Raport dotyczący stanu spotkań w II kwartale 2020 r.

Czy przychodzi ci do głowy choćby jeden tydzień w pracy, w którym nie miałeś w kalendarzu zaplanowanych co najmniej 10 spotkań?

My na pewno nie. Podobnie jak większość ludzi. Od 2000 roku czas spędzany na spotkaniach wzrasta o 10 procent rocznie.

Spotkania są nam potrzebne, aby zachować porządek, współpracować z innymi, realizować projekty grupowe, pozyskiwać nowych klientów, informować klientów i utrzymywać ich zaangażowanie, przedstawiać wyniki oraz w wielu innych celach. Albo ujmijmy to jaśniej: firmy nie mogą funkcjonować ani się rozwijać bez spotkań.

Jednak wyrażenia takie jak „szaleństwo spotkań”, „obłęd spotkań”, „strata czasu” i „zabójca produktywności” pojawiają się ostatnio na każdym kroku. Wiecie, o czym mowa: te spotkania, którym brakuje jasnego kierunku, są źle zorganizowane i obejmują zdecydowanie zbyt wiele osób.

„Wiele osób popełnia błąd, sądząc, że przeprowadzenie skutecznego spotkania sprowadza się po prostu do wykonania jednego zadania lub skorzystania z jednego narzędzia. Wymaga to raczej holistycznego podejścia – od uwzględnienia takich czynników, jak liczba uczestników, czas trwania, termin powiadomienia i pora spotkania, po wdrożenie odpowiedniej technologii w celu optymalizacji procesów, oszczędności czasu i, ostatecznie, umożliwienia zespołom, współpracownikom i klientom bardziej płynnej współpracy w całym cyklu życia spotkania.” - Renato Profico, dyrektor generalny firmy Doodle

Na początku tego tygodnia opublikowaliśmy nasz raport „State of Meetings” za II kwartał 2020 r., oparty na analizie spotkań (służbowych i prywatnych) zarezerwowanych na całym świecie przez ponad 30 milionów użytkowników na Doodle w drugim kwartale 2020 roku. Nasze ustalenia są bardzo pouczające i mogą pomóc organizacjom w podejmowaniu bardziej strategicznych, opartych na danych decyzji dotyczących tego, kiedy i jak planować spotkania, tak aby były one jak najbardziej ukierunkowane i produktywne.

Oto podgląd statystyk dotyczących spotkań z naszego raportu „State of Meetings” za II kwartał 2020 roku.

Spotkania powinny być krótkie i treściwe (nie dłuższe niż 30 minut)

Dla większości profesjonalistów spotkania trwające godzinę były dotychczas postrzegane i stosowane jako standardowy czas trwania spotkania. Jednak, jak wynika z danych naszej platformy, sytuacja ta mogła ulec zmianie. W drugim kwartale 2020 roku najpopularniejszym czasem trwania spotkania było 30 minut (36 procent). Z kolei spotkania trwające godzinę były znacznie rzadsze (20 procent).

Dane z naszej platformy wskazują również, że 15 minut (31 procent) było drugim najczęściej spotykanym czasem trwania spotkań w drugim kwartale 2020 roku. Można to przypisać faktowi, że spotkania typu „stand-up” zyskały obecnie na popularności w organizacjach. Tego typu spotkania zazwyczaj odbywają się codziennie i wymagają od uczestników stania, co ma przypominać o konieczności zwięzłości wypowiedzi. Zespoły często wykorzystują spotkania typu stand-up do szybkiej wymiany informacji, przedstawiania postępów oraz zwracania uwagi na ważne kwestie wymagające uwagi.

Kolejny powód, by zorganizować 15-minutowe spotkanie, zwłaszcza w okresie obecna pandemia koronawirusa, mogłoby polegać na zwracaniu uwagi na potrzeby emocjonalne pracowników. Ograniczenie spotkań do 15 minut pozwala na prowadzenie rozmowy w bardziej swobodnej atmosferze i minimalizuje ryzyko marnowania czasu na nieproduktywne spotkania (co jest częstym zarzutem zgłaszanym przez uczestników spotkań).

Z naszych danych wynika, że pracownicy nie stosują się ślepo do tradycyjnych praktyk związanych z planowaniem spotkań (np. domyślnego ustalania czasu trwania spotkania na jedną godzinę). Zamiast tego kwestionują oni normy dotyczące planowania i dostosowują swoje podejście – wszystko po to, by odzyskać kontrolę nad swoim czasem, zwiększając efektywność ich życia zawodowego oraz wywieranie większego wpływu na działalność swojej firmy.

Mniejsze grupy sprzyjają bardziej owocnym dyskusjom

Jak powiedział kiedyś współzałożyciel Google, Larry Page: „Niewielkie grupy ludzi mogą wywrzeć naprawdę ogromny wpływ”. Analizując dane z naszej platformy za II kwartał 2020 roku, zauważyliśmy tendencję, która pokrywa się z filozofią Larry’ego Page’a. Prawie połowa (44 procent) spotkań grupowych ograniczała się do czterech do siedmiu osób. Tymczasem 24 procent spotkań grupowych było jeszcze mniejszych – w sumie liczyły od czterech do pięciu uczestników.

Uważamy, że organizatorzy spotkań powinni kierować się selektywnością i strategicznym podejściem przy podejmowaniu decyzji o tym, kogo zaprosić na spotkanie. W spotkaniach powinny brać udział wyłącznie osoby, które wnoszą aktywny wkład. Często jednak obserwujemy, że organizatorzy zapraszają na spotkania dużą liczbę osób, ponieważ nie chcą, by ktokolwiek czuł się wykluczony z procesu. W rzeczywistości jednak znaczna część uczestników spotkań grupowych pełni jedynie rolę „wypełniaczy”, nie odgrywa aktywnej roli w procesie i nie ma wpływu na cel ani zadania spotkania.

Amerykanie trochę za bardzo lubią spotkania

Analizując dane z naszej platformy za II kwartał 2020 r., zauważyliśmy, że w ciągu dnia pracy nie ma pory, w której Amerykanie rzadziej uczestniczą w spotkaniach, z wyjątkiem godziny 12:00 w południe, kiedy odnotowano niewielki spadek do 9 procent (z 10 procent o godz. 11:00). Jednak już godzinę później, o godz. 13:00, odsetek spotkań gwałtownie wzrasta do 13%. Wskazuje to na wyraźną prawidłowość: Amerykanie nieustannie uczestniczą w spotkaniach i nieustannie pracują.

Jeśli Amerykanie przeładowują swoje dni pracy zbyt dużą liczbą spotkań, może to bezpośrednio wpłynąć na ich zdolność do wykonywania zadań, spowodować opóźnienia w realizacji większych projektów oraz negatywnie wpłynąć na ich indywidualną wydajność. W rezultacie pracownicy ci będą prawdopodobnie nadrabiać „stracony czas”, wykonując pracę poza godzinami pracy. To z kolei prowadzi do ponownego przeciążenia, stresu i wypalenia zawodowego.

Stany Zjednoczone jako kraj stały się synonimem kultury przepracowania. Według MOP, Amerykanie pracują o 260 godzin więcej rocznie niż pracownicy brytyjscy i o 499 godzin więcej rocznie niż pracownicy francuscy. I choć co najmniej 134 kraje wprowadziły przepisy ograniczające liczbę godzin pracy w tygodniu, w Stanach Zjednoczonych nie ma takich przepisów.

Zgodnie z badanie przeprowadzone przez Accounttemps, 44 procent amerykańskich pracowników wykazuje najwyższą wydajność wczesnym rankiem, a 31 procent – późnym rankiem. Badanie wykazało również, że pracownicy powinni unikać umawiania spotkań w południe, ponieważ zaledwie 2 procent respondentów stwierdziło, że najwięcej pracy wykonują w porze lunchu. Jednak dane z naszej platformy pokazują, że Amerykanie nie wykorzystują w pełni swojego porannego „przypływu” produktywności. W szczególności 33 procent amerykańskich spotkań zostało zaplanowanych w godzinach porannych od 7:00 do 11:00. Należy pamiętać, że jest to ten sam przedział czasowy, który w badaniu Accounttemps uznano za najbardziej produktywny dla amerykańskich profesjonalistów.

Większość spotkań w Niemczech odbywa się w połowie lub pod koniec popołudnia

Analizując dane z naszej platformy, zauważyliśmy, że ponad połowa (57 procent) niemieckich spotkań była zaplanowana na drugą połowę popołudnia, między godziną 12:00 a 18:00. Jednym z wniosków, jakie można wyciągnąć z tego odkrycia, jest to, że poranki są postrzegane jako czas na głęboką koncentrację, poświęcenie uwagi ważnym projektom i osiągnięcie szczytowej wydajności. Niemieccy profesjonaliści wolą więc umawiać spotkania w drugiej połowie dnia pracy, aby poranne godziny móc poświęcić na „głęboką” pracę i zorganizowanie się na resztę dnia.

Byłem dość zaskoczony, widząc, że 15 procent spotkań w Niemczech zarezerwowanych w drugim kwartale 2020 roku odbyło się w soboty i niedziele. Natomiast spotkania w weekendy były mniej powszechne w Stanach Zjednoczonych (7 procent), Wielkiej Brytanii (8 procent), Francji (10 procent) i Szwajcarii (12 procent).

Ta skłonność do udostępniania się na spotkania w weekendy może wiązać się z wysokimi kosztami. Jako Sondaż Gallupa Jak niedawno ujawniono, aż 4,1 mln niemieckich pracowników doświadczyło stresu psychicznego lub emocjonalnego związanego z pracą. W Artykuł w „Quartz”, dyrektor generalny Techniker Krankenkasse, jednego z wiodących niemieckich publicznych ubezpieczycieli zdrowotnych, potwierdził również, że w Niemczech rośnie liczba „chorób cywilizacyjnych”, powołując się na fakt, że klienci TK opuszczają średnio ponad 15 dni pracy rocznie.

Poranne spotkania nie mają miejsca w brytyjskich kalendarzach

Zgodnie z danymi z naszej platformy, godziny popołudniowe to najpopularniejszy czas na spotkania w Wielkiej Brytanii. W szczególności 24 procent spotkań odbyło się po obiedzie, między 14:00 a 16:00. Kiedy przyjrzeliśmy się porze dnia, w której odbywało się najwięcej spotkań, na pierwszym miejscu znalazła się godzina 14:00 (9 procent), wyprzedzając wszystkie inne pory dnia. Może to wynikać z faktu, że po zjedzeniu lunchu brytyjscy profesjonaliści odczuwają przypływ energii i motywacji. Dlatego też mogą być bardziej skłonni do wykorzystania tej odnowionej energii, aby uczestniczyć w spotkaniach i wnieść swój wkład, spostrzeżenia oraz wartość do omawianych projektów.

Podobnie jak ich amerykańscy koledzy, brytyjscy pracownicy wolą planować większość spotkań w środku tygodnia, dzięki czemu w poniedziałki mają więcej czasu na skupienie się i wykonanie ważnych zadań. Które dni w brytyjskim kalendarzu są więc najczęściej wypełnione spotkaniami? Na podstawie danych z naszej platformy odpowiedź brzmi: zarówno środy (20 procent), jak i czwartki (20 procent).

Ciekawe jest również to, że spotkania w weekendy są dla Brytyjczyków czymś niezwykle rzadkim – zaledwie 5 procent odbywa się w soboty, a 3 procent w niedziele. Brytyjczycy w większości bardzo dbają o swój czas wolny i raczej nie organizują ani nie uczestniczą w spotkaniach, które kolidują z ich weekendami.

Aby uzyskać więcej danych statystycznych dotyczących spotkań, pobierz raport „State of Meetings” za II kwartał 2020 r.