4 grunde til, at dine processer til kundemøder har brug for en større fornyelse

Møde med nye og eksisterende kunder er et vigtigt ansvar for virksomheder i alle brancher. Men lad os se det i øjnene: Møder får et ret dårligt ry over hele linjen. For det meste vil vi alle hellere gøre noget for at hjælpe vores kunder end bare at sidde og tale om at gøre det. Derfor er det let at begynde at betragte klientmøder som et "nødvendigt onde" af en slags.

Dette er naturligvis ikke den rigtige måde at gøre det på. Kundemøder er ikke bare noget, man skal "komme igennem" for at kunne begynde at levere tjenester til sine kunder.

Klientmøder er snarere en essentiel del af processen med at betjene dit publikum i første omgang. Uden en klar strategi for, hvordan du skal gribe disse møder an, er der ingen måde, hvorpå dit team vil kunne betjene dit klientel bedst muligt. Når det er sagt, lad os se på fire vigtige fordele, som din organisation vil opleve ved at forbedre dine processer for kundemøder.

Forbedrer dine kunderelationer - og øger dine konverterings- og fastholdelsesrater

Som forklaret i Doodles nylige rapport Growing Client Loyalty Remotely: "Kundetillid og loyalitet spiller en stor rolle for enhver virksomheds vækst og succes i dag. Det afhænger af visse faktorer, såsom at interagere én til én med kunderne, at afsætte tilstrækkelig tid til hver enkelt kunde og i sidste ende at være meget fokuseret og produktiv for at levere resultater af høj kvalitet."

Det var heller ikke bare en ren vits med at skyde fra hoften her. Ifølge Edelmans 2019 Trust Barometer Special Report siger 55 procent af forbrugerne, at de har større tillid til brands, der leverer produkter eller service i topklasse og behandler deres kunder godt.

For at være helt klar: Hvis du behandler kundemøder som et "nødvendigt onde" eller som noget, du skal "komme igennem" vil din målgruppe blive sur på dit brand helt og holdent. Hvis dine møder med nye og eksisterende kunder konsekvent er uorganiserede, uinformative, forhastede eller endog mekaniske, vil dine kunder bemærke det - og de vil ikke være tilfredse.

Men hvis du behandler dine kundemøder som en vigtig og afgørende del af dine overordnede processer, vil din dedikation til dine kunder være krystalklar. For dine nye kundeemner og kommende kunder sætter disse møder rammerne for, hvad de kan forvente af dit team fremover. Hvis du fra starten kan understrege, at du er engageret i deres succes, kan du miste deres tillid.

Tænk over det: Hvis du sætter forventninger til dine potentielle kunder og udstikker en klar strategi for, hvordan du bedst griber deres situation an, har de kun lidt grund til ikke at give dig deres forretning. Hvis du tværtimod ikke giver disse oplysninger fra starten, vil dine potentielle kunder måske tænke sig om to gange, før de åbner deres tegnebog for din virksomhed.

For dine nuværende kunder - dem, der har oplevet vedvarende succes i samarbejdet med dit team - vil et stærkt opstartsmøde styrke det, de allerede ved: Du er her for dem, du holder af dem, og du vil gøre alt, hvad der skal gøres for at hjælpe dem med at få succes.

For at konvertere og fastholde din kundekreds kræver det naturligvis også, at du følger op på de løfter, du giver på disse møder. Det siger sig selv.

Men når du søger at forbedre potentialet for indledende konverteringer og løbende fastholdelse, skal du være villig til at gøre det nødvendige for at starte hvert engagement på den rigtige fod. Opbyg tillid fra starten af dine kunderelationer, og du vil i sagens natur få en stærk følgeskare af loyale, engagerede kunder, efterhånden som tiden går.

Få en mere effektiv udnyttelse af ressourcerne

At sikre, at dine kundemøder øger værdien af din samlede kundeoplevelse, vil helt sikkert kræve en vis indsats fra din side. Og du skal helt sikkert investere tid, penge og andre ressourcer i processen, men realiteten er, at du ender med at bruge vej flere ressourcer ved at vælge en mindre strategisk (og mere tilfældig) tilgang til mødet med dine kunder.

Som Doodle forklarede i sit white paper, Comprehensive Guide to Scheduling Technology Platforms, kan det være overvældende for virksomhedens ressourcer at blive drænet. Og denne erklæring fokuserer kun på de problemer, der opstår, når man planlægger møder. Hvis dine klientmødeprocesser er ineffektive over hele linjen, ja ... så kan det være, at dine ressourcer bliver drænet, hvilket kan lamme din organisation helt og holdent.

Doodles State of Meetings Report 2019 anslår, at dårligt organiserede møder koster amerikanske virksomheder 41 milliarder dollars årligt. Selv om dette også gælder for interne møder, er det sikkert at sige, at ineffektive kundemøder også er en stor del af problemet her.

Så for det første vil forbedringer af dine processer for kundemøder give dig mulighed for at få det absolut bedste ud af de ressourcer, du investerer i nævnte proces. Med færre redundanser og mindre friktion vil du være i stand til at bruge disse ressourcer produktivt - og du vil minimere spild i hele din organisation. Desuden vil du så have et overskud af ressourcer til rådighed, som du kan investere i fremtidige kundemøder og andre processer.

Da du ikke bruger overskydende ressourcer, vil du have flere ressourcer "tilbage", når et givet møde er afsluttet, ikke sandt? Så du vil ikke kun bruge færre penge - du vil også gøre mere med det, du har. Når du har disse ekstra ressourcer til rådighed, kan du give dine forskellige processer fuld opmærksomhed - i stedet for blot at skrabe dig frem med det absolutte minimum.

Nogle få måder, hvorpå en forbedring af dine mødeprocesser kan føre til større effektivitet for dit team:

Ved at udarbejde en solid dagsorden for dine møder på forhånd kan du holde dig på rette vej og fokusere på det, der er vigtigt for dine kunder og dine teammedlemmer. Dine møder vil blive holdt korte og præcise og vil aldrig mere blive opfattet som spildt tid, der kunne være brugt bedre andre steder.

Hvis du får styr på logistikken i dine mødeprocesser (f.eks. automatiserer processen med at planlægge møder), betyder det, at du bruger mindre tid og energi på det bagvedliggende benarbejde i forbindelse med møderne - og mere tid vil blive brugt på at engagere dig i dine kunder og give dem værdi.

Ved at give kunderne adgang til dybdegående opfølgningsoplysninger på en automatiseret måde (f.eks. via din kundevendte vidensbase)) kan de få det, de har brug for fra dit team uden at *behøve at gå direkte i dialog med dem.

Igen, med disse foranstaltninger på plads, behøver du ikke at sprede dit teams ressourcer tyndt (hvilket i sig selv er at gøre din kundebase en bjørnetjeneste). I stedet vil du altid have præcis det, du har brug for, ved hånden for at sikre en positiv oplevelse for alle, der er involveret i processen.

Optimerer vejen til succes

Dette kombinerer meget af det, vi har talt om indtil nu. Ved at opbygge et stærkt fundament, som du kan bygge dine kunderelationer på, og ved at investere de nødvendige ressourcer for effektivt at komme videre, skaber du en klar vej til succes og vækst.

Dette gælder både for dine kunder og din virksomhed. På kundesiden vil dine vellykkede møder have udført en række opgaver: For det første vil du have sat scenen for dine kunder til at føle sig trygge ved at samarbejde med dit team, mens de arbejder hen imod deres mål. Dine kunder kan føle sig usikre eller på anden måde usikre på deres egne evner, når de i første omgang henvender sig til dig for at få hjælp. Og de vil naturligvis også stå over for den stress, der er forbundet med at håndtere det problem, som de står over for i første omgang.

Det er derfor din pligt at bruge disse møder som et middel til at tage fat på disse spørgsmål og fjerne deres bekymringer i det hele taget. På den måde kan de tage skridt fremad i tillid - uden den ekstra vægt af usikkerhed på deres skuldre.

For det andet giver du dine kunder mulighed for at skabe en plan, et arbejdsforløb eller en handlingsplan for dine kunder fra starten af, så de kan forestille sig den rejse, de skal ud på, før de overhovedet går i gang. Dette vil klæde dem bedre på til at håndtere eventuelle ujævnheder på vejen, som de kan møde, og det vil give dem mulighed for at få mest muligt ud af dine tjenester ved hvert kontaktpunkt undervejs.

Endelig ved at give dine kunder adgang til yderligere ressourcer fra starten af, ved de præcis, hvad de skal gøre, hvis de står over for eventuelle forhindringer på deres rejse. Uanset om det er via selvbetjeningsmetoder eller ved at kontakte dit service- og supportpersonale, skal dine kunder altid vide, hvilken vej de skal gå, hvis de har brug for hjælp undervejs.

Hvis du forbedrer dine kundemødeprocesser, vil det også bane en klar vej til succes for din virksomhed. Først og fremmest vil du kunne bruge disse møder til at lære så meget som muligt om dine individuelle kunder. Dette vil gøre det muligt for dig at matche dem med de produkter og tjenester, der passer bedst til deres behov - og desuden forbinde hver enkelt kunde med det rette medlem af dit team.

På samme måde ved du, fordi du har en klar idé om dine individuelle kunders behov, hvad dine teammedlemmer skal gøre for at hjælpe dem på deres rejse. Til gengæld kan du allokere de nødvendige ressourcer længe i forvejen - i stedet for først at skulle hjælpe dine kunder efter de er kommet i klemme.

Et par ting, du kan gøre for at optimere vejen til succes på begge sider af mønten:

Opret standardiseret dokumentation vedrørende dine processer for kundemøder, der beskriver de oplysninger, du skal afdække, de spørgsmål, du skal stille, og alt andet, du har brug for at vide for at lede dine kunder i den rigtige retning.

Udfyld dine målgruppepersonas og individuelle kundepersonas med så mange oplysninger som muligt. Dette vil være med til at supplere ovenstående proces og afdække oplysninger, som du måske ikke havde forudset, eller som du måske ubevidst har overset.

Centraliser din viden om dine kunder og de møder, du har med dem. Dette vil sikre, at dine teammedlemmer altid er udstyret til at gøre det, der skal gøres for at hjælpe dine kunder på ethvert tidspunkt på deres rejse.

Forbedrer din bundlinje

På dette tidspunkt ved vi, at en forbedring af dine kundemødeprocesser kan føre til:

Flere konverteringer og bedre fastholdelse af kunder

Mere effektiv brug af virksomhedens ressourcer

En klarere vej til succes for dine kunder og din virksomhed

Alt dette samlet set vil føre til store gevinster for din virksomhed.

Omvendt vil en underlegen tilgang til kundemøder kun skære ned på din bundlinje - på mange måder:

Overdreven tid brugt på at rette op på fejl eller komme tilbage på sporet - hvilket fører til økonomiske tab svarende til de mandetimer, der er brugt på disse overflødige processer

Gentagne møder og flere tilfælde af kundeservice på grund af manglende forberedelse for begge parter - hvilket betyder, at der bruges mindre tid og energi på at gøre fremskridt.

Tab af forretning på grund af manglende levering til din kundekreds - eller endog på grund af en dårlig kundeoplevelse på deres vej til succes

Det er ganske enkelt. For at din virksomhed kan få succes og trives, skal du starte dine kunderelationer og engagementer på den rigtige måde. Hvis du kan få dine nye og eksisterende kunder i gang på en effektiv måde, hver gang du mødes med dem, vil succes for alle helt sikkert følge efter.

Er du klar til at begynde at forbedre processerne i dine egne kundemøder? Doodles planlægningssoftware tager det grove arbejde ud af at organisere dit teams forskellige møder - så du kan fokusere din energi på at betjene dine kunder bedst muligt.