Potrzebujesz narzędzia do zarządzania projektami? Oto od czego zacząć

Zarządzanie projektami może wydawać się koncepcją współczesną. W rzeczywistości istnieje ono tak długo, jak długo istnieją projekty, którymi należy zarządzać. Wystarczy pomyśleć o złożoności planowania i realizacji budowy Wielkiego Muru Chińskiego czy transkontynentalnej linii kolejowej. (Albo: W końcu to właśnie dzięki zarządzaniu projektami mamy Wielki Mur Chiński i transkontynentalną linię kolejową – dwa złożone projekty, w których – dosłownie – wiele elementów się ze sobą zazębia!)

Nie musisz jednak tworzyć konstrukcji widocznej z kosmosu, aby czerpać korzyści z zarządzania projektami. Każde zadanie, które wiąże się z celem, harmonogramem, budżetem i interesariuszami, wymaga w pewnym stopniu zarządzania projektami.  Niezależnie od tego, czy malujesz kuchnię, czy przygotowujesz budżet dla swojego zespołu w biurze, masz do dyspozycji wiele różnych narzędzi, które pomogą Ci wykonać zadanie. Przeanalizowaliśmy najpopularniejsze programy do zarządzania projektami, abyś mógł skutecznie zaplanować, udokumentować, zrealizować i ocenić swój kolejny duży (lub mały!) projekt. Zaczynamy!

O czym warto wiedzieć przed rozpoczęciem kolejnego projektu

Wszystkie projekty powinny mieć jasny, mierzalny cel – unikaj niejasnych i mglistych założeń! Dzięki temu łatwo będzie stwierdzić, czy osiągnąłeś zamierzony rezultat, czy nie. Powinieneś mieć możliwość monitorowania postępów w trakcie realizacji oraz oceny po zakończeniu projektu, aby móc udoskonalić procesy przed kolejną rundą. Ważne jest również, aby porozmawiać ze wszystkimi zainteresowanymi stronami oraz omówić dokumentację, aby upewnić się, że wszyscy rozumieją plan przed rozpoczęciem prac. Nie ma nic gorszego niż dotarcie do połowy projektu i konieczność zaczynania od nowa, ponieważ ktoś nie miał okazji wyrazić swojej opinii. Biorąc pod uwagę to wszystko i wiele innych spraw, jak dobry kierownik projektu może zadbać o wszystkie aspekty i skutecznie doprowadzić projekt do końca? Najlepszym narzędziem jest właśnie to!

Hive

System marketingowy w Doodle jest wielopoziomowy, wielofunkcyjny i wielozadaniowy! Zatrudniamy copywriterów, blogerów, projektantów stron internetowych, specjalistów ds. marketingu e-mailowego i nie tylko, którzy informują naszą 30-milionową społeczność użytkowników o najlepszych sposobach usprawnienia planowania spotkań i maksymalnego wykorzystania możliwości serwisu Doodle, a także na bieżąco informują ich o nowych funkcjach i zmianach.

Korzystamy z Hive aby zapewnić sprawne działanie machiny marketingowej w Doodle. Hive to narzędzie do zarządzania projektami i zwiększania wydajności, które pozwala zespołom pracować tak, jak chcą. Każdy projekt w Hive oferuje 6 różnych widoków: wykres Gantta, Kanban, kalendarz, tabelę, etykiety oraz widok zespołowy. Taka elastyczność oznacza, że każdy członek zespołu marketingowego Doodle może pracować w sposób, który najbardziej mu odpowiada. Czasami przeglądanie zależności na wykresie Gantta jest nawet ważniejsze niż zbyt uproszczona kolumna „W trakcie” na tablicy statusów. Hive oferuje również integrację z tysiącami innych aplikacji, z których korzystamy na co dzień za pośrednictwem Zapier, co pozwala nam zachować zwinność naszych procesów.

Trello

Trello jest niesamowicie fajne. Wystarczy rzucić okiem na uroczego psa Taco, maskotkę serwisu, żeby mieć ochotę spróbować. Jednak poza uroczym psem Trello oferuje aplikację do zarządzania zadaniami, która pomaga śledzić, nad jakimi zadaniami się pracuje i kto jest za nie odpowiedzialny.  Chociaż brakuje mu elastyczności Hive’a i kilku innych kluczowych funkcji (takich jak czat lokalny), Taco jest naprawdę intuicyjne w obsłudze. Każdy projekt ma swoją własną tablicę. Każda tablica w Trello przypomina dynamiczną listę rzeczy do zrobienia. Do każdej listy można dodawać karty reprezentujące zadania i przesuwać je w zależności od postępów.  Oznacz każdą kartę jako „do zrobienia”, „w trakcie” lub „zrobione”, aby pokazać jej status. Karty można przypisywać różnym członkom zespołu. Gdy osiągniesz określone etapy, Trello Cię o tym powiadomi.

Asana

Asana pozwala zarządzać złożonymi projektami składającymi się z wielu zadań i podzadań z nieco większą sprawnością niż Trello. Asana działa podobnie jak Trello, wykorzystując listy i tablice, ale jej format pozwala lepiej dostrzec zależności między zadaniami i grupami zadań. Dzięki funkcji osi czasu możesz łatwo wykrywać wąskie gardła i przygotować się na nieoczekiwane sytuacje. W Trello karty mogą się zgubić w gąszczu, gdy na tablicy jest ich zbyt wiele. W Asanie łatwiej jest śledzić poszczególne karty, nawet jeśli projekt staje się bardziej złożony niż przewidywano. Asana posiada również widok kalendarza, który jest bardzo pomocny, jeśli chcesz ogarnąć pełny zakres projektu i zarządzać terminami. Dodalibyśmy również, że interfejs użytkownika Asany ma nieco bardziej biznesowy charakter, podczas gdy Trello ma zabawny, nieformalny klimat.