3 sätt på vilka onlinebokning kan förbättra din advokatbyrås kundframgång och kundlojalitet

Rättssystemet är i hög grad beroende av möten. De största advokatbyråerna kan till exempel ha upp till 2 000 jurister anställda som arbetar på 20 kontor världen över och hålla över 50 000 möten under ett enda år. Det är ingen liten siffra.

Det kan handla om möten för hela byrån, möten med administrativ personal, möten med seniora delägare, introduktionsmöten med klienter eller möten för att genomföra vittnesförhör, för att nämna några exempel. I vart och ett av dessa fall är det avgörande att mötena planeras snabbt och effektivt för att inte orsaka onödiga förseningar eller problem i pågående ärenden. Men om det är en långsam, mödosam och komplicerad process att boka in mötena i allas kalendrar kan det skada advokatbyråns rykte och kundlojaliteten.

Det är här som en verktyg för schemaläggning på företagsnivå kommer in i bilden. Det kommer att bidra till att effektivisera de operativa processerna inom er advokatbyrå, göra det möjligt att boka in viktiga möten snabbare (och mer effektivt) samt ge era team möjlighet att fokusera på att vinna mål och behålla värdefulla klienter. Alla dessa fördelar kommer att ge er advokatbyrå förutsättningar att inte bara överleva den aktuella krisen, utan också att växa och blomstra långt efteråt.

Förenkla de komplexa aspekterna av att hålla möten med olika parter på flera olika platser

Det krävs en hel by för att bygga upp och vinna rättsfall. På en medelstor till stor advokatbyrå är det troligen över 30 personer som deltar i research, förberedelser och utformning av rättsliga inlagor. När dessa inlagor väl är utarbetade måste du se till att de granskas och godkänns av de seniora delägarna på din advokatbyrå. Och naturligtvis måste du samla alla innan ni går till domstolen för att organisera er strategi, tilldela ansvariga för specifika uppgifter och se till att alla eventualiteter har beaktats i förväg. Men jag kan slå vad om att alla dessa seniora delägare, advokater, forskningsassistenter, juristassistenter och administrativ personal är inte som sitter på samma kontor. De är troligtvis baserade i olika städer, delstater och till och med länder – vilket kan innebära att man måste jonglera med scheman över 10 olika tidszoner. Om jag skulle beskriva den här situationen med ett enda ord skulle det vara ”komplicerat”.

Vissa kanske ser detta som en obetydlig och ofarlig fråga, men jag är av en annan åsikt. Att försöka planera möten med över 30 intressenter fördelade på över 10 tidszoner kan i själva verket få katastrofala konsekvenser för din advokatbyrå. Om ett viktigt möte skjuts upp i 30 dagar enbart för att ni inte lyckades samla alla för att fatta viktiga beslut, kan er klients ärende försenas, vilket i sin tur kan påverka klientens förtroende för er förmåga att hantera ärendet. Det kan också leda till missförstånd mellan era interna team, vilket kan resultera i ett bristfälligt genomförande av er juridiska strategi och i slutändan leda till ett negativt utfall i ärendet.

Saken är den att mötesplanering är mycket mer än en administrativ uppgift när det gäller juridiska möten. Eftersom möten är avgörande för framgången i rättsfall skulle jag hävda att det är oerhört viktigt. Men oftast hindrar det din förmåga att utforma och genomföra dina juridiska strategier för klienterna. Hur kan då advokatbyråer använda ett onlineverktyg för mötesplanering för att förenkla komplexiteten i att hålla möten med olika parter på flera olika platser?

• Skapa en unik webbadress, så kallad ”Bookable Calendar”

• Samla alla seniora delägare på din advokatbyrå varje vecka för att gå igenom verksamhetens tillväxt och framsteg i specifika ärenden genom att bjuda in dem till ett gruppmöte. Låt alla välja bland ett urval av mötesdagar och -tider (baserat på tillgänglighet i varje persons anslutna kalender). Följ sedan med när rösterna strömmar in för den bästa mötestiden och välj ditt slutgiltiga alternativ. Det som normalt skulle kräva över 30 e-postmeddelanden och kunna ta upp till 30 dagar kan nu klaras av på bara några minuter.

• Skapa en enskild användare individuella möten med dina viktigaste kunder för att mäta deras nöjdhet, utvärdera hur framgångsrik din juridiska strategi är och ge löpande återkoppling.

Förbättra kommunikationen och öppenheten gentemot kunderna

Kommunikation är A och O. Vad du säger, hur du säger det, när du säger det och var du säger det kan påverka hur budskapet tas emot. Detta gäller särskilt för advokatbyråer. Även om ni är en advokatbyrå, kom ihåg att era klienter är inte juridiska experter. När det är dags att kommunicera med dem bör du därför göra det regelbundet och undvika att använda komplicerad juridisk jargong. Ju enklare du gör det för dina kunder att förstå ditt budskap, desto mindre risk är det för missförstånd, förvirring och frustration. Det är inte känslor som du vill väcka hos dina kunder.

Även om du utan tvekan är en expert på allt som har med juridik att göra, får du inte låta det hindra din förmåga att lyssna på dina kunder. Om du anordnar ett gruppmöte online med tio intressenter från en av dina största kunder, be alla att stänga av mikrofonen (om de inte talar). Se också till att det finns utrymme för naturliga pauser och ledig tid, så att deltagarna kan hoppa in med frågor, tankar eller synpunkter.

Mindre tid på administrativa uppgifter innebär mer tid och fokus på kunderna

Fakturerbara timmar är advokatbyråernas livsnerv. Det är de timmar som advokaterna lägger ner och som klienterna betalar direkt för. Det är också något som advokatbyråerna lägger mycket tid och energi på att mäta och följa upp, eftersom det kan ha en direkt inverkan på byråns resultat.

Icke-fakturerbara timmar är däremot tid som inte kan faktureras direkt till klienterna. Uppgifter som kalenderhantering, eftertanke och nätverkande faller helt och hållet inom kategorin icke-fakturerbara timmar. Detta utgör ett visst dilemma för många advokatbyråer. Möten är avgörande för er framgång. Och du kan inte få in dessa möten i kalendern utan schemaläggningsprocessen. Men schemaläggningsprocessen faller utanför ramen för fakturerbara timmar. Om schemaläggningsprocessen är långsam, ineffektiv och alltför komplicerad kan den dock äta upp dina fakturerbara timmar.

Eftersom schemaläggning inte anses vara en tjänst som kan faktureras, men samtidigt kan ha en direkt inverkan på din förmåga att hantera dina ärenden, kan schemaläggningen inte bara fortsätta som hittills. Det är helt enkelt ingen hållbar lösning. Det gynnar varken din advokatbyrå eller dina klienter. Så hur kan din advokatbyrå använda schemaläggningsteknik för att hantera alla dina schemaläggningsbehov, utan att behöva slösa tid, och istället ägna den tiden och uppmärksamheten åt dina klienter?

• Om din advokatbyrå använder Slack som internt meddelandeverktyg för alla era team, kommer det snart att bli mycket enklare för er. Slack har nyligen lanserat Shortcuts, som ger användarna inbyggda, blixtsnabba sätt att sätta igång vanliga uppgifter och arbetsflöden. Ni kan komma åt och använda Doodle Bot i Slacks genvägsmeny för att föreslå mötestider, välja rätt deltagare, bestämma de bästa mötesdatumen och -tiderna och lägga fram allt för omröstning – och du kan göra allt detta helt och hållet i Slack.

• Använd Doodle Bots AI-drivna funktion, Boka det!. Den här funktionen ger smarta förslag på de bästa mötestiderna utifrån tillgängligheten i allas kalendrar och gör att du kan boka mötet direkt från Slack. Se bara till att din Kalendern är redan ansluten till Doodle och din Doodle-kontot är kopplat till din Slack-arbetsplats.

• Eftersom det är sällsynt att alla deltagare befinner sig på samma plats använder er advokatbyrå förmodligen Zoom ofta för online-möten. Ett av de vanligaste misstagen vid online-möten är förstås att man, bara några minuter innan mötet ska börja, upptäcker att Zoom-länken saknas. Det har definitivt hänt mig mer än en gång. Det leder ofta till att mötena börjar för sent eller att deltagare uteblir helt. Men det finns en lösning på detta problem med Doodle. Du kan Koppla ihop ditt Zoom-konto med ditt Doodle-konto så du behöver inte oroa dig för att glömma att kopiera och klistra in länken till ditt Zoom-möte i din kalenderinbjudan.

   

Det här kan kanske verka som små och obetydliga åtgärder, men jag kan försäkra er om att så inte är fallet. Var och en av dessa rekommendationer kan leda till att man sparar en avsevärd mängd tid. Och som vi konstaterade i vår den senaste rapporten om mötesläget, 26 procent av de yrkesverksamma uppgav att dåligt organiserade möten påverkade deras relationer till kunderna, medan 44 procent anser att det påverkar deras förmåga att faktiskt utföra sitt arbete.

Ju mindre tid er advokatbyrå lägger på icke-fakturerbara uppgifter, såsom schemaläggning, desto mer tid kan ni ägna åt att bygga upp ett starkt ärende för era klienter och, i slutändan, imponera på dem med er arbetsmoral och era prestationer. Förhoppningsvis kommer detta att få klienterna att återvända till er advokatbyrå för ytterligare uppdrag och bidra till att skapa en förtroendefull relation som i sin tur bidrar till ökad vinst.

För att lära dig mer om hur en teknikplattform för schemaläggning kan effektivisera verksamheten på din advokatbyrå och bidra till bättre resultat för dina klienter, Ladda ner vår vitbok ”Den omfattande guiden till schemaläggningsplattformar”.