55 Doodle-Approved Calendar Hacks que Mudarão Sua Vida

Já se perguntou como fazer seu calendário funcionar para você? Bem, esta lista é seu ponto de venda único. Continue lendo para 55 dicas superpráticas para levar seu jogo de calendário para o próximo nível. Por que 55? Bem, quando você vive e respira programação e produtividade como nós fazemos, é difícil parar uma vez que você começa...

Primeiro passo com esses hacks de calendário*

Go Digital

Se você ainda estiver usando um calendário em papel, então apostamos que você provavelmente ainda está jogando ping-pong por e-mail sempre que precisar marcar uma reunião. Um calendário online oferece muito mais funcionalidade do que um calendário em papel - pense em programação inteligente, calendários colaborativos, lembretes de eventos, e muito mais. Seu calendário de parede Cat of the Month pode fazer tudo isso? Pare de ler este artigo, familiarize-se com um calendário digital - dica! Provavelmente há um na área de trabalho do seu computador apenas esperando para ser descoberto - depois volte. Por que não experimentar o Doodle, já que você está nele? Vamos esperar.

Mantenha simples

Se você estiver usando mais de um calendário, é inevitável: mais cedo ou mais tarde, um evento importante ou um compromisso urgente vai passar pelas fendas. Fique um planejador on-line e aprenda como fazer com que funcione para você - este guia é um bom lugar para começar.

Sincronize seu calendário do Google

Não se esqueça de sincronizar o calendário online gratuito do Doodle com seu software de calendário preferido: quaisquer reuniões que você agendar através do Doodle aparecerão automaticamente em seu calendário. Como isso é fácil!

Conheça a si mesmo

Uma vez escolhido um calendário digital para trabalhar e sincronizado com o Doodle para acompanhar sem esforço suas reuniões, é hora de preenchê-lo com quaisquer eventos e obrigações que estejam em sua agenda on-line. Antes de se deixar levar pelo bloqueio de tempo e pelo código de cores (mais tarde compartilharemos mais sobre estes hacks: TL;DR, você pode encontrá-los aqui), reserve um minuto para refletir sobre suas preferências de programação. É muito fácil ficar entusiasmado e encher suas manhãs com reuniões de café da manhã, só para lembrar que, na verdade, você não é coerente até ter tomado sua terceira xícara de café às 10 da manhã. Refletir sobre o tipo de horário que realisticamente funciona para você evitará que você se torne excessivamente comprometido, excessivamente fatigado e subestimado!

Não adianta agendar um encontro...

...se você não se lembra de mantê-lo. Não entre em uma reunião em seu calendário e depois esqueça! Há uma maneira super-simples de garantir que seu calendário não esteja "fora da vista, fora da mente". Pronto? Aqui está ele:

Defina seu Calendário Online como seu fundo de tela

Toda vez que você entrar em seu computador, você verá exatamente o que você tem no dia, na semana e no mês.

Lembretes de eventos de uso

Para ter certeza de que você está no topo de todas as suas obrigações, certifique-se de ligar os lembretes de eventos - estas notificações automáticas o manterão no caminho certo.

Mas NÃO use as configurações padrão de lembrete!

Quando você tem um calendário completo, a última coisa que você precisa é uma barragem de lembretes de eventos. Brinque com as configurações de seu planejador para personalizar os lembretes de uma forma que funcione para você. Talvez você não precise de lembretes para eventos recorrentes. Se um lembrete 2 minutos antes de uma reunião for menos perturbador do que um lembrete 15 minutos antes, defina um tempo mais curto de lembrete. Então, novamente, algumas reuniões precisam de mais preparação - defina seu lembrete para sair, digamos, uma hora antes de reuniões como estas.

Não perca seu fluxo

Os lembretes são ótimos...desde que não interrompam seu fluxo de trabalho. Às vezes, uma notificação de evento por e-mail é todo o incentivo que você precisa para parar de pensar a fundo e clicar em sua caixa de entrada. E se você abrir o convite para o evento, você pode também passar por esses outros novos e-mails...certo? Se esta situação lhe parecer familiar, evite a caixa de entrada e configure as notificações da área de trabalho.

Prefere todas as suas informações de uma só vez?

Alguns calendários permitem que você opte por um e-mail de agenda diária em vez de receber lembretes e notificações ao longo do dia. E se você preferir ver as coisas 'de relance'...

Use o Painel Personalizado Doodle Dashboard

Todas as suas pesquisas e pedidos de reuniões são exibidos aqui, em um só lugar. Simples!

Reuniões mais inteligentes para pessoas ocupadas*

Use Doodle para agendar suas reuniões

Primeiro, confirme as reuniões e inscreva-as em seu calendário com um mínimo de confusão, utilizando as solicitações de convites para reuniões do Doodle. Sugira horários, convide os participantes e deixe-os votar em seus horários preferidos, depois selecione a melhor opção e informe os participantes através de um link ou um e-mail.

Envio de convites para o calendário

Uma vez que você tenha encontrado o melhor momento para se reunir, com o Doodle Premium você pode enviar um convite de calendário a todos os seus participantes, assim a reunião é automaticamente inserida no calendário de cada um. Nifty, certo? Se você quiser tentar, inicie seu teste do Doodle Premium. Se você já é um usuário do Doodle Premium, então você provavelmente sabe que também pode...

Enviar Lembretes e Atualizações

Se você quiser enviar um lembrete personalizado aos participantes da reunião ou atualizá-los com qualquer nova informação relacionada à sua reunião, Doodle Premium permite que você faça isso também. Já mencionamos que o teste é livre?

Usar Doodle 1:1

Os usuários Premium também têm acesso ao Doodle 1:1, uma ferramenta intuitiva para a configuração de reuniões um a um. É como uma solicitação regular de convite para reuniões, mas é ainda mais agilizado. Envie um convite com algumas vezes possíveis, espere que a outra pessoa confirme sua hora preferida e depois digite a reunião em seu calendário...espere, nós dissemos "digite a reunião em seu calendário"? Queremos dizer, sente-se e relaxe: nós já acrescentamos isso para você.

Criar Reuniões Recorrentes

Se sua semana de trabalho começa sempre com um stand-up de segunda-feira de manhã, ou se você tiver uma sessão regular de feedback com seu gerente, não perca tempo entrando nas mesmas reuniões semana após semana - defina estas reuniões para que se repitam, e elas aparecerão automaticamente em seu calendário.

Ajuste seus horários!

A maioria dos calendários on-line usa como padrão slots de 30 minutos e uma hora de tempo. A menos que você altere estas configurações, você se encontrará programando 30 minutos para chamadas que devem levar no máximo 20 minutos, e uma hora para reuniões que poderiam ser concluídas em 45 minutos. Personalize suas faixas de tempo para agendar reuniões de forma mais eficiente.

Agendamento de reuniões em pedaços

É uma das coisas mais irritantes nas reuniões: quando são mal planejadas e organizadas, as reuniões podem distrair, você sabe, o trabalho real que você precisa fazer a cada dia. Pesquisas mostram que você precisa de tempo livre de distrações para alcançar o "estado de fluxo" - e que cada vez que você é interrompido, leva em média 25 minutos para encontrar seu foco novamente. Você precisa de tempo para enfrentar tarefas complexas agendando reuniões em pedaços - digamos, três reuniões uma após a outra à tarde, em vez de espaçadas ao longo do dia.

Fazer contato

Mantenha as informações de contato de todos os convidados de sua reunião em seu evento calendário, para que sejam de fácil acesso a qualquer momento - Doodle Premium faz isso automaticamente com os convites do calendário. Se você estiver se reunindo remotamente, adicione também os nomes de usuário do Skype!

Usar títulos inteligentes

Rotular cada reunião em seu calendário como "Reunião" não é apenas falta de imaginação - é inútil. Dê a cada reunião um título específico, para que você possa ver exatamente o que está em sua agenda: 'Atualização do orçamento' ou 'Projeto' são muito mais informativos do que 'Reunião'.

Localização, Localização

Não se esqueça de anotar o local de cada uma de suas reuniões - isso lhe poupará uma confusão de última hora enquanto você tenta descobrir exatamente onde você deve estar.

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Integre sua lista de tarefas

A maioria dos calendários digitais permite integrar sua lista de tarefas para que você possa ver as tarefas do dia junto com os compromissos do dia. Pode ser tentador preencher cada vaga livre em seu calendário com reuniões e compromissos sociais - um olhar para a lista de quinze pontos na esquina de sua tela pode levá-lo a usar seu tempo de forma mais sábia...

Não agende tarefas ao redor de reuniões

Se você não der o mesmo peso a suas tarefas diárias que suas reuniões diárias, você pode se ver correndo para terminar tudo o que está em sua lista, ou amontoando uma tarefa que normalmente leva uma hora em três pausas de 20 minutos. A programação de tarefas, assim como as reuniões, previne o excesso de agendamento e lhe dá uma chance muito maior de realmente realizar seu trabalho. Por isso, por que não tentar...

Bloqueio de tempo

Se é bom o suficiente para Richard Branson e Michelle Obama, então deve valer a pena tentar. O bloqueio de tempo toma o conceito de sua lista de tarefas e o traduz em um formato de calendário: basicamente, você atribui uma porção de tempo para cada tarefa e a trata como se fosse qualquer outra obrigação em seu calendário. Atribuir um limite de tempo para cada tarefa significa que você provavelmente a completará mais eficientemente; além disso, traduzir essa lista irrealista de 37 pontos para fazer em blocos de tempo pode fazer com que você reavalie quais tarefas são importantes e quais tarefas podem ser delegadas, adiadas ou até mesmo esquecidas.

Priorizar!

Quando se trata de bloqueio de tempo, não deixe de enfrentar primeiro suas tarefas mais importantes. Os planos mudam, e as distrações acontecem, portanto, dê a você mesmo a melhor chance possível de completar seu trabalho mais urgente a cada dia.

Pense pequeno

Já ouviu falar de microcronograma? É um sistema pelo qual você agenda seu tempo até o minuto - e alguns especialistas em produtividade juram por isso. Não estamos sugerindo que você marque o seu dia em pedaços de 5 minutos, como alguns microcronograma fazem - mas esse irritante intervalo de 10 minutos entre as reuniões não precisa ser desperdiçado. Use seu calendário para alocar pequenos pedaços de tempo para tarefas rápidas, como o envio de um ou dois e-mails.

Trabalho em lotes

Tentar e completar tarefas similares em lotes. Se você tiver três avaliações de funcionários para escrever, reserve tempo suficiente em seu calendário para concluí-las todas de uma vez ao invés de trabalhar nelas em diferentes pontos do dia. Tarefas diferentes requerem diferentes tipos de foco e exigem diferentes conjuntos de habilidades. Lidar com tarefas semelhantes ao mesmo tempo significa fazer menos ajustes mentais ao longo do dia. Para ajudar você a fazer isso, tente...

Ordenar Tarefas por Tipos

Pense em tarefas como escrever e-mails, marcar reuniões e fazer compromissos como tarefas administrativas, pense em tarefas como brainstorming ou escrever como tarefas criativas, e assim por diante. Tente agrupar tarefas em seu calendário por tipo.

Tempo de viagem

Ao organizar as reuniões, pode ser tentador programá-las de volta para trás - mas não se esqueça de levar em conta seu tempo de viagem. Mesmo que você esteja apenas se deslocando de uma sala de reunião para outra, permitir-se 5 minutos para chegar lá evitará que você se sinta apressado.

Tempo de amortecedor

O tempo tampão pode ser tão importante quanto o tempo de viagem! Se você souber que sua primeira reunião do dia provavelmente será intensa e orientada por dados, enquanto que sua segunda reunião envolve idéias de batidas com um cliente em potencial, deixe-se tempo suficiente entre os dois para entrar no estado de espírito correto.

Intervalos de horário

Esqueceu o almoço? Sim, para nós também não parece possível. Mas a verdade é que, em dias ocupados, pode ser fácil esquecer de comer comida, ou beber água - você sabe, todas aquelas coisas básicas que o mantêm vivo. Você não pode fazer um bom trabalho a menos que esteja bem alimentado e bem hidratado, então vá em frente e agende algumas pausas para o seu dia.

Distrações de horário

Mesmo se às vezes esquecemos o almoço, há algumas coisas que nunca esquecemos de fazer. Coisas importantes, como verificar as mídias sociais, ou folhear as lembranças dos gatinhos. Não há nada de errado em se entregar a alguma distração leve, desde que não deixemos que ela tome conta de nosso dia. Se você sabe que vai clicar em sua alimentação do twitter, então planeje isso! Marque um intervalo de dez minutos no twitter, e mantenha o tempo limite! Dessa forma, sua distração inocente não se transforma em uma sugadela de tempo problemática.

Horário de programação - Tempo de Nada

Da mesma forma, você deve tentar programar em intervalos e distrações, você também deve tentar programar algum tempo a cada semana para fazer...nada. Este é o seu tempo para pensar, pensar, sonhar acordado, relaxar, desligar - e é tão produtivo quanto o tempo que você gasta concentrado em seu trabalho. O tempo nada é essencial para recarregar seu cérebro e alimentar sua criatividade.

Marque você mesmo Ocupado

Em muitos locais de trabalho, você não será o único com acesso ao seu calendário. Seu gerente e sua equipe também poderão vê-lo, assim eles saberão quando você estiver disponível. E sempre que você não estiver em uma reunião, você deve estar disponível - certo? Se você não tem uma reunião, mas ainda assim não quer ser incomodado, marque sua agenda. Seus colegas saberão para não interrompê-lo, e você poderá jogar Candy Crush - desculpe, queremos dizer finalizar esses números do orçamento - em paz.

Não Deixe o Trabalho Assumir

Mesmo que você use seu calendário principalmente para fins de trabalho, considere adicionar compromissos pessoais (como o jantar de aniversário de seu parceiro) e objetivos (uma visita à academia três vezes por semana) ao seu calendário. É uma maneira simples de tentar manter em mente esse equilíbrio esquivo entre trabalho e vida pessoal

Handy Hacks Too Good Not to Share*

Categorias são seu amigo!

Você está usando seu calendário para acompanhar os compromissos de trabalho, compromissos pessoais, eventos sociais, metas de fitness, aniversários familiares e muito mais? Esperamos que a resposta seja sim - e se não for, volte e leia nossa 35ª dica novamente, por favor! Mas quando seu calendário está trabalhando tão duro, às vezes é difícil acompanhar todos os seus compromissos. Por que não organizá-los em categorias - Trabalho, Social, Família, Fitness e assim por diante? Você pode até mesmo esconder certas categorias se estiver achando que elas são muito perturbadoras.

Codificação de cores

O que poderia ser melhor do que categorias? Categorias com código de cores! Atribua uma cor diferente a cada categoria e então você poderá distinguir todos os seus compromissos num piscar de olhos.

Obtenha uma nova perspectiva

A maioria dos calendários oferece quatro modos de visualização padrão: Dia, Semana, Mês, Ano. Se você estiver visualizando no modo diário, pode ser fácil ficar atolado em objetivos de curto prazo e perder de vista o panorama geral. Leve algum tempo para mudar a perspectiva: verifique também a forma como sua semana, mês e ano estão se moldando.

Vista da semana de trabalho

Não há nada pior do que olhar o fim de semana do seu calendário, repleto de compromissos sociais promissores, quando é apenas segunda-feira de manhã. Se você não quer se distrair com a idéia de festas de sábado e piqueniques de domingo à tarde, quando a semana mal começou, você pode mudar para uma visão de semana de trabalho.

Conheça seus atalhos

Um verdadeiro ninja do calendário conhece todos os atalhos de teclado relevantes. Sabe como estávamos falando de mudar seu modo de visualização? Se você é um usuário do Google Calendário, use '1' ou 'd' para visualizar no modo diário, '2' ou 'w' para visualizar no modo semanal, e - você adivinhou - '3' ou 'm' para visualizar no modo mensal. E há muito mais de onde isso veio! Familiarize-se com os atalhos de teclado do seu calendário e torne a programação ainda mais rápida e fácil.

Declinar automaticamente os convites

Em um mundo ideal, você não trabalharia fora do horário de expediente. E você também não aceitaria convites para reuniões que caiam fora do horário de expediente. Talvez seu calendário não possa parar você de fazer horas extras, mas pode parar de agendar reuniões após o término do dia de trabalho. Basta indicar seu horário comercial em seu calendário, e então definir o calendário para recusar automaticamente qualquer reunião que caia fora do horário comercial.

Usar o Relógio Mundial

Se você está fazendo negócios com parceiros internacionais, ou está trabalhando para uma empresa multinacional com escritórios ao redor do mundo, conheça o relógio mundial: não se pergunte mais se é muito cedo para ligar para o escritório de Nova Iorque!

Adicionar fusos horários específicos

Você também pode adicionar um fuso horário específico - ou múltiplos fusos horários para esse fim - diretamente em sua visão de calendário.

Programação de reuniões através de fusos horários com Doodle

Os relógios mundiais e as configurações de fuso horário são certamente úteis - mas quando se trata de coordenar calendários com clientes e colegas em diferentes fusos horários, é melhor não correr riscos. Use o recurso de fuso horário do Doodle para ajustar perfeitamente os horários das reuniões com os participantes em múltiplos fusos horários.

Partilhar é Cuidar (também para Calendários)

Compartilhe os calendários com sua equipe

Ative as configurações de compartilhamento para que todos em sua equipe possam ver quais são seus compromissos e quando você estiver disponível (não se esqueça de se marcar ocupado quando não quiser ser interrompido).

E criar um calendário de equipe compartilhada

Ter um calendário mestre, que toda a equipe pode acessar, com prazos compartilhados, reuniões de equipe e feriados pode ajudar a manter todos no caminho certo.

Tente o Calendário Baseado em Projetos

Um calendário baseado em projetos funciona em um princípio semelhante ao do calendário de equipes compartilhadas. Se você estiver tentando executar um grande projeto, um calendário dedicado pode garantir que todos permaneçam na tarefa. Defina-o para que todos que tenham interesse no projeto possam acessá-lo e acrescente em todas as reuniões, objetivos e prazos relevantes.

Compartilhar calendários com a família e amigos

Quando você leva uma vida ocupada, pode ser muito difícil encontrar tempo para jantar com amigos - e muito fácil esquecer de ligar para seus avós para o aniversário de casamento de ouro. Compartilhar calendários com sua família e amigos pode ajudá-lo a manter o controle sobre os compromissos sociais e familiares. E se tentar organizar um jantar com seus três melhores amigos até agora volvidas semanas de discussões de calendário, então não se esqueça, as pesquisas de opinião do Doodle são tão úteis para marcar reuniões sociais quanto profissionais.

Esconder calendários compartilhados

Se você seguiu nossos conselhos e compartilhou nossos calendários com colegas, familiares e amigos - e criou mais alguns calendários dedicados por uma boa medida, então você pode se encontrar vasculhando a agenda de encontros ocupados de seus amigos e as reuniões do clube do livro de sua mãe, num esforço para chegar a seus próprios compromissos. Há uma solução fácil para este: basta optar por esconder qualquer calendário que você não precise ver o tempo todo. Você pode sempre clicar neles quando precisar verificar alguma coisa.

Calendário de Crédito Externo*

Olhar para trás assim como para frente

Claro, você está usando seu calendário para administrar seu futuro - mas você sabia que também pode usá-lo para arquivar seu passado? Adicione notas às reuniões-chave depois de tê-las - o que foi discutido, o que surgiu em pequenas conversas, quaisquer outros pontos de interesse - e depois procure em seu calendário quando quiser refrescar sua memória. Colegas e clientes ficarão impressionados com seus poderes de lembrança, e seu calendário está agora cumprindo um duplo dever. Ganhe-ganhe!

Explorar Add-Ons

Considerando o que usar pela manhã? Peça ao seu calendário para lhe mostrar o tempo. Quer saber se Mercúrio está em retrógrado este mês? Descubra com certeza, adicionando um calendário astrológico. Qualquer que seja o calendário digital que você use, ele certamente terá uma série de extras interessantes - aproveite-os ao máximo!

Não esqueça os feriados

A maioria dos calendários mostrará automaticamente os feriados públicos em sua região - embora se você for como nós, não é provável que você os esqueça. Mas você sabia que também pode definir seu calendário para mostrar os feriados em outras regiões? É uma maneira útil de acompanhar os feriados que seus colegas internacionais podem estar comemorando.

Seja brilhante com aniversários

Seja o funcionário que traz bolo para o aniversário do chefe, acrescentando o aniversário de todos em seu calendário - você logo será o funcionário mais popular no escritório.

Explorar extensões

Supercarregue a funcionalidade de seu calendário com extensões - como oExtensão Doodle, projetado especificamente para uso com seu Calendário Google. A programação nunca foi tão fácil!

E faça o download de um aplicativo do calendário

Fique a par de todos os seus compromissos e tarefas com um aplicativo móvel, que lhe permite acessar seu calendário e todas as suas informações em movimento. Podemos sugerir que você experimente o nosso? Doodle Mobile não apenas sincroniza com seu calendário pessoal, ele permite que você acompanhe todas as suas pesquisas atuais e criar e responder a novas pesquisas, onde quer que você esteja. Agora realmente não há desculpa para não estar no topo de seu calendário - feliz programação!