अपनी बैठकों के लिए स्पष्ट लक्ष्य और अपेक्षाएँ कैसे निर्धारित करें

टेलीफोन के आविष्कारक, अलेक्जेंडर ग्राहम बेल, ने एक बार कहा था: सबसे पहले, तैयारी ही सफलता की कुंजी है। जब यह समझने की बात आती है कि आप क्या करना चाहते हैं बैठक में हासिल करना, यह इससे अधिक सच नहीं हो सकता।

बैठक की तैयारी उसकी सफलता के प्रमुख घटकों में से एक है। Inc के अनुसार, अप्रभावी बैठकों की वजह से अमेरिकी कंपनियों को हर साल लगभग 283 अरब डॉलर का खर्च आता है। तो आप यह कैसे सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप बैठक के लक्ष्य निर्धारित करें क्या आपकी बैठकों का उद्देश्य आपकी टीम को आपकी अपेक्षाओं के अनुरूप परिणाम देने में मदद करना है? आइए कुछ ऐसे कदम देखें जिन्हें आप सफलता प्राप्त करने के लिए उठा सकते हैं।

आप क्यों मिल रहे हैं?

आपकी बैठक का उद्देश्य स्पष्ट रूप से निर्धारित करना स्पष्ट लक्ष्य और अपेक्षाएँ तय करने के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण है। आखिरकार, यदि आप यह नहीं जानते कि वह परिणाम क्या है, तो आप एक विशिष्ट परिणाम प्राप्त करने की उम्मीद कैसे कर सकते हैं?

के रूप में व्यावसायिक नेता, आपकी जिम्मेदारियों की सूची लंबी हो सकती है। यदि आप हितधारकों से नहीं मिल रहे हैं, तो आप महत्वपूर्ण निर्णयों पर नज़र बनाए रखने की कोशिश कर रहे हैं। आपका समय कीमती है, इसलिए यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि आपकी हर बैठक का एक उद्देश्य हो। आपको एक महत्वपूर्ण नियम का पालन करना चाहिए: जब बातचीत ईमेल से हो सकती है, तो लोगों से हाल-चाल पूछने में समय बर्बाद न करें।

शुरू करने से पहले ही लोगों को अपनी बैठक में आमंत्रित करना, उस समस्या या मुद्दे के बारे में सोचने के लिए कुछ मिनट निकालें जिसे आपको संबोधित करना है। इस बैठक से आप क्या हासिल करना चाहते हैं? क्या आपको कोई निर्णय लेना है? कोई समस्या हल करनी है? नए विचारों पर मंथन करना है?

एक बार जब आपके मन में यह स्पष्ट हो जाए कि क्या बैठक का उद्देश्य आपको यह सभी प्रतिभागियों को स्पष्ट रूप से बताना चाहिए। इससे न केवल बैठक का माहौल तय होता है, बल्कि यह भी सुनिश्चित होता है कि सभी एक ही पृष्ठ पर हों और योगदान के लिए विचारों और समाधानों के साथ तैयार आएं।

ऐसा करके आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपकी टीम को पता हो कि उनसे क्या अपेक्षा की जाती है और आप एक के लिए मंच तैयार कर रहे होंगे। सफल बैठकयह न केवल समय बचाएगा और दक्षता बढ़ाएगा, बल्कि यह यह सुनिश्चित करने में भी मदद करेगा कि आप अपने व्यावसायिक लक्ष्यों की दिशा में प्रगति कर रहे हैं।

वहाँ किसे होना चाहिए?

यह आपकी बैठक की सफलता के लिए आपकी सोच से कहीं अधिक महत्वपूर्ण है - खासकर जब बात आती है समूह बैठक अनुसूचीकरणयदि गलत लोग वहां मौजूद हों तो इससे कई पार्श्विक बातचीतें हो सकती हैं और विषय से भटकने की संभावना बहुत अधिक हो जाती है। यह सब समय की बर्बादी है, जो आसानी से आपको फिर से मिलने के लिए मजबूर कर सकती है और आपको अपनी इच्छित उपलब्धि से और दूर ले जा सकती है।

के रूप में व्यापारिक नेता या उद्यमी, यह महत्वपूर्ण है कि आप सावधानीपूर्वक विचार करें कि इस समस्या को प्रभावी ढंग से संबोधित करने के लिए आपको किन लोगों की आवश्यकता है। इसमें प्रासंगिक हितधारक, निर्णयकर्ता और टीम के सदस्य शामिल हो सकते हैं, जिनके पास प्रासंगिक विशेषज्ञता या अनुभव हो।

बैठक के आकार पर भी विचार करना महत्वपूर्ण है। यदि इसमें बहुत से लोग शामिल हो रहे हैं, तो एक करना अधिक कठिन हो सकता है। उत्पादक चर्चा और एक निर्णय पर पहुँचें। जैसा कि कहा जाता है, बहुत से रसोइए शोरबा बिगाड़ देते हैं। दूसरी ओर, यदि आप सही लोगों को आमंत्रित नहीं करते हैं, तो इससे सहमति की कमी या सुझाव देने के अवसर चूक सकते हैं। पहले से ही सोच-समझकर तय करें, एक सूची बनाएं या यह निर्धारित करने के लिए अन्य प्रबंधकों से बात करें कि किसे शामिल करना चाहिए।

एक बार जब आप जान जाएँ कि किसे आमंत्रित करना है, तो चुनौती समय निकालने की होगी। एक शेड्यूलिंग टूल जैसे Doodle आपको ईमेल के आदान-प्रदान में खोए बिना जल्दी से समय तय करने में मदद कर सकता है। आप कर सकते हैं एक पोल बनाएं और मिनटों में पुष्टि प्राप्त करना शुरू करें।

कार्यसूची बनाएँ

कई लोग अक्सर इन्हें भूल जाते हैं, लेकिन एक एजेंडा स्पष्ट लक्ष्य और अपेक्षाएँ निर्धारित करने के सबसे सरल और प्रभावी तरीकों में से एक है। यह न केवल यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि आप सही राह पर बने रहें और निर्धारित समय या चर्चा से भटकें नहीं, बल्कि यह प्रतिभागियों को अपने विचारों और समाधानों के साथ तैयार होकर आने में भी मदद करता है।

सीईओ और कार्यकारी अधिकारियों के लिए यह महत्वपूर्ण है कि वे बैठक में चर्चा किए जाने वाले विषयों और प्रत्येक के लिए आवंटित समय की रूपरेखा तैयार करने के लिए कुछ मिनट निकालें। इससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि सभी विषयों पर चर्चा हो और बैठक केंद्रित रहे।

यह भी एक अच्छा विचार है कि प्रत्येक चर्चा का नेतृत्व करने के लिए कौन जिम्मेदार होगा, यह निर्धारित किया जाए। यह आप स्वयं हो सकते हैं या आपकी टीम का कोई सदस्य जो उस क्षेत्र में अधिक समझ रखता हो। इससे आपको बैठक से ठोस परिणाम प्राप्त करने में वास्तव में मदद मिलेगी।

फॉलो-अप करना न भूलें।

अगर आपको इससे कुछ नहीं मिलता तो मिलने का कोई खास मतलब नहीं है। इसलिए फॉलो-अप महत्वपूर्ण हैं।यह यह सुनिश्चित करने का सबसे अच्छा तरीका है कि बैठक में सहमत हुए अगले कदम या कार्य-आइटम हो रहे हैं। Doodle के साथ यह करना आसान है। बैठक का समय खोजें इसे संभव बनाने के लिए।

सबसे पहले, यह महत्वपूर्ण है कि मीटिंग की ओर की गई प्रगति की समीक्षा की जाए। बैठक में निर्धारित लक्ष्य. इसमें किसी भी सौंपे गए कार्यों की स्थिति की जाँच करना या किसी विशिष्ट समस्या के समाधान की दिशा में हुई प्रगति की समीक्षा करना शामिल हो सकता है। ऐसा करने से आप यह सुनिश्चित कर सकेंगे कि सब कुछ सही दिशा में चल रहा है और यदि कोई समस्या उत्पन्न होती है तो आप तुरंत कार्रवाई कर सकेंगे। समस्या की स्थिति को प्रारंभिक चरण में पहचानना किसी भी संभावित आपदा को कम करने की कुंजी है।

प्रभावी अनुवर्ती कार्रवाई यह आपकी टीम में जवाबदेही की भावना को बढ़ावा देने में भी मदद करता है और यह सुनिश्चित करता है कि कार्य समय पर पूरे हों। फॉलो-अप करने के लिए एक प्रणाली स्थापित करना एक अच्छा विचार है, जैसे कि सभी उपस्थित लोगों को कार्रवाई योग्य बिंदुओं के साथ बैठक का सारांश भेजना। एक नियमित 1:1 प्रक्रिया भी यह सुनिश्चित करने का एक अच्छा तरीका है कि आप व्यवसाय में हो रही सभी गतिविधियों से अपडेट रहें।

यदि आप पहले से योजना बनाते हैं, ऑनलाइन मीटिंग शेड्यूलर का उपयोग करते हैं और स्पष्ट लक्ष्य व अपेक्षाएँ रखते हैं, तो आपकी बैठकों में सफलता प्राप्त करना कहीं अधिक आसान हो जाएगा। समझें कि आप बैठक क्यों कर रहे हैं, वहाँ किसे होना चाहिए, एक संरचित एजेंडा बनाएँ और, महत्वपूर्ण रूप से, फॉलो-अप करना न भूलें। जब भी आपको बैठक करनी हो, इन चरणों का पालन करें और उत्पादकता में निश्चित रूप से वृद्धि होगी।