5 innovative måder at komme ud af bestyrelsesmøderne med brugbare resultater

Bestyrelsesmøder kan være utroligt vigtige for din virksomhed. De er et vigtigt tidspunkt til at træffe afgørende beslutninger, træffe beslutninger om virksomhedens strategi og planlægge fremtiden. Bestyrelsesmøder kan være det tidspunkt, hvor nogle af de største valg og ændringer træffes, som vil påvirke virksomhedens retning.

Men uden forberedelse på forhånd og en klar plan for mødet kan bestyrelsesmøderne blive uproduktive. Diskussionen kan blive forældet, koncentrationen svækkes, og de samme spørgsmål bliver gentaget igen og igen uden nogen klare resultater, der kan bruges til handling. Hvorfor spilde den værdifulde tid på møder, der ikke fører til noget?

Selv hvis du føler, at du holder effektive bestyrelsesmøder, er der altid plads til forbedringer. Nøglen er at optimere dine bestyrelsesmøder så meget som muligt, så du kan bruge tiden effektivt til at opnå noget.

Det vil føre til større produktivitet i virksomheden som helhed. Dit team vil få mere tid til at fokusere på andre ting; de vil træffe bedre beslutninger og vil generelt føle sig mere inspireret.

Så hvordan kan du holde mere effektive bestyrelsesmøder? Her er fem innovative måder.

Lav en dagsorden

Alle effektive bestyrelsesmøder bør have en klar dagsorden. Hvis du laver en plan for, hvad du vil drøfte, kan du holde dig på sporet under hele bestyrelsesmødet. Det vil også hjælpe dig med hurtigt at identificere, når mødet er kørt af sporet, og diskussionen ikke længere er produktiv.

En solid dagsorden for bestyrelsesmøder (https://doodle.com/en/resources/blog/setting-the-agenda-two-quick-tips-to-shake-up-your-agenda/) bør indeholde formålet med mødet, de punkter, der skal drøftes, og den overordnede tidsplan og rækkefølge for mødet. Den vigtigste del af dagsordenen er mødets mål - det resultat eller den beslutning, som du håber at nå frem til til i slutningen.

I slutningen af mødedagsordenen bør du også give tid til at drøfte alt det, der ikke er et emne, som dukker op under mødet, men som alligevel skal tages op. Det kan også være nødvendigt at budgettere med tid til spørgsmål og opfølgende spørgsmål - som altid tager mere tid, end man regner med.

Det er virkelig vigtigt at holde tingene fleksible. Nogle gange mister man evnen til at justere og tilpasse sig, hvis man holder sig til en for stram dagsorden for møderne. Hvis du gennemgår en tid, hvor forandringerne sker hurtigt, kan det være afgørende at give plads til smidighed og dynamik i dine møder.

Det er egentlig ligegyldigt, om din mødedagsorden oprettes i en særlig app, der er udviklet til formålet, eller om den blot skrives i en notesbog eller et Word-dokument. Det vigtigste er, at du har en plan!

Orientér deltagerne på forhånd, så de kan forberede sig

Det er virkelig nyttigt at fortælle alle om det problem, du forsøger at løse, inden mødet, så de får tid til at brainstorme og forberede idéer til at fremlægge.

Netflix gør dette med stor succes med deres bestyrelsesmøder. Bestyrelsesmedlemmerne modtager et memo et par dage før bestyrelsesmøderne, og de tager sig tid til at gennemgå materialet. Direktørerne angiver, at de bruger ca. 4-6 timer på at forberede bestyrelsesmøderne.

Bestyrelsesmedlemmerne kan endda stille spørgsmål eller bede om præciseringer direkte i det digitale memo. Den øverste ledelse besvarer disse spørgsmål inden mødet, og eventuelle misforståelser bliver ryddet af vejen.

Fordi alle deltagere i bestyrelsesmødet er grundigt forberedt, er disse møder meget mere effektive. Der går ingen tid tabt ved at præsentere ideer eller udfordringer, da de kan springe direkte til spørgsmålene og diskussionen. Dette fører til utroligt effektive bestyrelsesmøder og meget lidt spildt tid.

Faktisk betyder denne proces, at bestyrelsesmøderne hos Netflix kun varer 3-4 timer sammenlignet med andre virksomheders heldags- eller flerdagesmøder. Netflix er en innovativ virksomhed med en masse inspirerende praksis, og korte bestyrelsesmøder er ingen undtagelse.

Tag dig tid til at forberede dine bestyrelsesmedlemmer forud for det næste møde, og se, hvilken forskel det gør.

Gør mødet mindre

Du kan også gøre møderne mere effektive ved kun at invitere de personer, der er absolut nødvendige og kan tilføre værdi. Det kan endda betyde, at du skal reducere størrelsen af din bestyrelse.

Hvis der er for mange mennesker til et bestyrelsesmøde, kan det resultere i, at samtalerne går i ring, og at der ikke bliver opnået noget. Ved at reducere antallet af møder kan du virkelig fokusere på de vigtigste personer, som skal være til stede.

Alle involverede i din virksomheds bestyrelse bør være investeret i resultatet og dedikeret til en informeret diskussion. Nøglen er at få det til at handle om kvalitetsdiskussioner - ikke om kvantitet.

Mange innovative virksomheder har lovprist mindre bestyrelser. En undersøgelse fra GMI Ratings viste, at de fleste virksomheder med mindre bestyrelser samarbejder mere og klarer sig bedre end virksomheder med større bestyrelser. De virksomheder i undersøgelsen, som havde mindre bestyrelser, gav bedre afkast over en treårig periode sammenlignet med virksomheder af samme størrelse med større bestyrelser.

Et mindre møde har en tendens til at gå hurtigere og være mere konstruktivt med færre stemmer, der skal høres. Du kan måske komme ud af mødet med handlingsrettede resultater meget hurtigere. Det er også muligt for dine bestyrelsesmedlemmer at kende hinanden bedre, så relationerne kan blive mere sammenhængende og meningsfulde - med en følelse af et fælles mål.

Hold det kort

Ud over at reducere deltagerlisten - overvej også at reducere tiden.

Når det gælder møder, er det faktisk bedre at være kortere end kortere. En gennemsnitlig person kan kun fokusere på komplekse beslutningsopgaver i 45-50 minutter ad gangen uden at miste sin klarhed i tankerne.

Faktisk viste en undersøgelse foretaget af DeskTime, at 52 minutters koncentration var det ideelle mål, efterfulgt af 17 minutters pause. Hvis dit møde begynder at vare længere end en time, vil alle begynde at blive distraheret og trætte. De vil ikke være i stand til at lytte til hinanden, fremsætte sammenhængende og nyttige punkter eller gøre fremskridt i retning af et fælles mål.

Møder, der er planlagt til at vare længere, vil blive udvidet for at fylde tiden ud, og det vil resultere i langhårede, vildfarende tangenter. Dette er kendt som Parkinsons lov - den lov, der siger, at enhver opgave vil vokse for at fylde den tid, der er til rådighed til at udføre den.

Hvis du føler, at mødet begynder at trække ud i for lang tid, kan du være nødt til at afbryde det og planlægge en opfølgning til en anden dag. Du kan faktisk spare tid ved at planlægge et andet møde i stedet for at lade tingene trække ud, hvis alle har mistet deres produktivitet.

Hvis du følger det andet forslag på denne liste og sender vigtige oplysninger til dine bestyrelsesmedlemmer inden mødet, kan du også gøre mødetiden meget kortere. Der vil ikke være behov for langhåndede rapporter og forklaringer for at få alle op på mærkerne. Alle vil ankomme perfekt forberedt og klar til kortfattet at drøfte det aktuelle emne og træffe en beslutning.

Brug innovativ teknologi

Når det drejer sig om at gøre dine bestyrelsesmøder mere effektive, er en af de bedste ting du kan gøre at være åben over for at bruge innovativ teknologi. Der findes mange gode værktøjer til arbejdsproduktivitet, som du kan bruge under dine møder for at gøre dem mere handlingsorienterede.

Værktøjer som Doodle kan f.eks. gøre det muligt for dig at arrangere bestyrelsesmøder hurtigt og effektivt. Det er praktisk, når du skal finde det bedste tidspunkt til at planlægge bestyrelsesmødet, da du hurtigt kan sammenligne de enkelte bestyrelsesmedlemmers tilgængelighed i stedet for endeløse e-mails frem og tilbage.

Ved at udnytte projektstyringsapps, såsom Trello og Asana, kan du gøre dine møder mere handlingsorienterede. Du kan hurtigt og nemt uddelegere de næste skridt til specifikke personer og samarbejde i realtid. Du skal blot notere opgaver, efterhånden som du kommer i tanke om dem, og tildele dem med det samme.

Du kan også drage fordel af AI for at forbedre kvaliteten af dine møder. Otter.ai er f.eks. en fantastisk app, der bruger AI til at generere fyldige noter fra dine stemmesamtaler. Der er også Krisp, en app, der bruger støjreduktion til at dæmpe baggrundsstøj - så du kan sikre dig, at din stemme kommer klart igennem under dine bestyrelsesmøder på afstand.

Det er også vigtigt at fokusere dine møder ved at visualisere din mødetid. En app som Less Meeting har en nedtællingstimer, der viser dig, hvor mange minutter der er tilbage på dagsordenen. Desuden kan du tilføje bullet-stil noter, billeder, action items og dokumenter.

Fra hjælp til planlægning af møder til produktivt samarbejde - ved at bruge innovative værktøjer kan du øge effektiviteten af dine bestyrelsesmøder.

Tid er værdifuld

Når det drejer sig om at drive en virksomhed, er tid penge. Der er kun så mange timer i døgnet, så du er nødt til at fokusere din opmærksomhed på det, der betyder mest.

Hvert bestyrelsesmøde bør bringe dig videre i retning af at nå dine mål og bør afsluttes med resultater, der kan bruges til handling. Hver enkelt deltager bør bidrage til diskussionen og gå derfra med en følelse af formål og en klar idé om, hvad der skal arbejdes med som det næste.

Ved at forberede og planlægge, strømline tidspunktet for dine møder og antallet af deltagere og vælge de rigtige værktøjer kan du udnytte din mødetid så effektivt som muligt. Med disse tips vil du være forberedt på at holde de mest effektive bestyrelsesmøder nogensinde.

For at få planlagt dine bestyrelsesmøder hurtigere - og undgå forsinkelser i vigtige forretningsbeslutninger - skal du komme i gang med Doodle.

Author: Seda Babayan