Den omfattende guide til teknologiplatforme til planlægning

Planlægning løser kritiske forretningsproblemer

Hvordan håndteres møder i din organisation? Håndterer alle deres egne? Eller håndteres planlægningen af teams, hvis eneste ansvar er at føre tilsyn med mødehåndtering for ledere eller udvalgte grupper? Hvis planlægningen ikke håndteres af det administrative personale, forventes det måske, at hver enkelt medarbejder skal administrere sin egen kalender. Den, der administrerer mødeplanlægningen, er højst sandsynligt afhængig af digitale værktøjer til at få arbejdet gjort. Og hvis du er afhængig af grundlæggende digitale værktøjer som kalender og e-mail, bruger du uden tvivl uforholdsmæssigt meget tid på at planlægge disse møder.

Det er en udfordring at finde et tidspunkt at mødes på for enhver gruppe, uanset størrelse. At planlægge møder i hele organisationen med værktøjer, der ikke er egnede til opgaven, er ikke blot tidskrævende; det kan også resultere i lavere produktivitet og lavere medarbejdermoral. Ifølge vores 2019 State of Meetings Report kan det tage op til 30 minutter at sende e-mails frem og tilbage for at finde et tidspunkt til at planlægge et møde. Komplekse møder med deltagere fra flere forskellige organisationer udgør en endnu større udfordring. Når ineffektivitet i mødeplanlægningen ganges med antallet af medarbejdere i virksomheden, kan det være et overvældende dræn for virksomhedens ressourcer.

Kalender- og e-mail-værktøjer er simpelthen ikke egnede til at håndtere planlægningsbehovene i den komplekse moderne virksomhed. Dette har ført til en stigning i efterspørgslen efter mere sofistikerede teknologiplatforme til planlægning af møder, der gør det muligt for virksomheder - og deres medarbejdere - at være mere produktive, samarbejdsorienterede og effektive i forbindelse med deres møder. Slutresultatet vil være bæredygtig innovation og forretningsvækst.

Hvad er en teknologiplatform til planlægning?

En teknologiplatform til planlægning eller STP er en pakket softwareplatform, der gør det muligt for virksomheder at planlægge møder effektivt og virkningsfuldt på tværs af deres organisationer. En STP tilpasser sig til din organisations unikke mødeinput. Dette kan omfatte de deltagere, der er nødvendige for mødet (uanset om du har adgang til deltagernes kalendere eller ej), mødetypen og potentielle dage og tidspunkter for mødet. I bund og grund er dine mødeinput de personer, hvad, hvornår og hvor dit planlagte møde skal afholdes.

En STP bør også fungere på tværs af en række forskellige kontaktpunkter, hvor enkeltpersoner kan få adgang til og interagere med STP'en. Det kan være native apps (iOS, Android), desktop-apps, webbrowsere, browserudvidelser osv. Desuden kan disse STP'er have mulighed for at være vært for eksterne applikationer eller produkter, som muliggør forskellige brugssituationer ved hjælp af eller bygget med den samme teknologiske ramme. STP'er kan opdeles i tre kategorier baseret på deres funktioner, kompleksitet og evne til at håndtere forskellige brugssituationer.

Tre niveauer af teknologiplatforme for planlægning

Niveau 1: Enkeltstående mødetyper Niveau 1 STP'er er begrænset i funktionalitet og deres evne til at integrere med andre værktøjer. Funktionelt set planlægger de typisk kun én type møde: individuelle møder, gruppemøder (for mere end to personer) eller aftaler (passiv mødeplanlægning). Niveau 1 STP'er integreres med din kalender på to forskellige fronter. De gør det muligt at se aftaler og samtidig planlægge kommende møder. De giver også mulighed for at synkronisere afsluttede møder med den tilsluttede kalender. Ofte etableres disse integrationer direkte med Microsoft- eller Google-tjenester. De kan også håndteres indirekte via en onlinekalenders grundlæggende eksportfunktion - ICS-feedet - i en onlinekalender.

Niveau 2: Flere mødetyper + integrationer Når en STP kan hjælpe en organisation med at planlægge mere end én mødetype - eller kan integreres med andre værktøjer end en kalender - betragtes den som en STP på niveau 2. Niveau 2 STP'er kan oprette forbindelse til medarbejderkalendere på organisationsniveau. De kan effektivt organisere store gruppemøder (f.eks. bestyrelses- eller teammøder) samt planlægge separate individuelle møder mellem teammedlemmer. Gruppemøder og enkeltmøder, der er planlagt med en niveau 2 STP, synkroniseres automatisk med de tilsluttede kalendere for de deltagende medlemmer.

Niveau 2 STP'er kan integreres direkte med anden software, f.eks. med et CRM (f.eks. Salesforce) eller kan integreres med anden forretningssoftware via et tredjepartsværktøj som Zapier. Størstedelen af de STP'er, der i øjeblikket er på markedet, er niveau 2 STP'er.

Niveau 3: Integreret, fleksibel og sikker planlægning for den moderne virksomhed Hvad adskiller niveau 3 STP'er fra niveau 2 STP'er? Ressourcer, investering og sikkerhedsfunktioner, der giver endnu mere organisatorisk værdi.

Niveau 3 STP'er kan planlægge flere mødetyper, integrere med andre forretningsværktøjer, tillade, at applikationer kan bygges inden for deres teknologiske rammer for planlægning og tilbyde støtte til planlægning via en applikationsprogramgrænseflade (API). STP'er i denne kategori er også kompatible med store virksomheders behov for sikkerhed, privatlivets fred og skalerbarhed.

Møder oprettes effektivt med STP'ens underliggende planlægningsramme. Indgange tildeles, mulige dag/tidspunkter vælges (eller identificeres automatisk i mere avancerede STP'er), og den endelige begivenhed tilføjes derefter til deltagernes kalendere. Niveau 3 STP'er kan bruge denne ramme eller tilbyde den til andre for at skabe produkter, der opfylder flere anvendelsestilfælde eller løser planlægningsproblemer, der er unikke for de enkelte virksomheder. De kan også give virksomheder adgang til visse funktioner og data eller planlægge møder programmatisk via en API.

Moderne virksomheder med tusindvis af medarbejdere har komplekse behov, ikke blot med hensyn til organisatorisk effektivitet (dvs. planlægning af møder mellem tusindvis af medarbejdere), men også med hensyn til sikkerhed, da det er afgørende at sikre, at hver af de applikationer, der bruges af disse tusindvis af medarbejdere, er sikre. STP'er på dette niveau understøtter single sign-on (SSO), en sikker, webbaseret autentifikationsmekanisme, der minimerer eksterne trusler mod en organisations it-infrastruktur. STP'er på dette niveau er også fleksible nok til at kunne skalere med din virksomhed, efterhånden som du vokser og understøtter de daglige planlægningsbehov hos titusindvis af medarbejdere, som nu arbejder eksternt.

Hvorfor din virksomhed har brug for planlægning

Hvis du har svaret ja til et af ovenstående spørgsmål, kan planlægningsteknologi være det rette valg for din virksomhed. Kontakt os for at høre mere.