ऑनलाइन शेड्यूलिंग आपके लॉ फर्म की क्लाइंट सफलता और रिटेंशन को बेहतर बनाने के 3 तरीके

कानूनी प्रणाली अत्यधिक निर्भर है बैठकेंउदाहरण के लिए, सबसे बड़ी कानूनी फर्मों के पास 20 वैश्विक कार्यालयों में काम करने वाले 2,000 वकील हो सकते हैं और वे एक ही वर्ष में 50,000 से अधिक बैठकें आयोजित कर सकती हैं। यह कोई मामूली संख्या नहीं है।

ये फर्म-व्यापी बैठकें, प्रशासनिक कर्मचारियों के साथ बैठकें, वरिष्ठ भागीदारों के साथ बैठकें, ग्राहकों के साथ परिचयात्मक बैठकें, गवाहों के साथ बयान दर्ज करने के लिए बैठकें आदि हो सकती हैं। इन सभी मामलों में, यह अत्यंत महत्वपूर्ण है कि बैठकें शीघ्र और कुशलतापूर्वक निर्धारित की जाएँ, ताकि चल रहे मामलों में अनावश्यक देरी या समस्याएँ न हों। लेकिन यदि सभी के कैलेंडर में बैठकें बुक करवाना धीमा, थकाऊ और जटिल प्रक्रिया है, तो इससे आपकी लॉ फर्म की प्रतिष्ठा और ग्राहक प्रतिधारण को नुकसान पहुँच सकता है।

यहीं पर एक एंटरप्राइज-स्तरीय शेड्यूलिंग प्रौद्योगिकी उपकरण यह काम आता है। यह आपकी लॉ फर्म के भीतर परिचालन प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करने में मदद करेगा, महत्वपूर्ण बैठकों को तेज़ी से (और अधिक कुशलता से) पूरा करने में सहायता करेगा, और आपकी टीमों को मुकदमे जीतने तथा उच्च-मूल्य वाले ग्राहकों को बनाए रखने पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देगा। ये सभी लाभ आपकी लॉ फर्म को न केवल वर्तमान संकट से उबरने में मदद करेंगे, बल्कि लंबे समय तक विकसित होने और फलने-फूलने में भी सक्षम बनाएंगे।

विभिन्न स्थानों पर विभिन्न पक्षों के साथ बैठक की जटिलताओं को सरल बनाएँ।

कानूनी मामलों को तैयार करने और जीतने के लिए एक पूरे समुदाय की आवश्यकता होती है। एक मध्यम से बड़े आकार की लॉ फर्म में, कानूनी ब्रीफ के शोध, तैयारी और लेखन में शायद 30+ लोग शामिल होते हैं। एक बार जब ये कानूनी ब्रीफ तैयार हो जाते हैं, तो आपको इन्हें अपनी लॉ फर्म के वरिष्ठ भागीदारों से समीक्षा और अनुमोदन कराना होता है। और बेशक, अदालत जाने से पहले आपको सभी को एक साथ इकट्ठा करना होगा, अपनी रणनीति को व्यवस्थित करना होगा, विशिष्ट कार्यों के लिए जिम्मेदार लोगों को नियुक्त करना होगा और यह सुनिश्चित करना होगा कि सभी संभावित परिस्थितियों पर पहले से ही विचार किया गया हो। लेकिन, मैं दांव लगा सकता हूँ कि ये सभी वरिष्ठ पार्टनर, वकील, शोध सहायक, पैरालीगल और प्रशासनिक कर्मचारी हैं नहीं एक ही कार्यालय में स्थित। वे सबसे अधिक संभावना अलग-अलग शहरों, राज्यों और यहां तक कि देशों में आधारित हैं – जिसका मतलब है कि 10 अलग-अलग समय क्षेत्रों के बीच कार्यक्रमों को समन्वयित करना। अगर मुझे इस परिदृश्य का एक शब्द में वर्णन करना होता, तो वह 'जटिल' होता।

जबकि कुछ लोग इसे एक मामूली, हानिरहित मुद्दा मान सकते हैं, मैं इससे असहमत हूँ। 10 से अधिक समय क्षेत्रों में फैले 30 से अधिक हितधारकों के साथ बैठकें निर्धारित करने का प्रयास वास्तव में आपकी लॉ फर्म के लिए विनाशकारी परिणाम ला सकता है। यदि एक महत्वपूर्ण बैठक केवल इसलिए 30 दिनों तक टल जाए क्योंकि आप सभी को मिलकर महत्वपूर्ण निर्णय लेने के लिए एक साथ नहीं ला सके, तो आपके क्लाइंट का मामला विलंबित हो सकता है, जो उनके आपके मामले को संभालने की क्षमता में विश्वास को प्रभावित कर सकता है। यह आपकी आंतरिक टीमों के बीच गलत संचार का कारण भी बन सकता है, जिसके परिणामस्वरूप आपकी कानूनी रणनीति का खराब क्रियान्वयन हो सकता है और अंततः मामले में नकारात्मक परिणाम हो सकता है।

वास्तव में, कानूनी बैठकों में समय-निर्धारण केवल एक प्रशासनिक कार्य नहीं है। चूंकि बैठकें कानूनी मामलों की सफलता के लिए अनिवार्य हैं, मैं तर्क दूँगा कि यह अत्यंत महत्वपूर्ण है। लेकिन अक्सर यह आपके क्लाइंट्स के लिए कानूनी रणनीतियाँ तैयार करने और उन्हें लागू करने की क्षमता में बाधा डालता है। तो लॉ फर्म विभिन्न स्थानों पर विभिन्न पक्षों के साथ बैठक की जटिलताओं को सरल बनाने के लिए ऑनलाइन मीटिंग शेड्यूलिंग टूल का उपयोग कैसे कर सकती हैं?

• एक अनूठा URL बनाएँ, जिसे बुकएबल कैलेंडर के नाम से जाना जाता है।

• हर हफ्ते अपनी लॉ फर्म के सभी वरिष्ठ पार्टनर्स को एक समूह बैठक में आमंत्रित करके व्यापार वृद्धि और विशिष्ट मामलों की प्रगति की समीक्षा करें। प्रत्येक व्यक्ति को उपलब्धता के आधार पर बैठक के विभिन्न दिन और समय में से चुनने दें। फिर सर्वश्रेष्ठ बैठक समय के लिए वोट्स आते देखें और अपना अंतिम विकल्प चुनें। जो काम आम तौर पर 30 से अधिक ईमेल भेजने और 30 दिनों तक चलने में लग जाता है, वह अब कुछ ही मिनटों में हो सकता है।

• व्यक्तिगत सेट अप करें एक-से-एक बैठकें अपने शीर्ष ग्राहकों से उनकी संतुष्टि का आकलन करने, अपनी कानूनी रणनीति की सफलता का मूल्यांकन करने और निरंतर प्रतिक्रिया प्रदान करने के लिए।

ग्राहकों के साथ संचार और पारदर्शिता में सुधार करें

संचार ही खेल का नाम है। आप क्या कहते हैं, कैसे कहते हैं, कब कहते हैं और कहाँ कहते हैं, इससे संदेश की प्राप्ति पर असर पड़ सकता है। यह विशेष रूप से कानून फर्मों के लिए सच है। भले ही आप एक कानून फर्म हैं, याद रखें कि आपके क्लाइंट्स हैं नहीं कानूनी विशेषज्ञ। इसलिए जब उनसे संवाद करने का समय आए, तो अक्सर संवाद करें और जटिल कानूनी शब्दावली का उपयोग करने से बचें। आप अपने ग्राहकों के लिए अपना संदेश जितना आसान बनाएँगे, उतनी ही कम संभावना होगी कि गलतफहमी, भ्रम और निराशा उत्पन्न हों। ये वे भावनाएँ नहीं हैं जिन्हें आप अपने ग्राहकों में बढ़ावा देना चाहेंगे।

जबकि आप निस्संदेह कानून की सभी बातों में विशेषज्ञ हैं, इसे अपने ग्राहकों की बात सुनने की क्षमता में बाधा न बनने दें। यदि आप अपने शीर्ष ग्राहकों में से एक के 10 हितधारकों के साथ एक ऑनलाइन समूह बैठक आयोजित कर रहे हैं, तो सभी से अनुरोध करें कि वे स्वयं को म्यूट कर लें (जब तक वे बोल नहीं रहे हों)। साथ ही, स्वाभाविक विरामों और मुक्त समय की अनुमति दें और उनका स्वागत करें, ताकि लोग प्रश्न, विचार या प्रतिक्रिया के साथ बीच में बोल सकें।

प्रशासनिक कार्यों पर कम समय खर्च करने का मतलब है ग्राहकों पर अधिक समय और ध्यान।

बिल योग्य घंटे लॉ फर्मों की जीवन रेखा हैं। ये वकीलों के वे घंटे हैं जिनके लिए क्लाइंट सीधे भुगतान करते हैं। लॉ फर्में इनकी माप और ट्रैकिंग में काफी समय और ऊर्जा खर्च करती हैं, क्योंकि ये सीधे आपकी लॉ फर्म के मुनाफे को प्रभावित कर सकते हैं।

गैर-बिल योग्य घंटे वे घंटे हैं जिन्हें सीधे ग्राहकों से बिल नहीं किया जा सकता। कैलेंडरिंग, विचार-विमर्श और नेटवर्किंग जैसे कार्य पूरी तरह से गैर-बिल योग्य घंटों की श्रेणी में आते हैं। यह कई लॉ फर्मों के लिए एक दुविधा पैदा करता है। बैठकें आपकी सफलता के लिए आवश्यक हैं। और आप शेड्यूलिंग प्रक्रिया के बिना उन बैठकों को रिकॉर्ड में दर्ज नहीं कर सकते। लेकिन शेड्यूलिंग प्रक्रिया बिल योग्य घंटों के दायरे से बाहर है। फिर भी, यदि शेड्यूलिंग प्रक्रिया धीमी, अक्षम और अत्यधिक जटिल हो, तो यह आपके बिल योग्य घंटों में कटौती कर सकती है।

चूंकि शेड्यूलिंग को बिल योग्य घंटों के लायक नहीं माना जाता, लेकिन यह सीधे तौर पर आपके मामलों को प्रबंधित करने की क्षमता को प्रभावित कर सकता है, इसलिए शेड्यूलिंग को वैसे ही जारी नहीं रखा जा सकता। यह कोई व्यवहार्य समाधान नहीं है। यह आपके लॉ फर्म या आपके क्लाइंट्स के लिए कोई फायदा नहीं करेगा। तो आपकी लॉ फर्म शेड्यूलिंग तकनीक का उपयोग करके अपनी सभी शेड्यूलिंग ज़रूरतों को कैसे संभाल सकती है, बिना समय बर्बाद किए, और उस समय और ध्यान को अपने क्लाइंट्स पर केंद्रित कर सकती है?

• यदि आपकी लॉ फर्म सभी टीमों के लिए आंतरिक संदेशन उपकरण के रूप में Slack का उपयोग करती है, तो आपके लिए चीजें अब बहुत आसान होने वाली हैं। Slack ने हाल ही में Shortcuts लॉन्च किया है, जो उपयोगकर्ताओं को सामान्य कार्यों और वर्कफ़्लो को शुरू करने के लिए अंतर्निहित, बिजली-सी तेज़ तरीके प्रदान करता है। आप इसे एक्सेस और उपयोग कर सकते हैं। स्लैक के शॉर्टकट मेनू में Doodle बॉट मीटिंग के समय का प्रस्ताव रखने, सही प्रतिभागियों को चुनने, सबसे अच्छी तारीख/समय चुनने और इन सब पर मतदान करने के लिए – और आप यह सब पूरी तरह से स्लैक के भीतर ही कर सकते हैं।

• Doodle बॉट की एआई-संचालित सुविधा का उपयोग करें, बुक करो!यह सुविधा सभी की कैलेंडर उपलब्धता के आधार पर सर्वोत्तम बैठक समय के लिए स्मार्ट सुझाव प्रदान करती है और आपको सीधे स्लैक से बैठक बुक करने की अनुमति देती है। बस सुनिश्चित करें कि आपका कैलेंडर पहले से ही जुड़ा हुआ है। Doodle और आपका Doodle खाता आपके स्लैक वर्कस्पेस से जुड़ा हुआ है।.

• चूंकि सभी पक्षों का एक ही स्थान पर होना दुर्लभ है, इसलिए आपकी लॉ फर्म ऑनलाइन मीटिंग्स के लिए ज़ूम का बार-बार उपयोग करती होगी। बेशक, ऑनलाइन मीटिंग्स में सबसे आम गलतियों में से एक यह है कि मीटिंग शुरू होने में कुछ ही मिनट्स शेष हों और तब यह एहसास हो कि ज़ूम लिंक गायब है। यह मेरे साथ एक से अधिक मौकों पर निश्चित रूप से हुआ है। इसका अक्सर परिणाम यह होता है कि बैठकें देर से शुरू होती हैं और कुछ लोग तो आते ही नहीं हैं। लेकिन Doodle के साथ इस समस्या का एक समाधान है। आप अपने ज़ूम खाते को अपने Doodle खाते से कनेक्ट करें तो तुम आपको अपनी ज़ूम मीटिंग लिंक को कैलेंडर निमंत्रण में कॉपी और पेस्ट करना भूलने की चिंता नहीं करनी पड़ेगी।बिंदु

   

ये कदम छोटे और तुच्छ प्रतीत हो सकते हैं, लेकिन मैं आपको आश्वस्त करता हूँ कि ये ऐसे नहीं हैं। इन सिफारिशों में से प्रत्येक से काफी समय की बचत हो सकती है। और जैसा कि हमने अपने हाल की बैठक स्थिति रिपोर्ट, 26 प्रतिशत पेशेवरों ने कहा कि खराब तरीके से आयोजित बैठकें उनके ग्राहक संबंधों को प्रभावित करती हैं, जबकि 44 प्रतिशत का मानना है कि यह वास्तव में उनका काम करने की क्षमता को प्रभावित करती है।

जितना कम समय आपकी लॉ फर्म गैर-बिल योग्य कार्यों, जैसे शेड्यूलिंग, में खर्च करेगी, उतना अधिक समय आप अपने क्लाइंट्स के लिए एक मजबूत मामला तैयार करने में लगा सकेंगे और अंततः अपने कार्य-निष्ठा और प्रदर्शन से उन्हें प्रभावित कर सकेंगे। उम्मीद है कि इससे क्लाइंट्स अतिरिक्त काम के लिए आपकी लॉ फर्म के पास वापस आएंगे और एक भरोसेमंद रिश्ता स्थापित होगा, जो अंततः आपकी निचली रेखा में वृद्धि में योगदान देगा।

यह जानने के लिए कि एक शेड्यूलिंग तकनीक प्लेटफ़ॉर्म आपकी लॉ फर्म के संचालन को कैसे सुव्यवस्थित कर सकता है और आपके क्लाइंट की सफलता में सुधार कर सकता है, हमारा श्वेतपत्र डाउनलोड करें, "शेड्यूलिंग टेक्नोलॉजी प्लेटफ़ॉर्म के लिए व्यापक गाइड।"