बोर्ड की बैठकों से कार्रवाई योग्य परिणामों के साथ बाहर आने के 5 नवोन्मेषी तरीके

बोर्ड की बैठकें आपकी कंपनी के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण हो सकती हैं। ये महत्वपूर्ण निर्णय लेने, कंपनी की रणनीति तय करने और भविष्य के लिए योजना बनाने का अनिवार्य समय होता है। बोर्ड की बैठकें ही वे अवसर होते हैं जब कंपनी की दिशा को प्रभावित करने वाले कुछ सबसे बड़े निर्णय और परिवर्तन किए जाते हैं।

हालाँकि, पहले से तैयारी और बैठक के लिए एक स्पष्ट योजना के बिना, बोर्ड की बैठकें अनुत्पादक हो सकती हैं।चर्चा फीकी पड़ सकती है, एकाग्रता कम हो जाती है, और वही मुद्दे बार-बार दोहराए जाते रहते हैं, लेकिन कोई स्पष्ट, क्रियान्वित करने योग्य निष्कर्ष नहीं निकलता। ऐसी बैठकों में अपना कीमती समय क्यों बर्बाद करें जो कुछ भी हासिल नहीं कर रही हैं?

भले ही आपको लगे कि आपकी बोर्ड बैठकें प्रभावी हो रही हैं, सुधार की हमेशा गुंजाइश रहती है। कुंजी है कि आप अपने बोर्ड की बैठकें जितना संभव हो, ताकि आप समय का प्रभावी ढंग से उपयोग करके कुछ हासिल कर सकें।

इससे कंपनी की समग्र उत्पादकता में वृद्धि होगी। आपकी टीम के पास अन्य चीजों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अधिक समय होगा; वे बेहतर निर्णय लेंगे और आम तौर पर अधिक प्रेरित महसूस करेंगे।

तो, आप बोर्ड की बैठकों को और अधिक प्रभावी कैसे बना सकते हैं? यहाँ पाँच नवोन्मेषी तरीके हैं।

कार्यसूची बनाएं

सभी प्रभावी बोर्ड बैठकों में एक स्पष्ट एजेंडा होना चाहिए। आप जो चर्चा करेंगे, उसके लिए योजना बनाने से आप बोर्ड बैठक के दौरान सही रास्ते पर बने रहेंगे। यह आपको यह पहचानने में भी मदद करेगा कि बैठक कब रास्ते से भटक गई है और चर्चा अब उत्पादक नहीं रही।

एक ठोस बोर्ड बैठक की कार्यसूची इसमें बैठक का उद्देश्य, चर्चा किए जाने वाले विषय, और बैठक की समग्र समय-सारिणी एवं क्रम शामिल होना चाहिए। एजेंडा का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा बैठक का लक्ष्य है — वह परिणाम या निर्णय जिसे आप अंत में प्राप्त करना चाहते हैं।

आपको अपनी बैठक की कार्यसूची के अंत में भी समय रखना चाहिए, ताकि बैठक के दौरान उठने वाले किसी भी विषय-बाहर के मुद्दे पर चर्चा की जा सके, जिन्हें संबोधित करना आवश्यक हो। आपको प्रश्नों और अनुवर्ती प्रश्नों के लिए भी समय आरक्षित करना पड़ सकता है — जो हमेशा आपकी अपेक्षा से अधिक समय लेते हैं।

चीजों को लचीला रखना वास्तव में महत्वपूर्ण है। कभी-कभी यदि आप बहुत कठोर बैठक एजेंडा पर अड़े रहते हैं, तो आप समायोजित होने और अनुकूलित होने की क्षमता खो देते हैं। यदि आप ऐसे समय से गुजर रहे हैं जब परिवर्तन तेज़ी से हो रहा है, तो इसके लिए अनुमति देना महत्वपूर्ण हो सकता है। आपकी बैठकों में चुस्ती और गतिशीलताबिंदु

यह वास्तव में मायने नहीं रखता कि आपका बैठक एजेंडा उस उद्देश्य के लिए बनाए गए किसी विशिष्ट ऐप में तैयार किया गया हो, या वह सिर्फ एक नोटबुक या वर्ड दस्तावेज़ में लिखा गया हो। महत्वपूर्ण यह है कि आपके पास एक योजना हो!

प्रतिभागियों को पहले से सूचित करें ताकि वे तैयारी कर सकें।

बैठक से पहले आप जिस समस्या को हल करने की कोशिश कर रहे हैं, उसके बारे में सभी को बताना वास्तव में सहायक होता है, क्योंकि इससे उन्हें विचार-मंथन करने और प्रस्तुत करने के लिए विचार तैयार करने का समय मिल जाता है।

नेटफ्लिक्स यह बहुत सफलतापूर्वक करता है उनकी बोर्ड की बैठकेंबोर्ड के सदस्य बोर्ड की बैठकों से कुछ दिन पहले एक मेमो प्राप्त करते हैं, और वे सामग्री की समीक्षा करने के लिए समय निकालते हैं। निदेशक कहते हैं कि वे बोर्ड की बैठकों की तैयारी में लगभग 4–6 घंटे व्यतीत करते हैं।

निदेशक डिजिटल मेमो में ही सीधे प्रश्न पूछ सकते हैं या स्पष्टीकरण मांग सकते हैं। वरिष्ठ प्रबंधन बैठक से पहले इन प्रश्नों का उत्तर देता है और किसी भी गलतफहमी को दूर कर देता है।

चूंकि बोर्ड की बैठक में हर कोई व्यापक रूप से तैयार रहता है, ये बैठकें कहीं अधिक प्रभावी होती हैं। विचारों या चुनौतियों को प्रस्तुत करने में समय बर्बाद नहीं होता, क्योंकि वे सीधे सवालों और चर्चा पर आ सकते हैं। इससे बोर्ड की बैठकें अत्यंत प्रभावी होती हैं और बहुत कम समय बर्बाद होता है।

वास्तव में, इस प्रक्रिया का मतलब है कि नेटफ्लिक्स में बोर्ड की बैठकें केवल 3–4 घंटे लंबी होती हैं, जबकि अन्य कंपनियों में ये बैठकें पूरे दिन या कई दिनों तक चलती हैं। नेटफ्लिक्स एक नवोन्मेषी कंपनी है जिसमें कई प्रेरणादायक प्रथाएँ हैं, और संक्षिप्त बोर्ड बैठकें भी इसका अपवाद नहीं हैं।

अगली बैठक से पहले अपने बोर्ड के सदस्यों को तैयार करने के लिए समय निकालें और देखें कि इससे कितना फर्क पड़ता है।

बैठक को छोटा करें

आप केवल उन लोगों को आमंत्रित करके बैठकों को और अधिक प्रभावी बना सकते हैं जो पूरी तरह से आवश्यक हों और जो मूल्य जोड़ सकें। इसका मतलब यह भी हो सकता है कि आप अपने बोर्ड का आकार ही कम कर दें।

बोर्ड की बैठक में बहुत अधिक लोगों के होने से बातचीत गोल-गोल घूमती रहती है और कुछ भी हासिल नहीं होता। बैठक में उपस्थित लोगों की संख्या कम करके आप वास्तव में उन सबसे महत्वपूर्ण लोगों पर ध्यान केंद्रित कर पाएंगे, जिनका वहां होना आवश्यक है।

आपकी कंपनी के बोर्ड में शामिल हर व्यक्ति को परिणाम में निवेशित होना चाहिए और सूचित चर्चा के लिए समर्पित होना चाहिए। मुख्य बात यह है कि चर्चा गुणवत्तापूर्ण हो—मात्रा नहीं।

कई नवोन्मेषी कंपनियां छोटे बोर्डों की प्रशंसा कर रही हैं। एक अध्ययन GMI रेटिंग्स के आंकड़ों से पता चला कि छोटे बोर्ड वाली अधिकांश कंपनियाँ अधिक सहयोगी होती हैं और बड़े बोर्ड वाली कंपनियों की तुलना में बेहतर प्रदर्शन करती हैं। अध्ययन में शामिल छोटे बोर्ड वाली कंपनियों ने तीन वर्षों की अवधि में समान आकार की बड़ी बोर्ड वाली कंपनियों की तुलना में बेहतर रिटर्न दिए।

एक छोटी बैठक यह तेज़ी से और अधिक रचनात्मक रूप से आगे बढ़ता है, जिसमें कम आवाज़ें सुनी जाती हैं। आप बैठक से कार्रवाई योग्य परिणाम बहुत जल्दी लेकर बाहर आ सकते हैं। यह भी संभव है कि आपके निदेशक एक-दूसरे को बेहतर तरीके से जान सकें, जिससे संबंध अधिक सुसंगत और सार्थक हों — एक साझा उद्देश्य की भावना के साथ।

संक्षेप में रखें

प्रतिभागियों की सूची कम करने के अलावा — समय भी कम करने पर विचार करें।

बैठकों की बात करें तो, छोटा होना वास्तव में बेहतर होता है। औसत व्यक्ति एक बार में 45–50 मिनट तक ही जटिल निर्णय लेने वाले कार्यों पर बिना विचार की स्पष्टता खोए ध्यान केंद्रित कर सकता है।

वास्तव में, एक डेस्कटाइम द्वारा अध्ययन यह पाया गया कि 52 मिनट का ध्यान केंद्रित करना आदर्श था, जिसके बाद 17 मिनट का ब्रेक लेना चाहिए। यदि आपकी बैठक एक घंटे से अधिक चलने लगे, तो सभी का ध्यान भटकने और थकान महसूस होने लगेगी। वे एक-दूसरे की बात नहीं सुन पाएंगे, सुसंगत और सहायक बिंदु नहीं रख पाएंगे, या साझा लक्ष्य की दिशा में आगे नहीं बढ़ पाएंगे।

लंबी अवधि के लिए निर्धारित बैठकें समय भरने के लिए फैल जाती हैं, जिससे वे लंबी-चौड़ी और भटकती चर्चाओं में बदल जाती हैं। इसे पार्किंसन का नियम कहा जाता है — वह नियम जो कहता है कि कोई भी कार्य अपनी पूर्ति के लिए उपलब्ध समय के अनुसार फैल जाता है।

यदि आपको लगता है कि बैठक बहुत लंबी खिंच रही है, तो आपको इसे बीच में ही रोककर किसी अन्य दिन के लिए फॉलो-अप निर्धारित करना पड़ सकता है। यदि सभी की उत्पादकता खत्म हो चुकी है और बैठक खिंचती जा रही है, तो बैठक को आगे बढ़ाने के बजाय दूसरी बैठक की योजना बनाकर आप वास्तव में समय बचा सकते हैं।

इसके अलावा, इस सूची के दूसरे सुझाव का पालन करके और बैठक से पहले अपने बोर्ड के सदस्यों को महत्वपूर्ण जानकारी भेजकर आप बैठक का समय काफी कम कर सकते हैं। सभी को जानकारी से अवगत कराने के लिए लंबी-लंबी रिपोर्टों और व्याख्याओं की कोई आवश्यकता नहीं होगी। हर कोई पूरी तरह से तैयार होकर आएगा और हाथ में मौजूद मुद्दे पर संक्षिप्त रूप से चर्चा करके निर्णय लेने के लिए तैयार रहेगा।

नवीनतम तकनीक का उपयोग करें

जब आपकी बोर्ड की बैठकों को अधिक प्रभावी बनाने की बात आती है, तो आप जो सबसे अच्छा कर सकते हैं, वह है नवोन्मेषी तकनीक का उपयोग करने के लिए खुले रहना। कई बेहतरीन कार्य उत्पादकता उपकरण जिनका उपयोग आप अपनी बैठकों के दौरान उन्हें अधिक क्रियान्वयन योग्य बनाने में मदद करने के लिए कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, जैसे उपकरण Doodle आपको बोर्ड की बैठकों को जल्दी और कुशलता से आयोजित करने की अनुमति दे सकता है। यह तब काम आता है जब आपको सबसे उपयुक्त समय खोजने की आवश्यकता होती है। बोर्ड की बैठक निर्धारित करें अंतहीन आने-जाने वाली ईमेल के बजाय, आप प्रत्येक बोर्ड सदस्य की उपलब्धता की तुरंत तुलना कर सकते हैं।

लाभ उठाना परियोजना प्रबंधन ऐप्स, जैसे Trello और Asana, आपकी बैठकों को अधिक क्रियान्वयन योग्य बनाने में मदद कर सकते हैं। आप अगले कदमों को विशिष्ट लोगों को जल्दी और आसानी से सौंप सकते हैं और वास्तविक समय में सहयोग कर सकते हैं। जैसे ही आपको कार्यों के बारे में विचार आए, उन्हें तुरंत नोट कर लें और उन्हें तुरंत सौंप दें।

आप अपनी बैठकों की गुणवत्ता सुधारने के लिए एआई का लाभ भी उठा सकते हैं। उदाहरण के लिए, Otter.ai एक बेहतरीन ऐप है जो आपकी वॉयस बातचीत से समृद्ध नोट्स तैयार करने के लिए एआई का उपयोग करता है। इसके अलावा क्रिस्प, एक ऐप जो शोर रद्द करके पृष्ठभूमि के शोर को म्यूट करता है — ताकि आप यह सुनिश्चित कर सकें कि आपकी आवाज़ आपकी दूरस्थ बोर्ड बैठकों के दौरान स्पष्ट रूप से सुनाई दे।

अपनी बैठक के समय की कल्पना करके अपनी बैठकों को केंद्रित करना भी महत्वपूर्ण है। Less Meeting जैसे ऐप में एक काउंटडाउन टाइमर होता है जो आपको दिखाता है कि एजेंडा में कितने मिनट बचे हैं। इसके अलावा, आप बुलेट-स्टाइल नोट्स, छवियाँ, कार्य-आइटम और दस्तावेज़ जोड़ सकते हैं।

बैठकों के समय-निर्धारण में सहायता करने से लेकर उत्पादक सहयोग तक, नवीन उपकरणों का उपयोग आपके बोर्ड की बैठकों की प्रभावशीलता बढ़ा सकता है।

समय कीमती है

जब कंपनी चलाने की बात आती है, तो समय ही धन है। दिन में केवल कुछ ही घंटे होते हैं, इसलिए आपको अपनी सबसे महत्वपूर्ण चीज़ों पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए।

प्रत्येक बोर्ड बैठक आपको अपने लक्ष्यों की प्राप्ति की दिशा में आगे बढ़ाए और ठोस परिणामों के साथ समाप्त होनी चाहिए। प्रत्येक प्रतिभागी को चर्चा में योगदान देना चाहिए और उद्देश्य की भावना तथा अगली कार्रवाई के स्पष्ट विचार के साथ जाना चाहिए।

तैयारी और योजना बनाकर, अपनी बैठकों के समय को सुव्यवस्थित करके, उपस्थित लोगों की संख्या निर्धारित करके और सही उपकरण चुनकर, आप अपनी बैठक के समय का अधिकतम प्रभावी उपयोग कर सकेंगे। इन सुझावों के साथ, आप अब तक की सबसे प्रभावी बोर्ड बैठकें आयोजित करने के लिए तैयार होंगे।

अपनी बोर्ड की बैठकों को जल्दी निर्धारित करने और महत्वपूर्ण व्यावसायिक निर्णयों में देरी से बचने के लिए Doodle के साथ शुरुआत करें।

लेखक: सेदा बाबयान