Sådan opstiller du klare mål og forventninger til dine møder

Jill Anderson Graphic

Opfinderen af telefonen, Alexander Graham Bell, sagde engang: "Før alt andet er forberedelse nøglen til succes. " Når det drejer sig om at forstå, hvad du ønsker at opnå på et møde, kunne dette ikke være mere sandt.

Forberedelse til et møde er en af de vigtigste komponenter til dets succes. Ifølge Inc koster ineffektive møder amerikanske virksomheder omkring 283 milliarder dollars om året. Så hvordan kan du sikre, at du sætter mødemål for dine møder for at hjælpe dit team med at leve op til dine forventninger? Lad os se på nogle trin, du kan tage for at opnå succes.

Intet kreditkort påkrævet

Hvorfor mødes I?

Det er vigtigt at identificere formålet med mødet for at kunne opstille klare mål og forventninger. Hvordan kan du trods alt forvente at opnå et bestemt resultat, hvis du ikke ved, hvad det er for et resultat?

Som virksomhedsleder har du sandsynligvis meget at se til. Hvis du ikke mødes med interessenterne, forsøger du at holde styr på vigtige beslutninger. Din tid er værdifuld, så det er vigtigt at sørge for, at hvert eneste møde, du holder, tjener et formål. Du skal leve efter en vigtig regel: Spild ikke tid på at mødes med folk, når samtalen kan foregå via e-mail.

Før du overhovedet begynder invitere folk til dit møde, skal du tage et par minutter til at tænke over det problem eller spørgsmål, du skal tage fat på. Hvad håber du at opnå ved at holde dette møde? Har du brug for at træffe en beslutning? Løse et problem? Brainstorme nye idéer?

Når det er klart for dig, hvad formålet med mødet er, skal du gøre det klart for alle deltagerne. Dette er ikke kun med til at sætte tonen for mødet, men sikrer også, at alle er på samme side og kan komme forberedt med idéer og løsninger, som de kan bidrage med.

Ved at gøre dette kan du sikre dig, at dit team ved, hvad der forventes af dem, og du lægger grunden til et succesfuldt møde. Det vil ikke kun spare tid og øge effektiviteten, men det vil også være med til at sikre, at du gør fremskridt i retning af dine forretningsmål.

Group meeting with man standing
Hvem skal være der?

Dette er mere afgørende for mødets succes, end du tror - især når det drejer sig om gruppemødeplanlægning. Hvis de forkerte personer er til stede, kan det føre til en masse sidesamtaler og er langt mere tilbøjeligt til at gå uden for emnet. Alt det er spildt tid, som nemt kan resultere i, at I skal mødes igen og føre jer længere væk fra det, I ønsker at opnå.

Som virksomhedsleder eller iværksætter er det vigtigt, at du nøje overvejer, hvem du har brug for, for at du effektivt kan løse det pågældende problem. Dette kan omfatte relevante interessenter, beslutningstagere og teammedlemmer, der har relevant ekspertise eller erfaring.

Det er også vigtigt at overveje mødets størrelse. Hvis der er mange deltagere, kan det være sværere at få en produktiv diskussion og nå frem til en beslutning. For mange kokke ødelægger grøden, som man siger. Hvis du på den anden side ikke inviterer de rigtige personer, kan det på den anden side føre til manglende opbakning eller forpassede muligheder for input. Tænk dig grundigt om på forhånd, lav en liste eller tal med andre ledere for at præcisere, hvem du har brug for at deltage.

Når du ved, hvem du skal invitere, er udfordringen at finde et tidspunkt. Et planlægningsværktøj som Doodle kan hjælpe dig med hurtigt at finde et tidspunkt uden at skulle fortabe dig i en e-mail frem og tilbage. Du kan lave en afstemning og begynde at få bekræftelser på få minutter.

Opret en dagsorden

Mange mennesker glemmer ofte at lave en dagsorden, men en dagsorden er en af de enkleste og samtidig mest effektive måder at opstille klare mål og forventninger på. Det hjælper ikke kun med at sikre, at du holder dig på sporet og ikke afviger fra den tildelte tid eller diskussion, men det hjælper også deltagerne med at komme forberedt med deres egne idéer og løsninger.

For CEO'er og ledere er det vigtigt at tage et par minutter til at skitsere de emner, som du ønsker at drøfte på mødet, samt den tid, der er afsat til hvert emne. Dette kan være med til at sikre, at alle emner bliver dækket, og at mødet forbliver fokuseret.

Det er også en god idé at identificere, hvem der vil være ansvarlig for at lede hver enkelt diskussion. Det kan være dig eller en person på dit team med større indsigt i det pågældende område. Dette vil virkelig hjælpe dig med at få håndgribelige resultater med fra mødet.

Group huddle
Glem ikke at følge op

Der er meget lidt mening med at mødes, hvis du ikke får noget ud af det. Derfor er opfølgning vigtig. Det er den bedste måde at sikre, at de næste skridt eller tiltag, der blev aftalt på mødet, bliver gennemført. Med Doodle er det nemt at finde mødetid for at få dette til at ske.

Først er det vigtigt at gennemgå de fremskridt, der er gjort med hensyn til at opfylde de mål, der blev fastsat på mødet. Dette kan omfatte kontrol af status for eventuelle tildelte handlingspunkter eller gennemgang af de fremskridt, der er gjort med hensyn til at løse et specifikt problem. Ved at gøre dette vil du kunne sikre, at alt er på rette spor, og gribe ind, hvis det begynder at gå af sporet. Det er vigtigt at opfange problemsituationer tidligt for at afbøde eventuelle katastrofer.

Effektive opfølgninger er også med til at skabe en følelse af ansvarlighed blandt dit team og sikre, at opgaverne bliver udført rettidigt. Det er en god idé at etablere et system til opfølgning, f.eks. ved at sende et resumé af mødet sammen med handlingspunkter til alle deltagere. En regelmæssig 1:1 proces er også en god måde at sikre, at du holder dig ajour med alt, hvad der sker i virksomheden.

Du vil opdage, at det er meget nemmere at opnå succes med dine møder, hvis du planlægger i forvejen, bruger en online mødeplanlægger og har klare mål og forventninger. Forstå, hvorfor du skal mødes, hvem der skal være til stede, lav en struktureret dagsorden, og glem ikke at følge op, og det er vigtigt, at du ikke glemmer at følge op. Anvend disse trin hver gang, du skal holde et møde, og du vil helt sikkert få et løft i produktiviteten.

Planlæg forud, kom foran

Du skal ikke spilde forberedelsestiden på at forsøge at samle folk. Med Doodle kan du finde det bedste tidspunkt at mødes på få minutter.

Der kræves intet kreditkort.