आपातकालीन बोर्ड बैठकें: चपलता और गतिशीलता क्यों महत्वपूर्ण हैं

पिछले कुछ हफ्तों में, मैंने सभी उद्योगों, आकारों और स्थानों में कंपनियों में छंटनी के बारे में और भी अधिक समाचार कहानियाँ, LinkedIn पोस्ट और ट्वीट्स देखे हैं। हालांकि, कुछ उद्योग दूसरों की तुलना में अधिक प्रभावित हो रहे हैं। उदाहरण के लिए, यात्रा उद्योग को लें। प्रमुख होटल ब्रांडों को हजारों कर्मचारियों को फर्लो पर भेजना पड़ रहा है, जबकि अन्य को इन अनिश्चित समयों में संकुचित और परिचालन में बने रहने के लिए बड़े पैमाने पर छंटनी करनी पड़ रही है। कुछ कंपनियाँ तो कर्मचारियों को लंबे समय के लिए बिना वेतन के अवकाश पर भी भेज रही हैं।

ये सभी सी-सुइट और निदेशक मंडल के लिए वास्तव में बहुत कठिन निर्णय हैं। कोई भी, मैं स्वयं सहित, कोई निर्णय नहीं ले रहा है। लेकिन उन कठिन निर्णयों तक पहुँचने के लिए आपातकालीन बोर्ड बैठकें होनी ही थीं — जिनमें से सभी अनिवार्य रूप से वर्चुअल रूप में ही होनी थीं। कई बोर्डों को जिन नियामक और अनुपालन बाधाओं का सामना करना पड़ता है, उन्हें देखते हुए, एसईसी ने हाल ही में मार्गदर्शन जारी किया। कोरोनावायरस महामारी के मद्देनज़र सार्वजनिक कंपनियों, निवेश कंपनियों और शेयरधारकों को अपनी बोर्ड की बैठकें वर्चुअल रूप से आयोजित करने में मदद करने के लिए। तो यह अच्छी खबर है और सही दिशा में एक कदम है।

लेकिन दुर्भाग्यपूर्ण तथ्य यह है कि बोर्ड बैठक प्रक्रियाएं पुरानी परंपराओं में इतनी गहराई से जड़ें जमाए हुए हैं जो उस डिजिटल-प्रथम वातावरण के लिए प्राचीन और अव्यवहारिक लगती हैं जिसमें हम रहते और काम करते हैं। लेकिन COVID-19 के साथ, बोर्ड के सदस्य अनुकूलन और समायोजन के लिए कितने तैयार हैं? अभी उनके रास्ते में क्या बाधा है? क्या संकट के बाद जीवित रहने और असफल होने के बीच तकनीक ही निर्णायक अंतर हो सकती है?

इन सवालों का जवाब देने के लिए, मैंने बेन केपेस से बात की, जो के प्रमुख हैं। विविधता लिमिटेड कई संगठनों के बोर्ड में बैठने के अलावा, वह एक तकनीकी उद्योग विश्लेषक भी हैं और उन्होंने प्रमुख प्रकाशनों जैसे के लिए लिखा है। गीगाओम और पढ़ो लिखोकोविड-19 महामारी के दौरान, उनका व्यवसाय, कैक्टस आउटडोर, अपनी पूरी फैक्ट्री उनके उत्पादन के लिए समर्पित कर रहा है। चेहरा ढकने वाला मास्क, न्यूज़ीलैंड में ऊन और जैविक कपास का उपयोग करके बनाया गया।

यहाँ हमारी बातचीत के अंश दिए गए हैं।

बोर्ड की बैठक आयोजित करने की पारंपरिक प्रक्रिया क्या है? सभी बोर्ड सदस्यों को दिन, समय और एजेंडा पर सहमत कराने में कितना समय लग सकता है?

बेंजामिन: आज हम में से अधिकांश लोग जो अपने डिजिटल और मोबाइल उपकरणों से चिपके हुए हैं, के लिए प्रक्रिया का बोर्ड की बैठकों का आयोजन यह काफी पुराना और अक्षम है। यह आमतौर पर साल की शुरुआत में बैठकर अगले 12 महीनों के लिए बैठकों की स्वीकार्य तारीखें पहले से तय करने से शुरू होता है। ओह, और क्या मैंने बताया कि यह आमतौर पर कागज और कलम से किया जाता है? चूंकि कई व्यवसाय अभी महत्वपूर्ण और कठिन निर्णय लेने के लिए मजबूर हैं – और उन्हें जल्दी से करना होता है – यह पुरातन प्रक्रिया संकट की स्थिति में काम नहीं करती।

इसके अलावा, बोर्ड निदेशकों को कभी-कभी सभी के लिए उपयुक्त दिन और समय पर सहमत होने में अनंत समय लग जाता है (कम से कम ऐसा ही लगता है)। और चूंकि वे संगठन में इतने उच्च स्तर पर हैं (और उनकी जिम्मेदारियों का भार और प्रभाव बहुत बड़ा है), उनकी उपलब्धता पल भर में बदल सकती है। इससे तत्काल बोर्ड बैठकें आयोजित करने में और भी अधिक देरी होती है – और अक्सर, रद्दीकरण तक हो जाता है। रद्द की गई बोर्ड बैठकें एक ऐसी विलासिता हैं जिसे कोई भी कंपनी अभी वहन नहीं कर सकती।

क्या इससे महत्वपूर्ण विषयों/मुद्दों पर चर्चाओं और समाधानों में देरी हो सकती है, जो व्यवसाय की वृद्धि और निवेश पर प्रतिफल (ROI) को सकारात्मक या नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकते हैं?

बेंजामिन: यह वास्तव में इस बात के बारे में है कि एक गतिशील संगठन के लिए अच्छी शासन व्यवस्था कैसी दिखती है, जो बदलते परिवेश में अपना मार्ग खोजने की कोशिश कर रहा हो। तकनीकी कंपनियों के बोर्डों द्वारा पुराने बैठक प्रक्रियाओं और तरीकों का उपयोग करना तर्कसंगत नहीं है। यह उनके बदलते परिवेश के अनुकूल होने की क्षमता के बारे में बहुत कुछ कहता है। अभी बोर्ड अपनी चपलता और अनुकूलनशीलता के आधार पर ही सफल होंगे या असफल।

दुर्भाग्यपूर्ण वास्तविकता यह है कि बोर्ड के निदेशक कभी-कभी शेड्यूलिंग टकरावों से जुड़ी देरी और अक्षमता के कारण अपने कर्तव्यों का पालन नहीं करते। बोर्ड में बैठने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए यह महत्वपूर्ण होगा कि वे अपने काम करने के तरीकों को अनुकूलित करें और Doodle और Zoom जैसे कुछ उपकरणों को एकीकृत करें, जो उन आपातकालीन बोर्ड बैठकों को निर्धारित करना आसान और कुशल बनाते हैं, जो अंततः यह तय कर सकती हैं कि वे वर्तमान अस्थिर माहौल से बाहर निकल पाएंगे या नहीं।

मैंने तीन या चार पारंपरिक बोर्डों में Doodle को शामिल किया है। मैं जिस पर बैठता हूँ। इसने उनकी अस्थायी, आपातकालीन बैठकें निर्धारित करने और संचालित करने की क्षमता पर बहुत बड़ा प्रभाव डाला है (जैसा कि अभी कई संगठनों को करना पड़ रहा है)। लेकिन जो बोर्ड अभी भी पुराने तरीके से काम करते हैं, वे Doodle और ज़ूम जैसे तकनीक और उपकरणों का पूरा लाभ नहीं उठाकर बोर्ड की बैठकें बस नहीं होने का जोखिम उठा सकते हैं।

आपातकालीन बोर्ड की बैठकों को निर्धारित न कर पाने का खतरा वास्तविक और गंभीर है। इसका परिणाम एक दिशाहीन जहाज के रूप में होता है जिसे संगठन अस्थिर परिस्थितियों में चलाने की कोशिश कर रहे हैं। यह आपातकालीन स्थितियों में, जैसे कि वर्तमान कोरोनावायरस का प्रकोप, एक व्यवहार्य परिदृश्य नहीं है। बोर्ड को दैनिक आधार पर होने वाले बदलावों पर तेजी से प्रतिक्रिया देने में सक्षम होना चाहिए। इसलिए बोर्डों के लिए जल्दी, प्रभावी ढंग से और नियमित रूप से संवाद करना मिशन-क्रिटिकल है। यहीं पर Doodle ज़ूम जैसे रिमोट वर्क टूल्स इसे संभव बनाने के लिए प्रमुख सक्षमकर्ता हैं।

क्या आपको लगता है कि खराब तरीके से संचालित बोर्ड की बैठकें सीधे तौर पर किसी संगठन के आपातकाल/संकट से निपटने (और उससे पार पाने) के तरीके को प्रभावित कर सकती हैं? क्या आप विस्तार से बता सकते हैं?

बेंजामिन: बिल्कुल। यह समय है जब लोगों को नियमित रूप से मिलना चाहिए और लगातार बदलते परिदृश्यों में तेजी से निर्णय लेने चाहिए। एक बोर्ड जो इन परिवर्तनों पर वास्तविक समय में प्रतिक्रिया नहीं दे सकता, वह इस संकट (या किसी भी अन्य संकट) से पार नहीं पा सकेगा – या बिल्कुल भी नहीं।

अधिकांश बोर्ड, विशेष रूप से सार्वजनिक रूप से सूचीबद्ध संगठन, एक अत्यधिक विनियमित वातावरण (यानी सरबेन्स-ऑक्सले, ईयू जीडीपीआर, आदि) के भीतर काम करते हैं। इसलिए अनुपालन के मामले में विचार करने के लिए कई कानूनी दायित्व हैं। लेकिन समस्या यह है कि बोर्ड आमतौर पर 90/10 के अनुपात पर काम करते हैं – 90% अनुपालन पर और 10% व्यावसायिक रणनीति पर। वर्तमान कोरोनावायरस प्रकोप के बीच, यह अनुपात व्यवहार्य या भविष्य के लिए सुरक्षित नहीं है।

सुशासन के लिए, बोर्डों को एक एजेंडा, कार्यक्रम-सारणी, लक्ष्य, परिणाम, बोर्ड दस्तावेज़ और अन्य आवश्यक तत्वों की आवश्यकता होती है। लेकिन यदि ये सारी 'चीजें' बोर्ड को रणनीतिक रूप से सोचने और कार्य करने में बाधा डालती हैं, या कम से कम संकट-प्रतिक्रिया के मूल उद्देश्य से चूक जाती हैं, तो ये अप्रासंगिक ही साबित होती हैं। मैंने पाया है कि जब निदेशक मंडल वे अपने काम करने के तरीके में Doodle और ज़ूम जैसी तकनीक/उपकरणों को शामिल करते हैं।इसे यह देखने के लिए एक संकेतक के रूप में देखा जा सकता है कि कोई बोर्ड भविष्य के लिए सुरक्षित और उद्देश्य के अनुरूप है या नहीं। यह अब पहले से कहीं अधिक महत्वपूर्ण है।

उन बोर्डों के लिए आपकी क्या एक सलाह है जो आपातकालीन बोर्ड बैठकें आयोजित करने में जुटे हुए हैं?

बें: मैं जिस भी बोर्ड का हिस्सा हूँ, लगभग हर बोर्ड कम से कम सप्ताह में एक बार (और कुछ तो रोज़) बैठक करता है। ये बैठकें 30 मिनट के त्वरित अपडेट हो सकती हैं या फिर कुछ घंटे तक चलने वाली गहन चर्चाएँ हो सकती हैं। यहाँ तक कि उन संगठनों को भी, जिनके पास संभावित रूप से बड़े विकास के अवसर हैं (जैसे ई-कॉमर्स, डिलीवरी सेवाएँ, लॉजिस्टिक्स, गोदाम/वितरण), बदलती परिस्थितियों पर तेजी से प्रतिक्रिया देने में सक्षम होना चाहिए। इसका मतलब है कि बोर्ड के निदेशक को लगातार जानकारी में रहना चाहिए। लेकिन अगर उनके पास अन्य बोर्ड सदस्यों के बीच जुड़ने, मिलने और समन्वय करने के लिए सही उपकरण मौजूद, निवेशक और शेयरधारक, तो उनके पास इससे भी बड़ी समस्याएँ हैं।

एक अच्छे शासन कार्यक्रम की दो महत्वपूर्ण विशेषताएँ हैं: अनुकूलनशीलता और गतिशीलता। इसका एक बड़ा घटक है कि बैठकें आवश्यकतानुसार (एड-हॉक) आधार पर निर्धारित की जा सकें। आज हर संगठन डिजिटल परिवर्तन की बात करने में बहुत समय व्यतीत करता है। लेकिन कई वरिष्ठ कार्यकारी (और बोर्ड) इसे मुख्य रूप से ग्राहक अनुभव और बिक्री संपर्क बिंदुओं पर केंद्रित मानते हैं। लेकिन यह उससे कहीं अधिक है और संगठन के काम करने के हर हिस्से से संबंधित है। इसलिए बोर्ड ऐसे उपकरण अपनाते हैं जैसे Doodle और ज़ूम बोर्ड स्तर पर यह डिजिटल परिवर्तन का एक और उदाहरण है। यदि कोई बोर्ड डिजिटल मानसिकता नहीं दिखाता, तो वह अपनी संस्था से संकट में टिके रहने की उम्मीद कैसे कर सकता है, संकट खत्म होने के बाद तो और बढ़ने की उम्मीद करना तो दूर की बात है?

यह वीडियो देखें कि Doodle-ज़ूम इंटीग्रेशन वास्तव में कैसे काम करता है – और यह आपके बोर्ड को कुछ ही मिनटों में आपातकालीन बोर्ड बैठकें आयोजित करने में कैसे मदद कर सकता है।