Integrationen mellan Doodle och Zoom ökar effektiviteten och engagemanget vid virtuella möten

Distansmöten har blivit mitt nya normala. Och jag är inte ensam om det. En undersökning från Miro visade att 73 procent av de anställda hade minst fyra distansmöten under sju dagar. Detta har mycket att göra med den hårda konkurrensen på arbetsmarknaden, som har lett till en kraftig ökning av antalet globalt spridda och distansarbetande medarbetare runt om i världen.

Idag har vi lagt till en ny integration med Zoom, ett av världens mest pålitliga och populära verktyg för videokonferenser, för att förenkla, automatisera och förbättra upplevelsen av distansmöten.

För att ge er en bättre inblick i den här integrationen och vad den innebär för företagen har jag satt mig ner och pratat med en av våra produktchefer, Timoteo Canonica.

Vad är det som utmärker Zoom jämfört med andra verktyg för videokonferenser? Varför var det ett logiskt val att samarbeta med dem för den här integrationen?

Timoteo: Enligt en nyligen publicerad artikel i CNBC har Zoom redan fått 2,22 miljoner aktiva användare per månad under 2020, jämfört med 1,99 miljoner under 2019. Dessa siffror talar sitt tydliga språk om varför Zoom har blivit det videokonferensverktyg som företag – samt säljare, marknadsförare, HR- och produktansvariga – världen över föredrar. Och på Doodle använder vi Zoom för att genomföra våra produktinriktade webbseminarier.

Tror du att det finns ett samband mellan ineffektivitet i schemaläggningen och att deltagare uteblir från möten? Hur tror du att integrationen mellan Doodle och Zoom kommer att lösa det problemet?

Timoteo: Jag är helt övertygad om att ineffektivitet i planeringen har en direkt inverkan på personer som uteblir från möten. Ingen gillar att få vänta på att någon ska dyka upp till ett möte, bara för att den personen aldrig dyker upp. Den ökända uteblivna mötet förekommer tyvärr oftare än vad någon av oss skulle önska. När det beror på en giltig anledning (till exempel en nödsituation eller en sista minuten-ändring i prioriteringarna) förstår vi det; vi anpassar oss; vi kommer över det.

Men när någon uteblir på grund av brister i planeringen – helt enkelt för att en arrangör glömde att skapa en Zoom-länk och Lägg till det i kalenderinbjudan – det är jävligt frustrerande.

Tyvärr är det vanligt med uteblivna möten i näringslivet. Varför? Jo, de flesta yrkesverksamma har en tung arbetsbörda, en lång lista med uppgifter och projekt som ska slutföras varje vecka samt tydligt definierade mål och nyckeltal som de måste uppfylla i sina roller. Så när de bokar möten (vare sig det är med interna team och intressenter eller med externa kunder, samarbetspartners och leverantörer) lägger de inte särskilt mycket uppmärksamhet på själva schemaläggningen. Det blir oftast en eftertanke.

De flesta försöker lägga så lite tid som möjligt på själva mötesplaneringen. Därför skapar de snabbt en kalenderinbjudan, bjuder in deltagarna och trycker på ”Skicka”. Men oftast lämnar de fältet ”Plats” i kalendern tomt, främst eftersom det kan finnas deltagare som är stationerade på andra kontor (eller arbetar på distans). Därför kommer ett verktyg för videokonferenser oundvikligen att behövas. Naturligtvis har mötesarrangören för avsikt att uppdatera kalenderinbjudan senare så snart de har konfigurerat den nödvändiga videokonferenslänken.

Men tänk på hur upptagna de flesta yrkesverksamma är nuförtiden? Det blir hektiskt på jobbet; tiden flyger iväg och plötsligt är det bara några minuter kvar till det schemalagda mötet ska börja. Men se där, arrangören inser att han har glömt att skapa Zoom-länken (logga in på sitt Zoom-konto på Zoom-webbplatsen, skapa ett nytt möte, kopiera/klistra in Zoom-länken och sedan uppdatera kalenderinbjudan med den länken). Det är en hel del extra steg, där man måste växla mellan olika verktyg (och webbplatser/appar), och tid som kan sparas helt med vår nya Doodle-Zoom-integration. Och samtidigt kan det vända den ökande trenden med uteblivna möten. Det är en vinst för alla.

Distansarbete och team som arbetar på olika platser har blivit det nya normala på de flesta arbetsplatser idag. Detta gäller särskilt i kölvattnet av coronapandemin. Tror du att integrationen mellan Doodle och Zoom skulle kunna bidra till att hjälpa team som arbetar på distans och på olika platser att övervinna de fysiska hindren och skapa en känsla av tillhörighet och gemenskap?

Timoteo: Det finns ett stort antal anställda som just nu befinner sig i en unik situation, eftersom deras företag har infört en helt distansbaserad arbetsmodell på obestämd tid tills coronautbrottet kan hållas under kontroll (och de anställdas säkerhet kan garanteras). Men när medarbetarna befinner sig fysiskt långt ifrån sina teammedlemmar, närmaste chefer, kollegor och ledningen kan det vara lätt att känna sig isolerad och tappa kontakten med andra. Det är här ett videokonferensverktyg som Zoom har blivit oumbärligt för att hantera dessa utmaningar. Enligt en en undersökning av GigaOm Research, 87 procent av de som arbetar på distans verkar känna sig mer delaktiga i sina team och i hela processen när de använder videokonferenser. Om videokonferenser alltså har förmågan att få team som arbetar på distans och är utspridda att känna sig mer delaktiga och engagerade, är det helt logiskt att video- och schemaläggningstekniken fungerar bättre tillsammans för att åstadkomma detta.

Ett sätt för dessa distansarbetande team att utnyttja integrationen mellan Doodle och Zoom (för att känna sig delaktiga och engagerade) är att anordna dagliga virtuella kaffestunder för att tid tillsammans, bara de två med kollegor och teammedlemmar. Den här tiden bör ägnas åt att dela personliga anekdoter, berätta om vad som händer i deras liv, diskutera aktuella händelser eller vad som helst annat som känns naturligt. Och om ni har virtuella möten, se till att videofunktionen är aktiverad i ert videokonferensverktyg. Genom att ha den påslagen kan team på distans se när deras kollegor ler, skrattar eller när deras småbarn oavsiktligt (och på ett roligt sätt) hamnar i bild.

Detta är också en möjlighet att visa ledarskap och HR-avdelningar att utnyttja kraften i digitala verktyg för att upprätthålla och stärka arbetsplatskulturen. Istället för att ställa in gruppmöten (t.ex. allhandsmöten, veckans spelkvällar, fredagsöl) kan man helt enkelt hålla dem virtuellt. Uppmuntra medarbetarna att ta en öl från sina egna kylskåp (eller vin, om man föredrar det) och delta i ett virtuellt gruppmöte, där de kan hålla engagemanget uppe.

Titta på den här videon för att få en närmare inblick i hur Doodle-Zoom-integrationen faktiskt fungerar – och hur den kan minska antalet uteblivna möten och förbättra samarbetet för team som arbetar på distans.

De bästa länderna för distansarbete – 2023