Behöver du ett projektledningsverktyg? Så här kommer du igång

Projektledning kan verka som ett modernt begrepp. I själva verket har det funnits lika länge som det har funnits projekt att leda. Tänk på hur komplicerat det måste ha varit att planera och genomföra byggandet av Kinesiska muren eller den transkontinentala järnvägen. (Eller: Det är ju trots allt tack vare projektledning som vi har Kinesiska muren och den transkontinentala järnvägen – två komplexa projekt med – bokstavligt talat – många rörliga delar!)

Men du behöver inte bygga en konstruktion som syns från rymden för att dra nytta av projektledning. Varje uppgift som innefattar ett mål, en tidsplan, en budget och berörda parter kräver en viss grad av projektledning.  Oavsett om du målar om köket eller sätter ihop en budget för ditt team på kontoret finns det massor av olika verktyg som kan hjälpa dig att få jobbet gjort. Vi har utvärderat de mest populära programvarorna för projektledning så att du effektivt kan planera, dokumentera, genomföra och utvärdera ditt nästa stora (eller små!) projekt. Låt oss sätta igång!

Vad du bör veta innan du påbörjar ditt nästa projekt

Alla projekt bör ha ett tydligt och mätbart mål – undvik vaga mål! På så sätt är det lätt att avgöra om du uppnår det önskade resultatet eller inte. Du bör kunna följa upp under hela projektet och utvärdera det i efterhand, så att du kan förbättra dina processer inför nästa omgång. Det är också viktigt att prata med alla berörda parter och se till att det finns dokumentation så att alla förstår planen innan ni sätter igång. Det finns inget värre än att ha kommit halvvägs i ett projekt och sedan behöva börja om från början eftersom någon inte fick chansen att komma med synpunkter. Med allt detta och mer att hantera, hur kan en duktig projektledare tänka på allt och driva ett projekt på ett effektivt sätt? Det bästa verktyget – så här!

Hive

Marknadsföringsmaskineriet hos Doodle är mångfacetterat, mångsidigt och mångsysslande! Vi har copywriters, bloggare, webbdesigners, e-postmarknadsförare och många fler som informerar vår användarbas på 30 miljoner människor om de bästa sätten att effektivisera sin schemaläggning och få ut det mesta av Doodle, samt håller dem uppdaterade om nya funktioner och utvecklingar.

Vi använder Hive för att hålla marknadsföringsmaskineriet hos Doodle igång. Hive är ett verktyg för projektledning och produktivitet som låter teamen arbeta precis som de vill. Varje projekt i Hive har sex olika vyer: Gantt-, Kanban-, kalender-, tabell-, etikett- och teamvyer. Denna flexibilitet innebär att varje medlem i Doodles marknadsföringsteam kan arbeta på det sätt som passar dem bäst. Ibland är det ännu viktigare att se beroenden i ett Gantt-diagram än den alltför simpla kolumnen ”Pågår” på en statusöversikt. Hive erbjuder dessutom integrationer med tusentals andra applikationer som vi använder dagligen via Zapier, vilket gör att vi kan hålla våra processer agila.

Trello

Trello är otroligt häftigt. Det räcker med att få en glimt av den söta hundmaskot Taco för att man ska vilja prova det. Men utöver den söta hunden erbjuder Trello en app för uppgiftshantering som hjälper dig att hålla koll på vilka uppgifter som håller på att utföras och vem som ansvarar för vilken.  Även om det saknar Hives flexibilitet och vissa andra viktiga funktioner (som lokal chatt) är Taco verkligen intuitivt att använda. Varje projekt finns på sin egen tavla. Varje Trello-tavla är som en dynamisk att-göra-lista. Du kan lägga till kort till varje lista, som representerar uppgifter, och flytta runt korten beroende på hur arbetet fortskrider.  Märk varje kort med ”att göra”, ”pågår” eller ”klart” för att visa dess status. Korten kan tilldelas olika teammedlemmar. När du når vissa milstolpar kommer Trello att meddela dig.

Asana

Asana kan hjälpa dig att hantera komplexa projekt som består av flera uppgifter och deluppgifter med lite större smidighet än Trello. Asana fungerar på liknande sätt som Trello, med listor och tavlor, men tack vare dess uppbyggnad kan du se sambanden mellan uppgifter och grupper av uppgifter tydligare. Tack vare tidslinjefunktionen kan du enkelt upptäcka flaskhalsar och förbereda dig för oväntade situationer. I Trello kan kort försvinna i mängden när du har för många på din tavla. Med Asana är det enklare att hålla koll på enskilda kort, även om ditt projekt blir mer omfattande än väntat. Asana har också en kalendervy, vilket är till stor hjälp om du behöver få en helhetsbild av projektet och hantera dina deadlines. Vi vill också tillägga att användargränssnittet känns lite mer affärsmässigt, medan Trello har en rolig och informell känsla.