3 sposoby, w jakie system rezerwacji online może przyczynić się do zwiększenia sukcesów klientów Twojej kancelarii prawnej oraz ich utrzymania

System prawny jest w dużym stopniu uzależniony od spotkania. Na przykład największe kancelarie prawne mogą zatrudniać nawet 2 000 prawników pracujących w 20 biurach na całym świecie i organizować ponad 50 000 spotkań w ciągu jednego roku. To nie jest mała liczba.

Mogą to być między innymi spotkania ogólnokancelaryjne, spotkania z personelem administracyjnym, spotkania z partnerami wyższego szczebla, spotkania wprowadzające z klientami oraz spotkania mające na celu przeprowadzenie przesłuchań świadków. W każdym z tych przypadków kluczowe znaczenie ma szybkie i sprawne planowanie spotkań, tak aby nie powodowały one niepotrzebnych opóźnień ani problemów w toczących się sprawach. Jeśli jednak wpisywanie terminów spotkań do kalendarzy wszystkich osób jest procesem powolnym, żmudnym i skomplikowanym, może to negatywnie wpłynąć na reputację kancelarii oraz utrzymanie klientów.

Właśnie w tym miejscu… narzędzie do planowania na poziomie przedsiębiorstwa wchodzi do gry. Pomoże to usprawnić procesy operacyjne w Państwa kancelarii, szybciej (i skuteczniej) organizować ważne spotkania oraz pozwoli zespołom skupić się na wygrywaniu spraw i utrzymywaniu klientów o wysokiej wartości. Wszystkie te korzyści sprawią, że Państwa kancelaria nie tylko przetrwa obecny kryzys, ale także będzie się rozwijać i prosperować jeszcze długo po jego zakończeniu.

Uprość złożone procesy związane ze spotkaniami z różnymi stronami w wielu lokalizacjach

Aby prowadzić i wygrywać sprawy sądowe, potrzeba całego zespołu. W średniej lub dużej kancelarii prawnej w badaniach, przygotowywaniu i sporządzaniu pism procesowych bierze udział prawdopodobnie ponad 30 osób. Po sporządzeniu tych pism trzeba je następnie przedłożyć do przeglądu i zatwierdzenia przez starszych partnerów w kancelarii. Oczywiście przed pójściem do sądu trzeba zebrać wszystkich, aby ustalić strategię, przydzielić konkretne zadania poszczególnym osobom i upewnić się, że wszystkie ewentualności zostały wcześniej przewidziane. Ale mogę się założyć, że wszyscy ci starsi partnerzy, prawnicy, asystenci badawczy, asystenci prawni i pracownicy administracyjni są nie pracujący w tym samym biurze. Najprawdopodobniej mają siedziby w różnych miastach, stanach, a nawet krajach – co może oznaczać konieczność godzenia harmonogramów w 10 różnych strefach czasowych. Gdybym miał opisać tę sytuację jednym słowem, brzmiałoby ono: „skomplikowana”.

Chociaż niektórzy mogą uznać to za drobną, niegroźną sprawę, nie zgadzam się z tym. Próba zaplanowania spotkań z ponad 30 interesariuszami w ponad 10 strefach czasowych może w rzeczywistości mieć katastrofalne konsekwencje dla Państwa kancelarii prawnej. Jeśli ważne spotkanie zostanie opóźnione o 30 dni tylko dlatego, że nie udało się zebrać wszystkich osób w celu podjęcia kluczowych decyzji, sprawa Państwa klienta może ulec opóźnieniu, co może wpłynąć na jego zaufanie do Państwa zdolności do prowadzenia tej sprawy. Może to również prowadzić do nieporozumień między zespołami wewnętrznymi, co z kolei może skutkować nieprawidłową realizacją strategii prawnej i ostatecznie doprowadzić do niekorzystnego rozstrzygnięcia sprawy.

Faktem jest, że planowanie spotkań ma znacznie większe znaczenie niż tylko funkcja administracyjna w przypadku spotkań prawniczych. Ponieważ spotkania mają kluczowe znaczenie dla powodzenia spraw sądowych, uważam, że jest to niezwykle ważne. Jednak w większości przypadków utrudnia to opracowywanie i realizację strategii prawnych dla klientów. Jak więc kancelarie prawne mogą wykorzystać internetowe narzędzie do planowania spotkań, aby uprościć złożone procesy związane z organizowaniem spotkań z różnymi stronami w wielu lokalizacjach?

• Utwórz unikalny adres URL, zwany „Kalendarzem rezerwacji”

• Co tydzień zbieraj wszystkich starszych partnerów swojej kancelarii prawnej, aby omówić rozwój działalności i postępy w konkretnych sprawach, zapraszając ich na spotkanie grupowe. Pozwól wszystkim wybrać spośród dostępnych terminów i godzin spotkań (na podstawie dostępności w kalendarzach poszczególnych osób). Następnie obserwuj, jak napływają głosy na najlepszy termin spotkania, i wybierz ostateczną opcję. To, co normalnie wymagałoby wysłania ponad 30 e-maili i mogłoby trwać nawet 30 dni, można teraz załatwić w ciągu kilku minut.

• Skonfiguruj indywidualnie spotkania indywidualne z najważniejszymi klientami, aby zbadać ich poziom zadowolenia, ocenić skuteczność strategii prawnej oraz uzyskać bieżące opinie.

Popraw komunikację i przejrzystość w relacjach z klientami

Wszystko sprowadza się do komunikacji. To, co mówisz, jak to mówisz, kiedy to mówisz i gdzie to mówisz, może mieć wpływ na to, jak przekaz zostanie odebrany. Dotyczy to w szczególności kancelarii prawnych. Nawet jeśli prowadzisz kancelarię prawną, pamiętaj, że Twoi klienci to nie eksperci prawni. Dlatego kiedy przychodzi czas na komunikację z nimi, rób to często i unikaj skomplikowanego żargonu prawniczego. Im łatwiej ułatwisz klientom zrozumienie Twojego przekazu, tym mniejsze jest prawdopodobieństwo nieporozumień, zamieszania i frustracji. Nie są to emocje, które chcesz wywoływać u swoich klientów.

Chociaż bez wątpienia jesteś ekspertem we wszystkich kwestiach prawnych, nie pozwól, by to przeszkodziło ci w słuchaniu klientów. Jeśli organizujesz spotkanie grupowe online z udziałem 10 interesariuszy z grona jednego z twoich najważniejszych klientów, poproś wszystkich, aby wyciszyli się (o ile nie zabierają głosu). Ponadto dopuszczaj i wykorzystuj naturalne przerwy oraz czas swobodnej dyskusji, aby uczestnicy mogli wtrącić się z pytaniami, przemyśleniami lub opiniami.

Mniej czasu poświęconego na zadania administracyjne oznacza więcej czasu i większą koncentrację na klientach

Godziny rozliczeniowe to podstawa funkcjonowania kancelarii prawnych. Są to godziny pracy prawników, za które klienci płacą bezpośrednio. Kancelarie poświęcają również mnóstwo czasu i energii na ich mierzenie i śledzenie, ponieważ mogą one mieć bezpośredni wpływ na wyniki finansowe kancelarii.

Godziny niepodlegające rozliczeniu to jednak czas, którego nie można bezpośrednio rozliczyć z klientami. Zadania takie jak prowadzenie kalendarza, przemyślenia i nawiązywanie kontaktów w pełni mieszczą się w kategorii godzin niepodlegających rozliczeniu. Stanowi to pewien dylemat dla wielu kancelarii prawnych. Spotkania są niezbędne dla osiągnięcia sukcesu. Nie da się ich jednak zaplanować bez odpowiedniego procesu ustalania harmonogramu. Proces ten wykracza jednak poza zakres godzin rozliczeniowych. Jeśli jednak jest on powolny, nieefektywny i nadmiernie skomplikowany, może pochłaniać czas, który można by przeznaczyć na godziny rozliczeniowe.

Ponieważ planowanie spotkań nie jest uznawane za czynność kwalifikowaną do rozliczenia, a jednocześnie może mieć bezpośredni wpływ na Twoją zdolność do zarządzania sprawami, nie można po prostu kontynuować dotychczasowego sposobu planowania. To po prostu nie jest realne rozwiązanie. Nie przyniesie to żadnych korzyści ani Twojej kancelarii, ani Twoim klientom. Jak więc Twoja kancelaria może wykorzystać technologie do planowania, aby zaspokoić wszystkie potrzeby związane z planowaniem, nie tracąc przy tym czasu, i poświęcić ten czas oraz uwagę klientom?

• Jeśli Twoja kancelaria korzysta ze Slacka jako wewnętrznego narzędzia do komunikacji dla wszystkich zespołów, wkrótce wszystko stanie się dla Ciebie o wiele łatwiejsze. Slack niedawno wprowadził funkcję „Skróty”, która zapewnia użytkownikom wbudowane, błyskawiczne sposoby uruchamiania typowych zadań i procesów roboczych. Możesz uzyskać dostęp do tej funkcji i korzystać z niej Doodle Bot w menu skrótów aplikacji Slack aby zaproponować terminy spotkań, wybrać odpowiednich uczestników, ustalić najlepsze daty i godziny spotkań oraz poddać to wszystko pod głosowanie – a wszystko to można zrobić całkowicie w ramach Slacka.

• Skorzystaj z funkcji Doodle Bot opartej na sztucznej inteligencji, Zarezerwuj to!. Ta funkcja proponuje inteligentne sugestie dotyczące najlepszych terminów spotkań na podstawie dostępności w kalendarzach wszystkich uczestników i umożliwia rezerwację spotkania bezpośrednio ze Slacka. Wystarczy tylko upewnić się, że Twój kalendarz jest już podłączony do Doodle i twojego Konto Doodle jest połączone z Twoim obszarem roboczym w Slacku.

• Biorąc pod uwagę, jak rzadko zdarza się, by wszyscy uczestnicy znajdowali się w tym samym miejscu, Twoja kancelaria prawdopodobnie często korzysta z aplikacji Zoom do prowadzenia spotkań online. Oczywiście jednym z najczęstszych błędów podczas spotkań online jest sytuacja, gdy na kilka minut przed rozpoczęciem spotkania okazuje się, że brakuje linku do Zoomu. Z pewnością zdarzyło mi się to niejednokrotnie. Często skutkuje to opóźnieniami w rozpoczęciu spotkań, a nawet niepojawieniem się niektórych uczestników. Istnieje jednak rozwiązanie tego problemu dzięki Doodle. Można Połącz swoje konto Zoom z kontem Doodle więc ty nie będziesz musiał się martwić, że zapomnisz skopiować i wkleić link do spotkania na Zoomie do zaproszenia w kalendarzu.

   

Może się wydawać, że są to drobne i nieistotne kroki, ale zapewniam, że tak nie jest. Każda z tych wskazówek może przynieść znaczną oszczędność czasu. Jak wykazało nasze najnowszy raport „State of Meetings”, 26 procent specjalistów stwierdziło, że źle zorganizowane spotkania mają negatywny wpływ na ich relacje z klientami, natomiast 44 procent uważa, że wpływa to na ich zdolność do faktycznego wykonywania pracy.

Im mniej czasu Twoja kancelaria poświęca na zadania niepodlegające rozliczeniu, takie jak planowanie spotkań, tym więcej czasu możesz przeznaczyć na przygotowanie solidnej sprawy dla swoich klientów, a ostatecznie – zaimponować im swoją etyką pracy i wynikami. Miejmy nadzieję, że dzięki temu klienci będą wracać do Twojej kancelarii z kolejnymi zleceniami, a nawiązana relacja oparta na zaufaniu przyczyni się do wzrostu zysków.

Aby dowiedzieć się więcej o tym, w jaki sposób platforma technologiczna do zarządzania harmonogramami może usprawnić działalność Państwa kancelarii prawnej i przyczynić się do osiągnięcia sukcesu przez Państwa klientów, pobierz nasz raport „Kompleksowy przewodnik po platformach technologicznych do planowania”.