O Guia Abrangente de Plataformas Tecnológicas de Agendamento

Programação resolve problemas críticos de negócios

Como são tratadas as reuniões em sua organização? Cada um lida com o seu próprio? Ou a programação é tratada por equipes cuja única responsabilidade é supervisionar a gestão de reuniões para executivos ou grupos selecionados? Se o agendamento não é tratado pelo pessoal administrativo, então cada funcionário pode ser esperado que administre seu próprio calendário. Quem gerencia a programação de reuniões provavelmente depende de ferramentas digitais para realizar o trabalho. E se você está confiando em ferramentas digitais básicas, como calendário e e-mail, sem dúvida está gastando uma quantidade desordenada de tempo tentando agendar estas reuniões.

Encontrar um tempo para se reunir para qualquer tamanho de grupo é um desafio. Agendar reuniões em uma organização com ferramentas inadequadas para o trabalho não é apenas uma perda de tempo; pode também resultar em menor produtividade e diminuição do moral dos funcionários. De acordo com nosso Relatório do Estado das Reuniões de 2019, o envio de e-mails de ida e volta para encontrar um tempo para agendar uma reunião pode levar até 30 minutos. Reuniões complexas com participantes de várias organizações diferentes representam um desafio ainda maior. Quando as ineficiências na programação de reuniões são multiplicadas pelo número de funcionários que trabalham na empresa, o esgotamento dos recursos da empresa pode ser esmagador.

Calendário e ferramentas de e-mail simplesmente não são adequados para lidar com as necessidades de programação da complexa empresa moderna. Isto tem impulsionado um aumento na demanda por plataformas tecnológicas de agendamento mais sofisticadas para capacitar as empresas - e seus funcionários - a serem mais produtivos, colaborativos e eficientes com suas reuniões. O resultado final será a inovação sustentável e o crescimento dos negócios.

O que é uma Plataforma Tecnológica de Programação?

Uma plataforma de tecnologia de agendamento, ou STP, é uma plataforma de software empacotada que permite às empresas agendar reuniões de forma eficiente e eficaz em todas as suas organizações. Um STP se adapta às entradas de reuniões exclusivas de sua organização. Isto pode incluir os participantes necessários para a reunião (tenha ou não acesso aos calendários dos participantes), o tipo de reunião e os dias e horários potenciais para a reunião. Essencialmente, suas entradas de reunião são quem, o quê, quando e onde de sua reunião agendada.

Um STP também deve funcionar através de uma variedade de pontos de contato onde os indivíduos podem acessar e interagir com o STP. Eles podem ser aplicativos nativos (iOS, Android), aplicativos desktop, navegadores web, extensões de navegadores, etc. Além disso, estes STPs podem ter a capacidade de hospedar aplicações ou produtos externos que permitem diferentes casos de uso usando ou construídos com a mesma estrutura tecnológica. Os STPs podem ser divididos em três categorias com base em suas características, complexidade e capacidade de lidar com diferentes casos de uso.

Três níveis de Plataformas de Tecnologia de Programação

Nível 1: Tipos de reuniões* Únicas Os STPs de nível 1 são limitados em funcionalidade e sua capacidade de integração com outras ferramentas. Funcionalmente, eles normalmente programam apenas um tipo de reunião: reuniões individuais, reuniões de grupo (para mais de duas pessoas) ou compromissos (agendamento passivo de reuniões). Os STPs de nível 1 se integram ao seu calendário em duas frentes distintas. Eles permitem a visualização dos compromissos enquanto agendam as próximas reuniões. Eles também permitem que as reuniões concluídas sejam sincronizadas com o calendário conectado. Muitas vezes estas integrações são estabelecidas diretamente com os serviços da Microsoft ou Google. Elas também podem ser tratadas indiretamente através de uma função de exportação base do calendário online - a alimentação ICS.

Nível 2: Múltiplos tipos de reuniões + Integrações* Quando um STP pode ajudar uma organização a programar mais de um tipo de reunião - ou pode se integrar com ferramentas além de um calendário - é considerado um STP nível 2. Os STPs de nível 2 podem se conectar a calendários de funcionários em nível de toda a organização. Eles podem organizar eficientemente grandes reuniões de grupo (como reuniões de diretoria ou de equipe), bem como agendar reuniões separadas de um para um entre os membros da equipe. Reuniões de grupo e reuniões individuais programadas com um STP de nível 2 sincronizarão automaticamente com os calendários conectados do membros participantes.

Os STPs nível 2 podem se integrar nativamente com outros softwares, a um CRM (como o Salesforce) por exemplo, ou podem se integrar com outros softwares comerciais através de uma ferramenta de terceiros, como o Zapier. A maioria dos STPs atualmente no mercado são STPs de nível 2.

Nível 3: Programação integrada, flexível e segura para a empresa moderna* O que distingue os STPs de nível 3 dos STPs de nível 2? Recursos, investimento e recursos de segurança que agregam ainda mais valor organizacional.

Os STPs nível 3 podem programar vários tipos de reuniões, integrar com outras ferramentas comerciais, permitir que as aplicações sejam construídas dentro de sua estrutura tecnológica de programação e oferecer suporte à programação através de uma interface de programação de aplicações (API). Os STPs nesta categoria também são compatíveis com as necessidades de segurança, privacidade e escalabilidade das grandes empresas.

As reuniões são criadas eficientemente com a estrutura de programação subjacente do STP. As entradas são atribuídas, possíveis opções de dia/hora são escolhidas (ou automaticamente identificadas em STPs mais avançados) e o evento final é então adicionado aos calendários dos participantes. Os STPs de nível 3 podem usar esta estrutura, ou oferecê-la a outros, para construir produtos que satisfaçam mais casos de uso ou resolver problemas de programação exclusivos de empresas individuais. Eles também podem permitir que as empresas acessem certos recursos e dados, ou programar reuniões programáticas através de uma API.

Empresas modernas com milhares de funcionários têm necessidades complexas, não simplesmente em termos de eficiência organizacional (ou seja, reuniões de planejamento entre milhares de funcionários), mas também em termos de segurança, pois é vital garantir que cada uma das aplicações utilizadas por esses milhares de funcionários seja segura. Os STPs neste nível suportam Single Sign-on (SSO), um mecanismo de autenticação seguro, baseado na web, que minimiza as ameaças externas à infra-estrutura de TI de uma organização. Os STPs neste nível também são flexíveis o suficiente para escalar com sua empresa à medida que você cresce para suportar as necessidades diárias de programação de dezenas de milhares de funcionários, que agora estão trabalhando remotamente.

Porque sua empresa precisa de agendamento

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