प्रौद्योगिकी प्लेटफ़ॉर्मों के अनुसूचीकरण के लिए व्यापक मार्गदर्शिका

समय-निर्धारण महत्वपूर्ण व्यावसायिक समस्याओं का समाधान करता है

आपकी संस्था में बैठकें कैसे आयोजित की जाती हैं? क्या हर कोई अपनी बैठकें स्वयं आयोजित करता है? या क्या शेड्यूलिंग का काम उन टीमों द्वारा किया जाता है जिनकी एकमात्र जिम्मेदारी अधिकारियों या चुनिंदा समूहों के लिए बैठक प्रबंधन की निगरानी करना है? यदि शेड्यूलिंग का काम प्रशासनिक कर्मचारियों द्वारा नहीं किया जाता है, तो प्रत्येक कर्मचारी से अपने स्वयं के कैलेंडर का प्रबंधन करने की अपेक्षा की जा सकती है। जो भी मीटिंग शेड्यूलिंग का प्रबंधन करता है, वह संभवतः इस काम को पूरा करने के लिए डिजिटल उपकरणों पर निर्भर करता है। और यदि आप कैलेंडर और ईमेल जैसे बुनियादी डिजिटल उपकरणों पर निर्भर हैं, तो आप निस्संदेह इन बैठकों को शेड्यूल करने में अत्यधिक समय व्यतीत कर रहे हैं।

किसी भी आकार के समूह के लिए मिलने का समय निकालना एक चुनौती है। किसी संगठन में ऐसे उपकरणों के साथ बैठकें निर्धारित करना जो इस काम के लिए उपयुक्त नहीं हैं, न केवल समय की बर्बादी है; बल्कि इससे उत्पादकता में कमी और कर्मचारियों के मनोबल में गिरावट भी आ सकती है। हमारी 2019 स्टेट ऑफ मीटिंग्स रिपोर्ट के अनुसार, एक बैठक निर्धारित करने के लिए समय खोजने हेतु बार-बार ईमेल करने में 30 मिनट तक का समय लग सकता है। कई अलग-अलग संगठनों के प्रतिभागियों के साथ होने वाली जटिल बैठकें और भी बड़ी चुनौती पेश करती हैं। जब बैठक अनुसूचयन में होने वाली अक्षमताएँ कंपनी में काम करने वाले कर्मचारियों की संख्या से गुणा हो जाती हैं, तो कंपनी के संसाधनों पर पड़ने वाला दबाव बहुत भारी हो सकता है।

कैलेंडर और ईमेल उपकरण जटिल आधुनिक उद्यम की अनुसूची संबंधी आवश्यकताओं को संभालने के लिए उपयुक्त नहीं हैं। इसने व्यवसायों—और उनके कर्मचारियों—को अपनी बैठकों में अधिक उत्पादक, सहयोगी और कुशल बनाने के लिए अधिक परिष्कृत अनुसूचीकरण प्रौद्योगिकी प्लेटफ़ॉर्म की मांग में वृद्धि को प्रेरित किया है। अंतिम परिणाम सतत नवाचार और व्यावसायिक विकास होगा।

एक शेड्यूलिंग टेक्नोलॉजी प्लेटफ़ॉर्म क्या है?

एक शेड्यूलिंग टेक्नोलॉजी प्लेटफ़ॉर्म, या एसटीपी, एक पैकेज्ड सॉफ़्टवेयर प्लेटफ़ॉर्म है जो व्यवसायों को अपने संगठनों में कुशलतापूर्वक और प्रभावी ढंग से बैठकें निर्धारित करने में सक्षम बनाता है। एक एसटीपी आपके संगठन के अनूठे बैठक इनपुट्स के अनुसार खुद को अनुकूलित करता है। इसमें बैठक के लिए आवश्यक प्रतिभागी (चाहे आपके पास प्रतिभागियों के कैलेंडर तक पहुंच हो या न हो), बैठक का प्रकार और बैठक के संभावित दिन और समय शामिल हो सकते हैं। मूल रूप से, आपके बैठक इनपुट्स आपकी निर्धारित बैठक के 'कौन', 'क्या', 'कब' और 'कहाँ' हैं।

एक STP को विभिन्न प्रकार के टचपॉइंट्स पर भी काम करना चाहिए जहाँ व्यक्ति STP तक पहुँच सकते हैं और उसके साथ इंटरैक्ट कर सकते हैं। ये नेटिव ऐप्स (iOS, Android), डेस्कटॉप ऐप्स, वेब ब्राउज़र, ब्राउज़र एक्सटेंशन आदि हो सकते हैं। इसके अलावा, इन STPs में बाहरी अनुप्रयोगों या उत्पादों को होस्ट करने की क्षमता भी हो सकती है जो समान तकनीकी ढांचे का उपयोग करके या उसी के साथ बनाए गए विभिन्न उपयोग मामलों को सक्षम करते हैं। STPs को उनकी विशेषताओं, जटिलता और विभिन्न उपयोग मामलों को संभालने की क्षमता के आधार पर तीन श्रेणियों में विभाजित किया जा सकता है।

अनुसूचीकरण प्रौद्योगिकी प्लेटफ़ॉर्म के तीन स्तर

स्तर 1: एकल बैठक प्रकार स्तर 1 एसटीपी कार्यक्षमता में सीमित होते हैं और अन्य उपकरणों के साथ एकीकृत होने की उनकी क्षमता सीमित होती है। कार्यात्मक रूप से, वे आमतौर पर केवल एक प्रकार की बैठक शेड्यूल करते हैं: एक-से-एक बैठकें, समूह बैठकें (दो से अधिक लोगों के लिए) या अपॉइंटमेंट्स (निष्क्रिय बैठक शेड्यूलिंग)। स्तर 1 एसटीपी आपके कैलेंडर के साथ दो अलग-अलग मोर्चों पर एकीकृत होते हैं। वे आगामी बैठकों को शेड्यूल करते समय अपॉइंटमेंट्स देखने की सुविधा देते हैं। वे पूरी हो चुकी बैठकों को जुड़े कैलेंडर के साथ सिंक करने की भी अनुमति देते हैं। अक्सर ये इंटीग्रेशन सीधे Microsoft या Google सेवाओं के साथ स्थापित किए जाते हैं। इन्हें एक ऑनलाइन कैलेंडर के बेस एक्सपोर्ट फंक्शन – ICS फीड – के माध्यम से अप्रत्यक्ष रूप से भी हैंडल किया जा सकता है।

स्तर 2: कई बैठक प्रकार + एकीकरण जब कोई STP किसी संगठन को एक से अधिक प्रकार की बैठकें निर्धारित करने में मदद कर सकता है - या कैलेंडर के अलावा अन्य उपकरणों के साथ एकीकृत हो सकता है - तो उसे लेवल 2 STP माना जाता है। लेवल 2 STPs संगठन-व्यापी स्तर पर कर्मचारियों के कैलेंडर से जुड़ सकते हैं। वे बड़ी समूह बैठकों (जैसे बोर्ड या टीम की बैठकें) को कुशलतापूर्वक व्यवस्थित कर सकते हैं, साथ ही टीम के सदस्यों के बीच अलग-अलग एक-से-एक बैठकें भी निर्धारित कर सकते हैं। लेवल 2 एसटीपी के साथ निर्धारित समूह बैठकें और एक-से-एक बैठकें भाग लेने वाले सदस्यों के जुड़े कैलेंडर के साथ स्वचालित रूप से सिंक हो जाएँगी।

स्तर 2 एसटीपी अन्य सॉफ़्टवेयर के साथ मूल रूप से एकीकृत हो सकते हैं, उदाहरण के लिए एक सीआरएम (जैसे सेल्सफ़ोर्स) के साथ, या कर सकते हैं अन्य व्यावसायिक सॉफ़्टवेयर के साथ एकीकृत करें Zapier जैसे किसी तीसरे पक्ष के टूल के माध्यम से। वर्तमान में बाजार में मौजूद अधिकांश STPs लेवल 2 STPs हैं।

स्तर 3: आधुनिक उद्यम के लिए एकीकृत, लचीला और सुरक्षित अनुसूचन स्तर 3 एसटीपी को स्तर 2 एसटीपी से क्या अलग करता है? संसाधन, निवेश और सुरक्षा सुविधाएँ जो और भी अधिक संगठनात्मक मूल्य जोड़ती हैं।

स्तर 3 एसटीपी कई प्रकार की बैठकों को शेड्यूल कर सकते हैं, अन्य व्यावसायिक उपकरणों के साथ एकीकृत हो सकते हैं, अपनी शेड्यूलिंग तकनीकी रूपरेखा के भीतर अनुप्रयोग बनाने की अनुमति देते हैं और एप्लिकेशन प्रोग्राम इंटरफ़ेस (एपीआई) के माध्यम से शेड्यूलिंग सहायता प्रदान करते हैं। इस श्रेणी के एसटीपी बड़ी कंपनियों की सुरक्षा, गोपनीयता और स्केलेबिलिटी आवश्यकताओं के साथ भी संगत हैं।

STP के अंतर्निहित शेड्यूलिंग फ्रेमवर्क के साथ बैठकें कुशलतापूर्वक बनाई जाती हैं। इनपुट असाइन किए जाते हैं, संभावित दिन/समय विकल्प चुने जाते हैं (या अधिक उन्नत STP में स्वचालित रूप से पहचाने जाते हैं) और फिर अंतिम कार्यक्रम प्रतिभागियों के कैलेंडर में जोड़ा जाता है। स्तर 3 एसटीपी इस फ्रेमवर्क का उपयोग कर सकते हैं, या इसे दूसरों को प्रदान कर सकते हैं, ताकि वे ऐसे उत्पाद बना सकें जो अधिक उपयोग मामलों को पूरा करते हैं या व्यक्तिगत व्यवसायों की अनूठी शेड्यूलिंग समस्याओं को हल करते हैं। वे व्यवसायों को कुछ सुविधाओं और डेटा तक पहुंचने की अनुमति भी दे सकते हैं, या एपीआई के माध्यम से प्रोग्रामैटिक रूप से बैठकें शेड्यूल करने की सुविधा दे सकते हैं।

हजारों कर्मचारियों वाले आधुनिक उद्यमों की जटिल आवश्यकताएँ होती हैं, जो केवल संगठनात्मक दक्षता (यानी हजारों कर्मचारियों के बीच बैठकों की योजना बनाना) तक सीमित नहीं हैं, बल्कि सुरक्षा के मामले में भी हैं, क्योंकि यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि उन हजारों कर्मचारियों द्वारा उपयोग की जाने वाली प्रत्येक एप्लिकेशन सुरक्षित हो। इस स्तर पर STPs सिंगल साइन-ऑन (SSO) का समर्थन करते हैं, जो एक सुरक्षित, वेब-आधारित प्रमाणीकरण तंत्र है जो संगठन के आईटी बुनियादी ढांचे के लिए बाहरी खतरों को कम करता है। इस स्तर पर एसटीपी (STPs) आपकी कंपनी के साथ बढ़ने के लिए भी पर्याप्त लचीले होते हैं, ताकि वे अब दूर से काम कर रहे दसियों हज़ार कर्मचारियों की दैनिक शेड्यूलिंग ज़रूरतों को पूरा कर सकें।

आपके व्यवसाय को शेड्यूलिंग की आवश्यकता क्यों है

• क्या आपको सहकर्मियों या ग्राहकों से मिलने का समय निकालने में कठिनाई होती है?

• क्या आपकी मीटिंग्स बहुत ज़्यादा हैं या आप अनावश्यक मीटिंग्स में शामिल होते हैं?

• क्या आप दूसरों के साथ ईमेल का आदान-प्रदान करते हैं या अपने कार्यक्रमों की तुलना करते हैं?

• क्या आप अक्सर अपनी टीम के बाहर के लोगों के साथ बैठकें निर्धारित करते हैं, लेकिन उनके कैलेंडर तक आपकी पहुंच नहीं होती?

• क्या आपके पास दूरस्थ और वितरित कार्यबल है? क्या समय क्षेत्रों में नेविगेट करना मुश्किल है?

• क्या परियोजनाएँ रुकी हुई हैं, या बहुत धीमी गति से चल रही हैं, क्योंकि आप निर्णय लेने के लिए सही लोगों को एक साथ नहीं ला पा रहे हैं?

• क्या आपको ऐसा लगता है कि आपके ग्राहकों को ठीक से सेवा नहीं मिलने के कारण आप राजस्व या अवसर खो रहे हैं?

यदि आपने उपरोक्त प्रश्नों में से किसी का भी उत्तर हाँ में दिया है, तो शेड्यूलिंग तकनीक आपकी कंपनी के लिए सही हो सकती है। अधिक जानकारी के लिए कृपया हमसे संपर्क करें।