3 modi in cui la programmazione online può migliorare il successo e la fidelizzazione dei clienti dello studio legale

Il sistema legale è fortemente dipendente dalle riunioni. Gli studi legali più grandi, ad esempio, possono avere fino a 2.000 avvocati che lavorano in 20 uffici in tutto il mondo e tengono oltre 50.000 riunioni in un solo anno. Non si tratta di un numero esiguo.

Può trattarsi di riunioni a livello di studio, di riunioni con il personale amministrativo, di riunioni con i partner senior, di riunioni introduttive con i clienti, di riunioni per condurre deposizioni con i testimoni, solo per citarne alcune. In ognuno di questi casi, è fondamentale che le riunioni siano programmate in modo rapido ed efficiente, per non causare inutili ritardi o problemi con i casi in corso. Ma se l'inserimento delle riunioni nei calendari di tutti è un processo lento, noioso e complicato, ciò potrebbe danneggiare la reputazione del vostro studio legale e la fidelizzazione dei clienti.

È qui che entra in gioco uno strumento tecnologico di pianificazione a livello aziendale. Questo strumento consente di snellire i processi operativi all'interno dello studio legale, di mettere in agenda le riunioni più importanti in modo più rapido (e più efficiente) e di permettere ai team di concentrarsi sulla vittoria dei casi e sulla fidelizzazione dei clienti di alto valore. Tutti questi vantaggi permetteranno al vostro studio legale non solo di sopravvivere alla crisi attuale, ma anche di crescere e prosperare a lungo.

Semplificare la complessità degli incontri con le diverse parti in più sedi

Per costruire e vincere le cause legali ci vuole un villaggio. In uno studio legale di medie e grandi dimensioni, ci sono probabilmente più di 30 persone coinvolte nella ricerca, nella preparazione e nella stesura delle memorie legali. Una volta redatte, le memorie legali devono essere esaminate e approvate dai soci anziani dello studio legale. E naturalmente dovrete riunire tutti prima di andare in tribunale per organizzare la vostra strategia, assegnare ai titolari compiti specifici e assicurarvi che tutti gli imprevisti siano stati presi in considerazione in anticipo. Ma posso scommettere che tutti i soci anziani, gli avvocati, gli assistenti di ricerca, i paralegali e il personale amministrativo non si trovano nello stesso ufficio. Molto probabilmente risiedono in città, stati e persino paesi diversi, il che potrebbe significare destreggiarsi tra 10 fusi orari diversi. Se dovessi descrivere questo scenario con una sola parola, sarebbe "complicato".

Sebbene alcuni possano considerarlo un problema minore e innocuo, mi permetto di dissentire. Cercare di programmare riunioni con più di 30 interlocutori tra 10 e più fusi orari potrebbe avere conseguenze catastrofiche per il vostro studio legale. Se una riunione importante viene rinviata per 30 giorni solo perché non è stato possibile riunire tutti per prendere decisioni chiave, il caso del cliente potrebbe subire un ritardo, che potrebbe compromettere la sua fiducia nella vostra capacità di gestire il caso. Inoltre, potrebbe verificarsi una cattiva comunicazione tra i vostri team interni, che potrebbe portare a una cattiva esecuzione della vostra strategia legale e, infine, a un esito negativo del caso.

Il fatto è che la programmazione è molto più di una funzione amministrativa nelle riunioni legali. Poiché le riunioni sono essenziali per il successo dei casi legali, direi che è estremamente importante. Ma il più delle volte ostacola la capacità di costruire ed eseguire le strategie legali per i clienti. In che modo gli studi legali possono utilizzare uno strumento di pianificazione delle riunioni online per semplificare la complessità delle riunioni con diverse parti in più sedi?

Migliorare la comunicazione e la trasparenza con i clienti

La comunicazione è il nome del gioco. Quello che si dice, come lo si dice, quando lo si dice e dove lo si dice può fare la differenza nel modo in cui il messaggio viene recepito. Questo è particolarmente vero per gli studi legali. Anche se siete uno studio legale, ricordate che i vostri clienti non sono esperti di diritto. Quindi, quando è il momento di comunicare con loro, fatelo frequentemente ed evitate di usare un gergo legale complicato. Quanto più è facile per i clienti comprendere il vostro messaggio, tanto meno è probabile che si verifichino errori di comunicazione, confusione e frustrazione. Non sono queste le emozioni che volete suscitare nei vostri clienti.

Sebbene siate indubbiamente esperti di diritto, non lasciate che questo ostacoli la vostra capacità di ascoltare i clienti. Se state organizzando una riunione di gruppo online con 10 stakeholder di uno dei vostri clienti principali, chiedete a tutti di mettere il muto (a meno che non parlino). Inoltre, prevedete e accettate le pause naturali e i tempi liberi, in modo che le persone possano intervenire con domande, pensieri o feedback.

Meno tempo dedicato alle attività amministrative significa più tempo e concentrazione sui clienti.

Le ore fatturabili sono l'ancora di salvezza degli studi legali. Sono le ore di lavoro dell'avvocato che i clienti pagano direttamente. Sono anche quelle che gli studi legali dedicano molto tempo ed energia a misurare e monitorare, perché possono avere un impatto diretto sui profitti dello studio.

Le ore non fatturabili, invece, sono quelle che non possono essere fatturate direttamente ai clienti. Attività come l'agenda, la riflessione e il networking rientrano a pieno titolo nella categoria delle ore non fatturabili. Per molti studi legali questo rappresenta un piccolo problema. Le riunioni sono essenziali per il vostro successo. E non è possibile registrare tali riunioni senza un processo di pianificazione. Ma il processo di pianificazione non rientra nell'ambito delle ore fatturabili. Tuttavia, se il processo di pianificazione è lento, inefficiente ed eccessivamente complicato, potrebbe intaccare le ore fatturabili.

Dato che la programmazione non è considerata degna di ore fatturabili, ma può anche avere un impatto diretto sulla capacità di gestire i casi, non si può continuare a programmare come si è fatto finora. Non è una soluzione praticabile. Non gioverebbe né al vostro studio né ai vostri clienti. Quindi, come può il vostro studio legale utilizzare la tecnologia di pianificazione per gestire tutte le vostre esigenze di pianificazione, senza dover perdere tempo, e mettere quel tempo e la concentrazione verso i vostri clienti?

Questi possono sembrare piccoli e insignificanti passi da compiere, ma vi assicuro che non lo sono. Ognuno di questi consigli può portare a un notevole risparmio di tempo. Come abbiamo riscontrato nel nostro recente rapporto sullo stato delle riunioni, il 26% dei professionisti ha dichiarato che una cattiva organizzazione delle riunioni influisce sulle relazioni con i clienti, mentre il 44% ritiene che influisca sulla capacità di svolgere effettivamente il proprio lavoro.

Meno tempo il vostro studio legale spende in attività non fatturabili, come la programmazione, più tempo potete dedicare alla costruzione di un caso forte per i vostri clienti e, in definitiva, stupire i clienti con la vostra etica del lavoro e le vostre prestazioni. In questo modo, si spera che i clienti tornino a rivolgersi al vostro studio legale per ulteriori lavori, instaurando un rapporto di fiducia che contribuirà alla crescita dei profitti.

**Per saperne di più su come una piattaforma tecnologica di pianificazione può ottimizzare le operazioni del vostro studio legale e migliorare il successo dei vostri clienti, scaricate il nostro white paper, "The Comprehensive Guide to Scheduling Technology Platforms" (https://doodle.com/en/resources/best-practices/guide-to-scheduling-technology-platforms/).