प्रभावी बैठक अनुसूचन की कला: व्यस्त नेताओं के लिए सुझाव

एक व्यवसायिक नेता के रूप में, आप अपनी टीम को एक साथ लाने, निर्णय लेने और अपनी कंपनी को एक सफलता से दूसरी सफलता तक ले जाने में बैठकों के महत्व को जानते हैं। हालांकि, आपके समय पर इतनी सारी मांगों के साथ, बैठकों को प्रभावी ढंग से निर्धारित करना एक है… अधिकांश सीईओ और वरिष्ठ अधिकारियों के लिए सबसे बड़ी चुनौतियाँ मास्टर करने के लिए। तो हम व्यस्त नेताओं के लिए समय कैसे निकाल सकते हैं?

के अनुसार यूनिवर्सिटी ऑफ़ नॉर्थ कैरोलिना द्वारा कर्मचारियों का सर्वेक्षणअधिकांश ने कहा कि बैठकों का लगभग एक तिहाई हिस्सा अप्रभावी था। इससे एक और महत्वपूर्ण बात सामने आती है। संगठन में हर किसी को, न कि केवल वरिष्ठ पदों पर बैठे लोगों को, अपने समय का अधिकतम उपयोग करना चाहिए।

Doodle जैसे शेड्यूलिंग टूल लोगों के पास उपलब्ध तरीकों में से सिर्फ एक हैं। शोर को कम करें और अपने दिन पर अधिक नियंत्रण वापस पाएं, लेकिन आपकी और मदद करने के लिए, यहाँ व्यस्त नेताओं के लिए कुछ उत्पादकता हैक्स दिए गए हैं जो आपको शेड्यूलिंग में माहिर बना देंगे।

एक स्पष्ट उद्देश्य के साथ शुरू करें

मीटिंग शेड्यूल करना शुरू करने से पहले ही, कुछ समय निकालें बैठक के उद्देश्य के बारे में सोचें। और आप जो हासिल करना चाहते हैं। इससे आपको यह तय करने में मदद मिलेगी कि किसे शामिल करना है और कितना समय चाहिए।

सबसे अच्छी चीजों में से एक है बैठक की रूपरेखा तैयार करना। यह एजेंडा से थोड़ा अलग है क्योंकि यह उच्च-स्तरीय अपेक्षाओं, लक्ष्यों और उद्देश्यों को निर्धारित करने या उन पर कार्यशाला करने के बारे में अधिक होता है। इसे औपचारिक होने या बहुत समय लेने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन इससे आपको यह पता चल जाएगा कि आपको क्या पूरा करना है।

सही लोगों को आमंत्रित करें

हर बैठक में पूरी टीम को शामिल करना जरूरी नहीं होता। विशेषज्ञता, सुझाव या निर्णय लेने की क्षमता के आधार पर विचार करें कि वास्तव में वहां किसे होना चाहिए। बहुत अधिक लोगों को आमंत्रित करना समय बर्बाद करना और बातचीत को पतला करना, सही लोगों को आमंत्रित न करना प्रगति में बाधा डाल सकता है।

बैठक की योजना बनाते समय सोचें कि कौन बैठक में मूल्यवर्धन करेगा और सुनिश्चित करें कि बैठक समाप्त होने पर स्पष्ट अगले कदम हों।

एक विशिष्ट एजेंडा निर्धारित करें

एक बार जब आपको बैठक का उद्देश्य और इसमें किन लोगों की उपस्थिति आवश्यक है, पता चल जाए, तो स्पष्ट लक्ष्यों और उद्देश्यों के साथ एक विशिष्ट एजेंडा तैयार करें। इससे सभी को यह समझने में मदद मिलेगी कि बैठक में क्या चर्चा होगी और उनसे क्या अपेक्षा की जाती है। यह यह भी सुनिश्चित करेगा कि बैठक सही दिशा में बनी रहे और अनावश्यक विषयों में न भटके।

यह भी महत्वपूर्ण है कि आप सुनिश्चित करें कि आप टीम की उपलब्धियों को पहचानने के लिए समय निकालेंअपने एजेंडा में कुछ मिनट जोड़ें ताकि बेहतरीन काम के लिए सराहना कर सकें। इससे आपकी टीम को प्रेरणा मिलेगी और बैठक का माहौल उत्साहित हो जाएगा।

सही समय और स्थान चुनें

बैठक निर्धारित करते समय सभी प्रतिभागियों की उपलब्धता का ध्यान रखें और ऐसा समय चुनें जो सभी के लिए उपयुक्त हो। यहीं पर Doodle जैसा टूल इस प्रक्रिया को सरल बना सकता है। यदि आपको किसी समूह को एक साथ इकट्ठा करना है, ग्रुप पोल का निमंत्रण भेजने का प्रयास करें और सभी के लिए सुविधाजनक समय ढूंढें।

साथ ही, स्थान के बारे में भी सोचें और यह तय करें कि उत्पादक चर्चा के लिए आपको व्यक्तिगत रूप से उपस्थित होना चाहिए या ऑनलाइन रहना चाहिए। उदाहरण के लिए, एक बड़े समूह के लिए सम्मेलन कक्ष बेहतर हो सकता है। जब एक-एक करके बैठक हो रही थी एक कॉफ़ी शॉप में ले जा सकता है।

प्रौद्योगिकी पर विचार करें

के साथ वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग अब अधिकांश व्यवसायों का एक प्रमुख हिस्सा बन गई है।अब पहले से कहीं अधिक आसान हो गया है उन लोगों के साथ बैठकें करना जो आपके साथ एक ही स्थान पर नहीं हैं। यह व्यस्त अधिकारियों के लिए समय प्रबंधन की सर्वश्रेष्ठ तकनीकों में से एक है।

यह दूरस्थ टीमों के लिए या बाहरी विशेषज्ञों को बातचीत में शामिल करने के लिए भी एक बेहतरीन विकल्प हो सकता है। बस यह सुनिश्चित कर लें कि आप तकनीक का पहले से परीक्षण कर लें। समय क्षेत्रों का ध्यान रखें और एक सुचारू बैठक सुनिश्चित करने के लिए स्पष्ट निर्देश दें।

बैठक के बाद अनुवर्ती कार्रवाई

बैठकों में लोग जो सबसे बड़ी गलतियाँ करते हैं, उनमें से एक है कार्रवाई बिंदुओं और निर्णयों का अनुसरण न करना।

बैठक के बाद, नोट्स की समीक्षा करने और चर्चा किए गए विषयों का सारांश भेजने के लिए कुछ समय निकालें, साथ ही अगले कदम और जिम्मेदारियाँ भी बताएं। इससे मदद मिलेगी। सब लोग रास्ते पर बने रहें और जवाबदेह रहें। बैठक के लक्ष्यों को प्राप्त करने में उनके योगदान के लिए।

प्रभावी बैठक अनुसूचीकरण यह आपके व्यवसाय की सफलता में एक प्रमुख कारक हो सकता है। इन सुझावों का पालन करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपकी बैठकें उत्पादक, कुशल और आपकी टीम के लिए मूल्यवान हों।

इन प्रभावी समय प्रबंधन युक्तियों का पुनरावलोकन करने के लिए, याद रखें कि एक स्पष्ट उद्देश्य के साथ शुरुआत करें, सही लोगों को आमंत्रित करें, एक विशिष्ट एजेंडा निर्धारित करें, सही समय और स्थान चुनें, और प्रौद्योगिकी पर विचार करें। जैसे वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग और बैठक के बाद फॉलो-अप करें। इन कामों को करके आप अपने समय का अधिकतम उपयोग कर सकते हैं और अपने लक्ष्यों को अधिक प्रभावी ढंग से प्राप्त कर सकते हैं।