4 razones por las que sus procesos de reuniones con clientes necesitan una profunda renovación

Tiempo de lectura: 6 minutos

Doodle Logo

Doodle Content Team

Actualizado: 21 jun 2023

business man

Reunirse con clientes nuevos y existentes es una responsabilidad clave para las empresas de todos los sectores. Pero, admitámoslo: Las reuniones tienen muy mala fama. En general, todos preferiríamos estar haciendo algo para ayudar a nuestros clientes en lugar de estar sentados hablando de hacerlo. Por eso, es fácil empezar a considerar las reuniones con los clientes como una especie de "mal necesario".

Esto, por supuesto, no es lo correcto. Las reuniones con clientes no son algo que haya que "pasar" para empezar a prestar servicios a los clientes.

Más bien, las reuniones con clientes son una parte esencial del proceso de servir a tu público en primer lugar. Sin una estrategia clara sobre cómo abordar estas reuniones, no hay ninguna forma de que tu equipo pueda atender a tu clientela lo mejor posible. Dicho esto, echemos un vistazo a cuatro beneficios clave que su organización experimentará al mejorar sus procesos de reuniones con clientes.

Mejore sus relaciones con los clientes y aumente sus tasas de conversión y retención

Como se explica en el reciente informe de Doodle, Growing Client Loyalty Remotely: "La confianza y la fidelidad de los clientes desempeñan un papel fundamental en el crecimiento y el éxito de cualquier empresa hoy en día. Todo se reduce a ciertos factores, como interactuar de tú a tú con los clientes, dedicar tiempo suficiente a cada uno de ellos y, en definitiva, estar muy centrado y ser productivo para ofrecer resultados de alta calidad."

Y no lo decimos por decir. Según el de Edelman (https://www.edelman.com/research/trust-barometer-special-report-in-brands-we-trust), el 55% de los consumidores afirma que confía más en las marcas que ofrecen productos o servicios de primera y tratan bien a sus clientes.

Para ser claros, tratar las reuniones con clientes como un "mal necesario" o algo que "hay que pasar" agriará a tu público objetivo por completo hacia tu marca. Si sus reuniones con clientes nuevos y existentes son sistemáticamente desorganizadas, poco informativas, apresuradas o incluso mecánicas, sus clientes se darán cuenta y no estarán contentos.

Sin embargo, si trata las reuniones con sus clientes como una parte importante y esencial de sus procesos generales, dejará clara su dedicación a sus clientes. Para sus nuevos clientes potenciales y futuros clientes, estas reuniones sientan las bases de lo que pueden esperar de su equipo en el futuro. Si desde el primer momento puedes dejarles claro que te dedicas a su éxito, su confianza será tuya.

Piense en ello: Si estableces expectativas para tus clientes potenciales y expones una estrategia clara sobre la mejor manera de abordar su situación, tendrán pocas razones para no darte su negocio. Por el contrario, si no proporcionas esta información desde el principio, es posible que tus clientes potenciales se lo piensen dos veces antes de abrirle la cartera a tu empresa.

Para sus clientes actuales, aquellos que han tenido un éxito continuado trabajando con su equipo, una buena reunión inicial reforzará lo que ya saben: Usted está aquí para ellos, se preocupa por ellos y hará todo lo necesario para ayudarles a tener éxito.

Por supuesto, para convertir y retener a su clientela también es necesario que cumpla las promesas que haga en estas reuniones. Ni que decir tiene.

Pero, para mejorar el potencial de conversiones iniciales y retención continua, debe estar dispuesto a hacer lo necesario para empezar cada compromiso con buen pie. Genere confianza desde el principio en sus relaciones con los clientes y, con el tiempo, conseguirá un gran número de clientes fieles y comprometidos.

Obtenga un uso más eficiente de los recursos

Garantizar que las reuniones con los clientes aumenten el valor de la experiencia general del cliente sin duda requerirá cierto esfuerzo por su parte. Pero la realidad es que acabará gastando muchos más recursos si adopta un enfoque menos estratégico (y más aleatorio) a la hora de reunirse con sus clientes.

Como explica Doodle en su libro blanco, Guía completa de plataformas tecnológicas de programación, la fuga de recursos de la empresa puede ser abrumadora. Y esta afirmación sólo se centra en los problemas que se plantean al programar reuniones. Si los procesos de reuniones con los clientes son ineficaces en todos los ámbitos, la fuga de recursos puede paralizar por completo la organización.

El de Doodle (https://doodle.com/en/resources/research-and-reports-/the-state-of-meetings-2019/) estima que las reuniones mal organizadas cuestan a las empresas estadounidenses 41.000 millones de dólares al año. Si bien esto también se aplica a las reuniones internas, es seguro decir que las reuniones ineficientes con clientes también son una parte importante del problema aquí.

Así que, por un lado, mejorar los procesos de las reuniones con los clientes le permitirá sacar el máximo partido de los recursos que invierte en dicho proceso. Con menos redundancias y menos fricciones, podrá hacer un uso productivo de estos recursos y minimizar el despilfarro en toda la organización. Además, dispondrá de un sobrante de recursos para invertir en futuras reuniones con clientes y otros procesos.

Al no gastar recursos en exceso, le "sobrarán" más recursos una vez concluida la reunión, ¿verdad? Por lo tanto, no sólo gastará menos, sino que también hará más con lo que tiene. Al disponer de estos recursos adicionales, podrá prestar toda su atención a los distintos procesos, en lugar de limitarse a rascar con lo mínimo.

La mejora de los procesos de reunión puede aumentar la eficacia de tu equipo:

Crear una agenda sólida para las reuniones antes de que se produzcan te permite mantenerte en el buen camino y centrarte en lo que es importante para tus clientes y los miembros de tu equipo. Las reuniones serán breves y concisas, y nunca más se considerará una pérdida de tiempo que podría emplearse mejor en otra cosa.

Si solucionas la logística de tus procesos de reuniones (por ejemplo, automatizando el proceso de programación de reuniones), dedicarás menos tiempo y energía a las tareas administrativas de las reuniones y dedicarás más tiempo a interactuar con tus clientes y aportarles valor.

Proporcionar a los clientes acceso a información de seguimiento en profundidad de forma automatizada (por ejemplo, a través de tu base de conocimientos orientada al cliente) les permite obtener lo que necesitan de tu equipo sin necesitar relacionarse directamente con ellos.

Una vez más, con estas medidas, no tendrás que dispersar los recursos de tu equipo (lo que en sí mismo es hacer un flaco favor a tu base de clientes). En su lugar, siempre tendrá a mano exactamente lo que necesita para garantizar una experiencia positiva para todos los implicados en el proceso.

Optimice el camino hacia el éxito

Esto combina mucho de lo que hemos hablado hasta ahora. Si construyes una base sólida sobre la que asentar tus relaciones con los clientes e inviertes adecuadamente los recursos necesarios para avanzar con eficacia, crearás un camino claro hacia el éxito y el crecimiento.

Esto es válido tanto para sus clientes como para su empresa. Por lo que respecta a los clientes, las reuniones satisfactorias habrán cumplido una serie de tareas: En primer lugar, habrá sentado las bases para que sus clientes se sientan cómodos trabajando con su equipo en la consecución de sus objetivos. Es posible que sus clientes se sientan inseguros de sus propias capacidades cuando acudan a usted en busca de ayuda. Y, por supuesto, también se enfrentarán al estrés de tener que lidiar con el problema al que se enfrentan.

Por lo tanto, es su deber utilizar estas reuniones como un medio para abordar estas cuestiones y disipar por completo sus preocupaciones. De este modo, podrán avanzar con confianza, sin el peso añadido de la incertidumbre sobre sus hombros.

En segundo lugar, al crear un proyecto, flujo de trabajo o plan de ataque para tus clientes desde el principio, les permitirás prever el viaje en el que se van a embarcar incluso antes de empezar. De este modo, estarán mejor preparados para afrontar cualquier bache que se les presente en el camino y podrán sacar el máximo partido de tus servicios en cada uno de los puntos de contacto.

Por último, si proporciona a sus clientes acceso a recursos adicionales desde el principio, sabrán exactamente qué hacer si se encuentran con algún obstáculo en el camino. Ya sea a través de métodos de autoservicio o poniéndose en contacto con su personal de servicio y asistencia, sus clientes siempre deben saber qué hacer si necesitan ayuda.

La mejora de sus procesos de reuniones con clientes también allanará el camino hacia el éxito de su empresa. En primer lugar, podrá utilizar estas reuniones para aprender todo lo que pueda sobre cada uno de sus clientes. Esto le permitirá ofrecerles los productos y servicios que mejor se adapten a sus necesidades y, además, conectar a cada cliente con el miembro adecuado de su equipo.

Del mismo modo, como tendrá una idea clara de las necesidades de cada cliente, sabrá qué necesitan hacer los miembros de su equipo para ayudarles a lo largo de su viaje. A su vez, podrá asignar los recursos adecuados con buena antelación, en lugar de tener que apresurarse a ayudar a sus clientes después de que se encuentren con un obstáculo.

Algunas cosas que puede hacer para optimizar el camino hacia el éxito en ambas caras de la moneda:

Crear documentación estandarizada sobre los procesos de reunión con los clientes, en la que se detalle la información que hay que descubrir, las preguntas que hay que hacer y cualquier otra cosa que se necesite saber para orientar a los clientes en la dirección correcta.

Desarrolle los personajes de su audiencia y de sus clientes con toda la información posible. Esto le ayudará a complementar el proceso anterior, descubriendo información que puede no haber previsto o que puede haber pasado por alto sin darse cuenta.

Centralice su conocimiento de los clientes y las reuniones que mantiene con ellos. Esto garantizará que los miembros de su equipo estén siempre equipados para hacer lo necesario para ayudar a su clientela en cualquier punto de su viaje.

Mejore su cuenta de resultados

Llegados a este punto, sabemos que mejorar sus procesos de reuniones con clientes puede conducir a:

Más conversiones y mejor retención de clientes

Un uso más eficiente de los recursos de la empresa

Un camino más claro hacia el éxito para sus clientes y su empresa

Todo esto, junto, supondrá grandes beneficios para su empresa.

Por el contrario, un enfoque deficiente de las reuniones con los clientes no hará más que reducir su cuenta de resultados-de muchas maneras:

Exceso de tiempo dedicado a corregir errores o a volver al buen camino, lo que conlleva pérdidas financieras equivalentes a las horas de trabajo dedicadas a estos procesos redundantes.

Reuniones repetidas y aumento de las instancias de atención al cliente debido a la falta de preparación de ambas partes - lo que significa menos tiempo y energía dedicados a hacer *progresos

Pérdida de negocio por no poder atender a su clientela, o incluso por una mala experiencia del cliente en su camino hacia el éxito.

Es muy sencillo. Para que su negocio tenga éxito y prospere, necesita empezar sus relaciones y compromisos con los clientes con buen pie. Si consigue que sus clientes nuevos y existentes empiecen a trabajar de forma eficiente y eficaz cada vez que se reúna con ellos, el éxito para todos vendrá por añadidura.

**¿Preparado para empezar a mejorar los procesos de tus propias reuniones con clientes? El software de programación de Doodle te ahorra el trabajo de organizar las reuniones de tu equipo, permitiéndote concentrar tu energía en servir a tu clientela lo mejor posible.

Artículo relacionado

SUS_Hero

Scheduling

Hojas de inscripción: Simplificar la coordinación de eventos

Escrito por Purnima Kumar

Leer el artículo
two people smiling

Scheduling

7 consejos para programar evaluaciones del rendimiento más eficaces

Escrito por Franchesca Tan

Leer el artículo
Group Planning

Scheduling

La mejor manera de programar el tiempo para trabajar en red

Escrito por Franchesca Tan

Leer el artículo

Resuelve la ecuación de planificación con Doodle