55 kalenderknep som godkänts av Doodle och som kommer att förändra ditt liv

Har du någonsin undrat hur du kan få din kalender att fungera bättre för dig? Den här listan är allt du behöver. Läs vidare för att få 55 superpraktiska tips som tar din kalenderhantering till nästa nivå. Varför just 55? Tja, när man lever och andas schemaläggning och produktivitet som vi gör, är det svårt att sluta när man väl har kommit igång…

Kom igång med dessa kalendertips

Gå över till digitalt

Om du fortfarande använder en papperskalender, så slår vi vad om att du förmodligen fortfarande spelar e-postpingpong varje gång du behöver boka ett möte. En onlinekalender erbjuder betydligt fler funktioner än en papperskalender – tänk på smart schemaläggning, samarbetskalendrar, påminnelser om händelser och mycket mer. Kan din väggkalender med ”Månadens katt” göra allt det där? Sluta läsa den här artikeln, bekanta dig med en digital kalender – tips! Det finns förmodligen en på skrivbordet på din dator som bara väntar på att upptäckas – kom sedan tillbaka. Varför inte prova Doodle, när du ändå håller på? Vi väntar.

Håll det enkelt

Om du använder fler än en kalender är det oundvikligt: förr eller senare kommer en viktig händelse eller ett brådskande möte att hamna mellan stolarna. Håll dig till en onlineplanerare och lär dig hur du kan utnyttja den på bästa sätt – den här guiden är en bra utgångspunkt.

Synkronisera din Google-kalender

Glöm inte att synkronisera Doodles kostnadsfria onlinekalender med ditt favoritkalenderprogram: alla möten du bokar via Doodle visas automatiskt i din kalender. Hur enkelt är inte det!

Lär känna dig själv

När du väl har valt en digital kalender att använda och synkroniserat den med Doodle för att enkelt hålla koll på dina möten, är det dags att fylla den med alla händelser och åtaganden som finns på din onlineagenda. Innan du låter dig ryckas med av tidsblockering och färgkodning (vi kommer att berätta mer om dessa knep senare: TL;DR, du hittar dem här), ta en minut att fundera över hur du helst vill planera din tid. Det är alldeles för lätt att bli ivrig och fylla morgnarna med frukostmöten, bara för att sedan komma ihåg att du egentligen inte är på topp förrän du har druckit din tredje kopp kaffe klockan 10. Genom att fundera över vilken typ av schema som realistiskt sett fungerar för dig kan du undvika att ta på dig för mycket, bli övertrött och tappa motivationen!

Det är ingen idé att boka en tid…

…om du inte kommer ihåg att hålla det. Lägg inte in ett möte i din kalender för att sedan glömma bort det! Det finns ett superenkelt sätt att se till att din kalender inte hamnar i glömska. Är du redo? Här är det:

Ställ in din onlinekalender som skrivbordsbakgrund

Varje gång du loggar in på din dator ser du exakt vad du har på programmet för dagen, veckan och månaden.

Använd händelsepåminnelser

För att vara helt säker på att du har koll på alla dina åtaganden bör du se till att aktivera händelsepåminnelser – dessa automatiska aviseringar hjälper dig att hålla koll på läget.

Men använd INTE standardinställningarna för påminnelser!

När du har en fullspäckad kalender är det sista du behöver en ström av påminnelser om händelser. Prova dig fram med inställningarna i din kalender för att anpassa påminnelserna så att de passar just dig. Kanske behöver du inte påminnelser för återkommande händelser. Om en påminnelse två minuter före ett möte stör mindre än en påminnelse 15 minuter före, ställ in en kortare påminnelsetid. Å andra sidan kräver vissa möten mer förberedelser – ställ då in påminnelsen så att den aktiveras, till exempel en timme före sådana möten.

Tappa inte rytmen

Påminnelser är jättebra… så länge de inte stör ditt arbetsflöde. Ibland är ett e-postmeddelande om ett evenemang precis den knuff du behöver för att avbryta ditt koncentrationskrävande arbete och klicka dig vidare till din inkorg. Och om du öppnar inbjudan till evenemanget kan du lika gärna kolla de andra nya e-postmeddelandena också… eller hur? Om den här situationen låter bekant, undvik inkorgen och ställ istället in skrivbordsaviseringar.

Vill du hellre ha all information på en gång?

I vissa kalendrar kan du välja att få ett dagligt e-postmeddelande med din agenda istället för att få påminnelser och aviseringar under dagen. Och om du hellre vill se allt ”på ett ögonkast”…

Använd den anpassade Doodle-instrumentpanelen

Här visas alla dina omröstningar och mötesförfrågningar på ett och samma ställe. Enkelt!

Smartare möten för människor med fullt upp

Använd Doodle för att boka dina möten

Det viktigaste först: se till att mötena bekräftas och läggs in i din kalender med så lite krångel som möjligt genom att använda Doodles mötesinbjudningar. Föreslå tider, bjud in deltagarna och låt dem rösta på sina önskade tider. Välj sedan det bästa alternativet och meddela deltagarna via en länk eller ett e-postmeddelande.

Skicka kalenderinbjudningar

När du har hittat den bästa tiden för mötet kan du med Doodle Premium skicka en kalenderinbjudan till alla deltagare, så att mötet automatiskt läggs in i allas kalender. Häftigt, va? Om du vill prova, Starta din provperiod av Doodle Premium. Om du redan är Doodle Premium-användare vet du förmodligen att du också kan…

Skicka påminnelser och uppdateringar

Om du vill skicka en personlig påminnelse till mötesdeltagarna eller informera dem om ny information som rör mötet, kan du göra det med Doodle Premium också. Har vi nämnt att provperioden är gratis?

Använd Doodle 1:1

Premium-användare får dessutom tillgång till Doodle 1:1, ett intuitivt verktyg för att boka enskilda möten. Det fungerar ungefär som en vanlig mötesinbjudan, men är ännu smidigare. Skicka en inbjudan med några tidsförslag, vänta tills den andra personen bekräftar vilken tid hen föredrar, och lägg sedan in mötet i din kalender… vänta, sa vi just ”lägg in mötet i din kalender”? Vi menar: luta dig tillbaka och slappna av – vi har redan lagt in det åt dig.

Skapa återkommande möten

Om din arbetsvecka alltid inleds med ett stand-up-möte på måndag morgon, eller om du har regelbundna återkopplingsmöten med din chef, ska du inte slösa tid på att lägga in samma möten vecka efter vecka – ställ in dessa möten så att de återkommer, så dyker de automatiskt upp i din kalender.

Justera dina tidsluckor!

De flesta onlinekalendrar använder tidsintervall på 30 minuter och en timme som standard. Om du inte ändrar dessa inställningar kommer du att boka 30 minuter för samtal som högst borde ta 20 minuter, och en timme för möten som skulle kunna avslutas på 45 minuter. Anpassa dina tidsintervall för att boka möten mer effektivt.

Planera möten i block

Det är en av de mest irriterande sakerna med möten: när de är dåligt planerade och organiserade kan de distrahera från, ja, det egentliga arbetet som man behöver göra varje dag. Forskning visar att man behöver tid utan störningar för att nå ett ”flow-tillstånd” – och att det i genomsnitt tar 25 minuter att återfå koncentrationen varje gång man blir avbruten. Säkra den tid du behöver för att ta itu med komplexa uppgifter genom att schemalägga möten i block – till exempel tre möten efter varandra på eftermiddagen, istället för utspridda över hela dagen.

Ta kontakt

Spara kontaktuppgifterna för alla inbjudna till mötet i ditt kalenderavtal, så att det är enkelt att nå dem när som helst – Doodle Premium gör detta automatiskt i kalenderinbjudningarna. Om ni har ett distansmöte, lägg till Skype-användarnamn också!

Använd smarta rubriker

Att märka varje möte i din kalender med ”Möte” är inte bara fantasilöst – det är också meningslöst. Ge varje möte en specifik titel så att du kan se exakt vad som står på dagordningen: ”Budgetuppdatering” eller ”Presentation” är mycket mer informativa än ”Möte”.

Läge, läge

Glöm inte att anteckna var vart och ett av dina möten äger rum – det sparar dig en stressig stund i sista minuten när du försöker lista ut exakt var du ska vara.

Lägg mindre tid på planering och mer tid på att få saker gjorda. Registrera dig för en kostnadsfri 14-dagars provperiod.

Tips för tidshantering som du kan börja använda redan nu

Integrera din att-göra-lista

I de flesta digitala kalendrar kan du integrera din att-göra-lista så att du kan se dagens uppgifter tillsammans med dagens möten. Det kan vara frestande att fylla varje ledig tid i kalendern med möten och sociala åtaganden – men en snabb blick på den femtonpunktslånga att-göra-listan i hörnet av skärmen kan få dig att använda din tid på ett klokare sätt…

Planera inte in uppgifter i anslutning till möten

Om du inte ger dina dagliga uppgifter samma prioritet som dina dagliga möten kan det hända att du tvingas stressa för att hinna med allt på din lista, eller klämma in en uppgift som vanligtvis tar en timme i tre 20-minuterspauser. Att planera in både uppgifter och möten förhindrar att du överbelastar schemat och ger dig mycket större chans att faktiskt få jobbet gjort. Med det i åtanke, varför inte prova…

Tidsblockering

Om det fungerar för Richard Branson och Michelle Obama, så måste det vara värt ett försök. Time-blocking bygger på idén med en att-göra-lista och omvandlar den till ett kalenderformat: i princip avsätter du en viss tid för varje uppgift och behandlar den precis som vilken annan åtagande som helst i din kalender. Att sätta en tidsgräns för varje uppgift innebär att du sannolikt kommer att slutföra den mer effektivt; dessutom kan det faktum att du omvandlar den orealistiska att-göra-listan med 37 punkter till tidsblock få dig att omvärdera vilka uppgifter som är viktiga och vilka som kan delegeras, skjutas upp eller till och med glömmas bort.

Prioritera!

När det gäller tidsplanering bör du se till att ta itu med dina viktigaste uppgifter först. Planer kan ändras och distraktioner uppstår, så ge dig själv bästa möjliga förutsättningar att få det mest brådskande arbetet gjort varje dag.

Tänk smått

Har du hört talas om mikroschemaläggning? Det är ett system där man planerar sin tid ned till minuten – och vissa produktivitetsexperter svär vid det. Vi föreslår inte att du planerar din dag i 5-minutersintervaller som vissa mikroschemaläggare gör – men den där irriterande tio minuters pausen mellan mötena behöver inte vara bortkastad tid. Använd din kalender för att avsätta små tidsintervaller för snabba uppgifter, som att skicka ett eller två e-postmeddelanden.

Arbeta i omgångar

Försök att utföra liknande uppgifter i omgångar. Om du har tre medarbetarsamtal att skriva, avsätt tillräckligt med tid i din kalender för att klara av dem alla på en gång, istället för att arbeta med dem vid olika tidpunkter under dagen. Olika uppgifter kräver olika typer av fokus och olika kompetenser. Att ta itu med liknande uppgifter samtidigt innebär att du behöver göra färre mentala omställningar under dagen. För att underlätta detta kan du prova att…

Sortera uppgifter efter typ

Betrakta uppgifter som att skriva e-postmeddelanden, boka möten och boka tider som administrativa uppgifter, och uppgifter som att brainstorma eller skriva som kreativa uppgifter, och så vidare. Försök att gruppera uppgifterna i din kalender efter typ.

Restid

När man planerar möten kan det vara frestande att boka in dem tätt efter varandra – men glöm inte att räkna med restiden. Även om du bara ska gå från ett mötesrum till ett annat är det bra att räkna med 5 minuter för att ta dig dit, så att du slipper känna dig stressad.

Buffertid

Buffertiden kan vara lika viktig som restiden! Om du vet att dagens första möte troligen kommer att bli intensivt och handla om data, medan det andra mötet går ut på att bolla idéer med en potentiell kund, se då till att du har tillräckligt med tid mellan de två mötena för att hinna ställa in dig mentalt.

Planera in pauser

Glömt lunchen? Ja, det låter inte troligt för oss heller. Men sanningen är att det på hektiska dagar lätt kan hända att man glömmer bort att äta eller dricka vatten – du vet, alla de där grundläggande sakerna som håller dig vid liv. Du kan inte prestera bra om du inte är mätt och välhydrerad, så se till att planera in några pauser under dagen.

Störningar i schemat

Även om vi ibland glömmer bort lunchen, så finns det vissa saker som vi aldrig glömmer att göra. Viktiga saker, som att kolla sociala medier eller bläddra bland kattungememes. Det är inget fel med att unna sig lite lättsam distraktion, så länge du inte låter det ta över hela dagen. Om du vet att du kommer att klicka dig vidare till ditt Twitter-flöde, planera då in det! Planera in en tio minuters Twitter-paus och håll dig till tidsgränsen! På så sätt förvandlas din oskyldiga distraktion inte till ett problematiskt tidsslukande.

Planera in tid för att göra ingenting

På samma sätt som du bör försöka planera in pauser och avbrott, bör du också försöka avsätta lite tid varje vecka för att… göra ingenting. Det här är din tid att tänka, komma på idéer, dagdrömma, koppla av och stänga av – och den är precis lika produktiv som den tid du ägnar åt att fokusera på ditt arbete. Tid för att göra ingenting är avgörande för att ladda om hjärnan och ge näring åt din kreativitet.

Markera dig själv som upptagen

På många arbetsplatser är du inte den enda som har tillgång till din kalender. Din chef och ditt team kan kanske också se den, så att de vet när du är tillgänglig. Och när du inte sitter i ett möte måste du väl vara tillgänglig – eller hur? Om du inte har något möte men ändå inte vill bli störd, markera dig som upptagen i kalendern. Dina kollegor vet då att de inte ska störa dig, och du kan spela Candy Crush – förlåt, vi menar förstås slutföra budgetberäkningarna – i lugn och ro.

Låt inte arbetet ta överhanden

Även om du främst använder din kalender i arbetet bör du överväga att lägga till personliga åtaganden (som födelsedagsmiddagen med din partner) och mål (att gå på gymmet tre gånger i veckan) i kalendern. Det är ett enkelt sätt att försöka och Tänk på att upprätthålla den svårfångade balansen mellan arbete och privatliv.

Praktiska tips som är för bra för att inte dela med sig av

Kategorier är din vän!

Använder du din kalender för att hålla reda på arbetsåtaganden, privata möten, sociala evenemang, träningsmål, familjens födelsedagar och mycket mer? Vi hoppas att svaret är ja – och om det inte är det, gå gärna tillbaka och läs vårt 35:e tips igen! Men när din kalender är så fullspäckad kan det ibland vara svårt att hålla reda på alla dina åtaganden. Varför inte sortera dem i kategorier – Arbete, Socialt, Familj, Träning och så vidare. Du kan till och med dölja vissa kategorier om du tycker att de distraherar dig för mycket.

Färgkodning

Vad kan vara bättre än kategorier? Färgkodade kategorier! Tilldela varje kategori en egen färg, så kan du se skillnad på alla dina åtaganden med ett ögonkast.

Få ett nytt perspektiv

De flesta kalendrar har fyra standardvisningslägen: Dag, Vecka, Månad och År. Om du tittar i dagsläget kan det vara lätt att fastna i kortsiktiga mål och tappa helhetsperspektivet. Ta dig tid att byta perspektiv: se också över hur din vecka, månad och ditt år utvecklas.

Veckovisa arbetsöversikt

Det finns inget värre än att redan på måndag morgon titta på helgen i kalendern, fylld med spännande sociala aktiviteter. Om du inte vill distraheras av tanken på lördagskvällarnas fester och söndagseftermiddagens picknick redan när veckan knappt har börjat, kan du växla till en arbetsveckovy.

Lär dig genvägarna

En riktig kalender-ninja kan alla relevanta kortkommandon. Minns du att vi just pratade om att ändra visningsläget? Om du använder Google Kalender kan du trycka på ”1” eller ”d” för att visa i dagsläge, ”2” eller ”w” för att visa i veckoläge och – du gissade rätt – ”3” eller ”m” för att visa i månadsläge. Och det finns massor fler! Lär dig kalenderens kortkommandon så blir det ännu snabbare och enklare att planera.

Avvisa inbjudningar automatiskt

I en idealisk värld skulle man inte arbeta utanför kontorstiden. Och man skulle inte heller tacka ja till mötesinbjudningar som infaller utanför kontorstiden. Kanske går det inte att få din kalender att sluta du att arbeta övertid, men du kan undvika att schemalägga möten efter att arbetsdagen är slut. Ange helt enkelt dina öppettider i kalendern och ställ sedan in kalendern så att den automatiskt avvisar alla möten som ligger utanför dessa tider.

Använd världsklockan

Om du samarbetar med internationella partner eller arbetar för ett multinationellt företag med kontor över hela världen, bör du bekanta dig med världsklockan: då slipper du undra om det är för tidigt att ringa kontoret i New York!

Lägg till specifika tidszoner

Du kan också lägga till en specifik tidszon – eller flera tidszoner för den delen – direkt i din kalendervy.

Boka möten över olika tidszoner med Doodle

Världsklockor och tidszonsinställningar är visserligen praktiska – men när det gäller att samordna kalendrar med kunder och kollegor i olika tidszoner är det bäst att inte ta några risker. Använd Doodles tidszonsfunktion för att smidigt komma överens om mötestider med deltagare i flera olika tidszoner.

Att dela är att bry sig (även när det gäller kalendrar)

Dela kalendrar med ditt team

Aktivera delningsinställningarna så att alla i ditt team kan se vilka åtaganden du har och när du är tillgänglig (glöm inte att markera dig som upptagen när du inte vill bli störd).

Och skapa en gemensam teamkalender

Att ha en gemensam kalender som hela teamet har tillgång till, med gemensamma deadlines, teammöten och helgdagar, kan bidra till att alla håller sig på rätt spår.

Prova den projektbaserade kalendern

En projektbaserad kalender fungerar enligt samma princip som den gemensamma teamkalendern. Om du ska genomföra ett stort projekt kan en särskild kalender se till att alla håller sig till uppgifterna. Ställ in den så att alla som är delaktiga i projektet har tillgång till den, och lägg in alla relevanta möten, mål och deadlines.

Dela kalendrar med familj och vänner

När man har ett hektiskt liv kan det vara alldeles för svårt att hitta tid att träffa vännerna på middag – och alldeles för lätt att glömma att ringa sina mor- och farföräldrar på deras guldbröllopsdag. Att dela kalendrar med familj och vänner kan hjälpa dig att hålla koll på sociala och familjära åtaganden. Och om du försöker ordna en middag med dina tre bästa vänner fortfarande kräver veckor av kalenderkoordinering, så glöm inte att Doodle-omröstningar är lika användbara för att boka både sociala och yrkesmässiga möten.

Dölj delade kalendrar

Om du har följt vårt råd och delat kalendrar med kollegor, familj och vänner – och skapat några extra kalendrar för säkerhets skull – kanske du nu sitter och bläddrar igenom dina vänners fullspäckade dejtkalendrar och din mammas bokklubbsmöten i ett försök att hitta dina egna åtaganden. Det finns en enkel lösning på detta: välj bara att dölja de kalendrar du inte behöver se hela tiden. Du kan alltid klicka på dem när du behöver kolla något.

Tips för att få extrapoäng – Kalenderknep

Både bakåt och framåt

Visst, du använder din kalender för att planera din framtid – men visste du att du också kan använda den för att arkivera ditt förflutna? Lägg till anteckningar om viktiga möten efter att de har ägt rum – vad som diskuterades, vad som kom upp i småpratet, andra intressanta punkter – och sök sedan i din kalender när du vill friska upp minnet. Kollegor och kunder kommer att imponeras av ditt minne, och din kalender fyller nu en dubbel funktion. En vinst för alla!

Upptäck tillägg

Funderar du på vad du ska ha på dig i morgon? Be din kalender att visa vädret. Undrar du om Merkurius är i retrograd denna månad? Ta reda på det genom att lägga till en astrologisk kalender. Oavsett vilken digital kalender du använder har den garanterat en mängd intressanta extrafunktioner – se till att utnyttja dem till fullo!

Glöm inte helgdagarna

De flesta kalendrar visar automatiskt helgdagarna i din region – men om du är som vi är det nog inte så lätt att glömma bort dem. Visste du dock att du också kan ställa in din kalender så att den visar helgdagar i andra regioner? Det är ett praktiskt sätt att hålla koll på vilka helgdagar dina internationella kollegor kanske firar.

Gör födelsedagarna till något alldeles extra

Bli den medarbetare som tar med sig tårta till chefens födelsedag genom att lägga in allas födelsedagar i din kalender – snart blir du den mest omtyckta medarbetaren på kontoret.

Upptäck tillägg

Utöka din kalenders funktioner med tillägg – som den Doodle-tillägget, speciellt utformad för användning tillsammans med din Google Kalender. Det har aldrig varit enklare att planera!

Och ladda ner en kalenderapp

Håll koll på alla dina åtaganden och uppgifter med en mobilapp som ger dig tillgång till din kalender och all information i den när du är på språng. Får vi föreslå att du provar vår? Doodle Mobile synkroniseras inte bara med din personliga kalender, så att du kan hålla koll på alla dina pågående Doodle-omröstningar och skapa och svara på nya, var du än befinner dig. Nu finns det verkligen ingen ursäkt för att inte ha koll på din kalender – lycka till med planeringen!