Kontorskultur: Allt du någonsin velat veta

Har du frågor om kontorskulturen? Doodle har svaren!

Det är det där uttrycket som alla pratar om på arbetsplatserna – men vad betyder det egentligen? är Kontorskulturen? Hur kan man skapa den, förändra den eller få den att fungera för en själv? I vår djupdykning i kontorskulturen tittar vi bortom alla klichéer…

Så… vad är egentligen kontorskulturen?

Det har säkert tagits upp på era möten eller nämnts i företagets interna kommunikation, men kanske är du fortfarande osäker på vad ”kontorskultur” egentligen är. Det är helt okej! Det är faktiskt ett ganska svårt begrepp att sätta fingret på, och olika arbetsplatser kan använda begreppet för att beteckna olika saker. Men kort sagt är kontorskulturen din arbetsplats personlighet – dess gemensamma övertygelser, värderingar, mål, etik, förväntningar och attityder: det är de beteenden som företaget uppmuntrar och accepterar.

Hos Doodle, till exempel, har vi vårt huvudkontor i Zürich och vi har även kontor i Berlin, Belgrad och Atlanta. Men även om våra kontor skiljer sig åt är de alla platser där energi och innovation värdesätts. När vi är på kontoret, oavsett om vi befinner oss i Schweiz eller Serbien, har vi ett gemensamt mål: att göra det möjligt att genomföra möten – så enkelt, intuitivt och effektivt som möjligt.

Varför är kontorskulturen viktig?

Låt oss räkna upp fördelarna! En positiv arbetsplatskultur främjar medarbetarnas engagemang och tillfredsställelse, uppmuntrar till sammanhållet lagarbete, säkerställer rekryteringar av högre kvalitet och högre personalbehållning – och, det här är det viktigaste – lägger grunden för enastående prestationer hos medarbetarna.

Varför ska jag definiera kontorskulturen?

Så här är det med företagskulturen: din arbetsplats har redan en, oavsett om du har funderat på den eller försökt definiera den eller inte. Även om det saknas ett tydligt begrepp för företagskultur kommer en kultur att växa fram av sig själv. Det är inte nödvändigtvis något dåligt, men tro oss: om du inte har definierat din kontorskultur går du miste om viktiga möjligheter att forma de värderingar och den atmosfär som du vill se på din arbetsplats.  Utan en definierad kontorskultur riskerar du att anställa medarbetare som inte passar in, eller att tolerera ledarstilar och arbetsflöden som inte är optimala.

Hur kan jag definiera kontorskulturen?

Processen för att definiera kontorskulturen kommer att se olika ut på varje arbetsplats och i varje skede av företagets utveckling.

Om du driver ett nystartat företag som finansierats med egna medel och snart ska anställa dina första medarbetare, kan det vara enkelt att formulera en definition. Sätt dig ner och utforma en vision för företagskulturen. Varje arbetsplats har sin egen vision, men här är några saker som vi rekommenderar att du funderar på:

Mål Vad är det gemensamma målet på din arbetsplats?

Värden Vilka kärnvärden ligger till grund för det arbete ni utför?

Ledning Vilken ledarstil strävar du efter?

Team Vilka färdigheter, attityder och egenskaper värdesätter du hos medarbetare?

Rutinerna Tänk på: introduktion, avslutning, ledighet, förmåner…

Riktlinjer Har ni fasta arbetstider? Någon klädkod?

Miljö Är din lokal avslappnad och färgglad? Eller elegant och professionell?

Om ni är ett etablerat företag utan Om det inte finns någon tydligt definierad företagskultur kan det bli lite mer komplicerat. Du kan behöva hantera flera – eller till och med motstridiga – uppfattningar om företagskulturen bland dina medarbetare. Försök att få alla att dra åt samma håll genom att be om feedback och genomföra medarbetarundersökningar kring ämnen som företagskultur och arbetsglädje. Sedan Du kan skapa en tydlig kontorskultur.

Om din arbetsplats redan har en tydligt definierad företagskultur är det jättebra! Men se till att den definitionen är mer än bara en utskrift i ditt introduktionspaket. Följ upp regelbundet för att säkerställa att företagskulturen du vill skiljer sig inte alls från den kontorskultur som du har.

Hur skapar jag en företagskultur?

Definiera Om du har följt med har du redan tagit det första steget mot att skapa en positiv kontorskultur: att faktiskt definiera den.

Rekrytera Anställ inte bara medarbetare för deras kompetens och erfarenhet – anställ dem för vad de kan tillföra er företagskultur. Betrakta kulturell passform som ett av de viktigaste urvalskriterierna för nya kandidater. Utnyttja intervjun som ett tillfälle att avgöra om en kandidat kommer att passa in på arbetsplatsen eller inte. Om er företagskultur belönar initiativ och självständigt arbete är det ingen idé att anställa någon som gillar att få order – även om den personen har det mest imponerande CV:t som hamnar på ditt skrivbord.

Behålla När du väl har anställt rätt personer – se till att behålla dem! En låg personalomsättning är bättre för arbetsmoralen, prestationen och resultatet. En flexibel, positiv och respektfull arbetsmiljö bidrar i hög grad till att dina medarbetare stannar kvar länge. En god stämning är en utmärkt indikator på god prestation och medarbetarnöjdhet.

Samarbeta Alla bidrar till att skapa och upprätthålla kontorskulturen – därför bör lagarbete stå i centrum för er verksamhet. Uppmuntra en känsla av samarbete och delaktighet – betona att era medarbetare är en del av ett team, inte bara kuggar i ett maskineri.

Hur kan jag förbättra arbetsmiljön?

Ibland hamnar företagskulturen ur kurs, men med lite ansträngning går det att justera och förbättra den. Här är några tips du kan prova om du känner att företagskulturen inte fungerar som den ska

Var öppen Se till att er företagskultur främjar öppenhet och förtroende. Håll kommunikationskanalerna öppna genom Slack-kanaler, regelbundna möten och en öppen dörr-politik.

Belöna och uppmärksamma En arbetsplats kan inte bara säg De värdesätter vissa beteenden, attityder och resultat: de måste leva upp till sina ord. Uppmärksamma och belöna de beteenden som du uppmuntrar i teorin när du ser dem i praktiken. Vilken form belöningen ska ha är upp till dig – det kan vara en befordran eller en bonus, eller helt enkelt ett offentligt erkännande av utmärkt arbete.

Håll värdena i sikte Se till att er arbetsplatskultur stämmer överens med företagets kärnvärden på alla nivåer. Är ert företag ”familjevänligt”? Utmärkt! Se till att era regler för familjeledighet och flexibla arbetstider återspeglar detta.

Konsekvent återkoppling På en välfungerande arbetsplats bör återkopplingen ske kontinuerligt mellan chefer och medarbetare samt inom teamen. Se till att kontorskulturen inte blir ett försummat ämne under era återkopplingsmöten.

Prioritera kulturen Er företagskultur är inte något som uppstår av sig själv. Och när ni väl har skapat den får ni inte försumma den. Se till att kontinuerligt följa upp, anpassa och förbättra er företagskultur.

Hur kan jag bedöma företagskulturen?

Minns du att vi sa att er företagskultur bör styra era rekryteringsrutiner? Tja, detsamma gäller om du själv är den som söker jobb: du måste bedöma om din blivande arbetsplats och dess företagskultur passar dig. Men hur? Intervjun kan ge dig en inblick i företagskulturen på ditt potentiella nya jobb, men det är svårt att få en fullständig bild. Några kloka frågor kan dock hjälpa dig att få grepp om ämnet. Här är några frågor som alla som går på intervju bör ställa:

Hur länge har du arbetat på företaget?

Den här frågan är ett praktiskt sätt att få en uppfattning om hur stor andel som stannar kvar.

Uppmuntras risktagande?

Det är bra att veta om man kommer att belönas för att man tar initiativet.

Hur uppmärksammas bra arbete? Hur hanteras misstag?

Svaren på denna fråga ger en kortfattad inblick i ledarstilen och processerna för återkoppling.

Hur fattas besluten här?

Genom att gå igenom beslutsprocesserna kan du bättre bedöma graden av samarbete och organisationsstrukturen.

Vilken var den senaste stora utmaningen som företaget/avdelningen stod inför? Hur hanterades den?

Det är viktigt att veta hur din blivande arbetsplats går tillväga när det gäller problemlösning.

Vilka typer av flexibla arbetsformer finns här?

Fråga inte vilka typer av flexibla arbetsformer det finns erbjuds – fråga vilka flexibla lösningar som faktiskt har införts genomförts.

Hur ser en typisk lunchrast ut här?

En inblick i lunchrasten ger en bild av stämningen i teamet.

Kan du visa mig runt?

En rundtur på kontoret ger dig en ännu bättre uppfattning om hur kontorskulturen ser ut.

Hur kan jag anpassa mig till en ny kontorskultur?

Kanske har du bytt från en arbetsplats där man klär sig i hoodies och sneakers till ett jobb där man inte ens har ”casual Fridays”. Eller kanske har du gått från ett kontor där alla stämplar ut klockan 17 till ett kontor där man har afterwork varannan dag. Utöver att lära sig nya ansvarsområden och arbetsflöden innebär ett nytt jobb ofta att man måste anpassa sig till en helt ny kontorskultur. Så hur hanterar man det?

Först och främst: var uppmärksam. Ta intryck av dina kollegor – om de ger ärlig feedback till ledningen är det troligtvis okej för dig att göra detsamma. Om alla i ditt team sitter vid sina skrivbord klockan 09.00 bör du kanske tänka dig för två gånger innan du kommer in klockan 10.30. Och ta det lugnt om du gör ett misstag – du är ny, och alla borde vara beredda att ha lite överseende med dig.

Var öppen för nya idéer. Om du kommer från en arbetsplats där vissa typer av beteenden och arbetssätt uppmuntras kan det vara svårt att anpassa sig till en miljö där andra beteenden belönas. Men det betyder inte att din gamla företagskultur var bättre, eller att det inte finns några fördelar med den nya företagskulturen. Kasta dig in i ett nytt sätt att göra saker på, så kanske du upptäcker att det trots allt har sina fördelar.

Ställ frågor. Var inte rädd för att fråga varför saker görs i en viss ordning, eller varför vissa frågor prioriteras framför andra – att förstå varför din nya arbetsplats fungerar som den gör är avgörande för att du ska kunna anpassa dig till kulturen där.

Måste jag anpassa mig till kulturen på min arbetsplats?

Tja, det korta svaret är ja. Om du är på kontoret deltar du redan – antingen på ett positivt sätt eller på ett negativt sätt – i kulturen på din arbetsplats. Det längre svaret är ja, men försök att delta på ett sätt som passar just dig. Du behöver inte engagera dig fullt ut i alla aspekter av arbetsplatsens kultur. Anta att det är en extremt social arbetsplats – även om det inte skadar att dyka upp då och då på gemensamma luncher eller pingpongkvällar på fredagar, är det också helt acceptabelt att artigt tacka nej till dessa inbjudningar. Men om mer avgörande aspekter av arbetsplatskulturen går dig på nerverna – kanske du i grunden inte håller med om ledningsstilen eller inte helt kan ställa dig bakom företagets affärsmål – då kan det vara dags att fundera på om arbetsplatskulturen behöver förändras, eller om du passar in i företaget.

Hjälp! Jag avskyr kulturen på mitt kontor!

Det här kan vara tufft! Och det är också ett helt legitimt skäl att söka en annan tjänst hos ett annat företag. Stå inte ut med en företagskultur som hindrar dig från att prestera på topp om du inte behöver det: faktum är att om du är en lagspelare i ett företag som värdesätter en självständig arbetsstil, så når du förmodligen inte din fulla professionella potential. Men vad händer om det inte går att säga upp sig? Eller om du älskar jobbet men avskyr företagskulturen? Det är dags att vara ärlig mot dig själv. Är ditt öppna kontorslandskap bara något som irriterar dig? Eller påverkar det din förmåga att utföra ditt arbete? Att skilja på olägenheter och verkliga problem kan hjälpa dig att få en tydligare bild av vad du kan – och inte kan – leva med på jobbet. Den dåliga nyheten är att du, såvida du inte arbetar på ett litet företag eller har en ledande befattning, kanske inte har möjlighet att förändra de aspekter av kontorskulturen som du upplever som utmanande. Vad du däremot kan försöka göra är att förändra kulturen i ditt team genom att införa mer positiva arbetsflöden, rutiner och vanor.

Vad förstör kontorskulturen?

Hittills har vi försökt att fokusera på det positiva. Men det går inte att säga det på något annat sätt: dessa skadliga vanor kommer garanterat att förstöra en god arbetsplatskultur. Se upp för

För många regler! En uppförandekod är en bra sak, men bara när de regler som den fastställer är intuitiva eller nödvändiga. Stränga regler hämmar flexibiliteten och kreativiteten och kan upplevas som irriterande när de tillämpas på ett hårdhänt sätt. Försök att utforma dina regler utifrån dina mål och syften, och blanda inte ihop riktlinjer med regler som måste följas till varje pris.

Mikrostyrning Det finns en skillnad mellan en praktiskt inriktad ledarstil och detaljstyrning. Detaljstyrande chefer hämmar medarbetarnas utveckling och hindrar dem från att känna ägarskap och till och med stolthet över sitt arbete. I extrema fall kan detaljstyrande chefer vara så upptagna med att sköta alla andras arbete att de försummar sina egna ledningsuppgifter. Undvik denna ledarstil till varje pris!

Kommunikation som strider mot intuitionen Komplicerade kommunikationskanaler leder bara till förvirring, missförstånd och felaktig information. Se till att alla på kontoret är på samma våglängd genom att tydligt ange vilka kommunikationskanaler och kommunikationssätt du föredrar.

En miljö utan konsekvenser I alla yrkesmiljöer bör handlingar få konsekvenser. Låt inte misstag eller överträdelser passera obemärkt – utnyttja dem istället som en möjlighet att korrigera kursen och ge feedback. På samma sätt kommer medarbetarna snabbt att förlora sin drivkraft om deras goda insatser inte uppmärksammas. Ingen vill känna att man arbetar i ett vakuum!

Är min arbetsplatskultur inkluderande?

En positiv arbetsplatskultur är en kultur där alla känner sig välkomna, uppskattade och har möjlighet att komma med synpunkter. Och när vi säger ”alla”, menar vi alla: Det är därför det är viktigt att granska fördomarna i er företagskultur. Om er arbetsplats lägger positiv vikt vid att komma tidigt, stanna kvar sent och synas ofta vid evenemang utanför arbetstid, kan det till exempel kännas avskräckande för föräldrar som arbetar. Det är värt att granska er företagskultur noggrant för att säkerställa att den stöder och välkomnar medarbetare med olika bakgrunder.

Okej, men jag jobbar på distans: hur kan jag ta del av kontorskulturen?

Allt fler arbetsplatser förlitar sig på distansarbetare. Och bara för att de inte befinner sig på kontoret betyder det inte att det inte är viktigt att de känner sig som en del av företagskulturen. En av de största utmaningarna när det gäller att leda distansarbetande team är faktiskt att skapa en känsla av gemenskap och en företagskultur som är lika sammanhängande och meningsfull som för de som arbetar på plats. Kommer du ihåg allt vi sa om hur viktig kontorskulturen är för medarbetarnas tillfredsställelse och prestation? Det gäller i lika hög grad för distansarbetande team. Så, vad kan du göra för att säkerställa att ditt distansarbetande team är engagerat och motiverat?

Håll regelbundna teammöten med ditt distansarbetsteam, precis som du skulle göra på kontoret. Och om ditt kontor består av både distansarbetare och medarbetare på plats, se till att distansarbetarna också har en pålitlig videolänk till alla teammöten som hålls på plats. Det gäller inte att ”ur ögonen, ur sinnet”!

Bestäm regelbundna tillfällen för återkoppling med distansarbetare – bara för att de inte befinner sig på kontoret betyder det inte att de inte ska hållas ansvariga för misstag eller få erkännande för sina framgångar. Försök att främja en återkopplingskultur som är både formell och spontan genom att uppmuntra informell återkoppling inom teamet utöver de schemalagda mötena.

Utnyttja chattplattformar som Slack – en chatt på Slack kan vara mer effektiv och intuitiv än en e-postkedja. Se också till att ni har en särskild ”watercooler”-kanal på Slack, där medarbetarna kan prata om annat än jobbet: dessa avslappnade samtal är utmärkta för att stärka teamkänslan.

Se till att de nya distansanställda, som en del av introduktionsprocessen, får ett 1:1-möte med alla i sitt team samt med övriga relevanta kontaktpersoner inom företaget.

Om budgeten tillåter det kan en teamresa till en plats som är lättillgänglig för alla erbjuda många olika möjligheter till teambuilding och nätverkande.

Vilka häftiga idéer kan jag stjäla – *hm*, låna – från andra företag?

Zappos lägger stor vikt vid att den kulturella passformen stämmer. Nya medarbetare erbjuds 2000 dollar för att lämna efter sin första vecka, om de känner att företaget inte passar dem.

Google är känt för att ställa höga krav på sina anställdas intellektuella och kreativa förmåga. Men visste du att de också prioriterar personalens fysiska välbefinnande? Googles anställda kan räkna med att få gratis, näringsrika måltider och mellanmål varje dag, och de har fri tillgång till gymmet på Googles campus.

För Squarespace, samarbete är en grundläggande värdering: och deras platta hierarki är ett bevis på just det! Företaget har väldigt få personer i ledande befattningar – alla övriga befinner sig på samma nivå.

Vid Warby Parker, de tar företagskulturen på så stort allvar att det till och med finns ett särskilt team som ägnar sig åt att främja och förbättra kulturen på arbetsplatsen.

Airbnb De tar det så allvarligt att hålla alla sina tusentals anställda världen över informerade att de anordnar ett globalt möte varannan vecka!

Företag som tillverkar friluftsutrustning REI belönar faktiskt sina anställda för att de ger sig ut på friluftsäventyr genom att skänka dem den senaste utrustningen inom friluftsliv och sport.