, oraz prowadzenie prywatnych rozmów telefonicznych z przyjaciółmi i rodziną.

Twoi pracownicy to ludzie, a istotnym elementem zatrudniania zdolnych osób jest wzbudzenie w nich zaufania, że wykonają świetną pracę i będą odpowiedzialni za realizację swoich celów. Zamiast więc całkowicie ograniczać pracę zdalną (lub przyjmować podejście typu „Wielki Brat” w zarządzaniu nimi), zapewnij im niezbędną technologię i narzędzia cyfrowe, aby mogli być jak najbardziej produktywni. Zaufaj mi, będą ci za to wdzięczni.

Jak tego uniknąć:

• Opracuj harmonogram i trzymaj się go. Najpierw zgadzaj się na spotkania, które są pilne i mają istotny wpływ na realizację zadań. Dodawaj kolejne spotkania w miarę jak będą one miały sens z punktu widzenia twoich projektów i wyników pracy.

• Zachęcaj swoich pracowników do wyznaczania jasnych granic w swoich kalendarzach. Nie wysyłaj im wiadomości ani próśb poza normalnymi godzinami pracy (nawet jeśli są w domu). Upewnij się też, że menedżerowie mają świadomość, że nie należy wyznaczać spotkań w porach, które są dla pracowników niewygodne i kolidują z ich porankami lub wieczorami. Zgodnie z wynikami naszej ostatniej ankiety dotyczącej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, zdziwiłbyś się, jak często to się faktycznie zdarza.

• Zintegruj z oprogramowaniem do planowania narzędzia komunikacji wewnętrznej, z których Twoi pracownicy już na co dzień korzystają, takie jak Slack. Na przykład pracownicy mogą dodać Doodle Bot w Slacku, dzięki czemu nie będą musieli opuszczać tej aplikacji, aby zaplanować kolejne spotkanie. Jak bardzo jest to wygodne i wydajne? Bardzo. Ponadto dzięki temu będą bardziej odpowiedzialni i punktualni na zaplanowanych przez siebie spotkaniach.

• Zarządzaj swoim czasem w sposób strategiczny. Wprowadź do swojego kalendarza metodę blokowania czasu (aby w określonych przedziałach czasowych skupiać się na kluczowych projektach i unikać zbędnych spotkań).

Pułapka nr 3: Dystans społeczny może prowadzić do nieporozumień i zakłóceń w komunikacji.

Skuteczna i angażująca komunikacja to prawdziwa sztuka. Jest to wystarczająco trudne, gdy pracownicy stoją (lub siedzą) twarzą w twarz ze współpracownikami, członkami zespołu, klientami, partnerami i innymi interesariuszami. Gdy więc cała załoga zacznie pracować zdalnie w czasie pandemii koronawirusa, komunikacja stanie się jeszcze trudniejsza.

Prawdopodobnie doprowadzi to do nieporozumień, problemów z komunikacją dotyczących oczekiwań związanych z projektem i wyników, a być może nawet do problemów z wydajnością pracy. Może to z kolei wywołać napięcia i niechęć między współpracownikami. Nieuchronnie da to pracownikom więcej powodów do unikania, a nawet odwoływania spotkań, które mogą być niezbędne do realizacji projektów i osiągnięcia wyników biznesowych. Żadna firma nie chce takich skutków.

Jak tego uniknąć:

• Pamiętaj o czasie innych osób i przychodź punktualnie (lub kilka minut wcześniej) na zaplanowane spotkania.

• Nie zapraszaj na spotkania wszystkich (i ich matek). Elon Musk ma jedną kluczową zasadę dotyczącą prowadzenia efektywnych spotkań – jeśli dana osoba nie wnosi żadnej wartości dodanej, powinna wyjść. A jeszcze lepiej – nie zapraszaj osób, które nie wniosą żadnej wartości dodanej ani nie przyczynią się bezpośrednio do osiągnięcia celu.

• Jeśli chcesz, aby spotkania przebiegały sprawnie (i przyniosły oczekiwane wnioski oraz zadania do realizacji), pamiętaj, aby przed spotkaniem zadać uczestnikom niezbędne pytania.

Aby dowiedzieć się więcej o tym, w jaki sposób oprogramowanie do planowania spotkań Doodle może pomóc Twoim pracownikom (niezależnie od tego, czy pracują w biurze, czy zdalnie) zachować produktywność, zaangażowanie i współpracę, zapoznaj się z naszym Raport „Historie sukcesu”.