3 maneras en que la programación online puede mejorar el éxito y la retención de clientes de su bufete de abogados

El sistema jurídico depende en gran medida de las reuniones (https://doodle.com/en/solutions/enterprise/). Los mayores bufetes de abogados, por ejemplo, pueden tener hasta 2.000 abogados en plantilla que trabajan en 20 oficinas repartidas por todo el mundo y celebran más de 50.000 reuniones en un solo año. No es una cifra pequeña.

Puede tratarse de reuniones de toda la empresa, reuniones con el personal administrativo, reuniones con los socios principales, reuniones introductorias con clientes, reuniones para realizar declaraciones con testigos, por nombrar algunas. En cada uno de estos casos, es vital que las reuniones se programen con rapidez y eficacia para no causar retrasos innecesarios o problemas con los casos en curso. Pero si programar las reuniones en los calendarios de todo el mundo es un proceso lento, tedioso y complicado, podría perjudicar a la reputación de su bufete y a la retención de clientes.

Aquí es donde entra en juego una herramienta tecnológica de planificación a nivel empresarial. Le ayudará a agilizar los procesos operativos de su bufete, a programar las reuniones importantes con mayor rapidez (y eficacia) y a permitir que sus equipos se centren en ganar casos y retener a los clientes más valiosos. Todas estas ventajas posicionarán a su bufete no sólo para sobrevivir a la crisis actual, sino también para crecer y prosperar mucho después.

Simplifique las complejidades de reunirse con diferentes partes en múltiples ubicaciones

Se necesita todo un pueblo para construir y ganar casos legales. En un bufete de tamaño medio o grande, probablemente haya más de 30 personas implicadas en la investigación, preparación y redacción de los informes jurídicos. Una vez redactados, tendrá que conseguir que los socios principales del bufete los revisen y den su visto bueno. Y, por supuesto, tendrá que reunir a todo el mundo antes de ir al tribunal para organizar su estrategia, asignar a los propietarios tareas específicas y asegurarse de que todas las contingencias se han previsto de antemano. Pero puedo apostar a que todos esos socios principales, abogados, asistentes de investigación, auxiliares jurídicos y personal administrativo no están ubicados en la misma oficina. Lo más probable es que estén en diferentes ciudades, estados e incluso países, lo que podría significar tener que hacer malabarismos con horarios de 10 zonas horarias diferentes. Si tuviera que describir esta situación con una palabra, sería "complicada".

Aunque algunos lo consideren un problema menor e inofensivo, no estoy de acuerdo. Intentar programar reuniones con más de 30 partes interesadas en más de 10 husos horarios puede tener consecuencias catastróficas para su bufete. Si una reunión importante se retrasa 30 días simplemente porque no has podido reunir a todo el mundo para tomar decisiones clave, el caso de tu cliente podría retrasarse, lo que podría afectar a su confianza en tu capacidad para gestionar el caso. También podría dar lugar a una falta de comunicación entre sus equipos internos, lo que podría dar lugar a una mala ejecución de su estrategia legal y, finalmente, conducir a un resultado negativo en el caso.

Lo cierto es que la programación es mucho más que una función administrativa en las reuniones jurídicas. Dado que las reuniones son esenciales para el éxito de los casos jurídicos, yo diría que es extremadamente importante. Pero la mayoría de las veces, se interpone en el camino de su capacidad para construir y ejecutar sus estrategias legales para los clientes. Entonces, ¿cómo pueden los bufetes de abogados utilizar una herramienta de programación de reuniones en línea para simplificar las complejidades de reunirse con diferentes partes en múltiples ubicaciones?

Mejorar la comunicación y la transparencia con los clientes

La comunicación es el nombre del juego. Lo que se dice, cómo se dice, cuándo se dice y dónde se dice pueden marcar la diferencia en cómo se recibe el mensaje. Esto es especialmente cierto para los bufetes de abogados. Aunque sea un bufete de abogados, recuerde que sus clientes no son expertos jurídicos. Así que cuando llegue el momento de comunicarte con ellos, hazlo con frecuencia y evita utilizar jerga jurídica complicada. Cuanto más facilites a tus clientes la comprensión de tu mensaje, menos probabilidades tendrás de que se produzcan fallos de comunicación, confusión y frustración. Esas no son emociones que quiera fomentar entre sus clientes.

Aunque sin duda eres un experto en todo lo relacionado con el derecho, no dejes que eso se interponga en tu capacidad de escuchar a tus clientes. Si estás organizando una reunión de grupo en línea con 10 interesados de uno de tus principales clientes, pide a todos que se pongan en silencio (a menos que estén hablando). Además, permite y aprovecha las pausas naturales y el tiempo libre para que la gente pueda intervenir con preguntas, ideas o comentarios.

Menos tiempo dedicado a tareas administrativas significa más tiempo y concentración en los clientes.

Las horas facturables son el sustento de los despachos de abogados. Son las horas de abogado que los clientes pagan directamente. También son a las que los bufetes dedican una gran cantidad de tiempo y energía para su medición y seguimiento, ya que pueden afectar directamente a la cuenta de resultados del bufete.

Sin embargo, las horas no facturables son aquellas que no pueden facturarse directamente a los clientes. Tareas como la elaboración de calendarios, la reflexión y el establecimiento de contactos entran de lleno en la categoría de horas no facturables. Esto plantea un pequeño enigma para muchos bufetes de abogados. Las reuniones son esenciales para el éxito. Y no se pueden contabilizar sin el proceso de programación. Pero el proceso de programación queda fuera del ámbito de las horas facturables. Sin embargo, si el proceso de programación es lento, ineficaz y excesivamente complicado, podría devorar sus horas facturables.

Dado que la programación no se considera digna de horas facturables, pero también puede afectar directamente a su capacidad para gestionar sus casos, la programación no puede simplemente seguir como hasta ahora. No es una solución viable. No le hará ningún bien ni a su bufete ni a sus clientes. Entonces, ¿cómo puede su bufete de abogados utilizar la tecnología de programación para manejar todas sus necesidades de programación, sin tener que perder tiempo, y poner ese tiempo y centrarse en sus clientes?

Pueden parecer pasos pequeños e intrascendentes, pero te aseguro que no lo son. Cada una de estas recomendaciones puede suponer un ahorro de tiempo considerable. Y tal y como descubrimos en nuestro reciente informe sobre el estado de las reuniones, el 26% de los profesionales afirma que las reuniones mal organizadas afectan a sus relaciones con los clientes, mientras que el 44% considera que influye en su capacidad para realizar su trabajo.

Cuanto menos tiempo dedique su bufete a tareas no facturables, como la programación de reuniones, más tiempo podrá dedicar a crear un caso sólido para sus clientes y, en última instancia, a sorprender a sus clientes con su ética de trabajo y su rendimiento. De este modo, es de esperar que los clientes vuelvan a su bufete en busca de trabajo adicional y se establezca una relación de confianza que contribuya al crecimiento de los resultados.

Para obtener más información sobre cómo una plataforma tecnológica de programación puede agilizar las operaciones de su bufete de abogados y mejorar el éxito de sus clientes, descargue nuestro libro blanco "Guía completa de las plataformas tecnológicas de programación " (https://doodle.com/en/resources/best-practices/guide-to-scheduling-technology-platforms/).