4 skäl till varför dina processer för kundmöten behöver en genomgripande omarbetning

Att träffa nya och befintliga kunder är en viktig uppgift för företag inom alla branscher. Men låt oss vara ärliga: Möten har ett ganska dåligt rykte överlag. För det mesta skulle vi alla hellre vara att göra något som hjälper våra kunder, istället för att bara sitta och prata om att göra det. I det sammanhanget är det lätt att oavsiktligt börja se kundmöten som ett slags ”nödvändigt ont”.

Det här är förstås inte rätt sätt att gå tillväga. Kundmöten är inte bara något man ska ”ta sig igenom” för att sedan kunna börja tillhandahålla tjänster till sina kunder.

Kundmöten är snarare en viktigt en del av själva arbetet med att tillgodose målgruppens behov. Utan en tydlig strategi för hur man ska gå tillväga vid dessa möten finns det nej så att ditt team kan betjäna dina kunder på bästa möjliga sätt. Med detta sagt ska vi ta en titt på fyra viktiga fördelar som din organisation kommer att uppleva genom att förbättra processerna kring kundmöten.

Förbättra dina kundrelationer – och öka dina konverterings- och kundlojalitetsnivåer

Som framgår av Doodles senaste rapport, Att stärka kundlojaliteten på distans: ”Kundernas förtroende och lojalitet spelar en avgörande roll för tillväxten och framgången hos alla företag idag. Det handlar om vissa faktorer, såsom att interagera personligen med kunderna, ägna tillräckligt med tid åt varje kund och, i slutändan, vara mycket fokuserad och produktiv för att leverera resultat av hög kvalitet.”

Vi agerade inte heller helt på känsla här. Enligt Edelmans Särskild rapport om förtroendebarometern 2019, 55 procent av konsumenterna uppger att de har större förtroende för varumärken som erbjuder förstklassiga produkter eller tjänster och behandlar sina kunder väl.

För att vara tydlig: att betrakta kundmöten som ett ”nödvändigt ont” eller något man måste ”ta sig igenom” kommer få din målgrupp att helt vända sig bort från ditt varumärke. Om dina möten med nya och befintliga kunder genomgående är oorganiserade, innehållslösa, stressiga eller till och med mekaniska, kommer dina kunder att märka det – och de kommer inte att bli nöjda.

Men om du betraktar dina kundmöten som en viktig och väsentlig del av dina övergripande processer kommer ditt engagemang för kunderna att framgå tydligt. För dina nya prospekt och blivande kunder lägger dessa möten grunden för vad de kan förvänta sig av ditt team framöver. Om du redan från början kan slå fast ditt engagemang för deras framgång, kommer du att ha deras förtroende så länge du vill behålla det.

Tänk på det: Om du skapar förväntningar hos dina potentiella kunder och lägger fram en tydlig strategi för hur man bäst hanterar deras situation, har de knappast någon anledning inte för att ge dig sina affärer. Tvärtom, om du gör inte Om du inte lämnar ut denna information redan från början kan dina potentiella kunder tveka att öppna plånboken för ditt företag.

För era befintliga kunder – de som har upplevt fortsatt framgång i samarbetet med ert team – kommer ett väl genomfört uppstartsmöte att bekräfta det de redan vet: att ni finns där för dem, att ni bryr er om dem och att ni kommer att göra allt som krävs för att hjälpa dem att lyckas.

För att vinna över och behålla dina kunder krävs det förstås också att du håller de löften du ger vid dessa möten. Det säger sig självt.

Men när man försöker förbättra potential För att få nya kunder och behålla befintliga kunder bör du måste Var beredd att göra vad som krävs för att få varje uppdrag att börja på rätt sätt. Bygg upp förtroende redan från början i dina kundrelationer, så kommer du med tiden naturligt att bygga upp en stark skara lojala och engagerade kunder.

Utnyttja resurserna mer effektivt

Att se till att dina kundmöten bidrar till att höja värdet på den totala kundupplevelsen kommer definitivt att kräva en viss insats från din sida. Och du kommer definitivt att behöva investera tid, pengar och andra resurser i processen. Men faktum är att du i slutändan kommer att lägga ner sätt få tillgång till fler resurser genom att anta en mindre strategisk (och mer slumpmässig) strategi när det gäller möten med dina kunder.

Som Doodle förklarade i sin vitbok, En omfattande guide till schemaläggningsplattformar, kan belastningen på företagets resurser bli överväldigande. Och detta påstående fokuserar endast på de problem som uppstår när schemaläggning möten. Om era rutiner för kundmöten är ineffektiva över hela linjen, ja… då kan den belastning som detta innebär på era resurser helt och hållet lamslå er organisation.

Doodles Rapport om mötesläget 2019 uppskattar att dåligt organiserade möten kostar amerikanska företag 41 miljarder dollar per år. Även om detta gäller även interna möten kan man med säkerhet säga att ineffektiva kundmöten också utgör en stor del av problemet.

För det första innebär förbättringar av era processer för kundmöten att ni kan utnyttja de resurser ni investerar i dessa processer till fullo. Med färre överlappningar och mindre friktion kan ni använda dessa resurser på ett produktivt sätt – och minimera slöseriet i hela organisationen. Dessutom får ni då en överskott av de tillgängliga resurserna för att satsa på framtida kundmöten och andra processer.

Eftersom du inte förbrukar onödiga resurser kommer du väl att ha mer resurser ”över” när ett visst möte är avslutat? Så du kommer inte bara att spendera mindre – du kommer också att mer med det du har. Genom att ha dessa extra resurser till hands kommer du att kunna ägna full uppmärksamhet åt dina olika processer – istället för att bara klara dig med det absolut nödvändiga.

Här är några exempel på hur förbättrade mötesrutiner kan bidra till ökad effektivitet i ditt team:

Genom att i förväg utarbeta en väl genomtänkt dagordning för dina möten kan du hålla dig på rätt spår och fokusera på det som är viktigt för dina kunder och dina teammedlemmar. Dina möten kommer att hållas korta och koncisa och kommer aldrig mer att uppfattas som bortkastad tid som skulle kunna användas bättre på annat håll.

Att reda ut de logistiska detaljerna kring era mötesrutiner (t.ex. automatisera processen för att boka möten) innebär att mindre tid och energi kommer att läggas på det administrativa arbetet i samband med mötena – och att mer tid istället kan ägnas åt att interagera med och skapa mervärde för dina kunder.

Att på ett automatiserat sätt ge kunderna tillgång till utförlig uppföljningsinformation (dvs. via er kundinriktad kunskapsbas) gör det möjligt för dem att få det de behöver från ditt team utan utan att behöva ta direkt kontakt med dem.

Med dessa åtgärder på plats behöver du inte längre sprida ut ditt teams resurser för tunt (vilket i sig är till nackdel för din kundbas). Istället kommer du alltid att ha exakt det du behöver till hands för att säkerställa en positiv upplevelse för alla som är involverade i processen.

Optimera vägen till framgång

Detta sammanfattar mycket av det vi har talat om hittills. Genom att lägga en stark grund för dina kundrelationer – och satsa de resurser som krävs för att effektivt gå vidare – skapar du en tydlig väg mot framgång och tillväxt.

Detta gäller både dina kunder och ditt företag. Ur kundens perspektiv kommer dina framgångsrika möten att ha bidragit till att uppnå ett antal mål: För det första kommer du att ha skapat förutsättningar för dina kunder att känna sig trygga i samarbetet med ditt team när de arbetar mot sina mål. Dina kunder kan känna sig osäkra eller tveksamma inför sina egna förmågor när de först vänder sig till dig för att få hjälp. Och naturligtvis utsätts de också för den stress som uppstår när de måste hantera det problem de står inför.

Det är alltså din plikt att använda dessa möten som ett sätt att ta itu med dessa frågor och helt och hållet skingra deras oro. På så sätt kan de gå vidare med självförtroende—utan den extra bördan av osäkerhet som vilar på deras axlar.

För det andra: genom att redan från början ta fram en vägledning, ett arbetsflöde eller en handlingsplan för dina kunder ger du dem möjlighet att föreställa sig den resa de står inför redan innan de sätter igång. Detta gör dem bättre rustade att hantera eventuella hinder på vägen och gör att de kan få ut mesta möjliga av dina tjänster vid varje kontaktpunkt längs vägen.

Slutligen, genom att ge dina kunder tillgång till ytterligare resurser redan från början kommer de att veta exakt vad de ska göra om de göra stöta på hinder längs vägen. Oavsett om det sker via självbetjäningslösningar eller genom att kontakta er service- och supportpersonal, bör era kunder alltid veta vart de ska vända sig om de behöver hjälp under resans gång.

Att förbättra din processer för kundmöten kommer också att bana väg för framgång för just ert företag. För det första kommer du att kunna använda dessa möten för att lära dig så mycket som möjligt om dina enskilda kunder. Detta gör att du kan matcha dem med de produkter och tjänster som bäst passar deras behov – och dessutom koppla varje enskild kund till rätt person i ditt team.

På samma sätt kommer du, eftersom du har en tydlig bild av varje enskild kunds behov, att veta vad din vad teammedlemmarna behöver göra för att stödja dem på deras resa. I sin tur kan du fördela resurser efter behov ja i förväg – istället för att i sista minuten försöka hjälpa dina kunder efter de stötte på ett hinder.

Här är några saker du kan göra för att optimera vägen till framgång ur båda perspektiven:

Skapa en standardiserad dokumentation om era processer för kundmöten, där ni i detalj beskriver vilken information ni behöver ta reda på, vilka frågor ni måste ställa och allt annat ni behöver veta för att kunna vägleda era kunder i rätt riktning.

Utarbeta dina målgruppsprofiler och enskilda kundprofiler med så mycket information som möjligt. Detta kommer att komplettera processen ovan och hjälpa dig att upptäcka information som du kanske inte hade förväntat dig eller som du oavsiktligt har förbisett.

Samla all information om dina kunder och de möten du har med dem på ett ställe. På så sätt säkerställer du att dina medarbetare alltid har vad som krävs för att hjälpa kunderna i varje skede av deras kundresa.

Förbättra ditt resultat

I detta skede vet vi att en förbättring av era processer för kundmöten kan leda till:

Fler konverteringar och bättre kundlojalitet

Effektivare utnyttjande av företagets resurser

En tydligare väg till framgång för dina kunder och ditt företag

Allt detta, sammantaget, kommer att leda till huvudämne fördelar för ditt företag.

Å andra sidan, en Ett undermåligt tillvägagångssätt vid kundmöten kommer bara att påverka ditt resultat negativt—på många olika sätt:

Överflödig tid som läggs på att rätta till misstag eller komma tillbaka på rätt spår – vilket leder till ekonomiska förluster som motsvarar antalet arbetstimmar som läggs på dessa onödiga processer

Upprepade möten och fler kundtjänstärenden på grund av bristande förberedelser från båda parternas sida – vilket innebär att mindre tid och energi läggs på att framsteg

Förlust av affärer på grund av att man inte tillgodoser sina kunders behov – eller till och med på grund av en dålig kundupplevelse under deras väg mot framgång

Det är enkelt. För att ditt företag ska lyckas och blomstra måste du lägga en bra grund för dina kundrelationer och ditt samarbete med kunderna redan från början. Om du kan se till att både nya och befintliga kunder kommer igång på ett effektivt och smidigt sätt varje gång ni träffas, kommer framgången för alla garanterat att följa.

Är du redo att börja förbättra processerna kring dina egna kundmöten? Doodles schemaläggningsprogram underlättar det tidskrävande arbetet med att organisera ditt teams olika möten – så att du kan lägga din energi på att ge dina kunder den bästa möjliga servicen.