Integracja Doodle-Zoom zwiększa wydajność i zaangażowanie podczas wirtualnych spotkań

Spotkania zdalne stały się dla mnie nową normą. I nie jestem w tym odosobniony. Badanie przeprowadzone przez firmę Miro wykazało, że 73 procent pracowników uczestniczyło w co najmniej czterech spotkaniach zdalnych w ciągu siedmiu dni. Ma to wiele wspólnego z konkurencyjnym środowiskiem biznesowym, które doprowadziło do znacznego wzrostu liczby pracowników rozproszonych po całym świecie i pracujących zdalnie.

Dzisiaj dodaliśmy nowa integracja z Zoomem, jedno z najbardziej zaufanych i popularnych na świecie narzędzi do wideokonferencji, które pozwala uprościć, zautomatyzować i usprawnić prowadzenie spotkań zdalnych.

Aby przybliżyć Państwu tę integrację i wyjaśnić, co oznacza ona dla firm, przeprowadziłem rozmowę z jednym z naszych menedżerów ds. produktów, Timoteo Canonica.

Czym Zoom wyróżnia się na tle innych narzędzi do wideokonferencji? Dlaczego nawiązanie współpracy z tą firmą w ramach tej integracji było uzasadnione?

Timoteo: Według niedawnego artykułu opublikowanego w serwisie CNBC, w 2020 roku serwis Zoom pozyskał już 2,22 mln aktywnych użytkowników miesięcznie, podczas gdy w 2019 roku liczba ta wyniosła 1,99 mln. Liczby te dobitnie pokazują, dlaczego Zoom stał się najczęściej wybieranym narzędziem do wideokonferencji przez firmy – a także specjalistów ds. sprzedaży, marketingu, kadr i produktów – na całym świecie. W Doodle korzystamy z Zoomu do prowadzenia naszych webinarów poświęconych produktom.

Czy uważasz, że istnieje związek między nieefektywnym planowaniem a niepojawianiem się na spotkaniach? Jak Twoim zdaniem integracja Doodle z Zoomem rozwiąże ten problem?

Timoteo: Jestem całkowicie przekonany, że nieefektywność w planowaniu ma bezpośredni wpływ na osoby, które nie stawiły się na spotkanie. Nikt nie lubi czekać na kogoś, kto ma przyjść na spotkanie, a potem okazuje się, że ta osoba w ogóle się nie pojawiła. Niestety, te niesławne nieobecności na spotkaniach zdarzają się częściej, niż byśmy tego chcieli. Gdy wynika to z uzasadnionego powodu (sytuacji awaryjnej lub zmiany priorytetów w ostatniej chwili), rozumiemy to; dostosowujemy się; przechodzimy nad tym do porządku dziennego.

Ale kiedy dochodzi do niepojawienia się uczestnika z powodu nieefektywnego planowania – po prostu dlatego, że organizator zapomniał utworzyć link do Zoomu oraz dodaj to do zaproszenia w kalendarzu – to strasznie irytujące.

Niestety, w świecie biznesu często zdarzają się sytuacje, w których uczestnicy nie pojawiają się na spotkaniach. Dlaczego? Cóż, większość profesjonalistów w biznesie ma duże obciążenie pracą, długą listę zadań i projektów do zrealizowania w każdym tygodniu oraz jasno określone cele i wskaźniki KPI, które muszą osiągnąć w ramach pełnionych funkcji. Dlatego podczas umawiania spotkań (czy to z wewnętrznymi zespołami i interesariuszami, czy też z zewnętrznymi klientami, partnerami i dostawcami) nie poświęcają zbyt wiele uwagi kwestii ustalania terminów. Zazwyczaj jest to kwestia drugorzędna.

Większość osób stara się poświęcić jak najmniej czasu na samo planowanie spotkania. Szybko więc tworzą zaproszenie w kalendarzu, zapraszają uczestników i klikają „Wyślij”. Jednak najczęściej pozostawiają pole „miejsce” w kalendarzu puste, głównie dlatego, że wśród uczestników mogą znajdować się osoby z innych biur (lub pracujące zdalnie). W związku z tym nieuniknione będzie skorzystanie z narzędzia do wideokonferencji. Oczywiście organizator spotkania ma pełną intencję zaktualizowania zaproszenia w kalendarzu później gdy już skonfigurują niezbędne połączenie do wideokonferencji.

Pamiętajcie jednak, jak bardzo zapracowani są obecnie większość profesjonalistów? Praca nabiera tempa; czas mija i nagle okazuje się, że do zaplanowanego spotkania pozostało już tylko kilka minut. I oto organizator zdaje sobie sprawę, że zapomniał utworzyć link do Zoomu (logując się na swoje konto Zoom na stronie internetowej Zoom, tworząc nowe spotkanie, kopiując/wklejając link do Zoomu, a następnie aktualizując zaproszenie w kalendarzu o ten link). To mnóstwo dodatkowych czynności, przełączanie się między różnymi narzędziami (oraz stronami internetowymi/aplikacjami) i czas, który można całkowicie zaoszczędzić dzięki naszej nowej integracji Doodle z Zoomem. A przy okazji może to odwrócić rosnącą tendencję do niepojawiania się na spotkaniach. To rozwiązanie korzystne dla wszystkich.

Praca zdalna i zespoły rozproszone stały się obecnie nową normą w większości miejsc pracy. Jest to szczególnie widoczne w obliczu pandemii koronawirusa. Czy uważasz, że integracja Doodle z Zoomem mogłaby pomóc zespołom zdalnym i rozproszonym przełamać bariery fizyczne oraz zbudować poczucie przynależności i wspólnoty?

Timoteo: Obecnie wielu pracowników znajduje się w wyjątkowej sytuacji, ponieważ ich firmy wprowadziły model pracy całkowicie zdalnej na czas nieokreślony, do momentu opanowania epidemii koronawirusa (i zapewnienia bezpieczeństwa pracowników). Jednak gdy pracownicy są fizycznie oddaleni od członków swojego zespołu, bezpośrednich przełożonych, współpracowników i kierownictwa, łatwo mogą poczuć się odizolowani i stracić kontakt z innymi. Właśnie w takich sytuacjach narzędzie do wideokonferencji, takie jak Zoom, stało się niezbędne w radzeniu sobie z tymi wyzwaniami. Według badanie przeprowadzone przez GigaOm Research, Wydaje się, że 87 procent pracowników zdalnych czuje się bardziej zintegrowanych ze swoimi zespołami i całym procesem pracy, gdy korzystają z wideokonferencji. Skoro więc wideokonferencje mają moc sprawiania, że zespoły zdalne i rozproszone czują się bardziej zintegrowane i zaangażowane, to całkowicie logiczne jest, że technologie wideokonferencyjne i narzędzia do planowania spotkań powinny lepiej ze sobą współpracować, aby to osiągnąć.

Jednym ze sposobów, w jaki te zespoły pracujące zdalnie mogą wykorzystać integrację Doodle z Zoomem (aby czuć się połączonymi i zaangażowanymi), jest organizowanie codziennych wirtualnych spotkań przy kawie w celu czas spędzony sam na sam z kolegami i członkami zespołu. Czas ten warto poświęcić na dzielenie się osobistymi anegdotami, opowiadanie o tym, co się u nich dzieje, rozmowy o bieżących wydarzeniach lub cokolwiek innego, co wydaje się naturalne. A jeśli odbywają się spotkania wirtualne, należy pozostawić włączoną funkcję wideo w narzędziu do wideokonferencji. Dzięki temu zespoły pracujące zdalnie mogą zobaczyć, kiedy ich rozmówcy się uśmiechają, śmieją lub gdy ich maluch niechcący (i w zabawny sposób) wkracza w kadr.

Jest to również okazja do wykazania się zdolnościami przywódczymi oraz Działy kadr wykorzystać potencjał narzędzi cyfrowych do utrzymania i wzmocnienia kultury organizacyjnej. Zamiast odwoływać spotkania grupowe (np. spotkania wszystkich pracowników, cotygodniowe wieczory gier, piątkowe piwka), po prostu zorganizuj je w formie wirtualnej. Zachęcaj pracowników, aby sięgnęli po piwo z własnej lodówki (lub wino, jeśli wolisz) i dołączyli do wirtualnego spotkania grupowego, gdzie będą mogli podtrzymać zaangażowanie.

Aby z bliska przyjrzeć się, jak faktycznie działa integracja Doodle-Zoom – oraz w jaki sposób może ona ograniczyć liczbę osób, które nie pojawiają się na spotkaniach, i usprawnić współpracę w zespołach pracujących zdalnie – obejrzyj ten film.

Najlepsze kraje do pracy zdalnej – 2023