Att sätta agendan: två snabba tips för att ge din agenda ny energi

Det är en av grundprinciperna för att hålla ett lyckat möte: att fastställa en dagordning. En välstrukturerad dagordning håller mötet på rätt spår och inom ämnet, möjliggör effektiv förberedelse, uppmuntrar deltagande och säkerställer att alla viktiga ämnen tas upp. Men det visste du väl redan, eller hur? Vi antar att om du läser Doodle-bloggen är du väl insatt i konsten att sätta upp en mötesagenda. Och du har förmodligen redan skickat ut dina dagordningar inför mötet med Doodle Premiums meddelandefunktion, eftersom du vet att dina deltagare kommer att vara bättre förberedda om de har haft tid att fundera över mötesdagordningens viktigaste punkter. Om du ändå vill höja nivån på dina möten under 2019 kan dagordningen vara en bra utgångspunkt. Här är två enkla tips för att fräscha upp din dagordning:

Låt någon annan bestämma dagordningen

Så här är det med dagordningar: oftast fastställs de av en och samma person, och ofta är den personen anställd på ledningsnivå. Det innebär att ledningen bestämmer vilka frågor som ska diskuteras och vilka åtgärder som ska vidtas – så din dagordning ”flödar nedåt” från cheferna till resten av teamet. Men att främja dynamiska samtal, där idéer flödar både uppåt och nedåt mellan ledningen och medarbetarna, är avgörande för att skapa och upprätthålla en dynamisk, kommunikativ och lyhörd arbetskultur. Försök därför att diversifiera informationsflödet genom att skaka om mötesagendan: Det fungerar för riskkapitalisten och den tidigare VD:n Ben Horowitz. Horowitz lägger stor vikt vid att regelbundet ha enskilda samtal med sina medarbetare, och under dessa möten, de fastställa dagordningen. Det är en enkel variant på det vanliga mötesförfarandet som gör det möjligt för Horowitz att hålla koll på sina medarbetares prioriteringar och funderingar, och det stimulerar ett dynamiskt flöde av idéer och synpunkter på arbetsplatsen.

Stanna upp, samarbeta och lyssna!

Okej: att låta någon annan då och då sätta agendan för ett enskilt möte eller ett möte i en liten grupp kan vara en bra idé. Men det skulle väl aldrig fungera för ett möte med hela teamet eller en årsstämma, eller hur? Fel! Varför inte prova att skapa en gemensam agenda för ert nästa möte med hela teamet? Så här fungerar det: sätt upp en översiktlig dagordning och skicka ut den före mötet. Håll mötet i ett stort rum med gott om whiteboardtavlor eller papper uppsatta på väggarna – en tavla eller ett papper för varje punkt på dagordningen. Låt teamet gå runt i rummet och lägga till kommentarer, frågor och till och med Doodles under varje punkt. Förfina dagordningen utifrån teamets synpunkter – nu tar mötesdagordningen upp teamets funderingar, stämmer överens med deras prioriteringar och besvarar alla deras frågor.

Och det var allt! Två enkla strategier för att få fart på dina möten. Nu kan du stryka ”Sätta fart på nästa möte” från din agenda…