Programação on-line de 3 maneiras pode melhorar o sucesso e a retenção de clientes de seu escritório de advocacia

O sistema jurídico é altamente dependente de reuniões. Os maiores escritórios de advocacia, por exemplo, podem ter até 2.000 advogados no quadro de funcionários trabalhando em 20 escritórios globais e realizar mais de 50.000 reuniões em um único ano. Isso não é um número pequeno.

Podem ser reuniões de âmbito firme, reuniões com pessoal administrativo, reuniões com parceiros sênior, reuniões introdutórias com clientes, reuniões para conduzir depoimentos com testemunhas, para citar algumas. Em cada um desses casos, é vital que as reuniões sejam agendadas de forma rápida e eficiente para não causar atrasos desnecessários ou problemas com os casos em andamento. Mas se a inscrição das reuniões no calendário de todos é um processo lento, entediante e complicado, pode prejudicar a reputação de seu escritório e a retenção de clientes.

É aqui que entra em jogo uma ferramenta tecnológica de programação de nível empresarial. Ela ajudará a agilizar os processos operacionais dentro de seu escritório de advocacia, obterá reuniões importantes mais rapidamente (e com mais eficiência), permitirá que suas equipes se concentrem em casos vencedores e na retenção de clientes de alto valor. Todos estes benefícios posicionarão seu escritório não apenas para sobreviver à crise atual, mas também para crescer e prosperar muito tempo depois.

Simplificar as complexidades das reuniões com diferentes partes em múltiplos locais

É preciso uma aldeia para construir e ganhar casos legais. Em um escritório de advocacia de médio e grande porte, provavelmente há mais de 30 pessoas envolvidas na pesquisa, preparação e redação de dossiês jurídicos. Uma vez redigidos esses briefs legais, será necessário que sejam revisados e assinados pelos sócios seniores de seu escritório de advocacia. E, é claro, você precisará reunir todos antes de ir ao tribunal para organizar sua estratégia, designar proprietários para tarefas específicas e certificar-se de que todas as contingências tenham sido pensadas com antecedência. Mas, posso apostar que todos esses sócios seniores, advogados, assistentes de pesquisa, paralegais e pessoal administrativo estão não localizados no mesmo escritório. Eles provavelmente estão sediados em diferentes cidades, estados e até mesmo países - o que pode significar malabarismos entre 10 fusos horários diferentes. Se eu tivesse que descrever este cenário em uma palavra, seria "complicado".

Embora alguns possam ver isto como uma questão menor e inofensiva, eu discordo. Tentar marcar reuniões com mais de 30 interessados em mais de 10 fusos horários pode, de fato, ter conseqüências catastróficas para seu escritório de advocacia. Se uma reunião importante for realizada por 30 dias simplesmente porque você não conseguiu reunir todos para tomar decisões chave, o caso de seu cliente poderia ser adiado, o que poderia afetar a confiança deles na sua capacidade de administrar o caso. Também poderia levar a falhas de comunicação entre suas equipes internas, o que poderia resultar na má execução de sua estratégia jurídica e, eventualmente, levar a um resultado negativo no caso.

O fato é que a programação é muito mais do que uma função administrativa nas reuniões jurídicas. Como as reuniões são essenciais para o sucesso dos casos jurídicos, eu diria que é extremamente importante. Mas, na maioria das vezes, isso atrapalha sua capacidade de construir e executar suas estratégias legais para os clientes. Então, como os escritórios de advocacia podem usar uma ferramenta de agendamento de reuniões on-line para simplificar as complexidades de reuniões com diferentes partes em múltiplos locais?

Melhorar a comunicação e a transparência com os clientes

Comunicação é o nome do jogo. O que se diz, como se diz, quando se diz e onde se diz pode fazer a diferença na forma como a mensagem é recebida. Isto é especialmente verdadeiro para os escritórios de advocacia. Mesmo que você seja um escritório de advocacia, lembre-se de que seus clientes são não especialistas legais. Portanto, quando chegar a hora de comunicar-se com eles, faça-o com freqüência e evite usar jargões jurídicos complicados. Quanto mais fácil você fizer com que seus clientes entendam sua mensagem, menos provável será que você tenha má comunicação, confusão e frustração. Essas não são emoções que você deseja fomentar entre seus clientes.

Embora você seja sem dúvida um especialista em todas as coisas legais, não deixe que isso atrapalhe sua capacidade de ouvir seus clientes. Se você estiver organizando uma reunião de grupo on-line com 10 interessados de um de seus principais clientes, peça a todos que se coloquem em silêncio (a menos que falem). Além disso, permita e abrace as pausas naturais e o tempo livre para que as pessoas possam entrar com perguntas, pensamentos ou feedback.

Menos tempo gasto em tarefas administrativas significa mais tempo e foco nos clientes

As horas faturáveis são a linha de vida dos escritórios de advocacia. Elas são as horas de advogado pelas quais os clientes pagam diretamente. São também o que os escritórios de advocacia gastam muito tempo e energia para medir e rastrear, pois podem afetar diretamente os resultados de seu escritório de advocacia.

As horas não faturáveis, no entanto, são horas que não podem ser faturadas diretamente aos clientes. Tarefas, tais como calendário, pensamento e rede de contatos, enquadram-se diretamente na categoria de horas não faturáveis. Isto representa um pouco um quebra-cabeças para muitos escritórios de advocacia. As reuniões são essenciais para o seu sucesso. E você não pode ter essas reuniões nos livros sem o processo de agendamento. Mas o processo de agendamento está fora do âmbito das horas faturáveis. No entanto, se o processo de agendamento for lento, ineficiente e excessivamente complicado, ele pode comer dentro do seu horário faturável.

Como a programação não é considerada digna de horas faturáveis, mas também pode afetar diretamente sua capacidade de gerenciar seus casos, a programação não pode simplesmente continuar do jeito que tem sido. Isso simplesmente não é uma solução viável. Não servirá para seu escritório de advocacia ou seus clientes. Então como seu escritório de advocacia pode usar a tecnologia de agendamento para lidar com todas as suas necessidades de agendamento, sem ter que perder tempo, e colocar esse tempo e foco em seus clientes?

Estes podem parecer pequenos e inconsequentes passos a serem dados, mas garanto que não são. Cada uma destas recomendações pode resultar em uma considerável economia de tempo. E, como encontramos em nosso recente relatório sobre o estado das reuniões, 26% dos profissionais disseram que reuniões mal organizadas impactaram seus relacionamentos com clientes, enquanto 44% sentem que isso impacta sua capacidade de realmente fazer seu trabalho.

Quanto menos tempo seu escritório de advocacia gastar em tarefas não faturáveis, como programação, mais tempo você pode dedicar à construção de um caso forte para seus clientes e, finalmente, impressionar seus clientes com sua ética de trabalho e desempenho. Isso, esperamos, manterá os clientes voltando ao seu escritório para trabalho adicional e estabelecendo uma relação de confiança que contribuirá para o crescimento dos resultados finais.

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