5 Maneiras inovadoras de sair das reuniões do Conselho com resultados acionáveis

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Updated: 21 de jun. de 2023

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As reuniões do conselho podem ser incrivelmente importantes para sua empresa. Elas são um momento essencial para tomar decisões cruciais, decidir sobre a estratégia da empresa e planejar com antecedência para o futuro. As reuniões do Conselho podem ser quando são feitas algumas das maiores escolhas e mudanças que influenciarão a direção da empresa.

Entretanto, sem preparação prévia e um plano claro para a reunião, as reuniões da diretoria podem ser improdutivas. A discussão pode se tornar obsoleta, a concentração diminui, e as mesmas questões são repetidas e repetidas vezes sem uma tomada de ação clara. Por que desperdiçar esse tempo valioso em reuniões que não estão realizando nada?

Mesmo que você sinta que está tendo reuniões de diretoria eficazes, há sempre espaço para melhorar. A chave é otimizar ao máximo suas reuniões de diretoria, para que você possa usar o tempo efetivamente para realizar algo.

Isto levará a uma maior produtividade na empresa como um todo. Sua equipe terá mais tempo para se concentrar em outras coisas; eles tomarão melhores decisões e geralmente se sentirão mais inspirados.

Então, como você pode realizar reuniões de diretoria mais eficazes? Aqui estão cinco formas inovadoras de se realizar reuniões de diretoria.

Faça uma agenda

Todas as reuniões de diretoria eficazes devem ter uma agenda clara. Fazer um plano para o que você irá discutir o ajudará a manter-se no caminho certo durante toda a reunião do conselho. Ele também o ajudará a identificar rapidamente quando a reunião sair dos trilhos, e a discussão não for mais produtiva.

Uma diretoria sólida agenda de reuniões deve incluir o objetivo da reunião, os itens a serem discutidos, e a programação geral e a ordem da reunião. A parte mais importante da agenda é o objetivo da reunião - o resultado ou a decisão que se espera alcançar no final.

Você também deve dar tempo ao final de sua reunião para discutir qualquer coisa fora do tópico que surja durante a reunião e que ainda precise ser abordada. Talvez você também precise fazer um orçamento a tempo para perguntas e perguntas de acompanhamento - o que sempre leva mais tempo do que você esperaria.

É realmente importante manter as coisas flexíveis. Às vezes, se você se agarra a uma agenda de reuniões muito rígida, você perde a capacidade de se ajustar e se adaptar. Se você está passando por um momento em que a mudança está acontecendo rapidamente, pode ser crítico permitir agilidade e dinamismo em suas reuniões.

Não importa realmente se a agenda de sua reunião é criada dentro de um aplicativo específico projetado para esse fim, ou se é simplesmente escrita em um caderno ou em um documento Word. O que importa é que você tenha um plano!

Breve participantes com antecedência para que possam se preparar

É realmente útil contar a todos sobre o problema que você está tentando resolver antes da reunião, o que lhes dá tempo para pensar e preparar idéias para apresentar.

Netflix faz isto com muito sucesso com suas reuniões de diretoria. Os membros do conselho recebem um memorando alguns dias antes das reuniões do conselho, e dedicam tempo para rever o material. Os diretores declaram que passam aproximadamente 4-6 horas em preparação para as reuniões do conselho.

Os diretores podem até mesmo fazer perguntas ou pedir esclarecimentos diretamente dentro do memorando digital. A alta direção responde a estas perguntas antes da reunião, e quaisquer mal-entendidos são esclarecidos.

Como todos na reunião da diretoria estão amplamente preparados, estas reuniões são muito mais eficientes. Não há perda de tempo apresentando as idéias ou desafios, pois elas são capazes de pular diretamente para as perguntas e discussões. Isto leva a reuniões de diretoria incrivelmente eficazes e a muito pouco tempo desperdiçado.

Na verdade, este processo significa que as reuniões de diretoria na Netflix têm apenas 3-4 horas de duração, em comparação com as reuniões de dia inteiro ou de múltiplos dias de outras empresas. A Netflix é uma empresa inovadora com muitas práticas inspiradoras, e reuniões de diretoria curtas não são exceção.

Reserve um tempo para preparar seus conselheiros com antecedência da próxima reunião e veja a diferença que isso faz.

Faça a reunião menor

Você também pode tornar as reuniões mais eficazes, convidando apenas as pessoas que são absolutamente necessárias e podem agregar valor. Isto pode até mesmo significar a redução do tamanho de sua própria diretoria.

Ter demasiadas pessoas em uma reunião de diretoria pode resultar em conversas em círculos e nada ser realizado. Ao reduzir a escala de sua reunião, você será realmente capaz de se concentrar nas pessoas mais importantes que precisam estar presentes.

Todos os envolvidos no conselho de administração de sua empresa devem ser investidos no resultado e dedicados a uma discussão informada. A chave é fazer uma discussão sobre qualidade - não sobre quantidade.

Muitas empresas inovadoras têm cantado os elogios de placas menores. Um estudo da GMI Ratings mostrou que a maioria das empresas com placas menores são mais colaborativas e superam as empresas com placas maiores. As empresas do estudo que tiveram placas menores produziram melhores retornos durante um período de três anos, em comparação com empresas de tamanho semelhante com placas maiores.

Uma reunião menor tende a ir mais rápido e a ser mais construtiva, com menos vozes a serem ouvidas. Talvez você possa sair da reunião com resultados acionáveis muito mais rapidamente. Também é possível que seus diretores se conheçam melhor para que as relações possam ser mais coesas e significativas - com um senso de propósito comum.

Seja breve

Além de reduzir a lista de participantes - considere também a redução do tempo.

Quando se trata de reuniões, mais curto é realmente melhor. A pessoa comum só pode se concentrar em tarefas complexas de tomada de decisão por 45-50 minutos de cada vez, sem perder a clareza de pensamento.

De fato, um estudo do DeskTime descobriu que 52 minutos de concentração era o ideal, seguido de um intervalo de 17 minutos. Se sua reunião começar a durar mais de uma hora, todos começarão a se distrair e a se cansar. Eles não serão capazes de ouvir uns aos outros, fazer pontos coerentes e úteis, ou progredir em direção a um objetivo comum.

Reuniões que são programadas por mais tempo se expandirão para preencher o tempo, resultarão em tangentes vagabundas e de longa duração. Isto é conhecido como Lei de Parkinson - a lei que estabelece qualquer tarefa expandirá para preencher o tempo disponível para sua conclusão.

Se você achar que a reunião está começando a se prolongar muito, talvez precise interrompê-la e agendar um acompanhamento para outro dia. Você pode realmente economizar tempo planejando outra reunião, em vez de deixar as coisas se arrastarem se todos perderem sua produtividade.

Além disso, seguindo a segunda sugestão desta lista e enviando informações importantes aos membros de sua diretoria antes da reunião - você também pode tornar o tempo da reunião muito mais curto. Não haverá necessidade de relatórios e explicações demoradas para que todos possam se apressar. Todos chegarão perfeitamente preparados e prontos para discutir concisamente o assunto em questão e tomar uma decisão.

Usar tecnologia inovadora

Quando se trata de tornar suas reuniões de diretoria mais eficazes, uma das melhores coisas que você pode fazer é estar aberto ao uso de tecnologia inovadora. Há muitas grandes ferramentas de produtividade do trabalho que você pode usar durante suas reuniões para ajudar a torná-las mais acionáveis.

Por exemplo, ferramentas como Doodle podem permitir que você configure as reuniões de diretoria de forma rápida e eficiente. É útil quando você precisa encontrar o melhor momento para agendar a reunião do conselho, pois você pode comparar rapidamente a disponibilidade de cada membro do conselho ao invés de e-mails intermináveis.

Alavancar aplicativos de gerenciamento de projetos, como Trello e Asana, pode ajudar a tornar suas reuniões mais acionáveis. Você pode rápida e facilmente delegar os próximos passos a pessoas específicas e colaborar em tempo real. Basta anotar as tarefas conforme você pensa nelas e atribuí-las imediatamente.

Você também pode tirar proveito da IA para melhorar a qualidade de suas reuniões. Por exemplo, Otter.ai é um grande aplicativo que usa IA para gerar notas ricas de suas conversas de voz. Há também o Krisp, um aplicativo que usa o cancelamento de ruído para silenciar o ruído de fundo - para que você possa ter certeza de que sua voz está passando claramente durante suas reuniões de diretoria remota.

Também é importante concentrar suas reuniões, visualizando o tempo de sua reunião. Um aplicativo como o Less Meeting tem um cronômetro de contagem regressiva que mostrará quantos minutos restam na agenda. Além disso, você pode adicionar notas, imagens, itens de ação e documentos no estilo bullet-style.

Da assistência no agendamento de reuniões à colaboração produtiva, o uso de ferramentas inovadoras pode aumentar a eficácia de suas reuniões de diretoria.

O tempo é valioso

Quando se trata de administrar uma empresa, tempo é dinheiro. Há apenas tantas horas no dia, então você precisa focar sua atenção no que é mais importante.

Cada reunião da diretoria deve levá-lo mais longe na realização de seus objetivos e deve terminar com resultados acionáveis. Cada participante deve contribuir para a discussão e partir com um senso de propósito e uma idéia clara do que trabalhar em seguida.

Ao preparar e planejar, agilizar o tempo de suas reuniões e o número de participantes e escolher as ferramentas certas, você será capaz de usar o tempo de sua reunião da maneira mais eficaz possível. Com estas dicas, você estará preparado para ter as reuniões de diretoria mais eficazes já realizadas.

Para agendar suas reuniões de diretoria mais rapidamente - e evitar atrasos nas decisões comerciais críticas - comece com a Doodle.

*Autor: Seda Babayan**

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