Osiem kroków do fatalnego spotkania

Są spotkania przeciętne, a są też spotkania okropne – takie, po których zastanawiasz się, jak osobom odpowiedzialnym za ich organizację udało się w ogóle je zorganizować że kiepskie. Cóż, nie ma już potrzeby się nad tym zastanawiać – oto, w ośmiu prostych krokach*, niezawodny przepis serwisu Doodle na naprawdę fatalne spotkanie.

#1 W razie wątpliwości zwołaj spotkanie

Nie da się zorganizować fatalnego spotkania bez zorganizowania spotkania. A najgorsze ze wszystkich są te spotkania, które prawdopodobnie nigdy nie powinny były się w ogóle odbyć. Więc zabierzcie się za planowanie! Masz proste pytanie, które można szybko rozwiązać w wątku na czacie? Zwołaj spotkanie! Masz ogłoszenie, które równie dobrze można wysłać w e-mailu? Zwołaj spotkanie! Najlepiej zorganizuj spotkanie, po którym wszyscy uczestnicy będą się zastanawiać: „Chwila, po co w ogóle to spotkanie?”. A skoro mowa o uczestnikach…

#2 Im więcej, tym lepiej

To prawda w przypadku imprez, wspólnego śpiewania, gier typu „Twister” – i zdecydowanie dotyczy to również okropnych spotkań! Jeśli połowa zaproszonych osób nie wie, o co chodzi na spotkaniu, a druga połowa nie przejmuje się tym, to jesteś na dobrej drodze. Oczywiście, że mógłby wystarczy zaprosić kilku wybranych interesariuszy i poprosić ich, by przekazali swoim zespołom wszelkie istotne wnioski z spotkania… ale gdzie w tym cała frajda?

#3 Problemy techniczne są nieuniknione

No dobrze, może Można by tego uniknąć, poświęcając pięć minut przed rozpoczęciem spotkania na przygotowanie całego sprzętu. Ale po co pozbawiać uczestników przyjemności obserwowania, jak gapisz się bezradnie na garść kabli i przeklinasz pod nosem, aż ktoś z działu IT przyjdzie ci z pomocą i podłączy projektor? To właśnie takie sytuacje składają się na okropne spotkania!

#4 Tematy-niespodzianki

Dodaj element zaskoczenia, nie rozsyłając z wyprzedzeniem porządku obrad, co zmusi uczestników do spontanicznego sformułowania swoich punktów do omówienia. Dzięki temu jednemu sprytnemu posunięciu twoje okropne spotkanie zamieni się w (jeszcze gorszy) improwizowany występ na żywo!

#5 Plany i tak ulegają zmianom

Kiedy już zaskoczysz wszystkich swoim niespodziewanym planem, na pewno nie będziesz chciał się go trzymać. Odbiegnięcia od tematu i rozpraszające czynniki są świetne – warto podążać za nimi. Po około piętnastu minutach dyskusji niezwiązanej z tematem możesz zauważyć, że uczestnicy zaczynają mamrotać pod nosem i wiercić się – to pewny znak, że rzeczywiście organizujesz naprawdę fatalne spotkanie.

#6 Wszyscy nie znoszą limitów czasowych

Przynajmniej wszyscy, którzy nie mają innych obowiązków, zaplanowanych spotkań ani domu, do którego mogliby wrócić… To przecież wszyscy w twoim miejscu pracy, prawda?

#7 Ale nie zapomnij, żeby wszystko skrócić

Najważniejsze jest tutaj, aby spotkanie znacznie się przedłużyło (oczywiście jeśli zignorowałeś naszą wcześniejszą radę i wyznaczyłeś limit czasowy), ale zakończyło się nagle. Naprawdę nagle. Tak, żeby nie było czasu na podjęcie jakichkolwiek decyzji ani nakreślenie dalszych działań. A w niefortunnym przypadku, gdybyś zrobić aby osiągnąć jakiś postęp, ważne jest, abyś nie podejmował dalszych działań. W przeciwnym razie nigdy nie dotrzesz do ostatniego i najważniejszego etapu całego tego procesu…

#8 Zwołaj kolejne spotkanie!

Jeśli poprawnie wykonałeś kroki od 1 do 7, to przyczyna, dla której w ogóle zwołałeś to okropne spotkanie, nadal pozostaje nierozwiązana. A to może oznaczać tylko jedno: czas zwołać kolejne okropne spotkanie!

Dodatkowe punkty

Jeśli chcesz przenieść swoje okropne spotkania na wyższy poziom, oto pomysł: zamiast wysyłać zaproszenie do spotkania przez Doodle, spróbuj skorzystać z tradycyjnej wymiany e-maili. Pamiętaj, żeby wysłać kopię wiadomości do wszystkich, żeby wszyscy brali udział w procesie obejmującym 73 e-maile, w wyniku którego w końcu ustalicie, że wtorek o 14:00 to najlepszy termin na spotkanie. Nie zapomnij ponownie umieścić wszystkich w kopii, gdy zorientujesz się, że tak naprawdę masz wtedy umówiony lunch i musisz przełożyć spotkanie. Powtarzaj tę procedurę w razie potrzeby.

* Wykonaj poniższe czynności na własne ryzyko. A najlepiej w ogóle ich nie wykonuj! Jeśli potrzebujesz porady, jak trzymać spotkania, które naprawdę przynoszą efekty, zapoznaj się z innymi naszymi artykułami.