Den omfattande guiden till schemaläggningsplattformar

Planering löser kritiska affärsproblem

Hur hanteras möten inom er organisation? Sköter alla sina egna möten? Eller sköts schemaläggningen av team vars enda uppgift är att ansvara för möteshanteringen åt ledningen eller utvalda grupper? Om schemaläggningen inte sköts av administrativ personal kan det förväntas att varje medarbetare hanterar sin egen kalender. Den som sköter mötesplaneringen förlitar sig troligtvis på digitala verktyg för att få jobbet gjort. Och om du förlitar dig på grundläggande digitala verktyg, som kalender och e-post, lägger du utan tvekan orimligt mycket tid på att försöka planera dessa möten.

Att hitta en tid som passar alla i en grupp, oavsett storlek, är en utmaning. Att planera möten inom en organisation med verktyg som är olämpliga för uppgiften är inte bara tidskrävande, det kan också leda till lägre produktivitet och försämrad arbetsmoral bland medarbetarna. Enligt vår rapport ”State of Meetings Report” från 2019 kan det ta upp till 30 minuter att skicka e-post fram och tillbaka för att hitta en tid för ett enda möte. Komplexa möten med deltagare från flera olika organisationer utgör en ännu större utmaning. När ineffektiviteten i mötesplaneringen multipliceras med antalet anställda i företaget kan belastningen på företagets resurser bli överväldigande.

Kalender- och e-postverktyg är helt enkelt inte anpassade för att hantera de komplexa schemaläggningsbehoven i dagens moderna företag. Detta har lett till en ökad efterfrågan på mer avancerade tekniska plattformar för schemaläggning, som ger företag – och deras anställda – möjlighet att bli mer produktiva, samarbetsinriktade och effektiva när det gäller sina möten. Slutresultatet blir hållbar innovation och tillväxt för företagen.

Vad är en plattform för schemaläggningsteknik?

En schemaläggningsplattform, eller STP, är en färdigpaketerad mjukvaruplattform som gör det möjligt för företag att schemalägga möten på ett effektivt och ändamålsenligt sätt inom hela organisationen. En STP anpassar sig efter just din organisations unika mötesuppgifter. Detta kan omfatta vilka deltagare som behövs för mötet (oavsett om du har tillgång till deltagarnas kalendrar eller inte), typen av möte samt möjliga dagar och tider för mötet. I grund och botten är dina mötesuppgifter vem, vad, när och var för ditt schemalagda möte.

En STP bör också fungera över en rad olika kontaktpunkter där användare kan få tillgång till och interagera med STP:n. Det kan handla om native-appar (iOS, Android), datorappar, webbläsare, webbläsartillägg m.m. Dessutom kan dessa STP:er ha förmågan att hysa externa applikationer eller produkter som möjliggör olika användningsfall som utnyttjar eller är byggda med samma tekniska ramverk. STP:er kan delas in i tre kategorier utifrån deras funktioner, komplexitet och förmåga att hantera olika användningsfall.

Tre nivåer av plattformar för schemaläggningsteknik

Nivå 1: Olika typer av möten STP:er på nivå 1 har begränsad funktionalitet och begränsad förmåga att integreras med andra verktyg. Funktionsmässigt hanterar de vanligtvis endast en typ av möte: en-till-en-möten, gruppmöten (för fler än två personer) eller tidsbokningar (passiv mötesbokning). STP:er på nivå 1 integreras med din kalender på två olika sätt. De gör det möjligt att se bokade tider samtidigt som man planerar kommande möten. De gör det också möjligt att synkronisera avslutade möten till den anslutna kalendern. Ofta sker dessa integrationer direkt med Microsofts eller Googles tjänster. De kan också hanteras indirekt via en onlinekalenders grundläggande exportfunktion – ICS-flödet.

Nivå 2: Flera mötesformer + integrationer När en STP kan hjälpa en organisation att planera mer än en typ av möte – eller kan integreras med verktyg utöver en kalender – betraktas den som en STP på nivå 2. STP:er på nivå 2 kan anslutas till medarbetarnas kalendrar på organisationsnivå. De kan effektivt organisera stora gruppmöten (som styrelse- eller teammöten) samt boka separata en-till-en-möten mellan teammedlemmar. Gruppmöten och en-till-en-möten som bokas med en nivå 2-STP synkroniseras automatiskt med de anslutna kalendrarna hos de deltagande medlemmarna.

STP-lösningar på nivå 2 kan integreras direkt med annan programvara, till exempel med ett CRM-system (som Salesforce), eller kan integreras med annan affärsprogramvara via ett verktyg från tredje part, till exempel Zapier. De flesta STP-lösningar som finns på marknaden idag är STP-lösningar av nivå 2.

Nivå 3: Integrerad, flexibel och säker schemaläggning för det moderna företaget Vad skiljer STP-lösningar på nivå 3 från STP-lösningar på nivå 2? Resurser, investeringar och säkerhetsfunktioner som tillför ännu större värde för organisationen.

STP-lösningar på nivå 3 kan schemalägga flera olika typer av möten, integreras med andra affärsverktyg, möjliggöra utveckling av applikationer inom ramen för deras schemaläggningsteknik och erbjuda stöd för schemaläggning via ett API (Application Programming Interface). STP-lösningar i denna kategori uppfyller dessutom stora företags krav på säkerhet, integritet och skalbarhet.

Möten skapas effektivt med hjälp av STP:ns underliggande schemaläggningsramverk. Uppgifter tilldelas, möjliga dagar och tider väljs (eller identifieras automatiskt i mer avancerade STP:er) och det slutgiltiga mötet läggs sedan till i deltagarnas kalendrar. STP:er på nivå 3 kan använda detta ramverk, eller erbjuda det till andra, för att utveckla produkter som tillgodoser fler användningsfall eller löser schemaläggningsproblem som är unika för enskilda företag. De kan också ge företag tillgång till vissa funktioner och data, eller schemalägga möten programmatiskt via ett API.

Moderna företag med tusentals anställda har komplexa behov, inte bara när det gäller organisatorisk effektivitet (t.ex. att planera möten mellan tusentals anställda), utan även när det gäller säkerhet, eftersom det är avgörande att säkerställa att varje applikation som används av dessa tusentals anställda är säker. STP-lösningar på denna nivå stöder enkel inloggning (SSO), en säker, webbaserad autentiseringsmekanism som minimerar externa hot mot organisationens IT-infrastruktur. STP:er på denna nivå är dessutom tillräckligt flexibla för att kunna skalas upp i takt med att ditt företag växer, så att de kan hantera de dagliga schemaläggningsbehoven för tiotusentals anställda som nu arbetar på distans.

Varför ditt företag behöver schemaläggning

• Har du svårt att hitta tid att träffa kollegor eller kunder?

• Har du för många möten eller deltar du i onödiga möten?

• Skickar ni e-post fram och tillbaka eller jämför ni era scheman med andras?

• Händer det ofta att du bokar möten med personer utanför ditt team, men inte har tillgång till deras kalendrar?

• Har ni en personalstyrka som arbetar på distans och är spridd över olika platser? Är det svårt att hantera olika tidszoner?

• Ligger projekt på is, eller går de för långsamt, för att ni inte lyckas samla rätt personer för att fatta beslut?

• Känner du att du går miste om intäkter eller affärsmöjligheter eftersom dina kunder inte får den service de förtjänar?

Om du har svarat ja på någon av frågorna ovan kan schemaläggningsteknik vara rätt lösning för ditt företag. Kontakta oss gärna för mer information.