एक भयानक बैठक के आठ कदम

कुछ औसत दर्जे की बैठकें होती हैं और कुछ बेहद खराब, ऐसी बैठकें जो आपको सोचने पर मजबूर कर देती हैं कि जिम्मेदार लोग बैठक कैसे आयोजित कर पाए। कि बुरा। खैर, अब और सोचने की ज़रूरत नहीं – यहाँ, आठ सरल चरणों* में है Doodle की एक वाकई भयानक मीटिंग के लिए पक्की रेसिपी।

#1 अगर संदेह हो, तो बैठक बुलाएँ

आप बिना मीटिंग बुलाए एक भयानक मीटिंग नहीं कर सकते। और सबसे खराब मीटिंग्स वे होती हैं जिन्हें शायद शुरू से ही मीटिंग नहीं होना चाहिए था। तो शेड्यूलिंग शुरू करें! क्या आपके पास कोई ऐसा साधारण सवाल है जिसे आप चैट थ्रेड में जल्दी हल कर सकते हैं? मीटिंग बुलाएँ! क्या आपके पास कोई ऐसा ऐलान है जिसे आप आसानी से ईमेल में भेज सकते हैं? मीटिंग बुलाएँ! आदर्श रूप से, ऐसी मीटिंग बुलाएँ कि सभी उपस्थित लोग पूछें, 'रुको, यह मीटिंग क्यों थी?'। और उपस्थित लोगों की बात करें तो…

जितने ज़्यादा, उतनी ही मस्ती

पार्टियों, साथ मिलकर गाने और ट्विस्टर जैसी खेलों के लिए यह सच है – और भयानक बैठकों के लिए तो यह निश्चित रूप से सच है! अगर आपने जिन लोगों को बुलाया है, उनमें से आधे को यह नहीं पता कि बैठक किस बारे में है और बाकी आधे को इसकी परवाह नहीं है, तो आप सही रास्ते पर हैं। बेशक आप सकता था बस कुछ चुनिंदा हितधारकों को बुलाओ और उनसे कहो कि वे अपनी टीमों को किसी भी प्रासंगिक बैठक के परिणाम भेज दें… लेकिन इसमें मज़ा कहाँ?

#3 तकनीकी कठिनाइयाँ अपरिहार्य हैं

ठीक है, शायद आप बैठक शुरू होने से पांच मिनट पहले अपना सारा उपकरण सेटअप करके इन समस्याओं से बच सकते हैं। लेकिन प्रतिभागियों को यह अनुभव क्यों न दें कि आप कुछ केबलों को घूरते हुए खाली-खाली नजरें गड़ाए खड़े हैं और फुसफुसाकर गाली-गलौज कर रहे हैं, जब तक कि आईटी विभाग से कोई आपकी मदद करने न आए और प्रोजेक्टर को प्लग-इन न कर दे? यही तो भयानक बैठकों की असली पहचान है!

#4 आश्चर्यजनक विषय

मीटिंग का एजेंडा पहले से साझा न करके आश्चर्य का तत्व जोड़ें, जिससे उपस्थित लोग बिना तैयारी के अपने-अपने बिंदु तुरंत तैयार करने पर मजबूर हो जाएँ। इस एक छुपी चाल से आपकी भयानक मीटिंग (और भी भयानक) एक लाइव इम्प्रॉव प्रदर्शन में बदल जाएगी!

#5 एजेंडा वैसे भी तरल होते हैं।

एक बार जब आप सबके सामने अपना सरप्राइज एजेंडा पेश कर देंगे, तो आप खुद ही उस पर टिके नहीं रहना चाहेंगे। विक्षेप और ध्यान भटकाने वाली चीज़ें शानदार होती हैं – विषयांतरों का तो अनुसरण ही किया जाना चाहिए। लगभग पंद्रह मिनट की विषय-विचलित चर्चा के बाद आप देखेंगे कि प्रतिभागी बड़बड़ा रहे हैं और बेचैन हो रहे हैं – यह पक्का संकेत है कि आप वाकई में एक बेहद खराब बैठक कर रहे हैं।

#6 हर कोई समय सीमा से नफरत करता है

कम से कम वे सभी जिन्हें करने के लिए कोई और काम नहीं है, कोई और मीटिंग तय नहीं है, या घर जाने की कोई जगह नहीं है… ये तो आपके कार्यस्थल पर सभी लोग हैं, है ना?

#7 लेकिन चीज़ों को छोटा काटना न भूलें

यहाँ मुख्य बात यह है कि मीटिंग बहुत देर तक चले (अगर आपने हमारी पहले की सलाह को अनदेखा कर समय सीमा तय की हो) लेकिन अचानक खत्म हो जाए। वाकई में अचानक। ताकि किसी भी निर्णय पर पहुँचने या आगे की कार्रवाई की रूपरेखा बनाने का समय ही न मिले। और, दुर्भाग्यपूर्ण स्थिति में कि आप करो कुछ प्रगति करना महत्वपूर्ण है, लेकिन यह भी ज़रूरी है कि आप आगे न बढ़ें। अन्यथा आप इस पूरी प्रक्रिया के अंतिम और सबसे महत्वपूर्ण चरण तक कभी नहीं पहुँचेंगे…

#8 एक और बैठक बुलाएँ!

यदि आपने चरण 1 से 7 तक सही ढंग से पालन किया है, तो आपने अपनी पहली भयानक बैठक बुलाने का जो कारण बताया था, वह अभी तक हल नहीं हुआ है। इसका केवल एक ही मतलब हो सकता है: अब एक और भयानक बैठक बुलाने का समय आ गया है!

अतिरिक्त अंक

अगर आप अपनी भयानक मीटिंग्स को अगले स्तर पर ले जाना चाहते हैं, तो यहाँ एक आइडिया है: Doodle मीटिंग इनविटेशन भेजने के बजाय, एक पुराने ज़माने के ईमेल थ्रेड को आज़माएँ। सुनिश्चित करें कि आप सभी को सीसी करें, ताकि वे सभी अंततः यह तय करने की 73-ईमेल की प्रक्रिया में शामिल हों कि मंगलवार दोपहर 2 बजे मिलना सबसे अच्छा समय है। जब आपको एहसास हो कि असल में उस समय आपका लंच है और आपको मीटिंग का समय बदलना है, तो सभी को फिर से सीसी करना न भूलें। आवश्यकतानुसार दोहराएँ।

इन चरणों का पालन अपने जोखिम पर करें। इससे बेहतर, इन्हें बिल्कुल भी न करें! कैसे पकड़ें, इस पर सलाह के लिए वास्तव में काम करने वाली बैठकें, हमारे कुछ अन्य लेख देखें।