Kompleksowy przewodnik po platformach do planowania

Planowanie pozwala rozwiązywać kluczowe problemy biznesowe

Jak wygląda organizacja spotkań w Twojej firmie? Czy każdy sam zajmuje się własnymi spotkaniami? A może planowaniem zajmują się zespoły, których jedynym zadaniem jest nadzorowanie organizacji spotkań kadry kierowniczej lub wybranych grup? Jeśli planowaniem nie zajmuje się personel administracyjny, wówczas od każdego pracownika może się oczekiwać, że sam będzie zarządzał swoim kalendarzem. Ktokolwiek zajmuje się planowaniem spotkań, najprawdopodobniej korzysta z narzędzi cyfrowych, aby wykonać tę pracę. A jeśli polegasz na podstawowych narzędziach cyfrowych, takich jak kalendarz i poczta elektroniczna, bez wątpienia poświęcasz nadmierną ilość czasu na próby zaplanowania tych spotkań.

Znalezienie odpowiedniego terminu na spotkanie dla grupy dowolnej wielkości stanowi wyzwanie. Planowanie spotkań w całej organizacji przy użyciu narzędzi, które nie są do tego przystosowane, to nie tylko strata czasu; może to również skutkować niższą wydajnością i obniżeniem morale pracowników. Zgodnie z naszym raportem „State of Meetings Report” z 2019 r. wymiana e-maili w celu ustalenia terminu jednego spotkania może zająć nawet 30 minut. Złożone spotkania z udziałem osób z kilku różnych organizacji stanowią jeszcze większe wyzwanie. Gdy nieefektywność w planowaniu spotkań pomnożymy przez liczbę pracowników w firmie, obciążenie zasobów firmy może być przytłaczające.

Narzędzia kalendarzowe i pocztowe po prostu nie są dostosowane do potrzeb związanych z planowaniem spotkań w złożonych, współczesnych przedsiębiorstwach. Spowodowało to wzrost popytu na bardziej zaawansowane platformy technologiczne do planowania spotkań, które umożliwiają firmom – oraz ich pracownikom – zwiększenie produktywności, poprawę współpracy i efektywności podczas spotkań. Efektem końcowym będą trwałe innowacje i rozwój biznesu.

Czym jest platforma technologiczna do planowania?

Platforma technologiczna do planowania spotkań (STP) to gotowe oprogramowanie, które umożliwia firmom wydajne i skuteczne planowanie spotkań w całej organizacji. Platforma STP dostosowuje się do unikalnych danych wejściowych dotyczących spotkań w Twojej organizacji. Mogą one obejmować uczestników wymaganych na spotkaniu (niezależnie od tego, czy masz dostęp do ich kalendarzy), rodzaj spotkania oraz potencjalne dni i godziny jego odbycia. Zasadniczo dane wejściowe dotyczące spotkania to informacje o tym, kto, co, kiedy i gdzie w ramach planowanego spotkania.

Platforma STP powinna również działać w różnych punktach kontaktu, w których użytkownicy mogą uzyskać do niej dostęp i wchodzić z nią w interakcję. Mogą to być aplikacje natywne (iOS, Android), aplikacje komputerowe, przeglądarki internetowe, rozszerzenia przeglądarek itp. Ponadto platformy STP mogą posiadać możliwość hostowania zewnętrznych aplikacji lub produktów, które umożliwiają realizację różnych scenariuszy użytkowania przy wykorzystaniu tej samej struktury technologicznej lub zbudowanych w oparciu o nią. Platformy STP można podzielić na trzy kategorie w oparciu o ich funkcje, złożoność oraz zdolność do obsługi różnych scenariuszy użytkowania.

Trzy poziomy platform technologicznych do planowania

Poziom 1: Rodzaje spotkań pojedynczych STP poziomu 1 mają ograniczoną funkcjonalność i możliwości integracji z innymi narzędziami. Pod względem funkcjonalnym zazwyczaj obsługują tylko jeden rodzaj spotkań: spotkania indywidualne, spotkania grupowe (dla więcej niż dwóch osób) lub wizyty (pasywne planowanie spotkań). STP poziomu 1 integrują się z kalendarzem użytkownika na dwóch odrębnych płaszczyznach. Umożliwiają przeglądanie terminów podczas planowania nadchodzących spotkań. Pozwalają również na synchronizację zakończonych spotkań z podłączonym kalendarzem. Często integracje te są nawiązywane bezpośrednio z usługami Microsoftu lub Google. Można je również realizować pośrednio poprzez podstawową funkcję eksportu kalendarza internetowego – plik ICS.

Poziom 2: Różne rodzaje spotkań + integracje Gdy platforma STP umożliwia organizacji planowanie więcej niż jednego rodzaju spotkań – lub może integrować się z narzędziami wykraczającymi poza kalendarz – uznaje się ją za platformę STP poziomu 2. Platformy STP poziomu 2 mogą łączyć się z kalendarzami pracowników na poziomie całej organizacji. Pozwalają one efektywnie organizować spotkania dużych grup (takie jak posiedzenia zarządu lub spotkania zespołów), a także planować indywidualne spotkania między członkami zespołu. Spotkania grupowe i indywidualne zaplanowane za pomocą STP poziomu 2 zostaną automatycznie zsynchronizowane z podłączonymi kalendarzami uczestniczących osób.

Systemy STP poziomu 2 mogą się natywnie integrować z innym oprogramowaniem, na przykład z systemem CRM (takim jak Salesforce), lub mogą zintegrować z innym oprogramowaniem biznesowym za pośrednictwem narzędzia zewnętrznego, takiego jak Zapier. Większość systemów STP dostępnych obecnie na rynku to systemy STP poziomu 2.

Poziom 3: Zintegrowane, elastyczne i bezpieczne planowanie dla nowoczesnego przedsiębiorstwa Czym różnią się STP poziomu 3 od STP poziomu 2? Zasobami, inwestycjami i funkcjami bezpieczeństwa, które zapewniają organizacji jeszcze większą wartość dodaną.

Systemy STP poziomu 3 umożliwiają planowanie różnych rodzajów spotkań, integrację z innymi narzędziami biznesowymi, tworzenie aplikacji w ramach własnej platformy do planowania oraz zapewniają wsparcie w zakresie planowania za pośrednictwem interfejsu API. Systemy STP tej kategorii są również dostosowane do wymagań dużych przedsiębiorstw w zakresie bezpieczeństwa, prywatności i skalowalności.

Spotkania są efektywnie tworzone dzięki platformie STP opartej na systemie planowania. Przypisuje się dane wejściowe, wybiera możliwe opcje dnia i godziny (lub są one automatycznie identyfikowane w bardziej zaawansowanych platformach STP), a następnie ostateczne wydarzenie jest dodawane do kalendarzy uczestników. STP poziomu 3 mogą korzystać z tej platformy lub udostępniać ją innym podmiotom w celu tworzenia produktów, które zaspokajają szerszy zakres potrzeb lub rozwiązują problemy związane z planowaniem charakterystyczne dla poszczególnych firm. Mogą one również umożliwić firmom dostęp do określonych funkcji i danych lub planowanie spotkań programowo za pośrednictwem interfejsu API.

Współczesne przedsiębiorstwa zatrudniające tysiące pracowników mają złożone potrzeby, nie tylko w zakresie wydajności organizacyjnej (tj. planowania spotkań między tysiącami pracowników), ale także w zakresie bezpieczeństwa, ponieważ kluczowe znaczenie ma zapewnienie, by każda z aplikacji używanych przez te tysiące pracowników była bezpieczna. Rozwiązania STP na tym poziomie obsługują funkcję pojedynczego logowania (SSO) – bezpieczny, internetowy mechanizm uwierzytelniania, który minimalizuje zewnętrzne zagrożenia dla infrastruktury IT organizacji. STP na tym poziomie są również wystarczająco elastyczne, by skalować się wraz z rozwojem firmy i zaspokajać codzienne potrzeby związane z planowaniem harmonogramów pracy dziesiątek tysięcy pracowników, którzy obecnie pracują zdalnie.

Dlaczego Twoja firma potrzebuje systemu planowania

• Czy masz trudności ze znalezieniem czasu na spotkanie z współpracownikami lub klientami?

• Czy masz zbyt wiele spotkań lub uczestniczysz w niepotrzebnych spotkaniach?

• Czy wymieniasz się e-mailami lub uzgadniasz terminy z innymi osobami?

• Czy często umawiasz się na spotkania z osobami spoza swojego zespołu, ale nie masz dostępu do ich kalendarzy?

• Czy zatrudniasz pracowników pracujących zdalnie i w różnych lokalizacjach? Czy trudno jest Ci radzić sobie z różnicami stref czasowych?

• Czy projekty są wstrzymane lub postępują zbyt wolno, ponieważ nie udaje się zebrać odpowiednich osób do podjęcia decyzji?

• Czy masz wrażenie, że tracisz przychody lub możliwości, ponieważ Twoi klienci nie są odpowiednio obsługiwani?

Jeśli na którekolwiek z powyższych pytań odpowiedzieli Państwo „tak”, oprogramowanie do planowania może być odpowiednim rozwiązaniem dla Państwa firmy. Prosimy o kontakt w celu uzyskania dodatkowych informacji.