Relatórios sobre o estado das reuniões no segundo trimestre de 2020

Você consegue pensar em uma única semana de trabalho quando não tinha pelo menos 10 reuniões marcadas em seu calendário?

Certamente não podemos. E nem a maioria das pessoas pode. O tempo gasto em reuniões aumentou em 10% a cada ano desde 2000.

Precisamos de reuniões para permanecer organizados, para colaborar com outros, para completar projetos de grupo, para ganhar novos negócios, para manter os clientes informados e engajados, para informar sobre o desempenho e muito mais. Ou deixe-nos dizer mais claramente: as empresas não podem operar e crescer sem reuniões.

Mas frases como "encontrar a loucura", "encontrar a insanidade", "perda de tempo" e "assassino da produtividade" têm aparecido em todos os lugares. Você sabe do que estamos falando: aquelas reuniões que não têm uma direção clara, são mal organizadas e incluem demasiadas pessoas.

*"Pensar que realizar uma reunião eficaz é tão simples quanto completar uma tarefa ou usar uma ferramenta é onde muitas pessoas erram. Ao contrário, requer uma abordagem holística - desde considerar fatores como tamanho da reunião, duração, período de aviso e tempo, até implementar a tecnologia certa para otimizar processos, economizar tempo e, em última análise, permitir que equipes, colegas e clientes trabalhem de forma mais colaborativa durante todo o ciclo de vida da reunião". **- *Renato Profico, CEO, Doodle

No início desta semana, lançamos nosso relatório sobre o estado das reuniões do segundo trimestre de 2020 com base na análise das reuniões (empresariais e pessoais) reservadas em todo o mundo por mais de 30 milhões de usuários no Doodle durante o segundo trimestre de 2020. O que encontramos é uma abertura dos olhos e pode ajudar as organizações a fazer escolhas mais estratégicas e orientadas por dados sobre quando e como agendar reuniões para que elas sejam o mais focadas e produtivas possível.

Aqui está uma prévia das estatísticas das reuniões do nosso relatório sobre o estado das reuniões no segundo trimestre de 2020.

Manter reuniões curtas e doces (menos de 30 minutos)

Para a maioria dos profissionais, as reuniões de uma hora geralmente têm sido vistas e utilizadas como a duração padrão da reunião. Mas como dados de nossa plataforma, este pode não ser mais o caso. No segundo trimestre de 2020, a duração da reunião mais popular foi de 30 minutos (36%). As reuniões de uma hora, por outro lado, eram muito menos comuns (20 por cento).

Nossos dados da plataforma também mostram que 15 minutos (31%) foi a segunda duração mais comum de reuniões no segundo trimestre de 2020. Isto pode ser atribuído ao fato de que as reuniões de stand-up se tornaram mais populares nas organizações de hoje. Este tipo de reunião normalmente ocorre diariamente e requer que os participantes se levantem como um lembrete para manter as coisas concisas. As equipes freqüentemente usam reuniões stand-up para tocar rapidamente a base, informar sobre o progresso e chamar a atenção para itens importantes que requerem atenção.

Outro motivo para realizar uma reunião de 15 minutos, especialmente durante a atual pandemia de coronavírus, poderia ser para verificar as necessidades emocionais dos funcionários. Manter reuniões limitadas a 15 minutos permite que a conversa seja mais relaxada e minimiza a probabilidade de perda de tempo em reuniões improdutivas (uma reclamação comum expressa pelos participantes da reunião).

Nossos dados sugerem que os funcionários não estão seguindo cegamente as práticas tradicionais de agendamento (ou seja, estabelecendo a duração da reunião em uma hora como padrão). Em vez disso, eles estão questionando as normas de agendamento e reajustando sua abordagem - tudo para recuperar o controle de seu tempo, trazendo maior eficiência para suas vidas profissionais e causando mais impacto em seus negócios.

Grupos menores levam a discussões mais impactantes

Como disse certa vez o co-fundador do Google Larry Page: "Pequenos grupos de pessoas podem ter um impacto realmente enorme". Ao analisarmos os dados de nossa plataforma para o segundo trimestre de 2020, notamos uma tendência que se enquadra na filosofia de Larry Page ao analisarmos nossos próprios dados. Quase a metade (44%) das reuniões do grupo foi limitada a quatro a sete pessoas. Enquanto isso, 24% das reuniões do grupo eram ainda menores, com um total de quatro a cinco participantes.

Acreditamos que os organizadores das reuniões devem ser seletivos e estratégicos ao decidir quem convidar para as reuniões. Somente as pessoas que contribuirão ativamente devem ser incluídas nas reuniões. Mas, muitas vezes, vemos organizadores convidando um grande número de pessoas para as reuniões porque eles não querem que as pessoas se sintam excluídas do processo. Mas, na realidade, uma boa parte dos participantes das reuniões de grupo acaba sendo preenchida, não desempenham realmente um papel ativo no processo e não causam impacto no propósito/objetivos da reunião.

Os americanos adoram reuniões um pouco demais

Quando olhamos os dados de nossa plataforma para o segundo trimestre de 2020, notamos que não há tempo no dia de trabalho quando os americanos têm menos probabilidade de ter reuniões, exceto ao meio-dia, quando houve um leve mergulho a 9% (a partir de 10% às 11h00). Mas então a porcentagem de reuniões sobe para 13% apenas uma hora depois, às 13:00 horas. Isto mostra um padrão claro: Os americanos estão sempre se reunindo e sempre trabalhando.

Se os americanos estão agendando demais seus dias de trabalho com demasiadas reuniões, isto poderia afetar diretamente sua capacidade de realizar o trabalho, causar atrasos em projetos maiores e afetar seu desempenho individual. Como resultado, é provável que eles compensem o "tempo perdido" completando o trabalho fora do horário comercial. Isso os leva de volta ao excesso de trabalho, ao stress e ao esgotamento.

Os Estados Unidos, como nação, se tornaram sinônimo de uma cultura de excesso de trabalho. Segundo a OIT, os americanos trabalham 260 horas a mais por ano que os trabalhadores britânicos e 499 horas a mais por ano que os trabalhadores franceses. E enquanto pelo menos 134 países têm leis em vigor para limitar o número de horas de trabalho a cada semana, os Estados Unidos não têm tais leis.

Segundo um estudo da Accounttemps, 44% dos profissionais americanos são mais produtivos no início da manhã e 31% no final da manhã. O estudo também indicou que os funcionários devem evitar agendar reuniões ao meio-dia, já que apenas 2% dos entrevistados disseram que são os que têm mais trabalho na hora do almoço. Entretanto, os dados de nossa plataforma revelam que os americanos não estão aproveitando plenamente seu "fluxo" de produtividade durante a manhã. Em particular, 33% das reuniões americanas foram agendadas entre as 7:00 e 11:00 da manhã. Lembre-se, este é o mesmo período de tempo que o estudo da Accounttemps encontrou como sendo o mais produtivo para os profissionais americanos.

A maior parte das reuniões alemãs acontecem no meio da tarde

Ao olharmos os dados de nossa plataforma, percebemos que mais da metade (57%) das reuniões alemãs foram programadas no meio da tarde, entre 12:00 e 18:00 horas. Uma inferência que pode ser feita a partir desta descoberta é que as manhãs são consideradas como um momento de foco profundo, atenção a projetos importantes e pico de produtividade. Assim, os profissionais alemães prefeririam encaixar as reuniões na segunda metade de seu dia de trabalho para que possam passar as horas da manhã fazendo um trabalho "profundo" e se organizando para o resto do dia.

Fiquei bastante surpreso ao ver que 15% das reuniões alemãs marcadas no segundo trimestre de 2020 aconteceram aos sábados e domingos. Em contraste, as reuniões de fim de semana foram menos comuns nos EUA (7%), Reino Unido (8%), França (10%) e Suíça (12%).

Esta tendência de estar disponível para reuniões de fim de semana pode vir a um custo elevado. Como uma pesquisa Gallup revelou recentemente, até 4,1 milhões de trabalhadores alemães sofreram estresse mental ou emocional relacionado ao trabalho. Em um artigo da Quartz, o chefe executivo da Techniker Krankenkasse, uma das principais seguradoras de saúde pública da Alemanha, também confirmou que as "doenças do estilo de vida" estão aumentando na Alemanha, citando o fato de que os clientes da TK perdem mais de 15 dias de trabalho por ano, em média.

As reuniões matinais não têm lugar nos calendários britânicos

De acordo com os dados de nossa plataforma, o meio da tarde é um horário nobre de reuniões no Reino Unido. Em particular, 24% das reuniões ocorreram após o almoço, entre 14:00 e 16:00 horas. Quando olhamos para a hora do dia em que a maioria das reuniões ocorreu, 14:00 horas saíram no primeiro lugar (9%) acima de todas as outras horas do dia. Isto pode ser devido ao fato de que, após o almoço, os profissionais britânicos recebem uma onda de energia e motivação. E assim, eles podem estar mais inclinados a capitalizar essa energia renovada para participar das reuniões e emprestar sua ajuda, insights e valor aos projetos que estão sendo discutidos.

Semelhante aos seus colegas americanos, os trabalhadores britânicos preferem encaixar a maioria de suas reuniões no meio da semana, deixando mais tempo às segundas-feiras para se concentrar e completar tarefas importantes. Então, que dias nos calendários britânicos são mais propensos a serem preenchidos com reuniões? Com base nos dados de nossa plataforma, a resposta é tanto às quartas (20%) como às quintas (20%).

Também é interessante ver que as reuniões de fim de semana são altamente incomuns para os britânicos, com apenas 5% ocorrendo aos sábados e 3% aos domingos. Os britânicos são, em sua maioria, protetores sobre seu tempo pessoal e é altamente improvável que organizem ou participem de reuniões que interrompam seus fins de semana.

Para obter mais estatísticas de reuniões, baixe o relatório do 2º trimestre de 2020 sobre o estado das reuniões.