Reuniões de emergência do Conselho: Por que Agilidade e Dinamismo são Críticos

Nas últimas semanas, tenho visto mais e mais notícias, posts no LinkedIn e tweets sobre demissões em empresas de todos os setores, tamanhos e locais. Algumas indústrias, no entanto, estão sendo mais afetadas do que outras. Veja, por exemplo, a indústria de viagens. As principais marcas de hotéis estão tendo que dispensar milhares de trabalhadores, enquanto outras estão tendo que instituir demissões maciças para se manterem magras e operacionais durante estes tempos incertos. Algumas empresas estão até mesmo colocando funcionários em férias não remuneradas por um longo período de tempo.

Todas essas são decisões realmente difíceis de tomar para a suíte C e para o conselho de administração. Ninguém, incluindo eu mesmo, está fazendo qualquer julgamento. Mas para chegar a essas decisões difíceis, teve que haver reuniões de emergência do conselho - todas elas inevitavelmente tiveram que acontecer virtualmente. Dada a regulamentação e os obstáculos que muitos conselhos de administração enfrentam, a SEC recentemente divulgou orientações para ajudar empresas públicas, empresas de investimento e acionistas a conduzir suas reuniões de conselho praticamente na esteira da pandemia do coronavírus. Portanto, esta é uma boa notícia e um passo na direção certa.

Mas o fato lamentável é que os processos de reunião da diretoria estão impregnados de tradições antigas que parecem arcaicas e contra-intuitivas para o ambiente digital-primeiro em que vivemos e trabalhamos. Mas com a COVID-19, como os membros da diretoria estão preparados para se ajustar e se adaptar? O que está no caminho deles neste momento? A tecnologia poderia ser a principal diferença entre sobrevivência e fracasso pós-crise?

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Para responder a estas perguntas, falei com Ben Kepes, diretor da Diversity Ltd. Além de fazer parte da diretoria de muitas organizações, ele também é analista da indústria tecnológica e escreveu para grandes publicações como GigaOm e ReadWrite. Durante a Pandemia da Covid-19, seu negócio, Cactus Outdoor, está dedicando toda sua fábrica à produção de sua facemask, feita na Nova Zelândia usando lã e algodão orgânico.

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Aqui estão trechos de nossa conversa.

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Qual é o processo tradicional para a realização de uma reunião de diretoria? Quanto tempo pode levar para que todos os membros da diretoria estejam alinhados e de acordo sobre um dia, horário e agenda?

**Para a maioria de nós hoje que estamos colados a nossos dispositivos digitais e móveis, o processo de criação de reuniões de diretoria é bastante antiquado e ineficiente. Normalmente começa com uma sessão no início do ano para definir datas aceitáveis de reuniões para os próximos 12 meses com antecedência. Ah, e eu mencionei que isto geralmente é feito com papel e caneta? Como tantas empresas se deparam com a tomada de decisões importantes e difíceis neste momento - e têm que fazê-lo rapidamente - este processo antiquado simplesmente não funciona quando se está em um estado de crise.

Além disso, às vezes pode levar uma eternidade (pelo menos parece) para que os diretores concordem em um dia e um horário que funcione para todos. E como eles estão em um nível tão alto na organização (e suas responsabilidades carregam um peso e uma influência tremendos), sua disponibilidade pode mudar com a queda de um chapéu. Isto leva a ainda mais atrasos na realização de reuniões urgentes da diretoria - e, muitas vezes, pode até resultar em cancelamentos. Reuniões de diretoria canceladas são um luxo que nenhuma empresa pode arcar neste momento.

Pode isto acabar causando atrasos nas discussões e resoluções de temas/questões importantes que podem afetar positiva ou negativamente o crescimento dos negócios e o ROI?

**Trata-se realmente de como é a boa governança para uma organização dinâmica que tenta navegar por um ambiente em mudança. A noção de conselhos de administração de empresas de tecnologia usando processos e métodos de reunião ultrapassados é contraintuitiva. Isso diz muito sobre sua capacidade de se adaptar a ambientes em mudança. Neste momento, os conselhos de administração irão sobreviver ou falhar com base em sua agilidade e adaptabilidade.

A infeliz realidade é que os diretores da diretoria às vezes não cumprem suas obrigações devido a atrasos e ineficiências relacionadas a conflitos de horários. Para qualquer um que tenha assento em uma diretoria, será fundamental adaptar suas formas de trabalho e integrar certas ferramentas como Doodle e Zoom, o que torna fácil e eficiente agendar aquelas reuniões de emergência da diretoria que poderiam, em última instância, determinar se elas saem do outro lado do atual clima instável.

Eu introduzi o Doodle em três ou quatro placas tradicionais em que me sento. Causou um enorme impacto em sua capacidade de agendar e executar reuniões ad-hoc, reuniões de emergência (como tantas organizações devem fazer neste momento). Mas para as diretorias que ainda fazem as coisas à maneira antiga, não aproveitar plenamente a tecnologia e ferramentas como o Doodle e o Zoom poderia resultar em reuniões de diretoria simplesmente não acontecerem.

O perigo de não se conseguir agendar reuniões de emergência do conselho é real e sério. O resultado é um navio sem leme que as organizações estão tentando conduzir através de situações instáveis. Este não é um cenário viável em situações de emergência, tais como o atual surto de coronavírus. A diretoria precisa ser capaz de reagir rapidamente à medida que as coisas mudam diariamente. Portanto, é fundamental que os conselhos se comuniquem rapidamente, com eficácia e de forma regular. É aqui que ferramentas de trabalho remoto como o Doodle Zoom são fundamentais para que isso aconteça.

Você acha que reuniões de diretoria mal conduzidas poderiam afetar diretamente a forma como uma organização lida (e faz passar) uma emergência/crise? Você pode elaborar?

Ben: Absolutamente. Este é um momento para que as pessoas se encontrem regularmente e tomem decisões rapidamente em paisagens em constante mudança. Uma diretoria que não pode reagir a essas mudanças em tempo real não conseguirá atravessar esta crise (ou qualquer outra crise) - ou de forma alguma.

A maioria dos conselhos, especialmente as organizações listadas publicamente, trabalham dentro de um ambiente altamente regulamentado (por exemplo, Sarbanes Oxley, EU GDPR, etc.). Portanto, há uma série de obrigações legais a serem consideradas quando se trata de conformidade. Mas o problema é que os conselhos tendem a operar numa proporção de 90/10 - 90% focados em conformidade e 10% focados em estratégia de negócios. Em meio ao atual surto de coronavírus, esta proporção não é viável ou à prova de futuro.

Para uma boa governança, os conselhos precisam de uma agenda, cronograma, metas, resultados, documentos do conselho e outros elementos essenciais. Mas se todas essas "coisas" acabarem sendo uma barreira para que o conselho possa pensar e agir estrategicamente, se não for irrelevante, pelo menos perde o ponto de resposta à crise. O que descobri é que quando um conselho de administração incorpora tecnologia/ferramentas como Doodle e Zoom na forma como trabalham, pode ser visto como um representante para saber se um conselho é à prova de futuro e adequado para o propósito. Isso é mais importante agora do que nunca.

Qual é o único conselho que você tem para os conselhos de administração que se encontram embaralhados para organizar reuniões de emergência do conselho?

Ben: A maior parte das reuniões da diretoria é pelo menos uma vez por semana (e algumas, diariamente). Estas podem ser atualizações rápidas de 30 minutos ou podem ser conversas mais profundas que podem durar algumas horas. Mesmo organizações com oportunidades de crescimento potencialmente grandes neste momento (isto é, comércio eletrônico, serviços de entrega, logística, armazém/distribuição) precisam ser capazes de reagir rapidamente a situações de mudança. Isso significa que os diretores da diretoria precisam estar constantemente no circuito. Mas se eles não tiverem as ferramentas certas para se conectar, reunir e coordenar entre outros membros do conselho, investidores e acionistas, então eles têm problemas maiores em suas mãos.

Há duas características críticas de um programa de boa governança: adaptabilidade e dinamismo. Um grande componente disso é ser capaz de agendar reuniões de forma ad hoc. Toda organização hoje gasta muito tempo falando sobre transformação digital. Mas muitos executivos seniores (e conselhos) vêem isto como algo que está focado principalmente na experiência do cliente e nos pontos de contato de vendas. Mas é mais do que isso e está relacionado a cada parte de como uma organização funciona. Portanto, as diretorias adotando ferramentas como Doodle e Zoom no nível da diretoria é outro exemplo de transformação digital. Se uma diretoria não apresenta uma mentalidade digital, como pode esperar que sua organização sobreviva a uma crise, quanto mais crescer após o fim de uma crise?

Para ver de perto como a integração Doodle-Zoom realmente funciona - e como ela pode ajudar sua diretoria a organizar reuniões de emergência em uma questão de minutos - veja este vídeo.