Rapporter om mødernes tilstand i 2. kvartal 2020

Kan du tænke på en eneste uge på arbejdet, hvor du ikke har mindst 10 møder booket i din kalender?

Det kan vi i hvert fald ikke. Og det kan de fleste mennesker heller ikke. Den tid, der bruges på møder, er steget med 10 procent hvert år siden 2000.

Vi har brug for møder for at holde os organiseret, for at samarbejde med andre, for at gennemføre gruppeprojekter, for at vinde nye forretninger, for at holde kunderne informeret og engageret, for at rapportere om resultater og meget mere. Eller lad os sige det mere klart: Virksomheder kan ikke fungere og vokse uden møder.

Men sætninger som "mødevanvid", "mødevanvid", "spild af tid" og "produktivitetsdræber" er dukket op overalt. Du ved, hvad vi taler om: de møder, der mangler en klar retning, er dårligt organiseret og omfatter alt for mange mennesker.

*"At tro, at det er lige så enkelt at afvikle et effektivt møde som at udføre en enkelt opgave eller bruge et enkelt værktøj, er der, hvor mange mennesker går galt. Det kræver snarere en holistisk tilgang - fra at overveje faktorer som mødestørrelse, varighed, indkaldelsesperiode og tid til at implementere den rigtige teknologi for at optimere processer, spare tid og i sidste ende gøre det muligt for teams, kolleger og kunder at arbejde mere samarbejdsorienteret i hele mødets livscyklus." **- *Renato Profico, CEO, Doodle

Tidligere i denne uge lancerede vi vores Q2 2020 State of Meetings-rapport baseret på en analyse af møder (forretningsmøder og personlige møder) booket verden over af mere end 30 millioner brugere på Doodle i løbet af andet kvartal af 2020. Det, vi fandt, er øjenåbnende og kan hjælpe organisationer med at træffe mere strategiske, datadrevne valg om, hvornår og hvordan de skal planlægge møder, så de bliver så fokuserede og produktive som muligt.

Her er en forsmag på mødestatistik fra vores Q2 2020 State of Meetings-rapport.

Hold møderne korte og søde (under 30 minutter)

For de fleste fagfolk er møder af en times varighed typisk blevet betragtet og brugt som standardmødets længde. Men som vores platformsdata viser, er dette måske ikke længere tilfældet. I 2. kvartal 2020 var den mest populære mødelængde 30 minutter (36 procent). Møder af en times varighed var derimod langt mindre almindelige (20 procent).

Vores platformsdata viser også, at 15 minutter (31 procent) var den næstmest almindelige mødelængde i 2. kvartal 2020. Dette kan tilskrives det faktum, at stand-up-møder er blevet mere populære i organisationer i dag. Denne type mødeform finder typisk sted dagligt og kræver, at deltagerne står op som en påmindelse om at holde tingene kortfattet. Teams bruger ofte stand-up-møder til hurtigt at tage kontakt til hinanden, rapportere om fremskridt og kalde vigtige punkter frem, der kræver opmærksomhed.

En anden grund til at holde et 15-minutters møde, især under den aktuelle coronavirus-pandemi, kan være at tjekke medarbejdernes følelsesmæssige behov. Hvis møderne begrænses til 15 minutter, kan samtalen være mere afslappet og minimerer sandsynligheden for at spilde tid på uproduktive møder (en almindelig klage fra mødedeltagere).

Vores data tyder på, at medarbejderne ikke blindt følger traditionel planlægningspraksis (dvs. at mødevarigheden som standard fastsættes til en time). De sætter snarere spørgsmålstegn ved planlægningsnormer og justerer deres tilgang - alt sammen for at få kontrol over deres tid tilbage, skabe større effektivitet i deres arbejdsliv og få større indflydelse i deres virksomhed.

Mindre grupper fører til mere effektive diskussioner

Som Googles medstifter Larry Page engang sagde: "Små grupper af mennesker kan have en virkelig stor indflydelse." Da vi kiggede på vores platformsdata for Q2 2020, bemærkede vi en tendens, der falder i tråd med Larry Pages filosofi, når vi analyserer vores egne data. Næsten halvdelen (44 procent) af gruppemøderne var begrænset til fire til syv personer. I mellemtiden var 24 procent af gruppemøderne endnu mindre, med i alt fire til fem deltagere.

Vi mener, at mødearrangører bør være selektive og strategiske, når de beslutter, hvem de vil invitere til møderne. Kun de personer, der vil bidrage aktivt, bør deltage i møderne. Men ofte ser vi, at arrangørerne inviterer et stort antal personer til møderne, fordi de ikke ønsker, at folk skal føle sig udelukket fra processen. Men i virkeligheden ender en stor del af deltagerne i gruppemøder med at være mødedeltagere, der ikke spiller en aktiv rolle i processen og ikke har nogen indflydelse på formålet/målene med mødet.

Amerikanerne elsker møder lidt for meget

Da vi kiggede på vores platformsdata for Q2 2020, bemærkede vi, at der ikke er noget tidspunkt i arbejdsdagen, hvor amerikanerne er mindre tilbøjelige til at holde møder, bortset fra kl. 12.00 middag, hvor der var et lille dyk til 9 procent (fra 10 procent kl. 11.00). Men så springer procentdelen af møder op til 13 procent blot en time senere, kl. 13.00 om eftermiddagen. Dette viser et klart mønster: Amerikanerne holder altid møder og arbejder altid.

Hvis amerikanerne overplanlægger deres arbejdsdage med for mange møder, kan det direkte påvirke deres evne til at få arbejdet gjort, forårsage forsinkelser i større projekter og påvirke deres individuelle præstationer. Som følge heraf vil de sandsynligvis indhente "tabt tid" ved at udføre arbejde uden for arbejdstiden. Det fører dem tilbage til at være overbebyrdede, stressede og udbrændte.

USA er som nation blevet synonymt med en kultur med overarbejde. Ifølge ILO arbejder amerikanerne 260 timer mere om året end britiske arbejdstagere og 499 timer mere om året end franske arbejdstagere. Og mens mindst 134 lande har love, der begrænser antallet af arbejdstimer om ugen, har USA ingen sådanne love.

Ifølge en undersøgelse foretaget af Accounttemps er 44 % af de amerikanske fagfolk mest produktive tidligt om morgenen og 31 % sent om morgenen. Undersøgelsen viste også, at medarbejderne bør undgå at planlægge møder kl. 12.00, da kun 2 procent af de adspurgte svarede, at de får mest arbejde i frokostpausen. Vores platformsdata afslører imidlertid, at amerikanerne ikke udnytter deres produktivitets-"flow" om morgenen fuldt ud. Især 33 procent af de amerikanske møder blev booket mellem kl. 7.00 og 11.00 om morgenen. Husk, at dette er det samme tidsrum, som ifølge Accounttemps' undersøgelse er det mest produktive for amerikanske fagfolk.

Hovedparten af de tyske møder finder sted midt- og sidst på eftermiddagen

Da vi kiggede på vores platformsdata, bemærkede vi, at over halvdelen (57 %) af de tyske møder blev planlagt midt på eftermiddagen, mellem kl. 12.00 og 18.00. En af de konklusioner, der kan drages af dette resultat, er, at formiddagene betragtes som et tidspunkt for dyb fokusering, opmærksomhed på vigtige projekter og topproduktivitet. Derfor vil tyske fagfolk hellere lægge møderne ind i anden halvdel af arbejdsdagen, så de kan bruge morgentimerne på at arbejde "dybt" og organisere sig til resten af dagen.

Jeg var ret overrasket over at se, at 15 procent af de tyske møder, der blev booket i 2. kvartal 2020, fandt sted lørdag og søndag. I modsætning hertil var weekendmøder mindre almindelige i USA (7 procent), Storbritannien (8 procent), Frankrig (10 procent) og Schweiz (12 procent).

Denne tendens til at være tilgængelig for weekendmøder kan have en høj pris. Som en Gallup-undersøgelse for nylig afslørede, oplevede hele 4,1 millioner tyske arbejdstagere arbejdsrelateret mental eller følelsesmæssig stress. I en Quartz-artikel bekræftede den administrerende direktør for Techniker Krankenkasse, en af Tysklands førende offentlige sygesikringsudbydere, også, at "livsstilssygdomme" er stigende i Tyskland, idet han henviste til, at TK-kunder i gennemsnit går glip af mere end 15 arbejdsdage om året.

Morgenmøder har ingen plads i britiske kalendere

Ifølge vores platformsdata er eftermiddagstimerne et godt mødetidspunkt i Storbritannien. Især 24 procent af møderne fandt sted efter frokost, mellem kl. 14.00 og 16.00. Da vi kiggede på det tidspunkt på dagen, hvor der fandt flest møder sted, kom kl. 14.00 ud på førstepladsen (9 procent) over alle andre tidspunkter på dagen. Det kan skyldes, at britiske fagfolk får en energi og motivation efter at have spist frokost. Derfor er de måske mere tilbøjelige til at udnytte denne fornyede energi til at deltage i møder og give deres hjælp, indsigt og værdi til de projekter, der drøftes.

I lighed med deres amerikanske kolleger foretrækker britiske arbejdstagere at lægge størstedelen af deres møder midt på ugen, så der er mere tid om mandagen til at koncentrere sig og udføre vigtige opgaver. Så hvilke dage i den britiske kalender er der større sandsynlighed for at blive fyldt med møder? Baseret på vores platformsdata er svaret både onsdag (20 procent) og torsdag (20 procent).

Det er også interessant at se, at weekendmøder er meget usædvanlige for briterne, idet kun 5 procent af dem finder sted om lørdagen og 3 procent om søndagen. Briterne er for det meste beskyttende over for deres personlige tid og er meget usandsynlige til at organisere eller deltage i møder, der skærer ind i deres weekender.

For at få mere statistik om møder kan du downloade Q2 2020 State of Meetings-rapporten.