एक शानदार बैठक आयोजित करने के मूल सिद्धांतों में से एक है: एक एजेंडा तय करना। एक संक्षिप्त एजेंडा बैठकों को सही राह पर और विषय तक सीमित रखता है, प्रभावी तैयारी की अनुमति देता है, बैठक में भागीदारी को प्रोत्साहित करता है, और यह सुनिश्चित करता है कि सभी महत्वपूर्ण विषयों पर चर्चा हो। लेकिन आप यह पहले से ही जानते थे, है ना? हम मानते हैं कि अगर आप Doodle ब्लॉग पढ़ रहे हैं तो आप बैठक का एजेंडा तय करने की कला में निपुण हैं। और आप शायद पहले से ही अपनी बैठक से पहले अपने एजेंडा साझा कर रहे हैं। Doodle Premium की मैसेजिंग सुविधाक्योंकि आप जानते हैं कि यदि आपके निमंत्रितों को बैठक के मुख्य बिंदुओं पर विचार करने का समय मिला होगा तो वे बेहतर रूप से तैयार रहेंगे। फिर भी, यदि आप 2019 में अपनी बैठकों को अगले स्तर पर ले जाना चाहते हैं, तो एजेंडा एक अच्छी शुरुआत हो सकती है। यहाँ अपनी एजेंडा में नयापन लाने के लिए दो सरल विचार हैं:
क्या आप शुरू करने के लिए तैयार हैं?
दूसरों को एजेंडा तय करने दें
एजेंडा के बारे में बात यह है: आमतौर पर इन्हें वही व्यक्ति तय करता है और अक्सर वह व्यक्ति प्रबंधन स्तर पर कार्यरत होता है। इसका मतलब है कि प्रबंधन चर्चा के प्रश्न और कार्रवाई योग्य मदें तय करता है – इसलिए आपका एजेंडा उच्च-स्तरीय कर्मचारियों से बाकी टीम तक 'नीचे की ओर' प्रवाहित होता है। लेकिन प्रबंधन और कर्मचारियों के बीच विचारों का ऊपर-नीचे प्रवाह होने वाली गतिशील बातचीत को बढ़ावा देना एक गतिशील, संवादात्मक और प्रतिक्रियाशील कार्य संस्कृति बनाने और बनाए रखने की कुंजी है। इसलिए, बैठक की कार्यसूची में बदलाव करके सूचना के प्रवाह में विविधता लाने का प्रयास करें: यह उद्यम पूंजीपति और पूर्व सीईओ बेन होरोविट्ज़ के लिए काम करता है।. होरोविट्ज़ अपने कर्मचारियों के साथ नियमित एक-एक करके होने वाली बैठकें करने पर ज़ोर देते हैं और इन बैठकों में, वे कार्यसूची तय करें। यह पारंपरिक बैठक प्रक्रिया में एक सरल मोड़ है जो होरोविट्ज़ को अपने कर्मचारी की प्राथमिकताओं और चिंताओं पर नजर रखने की अनुमति देता है, और यह कार्यस्थल में विचारों और प्रतिक्रियाओं के गतिशील प्रवाह को प्रोत्साहित करता है।
रुकें, सहयोग करें और सुनें!
ठीक है: किसी और को कभी-कभी एक-एक करके होने वाली बैठक या छोटे समूह की बैठक के लिए एजेंडा तय करने देना ठीक हो सकता है। लेकिन सभी की बैठक या वार्षिक आम बैठक (AGM) के लिए यह तरीका काम नहीं करेगा, है ना? गलत! अपनी अगली पूरी टीम की बैठक के लिए एक सहयोगात्मक एजेंडा बनाने की कोशिश क्यों न करें? यह इस तरह काम करता है: एक अनौपचारिक एजेंडा तय करें और बैठक से पहले उसे सभी के पास भेजें। अपनी बैठक एक बड़े कमरे में करें जहाँ पर्याप्त व्हाइटबोर्ड हों या दीवारों पर कागज़ चिपके हों, एजेंडा की हर वस्तु के लिए एक बोर्ड या कागज़ का एक पन्ना। अपनी टीम को कमरे में घूमने दें और हर आइटम के नीचे टिप्पणियाँ, प्रश्न, यहाँ तक कि Doodles भी जोड़ने दें। अपनी टीम के सुझावों के आधार पर अपने एजेंडे को परिष्कृत करें – अब आपका मीटिंग एजेंडा आपकी टीम की चिंताओं को संबोधित करता है, उनकी प्राथमिकताओं से मेल खाता है, और उनके सभी सवालों के जवाब देता है।
और बस! अपनी बैठकों में ऊर्जा भरने के लिए दो सरल रणनीतियाँ। आप आगे बढ़कर अब अपनी एजेंडा से "अगली बैठक में हलचल मचाएँ" को हटा सकते हैं…
