रिमोट टीम मीटिंग्स 101: इन्हें असाधारण कैसे बनाएं
अपडेट किया गया: 30 जुल॰ 2026
कोविड-19 शटडाउन ने का शुभारंभ किया है आभासी बैठक का युग. बेशक, वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग उपकरण काफी समय से मौजूद हैं। लेकिन हाल के महीनों में इन उपकरणों को अपनाने की दर आसमान छू गई है।
क्या आप शुरू करने के लिए तैयार हैं?
यदि आपकी टीम ने अभी-अभी उपयोग करना शुरू किया है ज़ूम या पिछले कुछ महीनों में किसी भी अन्य वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग टूल का उपयोग करते समय, आपने संभवतः विभिन्न चुनौतियों का सामना किया होगा। बाधित बातचीत, सहभागिता की कमी, समय-निर्धारण संबंधी समस्याएं, तकनीकी खामियां… ये सब (और भी बहुत कुछ) आपकी वर्चुअल मीटिंग्स को पल भर में पूरी तरह से बिगाड़ सकता हैबिंदु
कहने की जरूरत नहीं है कि यह व्यवसाय के लिए अच्छा नहीं है। इन सब बातों को ध्यान में रखते हुए, आप यह सुनिश्चित करने के लिए हर संभव प्रयास करना चाहेंगे कि आपकी वर्चुअल बैठकें योजना के अनुसार हों—और आपकी टीम को हर बैठक से वह सब कुछ मिल जाए जिसकी उन्हें आवश्यकता है।
कुल मिलाकर, इसमें शामिल हैं:
यह सुनिश्चित करना कि आपकी सभी बैठकें चलने के दौरान सभी प्रतिभागी एक ही पृष्ठ पर बने रहें।
प्रत्येक बैठक के दौरान अपनी टीम के समय का कुशल उपयोग करना
यह सुनिश्चित करना कि प्रत्येक बैठक के अंत में सभी प्रतिभागी ठीक से आगे कैसे बढ़ना है, यह जान लें।
इस लेख में, हम वर्चुअल मीटिंग्स आयोजित करते समय टीमों को आने वाली प्रमुख चुनौतियों पर चर्चा करेंगे—और उन्हें दूर करने के सर्वोत्तम तरीकों पर गौर करेंगे।
वर्चुअल मीटिंग चुनौती: कुशल उपयोगकर्ता अपनाना
कुल मिलाकर, अधिकांश रिमोट कॉन्फ्रेंसिंग टूल्स का लक्ष्य यथासंभव उपयोगकर्ता-अनुकूल होना होता है। लेकिन इसका यह मतलब नहीं कि आपकी टीम सीधे ही उस नए सॉफ़्टवेयर में उतर सकेगी जिसे आपने अभी-अभी पेश किया है। यहां तक कि आपके सबसे तकनीक-निपुण टीम सदस्य भी मार्गदर्शन न मिलने पर भटक सकते हैं कि इस टूल का अधिकतम लाभ कैसे उठाया जाए।
एक व्यापक ऑनबोर्डिंग अनुभव प्रदान करें
आपकी टीम के सदस्यों को आपके नए वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग टूल का उपयोग करना सीखना होगा, तभी वे किसी भी वर्चुअल मीटिंग में उत्पादक रूप से भाग ले सकेंगे।
इस कदम के बिना, आपको कई समस्याओं का सामना करना पड़ सकता है—कर्मचारियों के मीटिंग से लॉक आउट हो जाने से लेकर टीम के सदस्यों के गलती से खुद को पूरी अवधि के लिए आलू में बदल लेने तक।
मज़ाक को एक तरफ रखकर, आपका सॉफ़्टवेयर प्रदाता संभवतः प्रदान करता है। कुछ नए उपयोगकर्ताओं के ऑनबोर्डिंग का स्तर—और आप उनके द्वारा दी जाने वाली निर्देशों का पूरा लाभ उठाना चाहते हैं।
फिर भी, आपको अपना खुद का भी विकसित करना चाहिए। आंतरिक टीम के सदस्यों को आपके नए सॉफ़्टवेयर से परिचित कराने की प्रक्रिया। यहाँ, आप अपने कर्मचारियों का ध्यान उन सुविधाओं और कार्यों पर केंद्रित करना चाहेंगे जिन्हें आप सबसे अधिक उपयोग करेंगे। इसके विपरीत, आप मत करो उन्नत सुविधाएँ पेश करके अपने उपयोगकर्ताओं को अभिभूत करना, जिनके बारे में उन्हें अभी जानने की आवश्यकता नहीं है।
मुद्दा यह है: यह न मान लें कि आपकी टीम बस आपके वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग टूल को उठाकर तुरंत इसका इस्तेमाल कर सकेगी। पहले खुद सीखें कि इस टूल का अधिकतम लाभ कैसे उठाया जाए—फिर अपनी टीम को शुरुआत करने के लिए आवश्यक सभी जानकारी प्रदान करें।
इंटरफ़ेस की खुली खोज की अनुमति दें
अपनी टीम को वर्चुअल मीटिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने का तरीका सिखाने के अलावा, आप उन्हें इसे स्वयं अन्वेषण करने के लिए भी समय देना चाहेंगे।
वास्तव में इसे करने का कोई "सही" तरीका नहीं है—और यही बात है। अपने टीम को टूल के इंटरफ़ेस और फ़ंक्शंस के साथ प्रयोग करने की अनुमति देकर, उन्हें अपने उद्देश्यों के लिए इसे वास्तव में कैसे उपयोग करना है, इसकी प्रत्यक्ष समझ प्राप्त होगी। वे यह भी सीखेंगे कि अपने कैमरे पर गलती से लगा दिया गया कोई भी आलू-संबंधित फ़िल्टर कैसे हटाया जाए—जो जितना मज़ेदार लगे, बैठक के दौरान ध्यान भटकाने वाली चीज़ों को निश्चित रूप से कम कर सकता है।
जैसा कि हम बाद में चर्चा करेंगे, इसमें केवल अन्वेषण या मनोरंजन के लिए बनाए गए विशिष्ट मीटिंग रूम शामिल हो सकते हैं। इस तरह आपकी टीम के सदस्य बिना किसी जोखिम के वातावरण में सॉफ़्टवेयर से परिचित हो सकते हैं (वास्तविक बैठक के दौरान सीखने के बजाय—जो स्वयं सभी प्रतिभागियों के लिए विचलित करने वाला हो सकता है)।
विशेषताएँ और क्रियाएँ व्यावहारिक रूप से उपयोग करें
आपका वर्चुअल कॉन्फ्रेंसिंग टूल संभवतः आपको कई उन्नत सुविधाएँ प्रदान करेगा, जिनका आप लाभ उठा सकते हैं। (हम इन सुविधाओं के बारे में थोड़ी देर में और बात करेंगे।)
बात तो यह है, हालांकि: आप नहीं करते आवश्यकता इन सुविधाओं का हर समय उपयोग करना। वास्तव में, आपको शायद ऐसा नहीं करना चाहिए। अधिकांश उपकरणों और तकनीक की तरह, कुछ सुविधाओं का केवल उपयोग करने के लिए—बिना किसी व्यावहारिक उद्देश्य के—उपयोग करने से आपके प्रतिभागियों पर बोझ पड़ सकता है या उनका ध्यान भटक सकता है।
लेकिन चूंकि आप पहले ही सॉफ़्टवेयर की बारीकियाँ सीख चुके होंगे (और अपनी टीम को भी ऐसा करने की अनुमति दे चुके होंगे), आप जान पाएंगे कि अपनी बैठकों के दौरान कौन-कौन सी सुविधाओं का उपयोग करना है—और उन्हें ठीक वैसे ही कैसे उपयोग करना है ताकि आप अपनी हर बैठक से अधिकतम लाभ उठा सकें।
आभासी बैठक चुनौती: खराब सहभागी सहभागिता
व्यक्तिगत बैठक के दौरान अपनी टीम के सदस्यों को व्यस्त रखना पहले से ही काफी मुश्किल है। इसमें दूरस्थ कारक को शामिल करना इस चुनौती में एक और परत जोड़ देता है।
अपनी वर्चुअल मीटिंग्स के दौरान संभावित सहभागिता की कमी से निपटने के लिए, आपको एक स्पष्ट एजेंडा तैयार करना चाहिए। यह सभी मीटिंग्स के लिए महत्वपूर्ण है, लेकिन इसे यहाँ दोहराना निश्चित रूप से सार्थक है। अपनी मीटिंग्स के लिए एक स्पष्ट एजेंडा होने से आपकी टीम को दिशा मिलती है और वे शुरुआत से अंत तक मीटिंग के प्रवाह का अनुमान लगा सकते हैं।
इस एजेंडा के अंतर्गत, आपको निम्नलिखित को अंतिम रूप देना होगा:
चर्चा किए जाने वाले विषय
कौन बोलेंगे या जानकारी प्रस्तुत करेंगे
जानकारी कैसे प्रस्तुत की जाएगी
इससे आपको सत्र पर बेहतर नियंत्रण रखने में भी मदद मिलेगी। चूंकि सभी को पता होगा कि क्या करना है और किन बातों पर चर्चा करनी है, इसलिए बैठक के दौरान सभी का ध्यान केंद्रित रखना और सबको सही राह पर बनाए रखना आपके लिए कहीं अधिक आसान होगा।
अंत में, आपके द्वारा आयोजित प्रत्येक बैठक के लिए एक एजेंडा बनाना आपको यह पहचानने में सक्षम बनाता है कि क्या नहीं करता वर्तमान में इसे करने या चर्चा करने की आवश्यकता नहीं है। आप यह भी महसूस कर सकते हैं कि पूरी बैठक बुलाने की कोई ज़रूरत नहीं है—और आप आवश्यक मुद्दों को अधिक संक्षिप्त और सुगम तरीके से ही निपटा सकते हैं।
यह "यह बैठक ईमेल हो सकती थी" वाली बात वीडियो कॉन्फ्रेंस पर भी लागू होती है, आप जानते हैं। यह सरल है। एक ऐसी बैठक जो हाथ में मौजूद कार्यों पर केंद्रित हो, वह भटकती हुई कार्यसूची वाली या बिल्कुल भी कार्यसूची न रखने वाली बैठक की तुलना में प्रतिभागियों को कहीं अधिक संलग्न रखती है। अपनी टीम को जो जानना ज़रूरी है उस पर ध्यान केंद्रित करें, और जानकारी अधिक प्रभावी ढंग से समझ में आएगी।
मल्टीमीडिया और सहयोगात्मक स्क्रीन-शेयरिंग का उपयोग करें
आपका आभासी बैठकें यह केवल वीडियो पर बातचीत करने वाले लोगों का समूह नहीं होना चाहिए। अपनी डिजिटल बैठकों को अधिक आकर्षक और सहयोगात्मक बनाने के लिए, आप मल्टीमीडिया सामग्री प्रदर्शित करना चाहेंगे और सत्र के भीतर सीधे स्क्रीन-शेयरिंग की सुविधा प्रदान करना चाहेंगे।
यह, बेशक, प्रत्येक व्यक्तिगत प्रतिभागी को दस्तावेज़ या फ़ाइलें सौंपकर उन्हें स्वयं-निर्भर होकर अनुसरण करने देने की तुलना में कहीं अधिक प्रभावी है।
यहाँ, बैठक के दौरान हर कोई सचमुच एक ही पेज पर बना रहता है। इसके अलावा, आप अपनी टीम को प्रस्तुत किए जा रहे दस्तावेज़ों पर टिप्पणी करने और अन्यथा संपादन करने की अनुमति भी दे सकते हैं—जिससे निर्बाध वास्तविक समय सहयोग संभव होता है।
वर्चुअल मीटिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने का उद्देश्य वास्तविक आमने-सामने की बैठकों का अनुकरण करना है—नहीं बस एक-दूसरे को बोलते हुए देखने और सुनने के लिए। फिर भी, यह महत्वपूर्ण है कि आप अपनी ऑनलाइन सम्मेलनों में मल्टीमीडिया और सहयोग को शामिल करें ताकि आपकी टीम प्रत्येक सत्र में उत्पादक बनी रहे।
प्रतिभागियों को आकर्षक संकेत प्रदान करें
कई वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग टूल्स आपको अपनी मीटिंग्स के दौरान अपनी टीम के सदस्यों को प्रॉम्प्ट, पोल और प्रश्नावली भेजने की सुविधा भी देते हैं।
यह कई उद्देश्यों की पूर्ति कर सकता है:
अपने प्रतिभागियों को संलग्न रखें और सक्रिय भागीदारी बढ़ाएँ।
अपनी टीम को वर्तमान विषय पर अपनी अंतर्दृष्टि साझा करने की अनुमति दें।
चर्चा किए जा रहे विषयों को लेकर अपने कर्मचारियों की समझ का आकलन करें।
इसके अलावा, आप इन संकेतों का उपयोग उन लोगों की पहचान करने के लिए भी कर सकते हैं जो हो सकते हैं। नहीं पूरे बैठक के दौरान संलग्न रहे—और तदनुसार उनसे फॉलो-अप कर सकते हैं। कुल मिलाकर, अपनी वर्चुअल मीटिंग्स में इंटरैक्टिव प्रॉम्प्ट्स शामिल करने से आपके सभी प्रतिभागियों की भागीदारी अधिक—और अधिक मूल्यवान—बनेगी।
आभासी बैठक चुनौती: विचलन
हमारे अनुसार "दूरस्थ रूप से ग्राहक वफादारी बढ़ाना" अनुसंधान अध्ययनऑनलाइन क्लाइंट मीटिंग्स के दौरान शोर सबसे कम आँकी जाने वाली विचलित करने वाली चीज़ों में से एक है। उदाहरण के लिए, पृष्ठभूमि में बात करना (55 प्रतिशत) को कर्मचारियों के ध्यान को भंग करने वाला सबसे संभावित कारण बताया गया। आश्चर्यजनक रूप से, मीटिंग रिमाइंडर और नई ईमेल जैसी सूचना अलर्ट (20 प्रतिशत) को निर्माण की आवाज़ों (6 प्रतिशत) की तुलना में कहीं अधिक विघटनकारी और ध्यान भंग करने वाला माना जाता है।
जैसा कि हमारे अध्ययन के निष्कर्ष बताते हैं, आप और आपके सहभागी अपनी वर्चुअल बैठकों के दौरान कई विचलनों का सामना करेंगे। हालांकि यह असंभव हो सकता है कि उन्मूलन करना उन्हें पूरी तरह से खत्म नहीं कर सकते, तो आप इन विचलनों की आवृत्ति और गंभीरता को कम करने के लिए हर संभव प्रयास करना चाहेंगे।
आभासी बैठकों में भाग लेने के लिए नीतियाँ विकसित करें
वर्तमान में, आपकी टीम के सदस्य संभवतः उपस्थित होंगे। आभासी बैठकें अपने घरों से। और जब दुनिया फिर से खुलने लगेगी, तो आपके दूरस्थ कर्मचारी कॉफ़ी शॉप्स और किसी भी अन्य वाई-फाई सक्षम स्थान से बैठकों में शामिल होने के लिए स्वतंत्र होंगे। दोनों ही वातावरण आपकी टीम के लिए संभावित विचलनों से भरे हुए हैं।
इन घटनाओं को न्यूनतम रखने के लिए, आपको उपस्थित होने पर अपने कर्मचारियों द्वारा पालन किए जाने वाले मानदंड निर्धारित करने होंगे। दूरस्थ बैठकें. यहाँ, आप उन प्रमुख समस्याओं को संबोधित कर सकते हैं जो परेशान करती हैं आपका टीम को ध्यान भटकाव से बचाने के लिए यह स्पष्ट करें कि उनसे क्या अपेक्षित है। उदाहरण के लिए, आप अपने कर्मचारियों से कह सकते हैं कि वे अपने घर के किसी शांत हिस्से को अपना "मीटिंग क्षेत्र" घोषित करें। या आप उनसे यह भी कह सकते हैं कि बैठक के दौरान आवश्यक उपकरणों को छोड़कर अन्य सभी इलेक्ट्रॉनिक उपकरण बंद कर दें।
इन नीतियों को औपचारिक रूप से लागू करके (बस करने के बजाय सुझाव देते हुए उन्हें), आप लगभग यह सुनिश्चित कर लेंगे कि आपकी बैठकें बिना किसी अनावश्यक विचलन के आगे बढ़ सकें, जो अन्यथा आपके प्रयासों को पूरी तरह से पटरी से उतार सकते हैं।
चैटर को अलग करें या मौन करें
क्रॉसटॉक (जानबूझकर हो या अनजाने में) आपकी वर्चुअल मीटिंग सत्रों में एक समस्या बनना तय है। आखिरकार, टीम के सदस्य व्यक्तिगत बैठकों की तरह एक-दूसरे के पास झुककर फुसफुसा नहीं सकते।
इस समस्या को होने से पहले ही रोकने के लिए, आपको हर बैठक के दौरान थोड़ी "भीड़ नियंत्रण" करनी होगी। कुछ विशेष मामलों में, आपको उपस्थित लोगों से उनके माइक्रोफ़ोन म्यूट करने के लिए कहना पड़ सकता है—या वास्तव में उनके लिए यह करना पड़ सकता है। चूंकि शोर आपके विचारों की धारा को बाधित कर सकता है और यहां तक कि गलत संचार का कारण बन सकता है, इसलिए यह आश्चर्य की बात नहीं है कि हमारे सर्वेक्षण में शामिल 56 प्रतिशत उत्तरदाताओं ने कहा कि वे ऐसा करना पसंद करते हैं। ऑनलाइन बैठकों के दौरान सभी म्यूट पर रहते हैं (जब तक कि वे बोल नहीं रहे हों)।.
टीम-व्यापी चर्चाओं के दौरान, आप प्रतिभागियों से बोलने की अनुमति से पहले वर्चुअल रूप से "हाथ उठाने" के लिए कह सकते हैं। इस तरह, बैठक संचालक के रूप में आप जिन व्यक्तियों पर उनका ध्यान केंद्रित करवाना चाहते हैं, उन पर सभी का ध्यान बना रहता है—और वे अन्य प्रतिभागियों से किसी भी तरह विचलित नहीं होते।
ब्रेकआउट सत्र बनाएँ
जब यह है प्रतिभागियों को एक-दूसरे से स्वतंत्र रूप से बात करने की आवश्यकता होती है, इसलिए आप उन्हें ऐसा करने में सक्षम बनाना चाहेंगे। यहीं पर ब्रेकआउट सत्र काम आते हैं।
मूल रूप से, ब्रेकआउट सत्र आपकी मुख्य बैठक सत्र के भीतर "मिनी कमरे" होते हैं, जिनका उपयोग छोटे समूहों में चर्चाओं को सुगम बनाने के लिए किया जाता है। बैठक प्रशासक के रूप में, आप विशिष्ट व्यक्तियों को विभिन्न कमरों/समूहों में आवंटित कर सकते हैं, प्रत्येक समूह से चर्चा के दौरान स्थिति जान सकते हैं और एक बटन के क्लिक पर सभी को फिर से एक ही कमरे में बुला सकते हैं।
ध्यान भटकाने वाली चीज़ों को कम करने के अलावा, ब्रेकआउट रूम आपके टीम के सदस्यों को आपकी मीटिंग्स में सक्रिय रूप से भाग लेने की अनुमति देते हैं—जिससे वे जिन सत्रों में भाग लेते हैं, उनसे कहीं अधिक लाभ उठा पाते हैं।
आभासी बैठक चुनौती: लॉजिस्टिक और अनुसूचनीय मुद्दे
चूंकि आपकी दूरस्थ टीम भौगोलिक रूप से फैली हुई है, इसलिए जब वर्चुअल मीटिंग की आवश्यकता होती है तो उन्हें वास्तव में एक साथ लाना मुश्किल हो सकता है। इस समस्या से निपटने के लिए आप दो मुख्य उपाय कर सकते हैं।
बैठकों को लगातार और अच्छी तरह से पहले से निर्धारित करें
आपकी टीम के सदस्य घर से काम कर रहे हैं, तो आप सोचेंगे कि जब भी वे अपनी डेस्क पर हों, मीटिंग या वीडियो कॉल में जुड़ना उनके लिए काफी आसान होगा। बेशक, ऐसा जरूरी नहीं है।
सबसे पहले, आप अपने कर्मचारियों को उनके सौंपे गए कार्यों को करते समय बाधित नहीं करना चाहेंगे। यह मान लेना कि वे अपनी गतिविधि रोककर एक वर्चुअल मीटिंग में शामिल हो सकेंगे, मूल कार्य की अहमियत को ही कम कर देता है।
दूसरा, आपके सभी कर्मचारी एक ही समय पर काम नहीं कर रहे होंगे। यदि आपने उन्हें लचीले समय पर काम करने की अनुमति दी है (जैसा कि कई दूरस्थ रूप से संचालित कंपनियाँ करती हैं), या यदि वे विभिन्न समय क्षेत्रों में रहते हैं, तो संभावना है कि आपकी टीम के सदस्य नहीं करेगा सभी किसी भी समय बैठकें में शामिल हो सकेंगे।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी टीम के सदस्य हमेशा आपकी वर्चुअल मीटिंग्स में शामिल हो सकें, आप उन्हें काफी पहले से निर्धारित करना चाहेंगे।—और एक ऐसा नियमित कार्यक्रम बनाए रखें जो सभी के लिए सबसे उपयुक्त हो।
जबकि आप निश्चित रूप से सकता है आवश्यकतानुसार छोटे समूहों के साथ तुरंत बैठकें करें, ताकि आपकी टीम के सदस्यों के पास समय के साथ होने वाली अधिक महत्वपूर्ण वर्चुअल बैठकों की तैयारी के लिए पर्याप्त समय हो। इस तरह, आप अपनी टीम की उपस्थिति दोनों को अधिकतम कर सकते हैं। और उनकी उपस्थिति वाली प्रत्येक बैठक में भागीदारी।
बैठकों को बाद में सुलभ बनाएं
निश्चित रूप से, कभी-कभी आपकी टीम के कुछ सदस्य किसी बैठक में शामिल नहीं हो पाएंगे। सौभाग्य से, अधिकांश वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग उपकरण आपको अपनी बैठक सत्रों को रिकॉर्ड करने की सुविधा देते हैं—जिससे जो सदस्य शामिल नहीं हो पाए, वे आसानी से देख सकते हैं कि उन्होंने क्या मिस किया।
आप जिस विशिष्ट टूल और सेवा स्तर का उपयोग कर रहे हैं, उसके आधार पर, आपके पास अपनी रिकॉर्ड की गई बैठकों को अपने भौतिक सर्वरों पर या क्लाउड में संग्रहीत करने का विकल्प हो सकता है।
किसी भी स्थिति में, हम इन रिकॉर्डिंग्स को आपके आंतरिक ज्ञान आधार में सहेजकर एक कदम और आगे बढ़ने की सलाह देते हैं। इस तरह, आप सभी बैठक-संबंधी जानकारी को एक ही केंद्रीकृत स्थान पर रख सकते हैं, जिसे आपकी टीम जब भी जरूरत हो, एक्सेस कर सकती है।
यह न केवल गैर-उपस्थित लोगों को अपने टीम के साथियों से जुड़ने का अवसर देता है, बल्कि यह अतिरिक्त संसाधन भी उत्पन्न करता है जो जोड़ते हैं ज्ञान पूंजी आपकी संस्था के। समय के साथ इन संसाधनों में लगातार जोड़ करके, आप यह सुनिश्चित करेंगे कि आपकी टीम के सदस्यों के पास हमेशा वह सटीक जानकारी हो जिसकी उन्हें अपनी क्षमता के सर्वोत्तम स्तर पर काम करने के लिए आवश्यकता है।
यह जानने के लिए कि शेड्यूलिंग तकनीक आपके संगठन के भीतर बैठक प्रक्रियाओं को कैसे सुव्यवस्थित कर सकती है, हमारा श्वेतपत्र डाउनलोड करें, "शेड्यूलिंग टेक्नोलॉजी प्लेटफ़ॉर्म के लिए व्यापक गाइड।"
