मीटिंग की योजना बनाने में आम गलतियों से बचें: उद्यमियों के लिए मार्गदर्शिका

एक उद्यमी के रूप में, आप जानते हैं सफल बैठकें आपके व्यवसाय को चलाने का एक अनिवार्य हिस्सा हैं।बैठकें जानकारी साझा करने, विचार उत्पन्न करने और महत्वपूर्ण निर्णय लेने का एक शानदार तरीका हो सकती हैं। हालांकि, यदि उन्हें अच्छी तरह से योजनाबद्ध और संचालित नहीं किया जाता है, तो वे समय की बर्बादी बन सकती हैं, आपके कार्यक्रम पर हावी हो सकती हैं, और अक्सर कई आम बैठक योजनाकार त्रुटियों का कारण बनती हैं।

हालांकि कभी-कभी यह असंभव लग सकता है - आप सफल बैठकें कर सकते हैं और कैलेंडर प्रबंधन की गलतियों से बच सकते हैं। आइए जानें। बैठक की योजना बनाने में कुछ आम गलतियाँ और आप उनसे कैसे बच सकते हैं। उद्यमियों के लिए इन कैलेंडर प्रबंधन युक्तियों का पालन करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपकी बैठकें उत्पादक, कुशल और प्रभावी हों।

समय बर्बाद करना

आप कितनी बार बैठक में बैठकर खुद से कहा है, "यह तो ईमेल होना चाहिए था?" समय बर्बाद करते हुए बेमतलब की बैठकें यह आपके व्यवसाय को चलाने का अच्छा तरीका नहीं है।

बैठक निर्धारित करने से पहले, आप क्या हासिल करना चाहते हैं, इस बारे में सोचने के लिए कुछ समय निकालें।क्या आप जानकारी साझा करने की कोशिश कर रहे हैं? कोई समस्या हल करना चाहते हैं? कोई निर्णय लेना चाहते हैं? स्पष्ट उद्देश्य निर्धारित करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपकी बैठक केंद्रित और सही रास्ते पर बनी रहे।

एक उद्यमी के रूप में, 'समय ही धन है' यह कहावत कभी भी इतनी सच्ची नहीं रही। अक्सर ऐसा लगेगा कि अगर आप काम नहीं कर रहे हैं, तो आप कमा नहीं रहे हैं। इसका मतलब है कि जब बैठकों की बात आती है, तो वे के साथ होनी चाहिए। आपके व्यवसाय को बढ़ाने के लिए सही लोगबहुत अधिक लोगों को आमंत्रित करने से भ्रम और अव्यवस्था पैदा हो सकती है। इसका मतलब यह भी है कि कुछ भी नहीं होता। उन लोगों की एक सूची बनाएं जिनसे आपको निर्णय लेने और सलाह लेने की आवश्यकता है। उन लोगों को आमंत्रित न करें जो इस मानदंड पर खरे नहीं उतरते।

लोगों को एक साथ बुलाने के लिए समय तय करने में बार-बार बातचीत करना थकाऊ हो सकता है। यह समय भी बर्बाद करता है। एक उद्यमी के रूप में, आप निवेशकों से मिलने की कोशिश कर सकते हैं और वे व्यस्त लोग होते हैं। Doodle जैसे शेड्यूलिंग टूल का उपयोग करने का प्रयास करें। एक बुकिंग पेजआप अपनी उपलब्धता सेट कर सकते हैं और फिर आपको बस एक लिंक भेजना है। इससे लोग सिर्फ एक क्लिक में आपके साथ समय बुक कर सकते हैं – कोई समय बर्बाद नहीं!

प्रभावी निर्णय लें

आपने को आमंत्रित किया है आपकी बैठक में सही लोगइसलिए यह महत्वपूर्ण है कि आप उनकी भागीदारी और सहभागिता को प्रोत्साहित करें। ये वे लोग हैं जो निर्णय लेने में आपकी मदद करेंगे, इसलिए कमरे में मौजूद सभी से सुझाव और प्रतिक्रिया मांगें। यह आपकी जिम्मेदारी है कि सभी दृष्टिकोणों को सुना और विचार में लिया जाए।

यदि आपके कर्मचारी हैं, उन्हें सुनने से उन्हें अधिक मूल्यवान और शामिल महसूस करने में मदद मिल सकती है। इस प्रक्रिया में। आप कभी नहीं जानते, आपको किसी ऐसे व्यक्ति से बेहतरीन प्रतिक्रिया मिल सकती है जिसकी आप उम्मीद भी नहीं करते।

आप बैठक में हर निर्णय तुरंत नहीं ले पाएंगे। अनुवर्ती ईमेल महत्वपूर्ण हैं। सुनिश्चित करें कि कार्रवाई योग्य बिंदु पूरे किए जाएँ ताकि आगे के निर्णय अनुमानों पर नहीं बल्कि साक्ष्यों पर आधारित हों। अपने निर्णयों की प्रगति को ट्रैक करके और नियमित अपडेट प्रदान करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि वे सफल और प्रभावी हों।

दूरस्थ के लिए तैयार रहें

आधुनिक उद्यमियों को अपना व्यवसाय ऑनलाइन करने के लिए तैयार रहना चाहिए। यह अनिवार्य है कि आप खुद को दिन-ब-दिन अधिक से अधिक भाग लेते हुए पाएंगे। दूरस्थ बैठकेंइन बैठकों के लिए तैयार रहने के लिए समय क्षेत्रों से अवगत होना और यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि आप अपने वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग टूल का उपयोग करना जानते हैं।

दूरस्थ बैठकों की प्रमुख चुनौतियों में से एक समन्वय करना है। विभिन्न समय क्षेत्रों में अनुसूचियाँभ्रम से बचने और यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी उपस्थित हो सकें, अपनी बैठक का समय सावधानीपूर्वक विचार करना और सभी प्रतिभागियों को समय स्पष्ट रूप से बताना महत्वपूर्ण है। शेड्यूलिंग टूल्स बैठक के निर्धारित समय को व्यक्ति के स्थानीय समय के अनुसार समायोजित करने में उत्कृष्ट हैं, जिससे उन्हें ठीक-ठीक पता चलता है कि बैठक कब है। आपके कैलेंडर के साथ एकीकृत करना सहमत हुए समय को बुक करके आप इसमें जोड़ सकते हैं। इसका मतलब है कि अब कोई दोहरी बुकिंग नहीं होगी।

एक और महत्वपूर्ण विचार आपका है। वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग उपकरणआपकी बैठक सुचारू रूप से चले, यह सुनिश्चित करने के लिए टूल से परिचित होना और इसे कैसे उपयोग करना है, यह समझना महत्वपूर्ण है। इसमें बैठक से पहले टूल का परीक्षण करना, किसी भी तकनीकी समस्या का समाधान करना और यह सुनिश्चित करना शामिल हो सकता है कि आपका इंटरनेट कनेक्शन अच्छा हो।

अधिक बोझ न उठाएँ

फोर्ब्स के अनुसारप्रारंभिक चरण के उद्यमी बहुत अधिक बैठकें निर्धारित करने से उत्पादकता दबाव में आ जाती है। एक व्यवसायी के रूप में, बैठकों से खुद को अधिक बुक करने के जाल में फंसना आसान है। आपको लग सकता है कि अपने व्यवसाय को बढ़ाने और सब कुछ संभाले रखने के लिए आपको जितने संभव हो उतने लोगों से मिलना चाहिए। हालांकि, लगातार मीटिंग्स में रहने से वास्तव में विपरीत परिणाम मिल सकते हैं।

मीटिंग्स समय-साध्य होती हैं और आपको अधिक महत्वपूर्ण कार्यों से दूर ले जाती हैं। यदि आप लगातार मीटिंग्स में व्यस्त रहते हैं, तो आपके पास अपने व्यवसाय के लिए वास्तव में महत्वपूर्ण कार्यों पर काम करने का पर्याप्त समय नहीं होगा, जैसे नए उत्पाद या सेवाएँ विकसित करना, मार्केटिंग और बिक्री पर काम करना या अपने वित्त का प्रबंधन करना।

इसके अलावा, वे मानसिक रूप से थका देने वाले हो सकते हैं, खासकर जब उनमें कठिन बातचीत या निर्णय लेने जैसी चीज़ें शामिल हों। यदि आप लगातार बैठकों में रहते हैं, तो आप खुद को पा सकते हैं। बहुत थका हुआ महसूस करना और वास्तव में महत्वपूर्ण चीजों पर ध्यान केंद्रित नहीं कर पाना।

सभी बैठकें समान रूप से महत्वपूर्ण नहीं होतीं, इसलिए केवल उन्हीं बैठकों का आयोजन और उनमें शामिल होना सुनिश्चित करें जो वास्तव में मायने रखती हैं।

कुल मिलाकर, ये छोटे-छोटे बदलाव आपको आम बैठक संबंधी समस्याओं से बचने में मदद कर सकते हैं, और यह महत्वपूर्ण है कि आप इनकी संख्या में संतुलन बनाए रखें। निवेशकों और विशेषज्ञों से मिलना आपके व्यवसाय को बढ़ाने में सहायक हो सकता है, लेकिन उन्हें आपके शेड्यूल पर हावी न होने दें। अन्य काम करने के लिए आपके कैलेंडर में खाली समय होना महत्वपूर्ण है।

जब आपको वास्तव में बैठकें करनी ही हों। प्राथमिकता तय करें, योजना बनाएँ और तकनीक को अपनाने के लिए तैयार रहें। अपनी उपलब्धता अधिकतम करेंकम लेकिन अच्छी तरह से योजनाबद्ध बैठकें आपके और आपके व्यवसाय के लिए कहीं अधिक उत्पादक होंगी।