Grunderna i möten med distansarbetsgrupper: Så här gör du dem till enastående upplevelser

Nedstängningen till följd av covid-19 har lett till att den virtuella möteserans tid. Visst, verktyg för videokonferenser har funnits ganska länge. Men användningen av dessa verktyg har verkligen skjutit i höjden de senaste månaderna.

Om ditt team precis har börjat använda Zoom eller något annat verktyg för videokonferenser under de senaste månaderna har du förmodligen stött på en rad olika utmaningar. Störande prat, bristande engagemang, schemaläggningsproblem, tekniska problem… allt detta (och mer därtill) kan på nolltid helt förstöra dina virtuella möten.

Det behöver knappast sägas att detta inte är bra för verksamheten. Med allt detta i åtanke vill du göra allt du kan för att se till att dina virtuella möten går enligt planerna – och att ditt team får ut allt de behöver av varje möte de deltar i.

Sammanfattningsvis innebär detta följande:

• Se till att alla deltagare är på samma våglängd under hela mötet

• Att utnyttja teamets tid på ett effektivt sätt under varje möte

• Se till att alla deltagare vet exakt hur de ska gå vidare efter varje möte

I den här artikeln ska vi diskutera de största utmaningarna som team står inför när de håller virtuella möten – och titta närmare på de bästa sätten att hantera dem.

Utmaningen med virtuella möten: Effektiv användaranpassning

Generellt sett är de flesta verktyg för distansmöten utformade för att vara så användarvänliga som möjligt. Men det betyder inte att ditt team direkt kommer att kunna sätta sig in i den nya programvaran som du just har infört. Även de mest tekniskt kunniga medlemmarna i teamet kan tappa fotfästet om de inte får ordentlig vägledning i hur man utnyttjar verktyget på bästa sätt.

Skapa en heltäckande introduktionsupplevelse

Dina teammedlemmar måste lära sig att använda det nya verktyget för videokonferenser innan de kan delta produktivt i virtuella möten.

Utan detta steg kommer du troligen att stöta på en rad problem – allt från att medarbetare blir utestängda från möten till att teammedlemmar av misstag förvandlar sig till en potatis under mötet.

Allt skämt åt sidan, din programvaruleverantör erbjuder förmodligen några nivån på introduktionen för nya användare – och du vill dra full nytta av de instruktioner som de erbjuder.

Men du bör ändå också utveckla din egen internt process för att hjälpa teammedlemmarna att vänja sig vid den nya programvaran. Här bör du rikta medarbetarnas uppmärksamhet mot de funktioner som ni kommer att använda mest. Å andra sidan bör du gör inte vill inte överväldiga dina användare genom att introducera avancerade funktioner som de kanske inte behöver känna till just nu.

Poängen är: Utgå inte från att ditt team automatiskt kommer att kunna sätta sig in i ert videokonferensverktyg och börja använda det direkt. Lär dig själv hur du får ut mesta möjliga av verktyget – och se sedan till att ge ditt team all den information de behöver för att komma igång.

Möjliggör fri utforskning av gränssnittet

Förutom att visa ditt team hur man använder programvaran för virtuella möten bör du också ge dem tid att utforska den på egen hand.

Det finns egentligen inget ”rätt” sätt att göra detta på – och det är just det som är poängen. Genom att låta ditt team experimentera med verktygets gränssnitt och funktioner får de en förstahandsförståelse för hur de faktiskt kan använda det för sina egna syften. De lär sig också hur man tar bort eventuella potatisrelaterade filter som de av misstag kan ha ställt in på sin kamera – vilket, hur löjligt det än är, definitivt kan minimera distraktioner under möten.

Som vi kommer att diskutera senare kan detta innebära att man inrättar särskilda mötesrum som enbart är avsedda för utforskande eller övningsändamål. På så sätt kan dina teammedlemmar bekanta sig med programvaran i en riskfri miljö (i stället för att lära sig i farten under ett riktigt möte – vilket i sig kan vara störande för alla deltagare).

Använd funktionerna på ett praktiskt sätt

Ditt verktyg för virtuella möten kommer troligen att erbjuda en rad avancerade funktioner som du kan dra nytta av. (Vi kommer att prata mer om dessa funktioner strax.)

Men saken är den att: Du gör inte behov att använda dessa funktioner hela tiden. Faktum är att du förmodligen inte bör göra det. Precis som med de flesta verktyg och tekniska lösningar kan det, om man använder vissa funktioner bara för sakens skull – utan något praktiskt syfte – leda till att deltagarna blir överväldigade eller på annat sätt distraherade.

Men eftersom du redan har lärt dig programvarans alla finesser (och sett till att ditt team har gjort detsamma) kommer du att veta exakt vilka funktioner du ska använda under era möten – och exakt hur du ska använda dem för att få ut så mycket som möjligt av varje möte ni håller.

Utmaningar vid virtuella möten: Dåligt engagemang bland deltagarna

Det är svårt nog att hålla teammedlemmarna engagerade under ett fysiskt möte. När man dessutom lägger till distansfaktorn blir utmaningen ännu större.

För att motverka eventuellt bristande engagemang under dina virtuella möten bör du ta fram en tydlig dagordning. Detta är avgörande för alla möten, men det är definitivt värt att betona särskilt här. En tydlig dagordning för dina möten ger ditt team en tydlig riktning och gör det möjligt för dem att förutse hur mötet kommer att förlöpa från början till slut.

Inom ramen för denna dagordning bör ni komma överens om följande:

• De ämnen som ska diskuteras

• Vem kommer att tala eller presentera informationen?

• Hur informationen kommer att presenteras

Detta gör det också möjligt för dig att få bättre kontroll över mötet. Eftersom alla vet vad som behöver göras och diskuteras blir det mycket enklare för dig att se till att alla håller fokus och följer dagordningen under hela mötet.

Slutligen kan du, genom att utarbeta en dagordning för varje möte du håller, identifiera vad inte som behöver göras eller diskuteras just nu. Du kanske till och med inser att det inte finns något behov av att hålla ett fullskaligt möte – utan att du helt enkelt kan ta itu med de nödvändiga frågorna på ett mer koncist och lättillgängligt sätt.

Det där med att ”det här mötet kunde ha skötts via e-post” gäller fortfarande även för videokonferenser, som du vet. Det är enkelt. Ett möte som fokuserar på de aktuella uppgifterna kommer att hålla deltagarna mycket mer engagerade än ett möte med en otydlig dagordning – eller utan dagordning alls. Fokusera på vad ditt team behöver veta, så är det mycket större chans att informationen fastnar.

Använd multimedia och skärmdelning för samarbete

Din virtuella möten bör vara mer än bara en grupp människor som samtalar via video. Om du vill göra dina digitala möten mer engagerande och samarbetsinriktade bör du visa multimediainnehåll och möjliggöra skärmdelning direkt under mötet.

Detta är förstås mycket effektivare än att dela ut dokumenten eller filerna till varje enskild deltagare och låta dem följa med på egen hand.

Här är alla bokstavligen på samma sida under hela mötet. Dessutom kan du till och med låta ditt team lägga till kommentarer och på andra sätt redigera de dokument som presenteras – vilket möjliggör ett smidigt samarbete i realtid.

Syftet med att använda programvara för virtuella möten är att efterlikna fysiska möten—inte bara för att se och höra varandra prata. Med det sagt är det viktigt att integrera multimedia och samarbetsfunktioner i era onlinekonferenser för att säkerställa att ert team förblir produktivt under varje session de deltar i.

Ge deltagarna engagerande uppmaningar

Många verktyg för videokonferenser ger dig dessutom möjlighet att skicka uppmaningar, omröstningar och enkäter till dina teammedlemmar under mötena.

Detta kan tjäna flera syften:

• Håll deltagarna engagerade och öka det aktiva deltagandet

• Låt ditt team dela med sig av sina insikter om det aktuella ämnet

• Ta reda på hur väl dina medarbetare förstår de ämnen som diskuteras

Dessutom kan du använda dessa frågor för att identifiera de som kanske inte har varit engagerade under hela mötet – och kan följa upp med dem därefter. Sammantaget kommer interaktiva frågor i dina virtuella möten att leda till ett större – och mer värdefullt – engagemang från alla deltagare.

Utmaningar vid virtuella möten: distraktioner

Enligt vår Forskningsstudien ”Att öka kundlojaliteten på distans”, buller är en av de mest underskattade störningsfaktorerna vid kundmöten online. Till exempel angavs prat i bakgrunden (55 procent) som det som mest sannolikt störde medarbetarnas koncentration. Överraskande nog anses meddelanden, såsom mötespåminnelser och nya e-postmeddelanden (20 procent), vara betydligt mer störande och distraherande än byggljud (6 procent).

Som resultaten från vår studie visar kommer du och dina deltagare sannolikt att stöta på en rad störande faktorer under era virtuella möten. Även om det kanske är omöjligt att eliminera Om du vill undvika dem helt och hållet bör du göra allt du kan för att minimera hur ofta de uppstår och hur allvarliga de är.

Utarbeta riktlinjer för deltagande i virtuella möten

För närvarande kommer dina teammedlemmar troligen att delta i virtuella möten hemifrån. Och när världen börjar öppnas upp igen kommer dina distansanställda att kunna delta i möten från kaféer och andra platser med Wi-Fi. Båda miljöerna är fulla av potentiella distraktioner för ditt team.

För att minimera sådana situationer bör du upprätta riktlinjer som dina medarbetare ska följa när de deltar i distansmöten. Här kan du ta itu med de viktigaste problemen som plågar din teamet när det gäller störningar genom att tydligt klargöra vad som förväntas av dem. Du kan till exempel be dina medarbetare att avsätta en lugn del av hemmet som sitt ”mötesutrymme”. Eller så kan du kräva att de stänger av all elektronik utom den som behövs under mötena.

Genom att officiellt införa dessa riktlinjer (i stället för att bara vilket tyder på (dem), kan du i stort sett garantera att dina möten kan fortskrida utan onödiga störningar som annars skulle kunna omintetgöra dina ansträngningar helt och hållet.

Isolera eller tysta pratet

Överhörning (avsiktlig eller oavsiktlig) kommer oundvikligen att bli ett problem under era virtuella möten. Teammedlemmarna kan ju inte luta sig fram och viska till sin granne på samma sätt som de kan göra vid fysiska möten.

För att förhindra att detta blir ett problem måste du se till att hålla ordning under varje möte du håller. I enstaka fall kan du behöva be deltagarna att stänga av sina mikrofoner – eller rentav göra det åt dem. Eftersom buller kan störa ditt tankesätt och till och med leda till missförstånd är det inte så förvånande att 56 procent av de tillfrågade i vår undersökning uppgav att de föredrar att Alla ska ha mikrofonen avstängd (om de inte talar) under online-möten.

Under diskussioner med hela teamet kan du be deltagarna att virtuellt ”räcka upp handen” innan de får ordet. På så sätt håller alla fokus på de personer som du, i egenskap av mötesledare, vill att de ska fokusera på – och distraheras inte på något sätt av andra deltagare.

Skapa gruppdiskussioner

När det är Eftersom det är viktigt att deltagarna kan prata fritt med varandra bör du ge dem möjlighet att göra det. Det är här gruppdiskussionerna kommer in i bilden.

I grund och botten är breakout-sessioner ”minirum” inom huvudmötet som används för att underlätta diskussioner i små grupper. Som mötesadministratör kan du placera ut specifika deltagare i olika rum/grupper, följa upp med varje grupp medan de diskuterar det aktuella ämnet och samla alla i ett enda rum igen med ett enda knapptryck.

Förutom att minska störningarna gör grupprummen det möjligt för dina teammedlemmar att aktivt delta i mötena – vilket gör att de kan få ut mycket mer av varje möte de deltar i.

Utmaningar vid virtuella möten: Logistiska och schemaläggningsmässiga problem

Eftersom ditt distansarbetsteam troligen är utspritt geografiskt kan det vara svårt att faktiskt samla alla när det uppstår behov av ett virtuellt möte. Det finns två viktiga saker du kan göra för att hantera detta problem.

Planera möten regelbundet och i god tid

När dina medarbetare arbetar hemifrån skulle man kunna tro att det är ganska enkelt för dem att hoppa in på ett möte eller ett videosamtal när de sitter vid sitt skrivbord. Men så är det förstås inte alltid.

För det första vill du inte störa dina medarbetare när de arbetar med de uppgifter du har tilldelat dem. Att utgå från att de ska kunna avbryta det de håller på med för att delta i ett virtuellt möte innebär i praktiken att man nedvärderar vikten av den ursprungliga uppgiften.

För det andra kanske inte alla dina medarbetare arbetar exakt samtidigt. Om du har gett dem möjlighet att arbeta flexibla arbetstider (vilket många företag med distansarbete gör), eller om de bor i olika tidszoner, är det troligt att dina teammedlemmar kommer inte att alla ska kunna delta i möten när som helst.

För att säkerställa att dina teammedlemmar alltid kan delta i dina virtuella möten, Det är bäst att boka dem i god tid—och hålla fast vid ett fast schema som passar alla bäst.

Även om du säkert kan Genom att hålla spontana möten med små grupper vid behov bör dina teammedlemmar få gott om tid att förbereda sig inför de mer omfattande virtuella mötena som kommer att hållas framöver. På så sätt kan du maximera både ditt teams närvaro och deltagande vid varje möte de deltar i.

Gör möten tillgängliga i efterhand

Det kommer naturligtvis att finnas tillfällen då vissa medlemmar i ditt team inte kan delta i ett visst möte. Lyckligtvis går det med de flesta verktyg för videokonferenser att spela in mötena – vilket i sin tur gör det enkelt för dem som inte var med att se vad de missade.

Beroende på vilket verktyg och vilken tjänstenivå du använder kan du välja mellan att lagra dina inspelade möten på dina fysiska servrar eller i molnet.

I båda fallen rekommenderar vi att ni går ett steg längre och sparar dessa inspelningar i er interna kunskapsbas. På så sätt kan ni samla all mötesrelaterad information på en enda, central plats som ert team kan komma åt närhelst de behöver.

Detta gör det inte bara möjligt för dem som inte deltar att hålla sig à jour med sina kollegor, utan skapar också ytterligare resurser som bidrar till kunskapskapital inom er organisation. Genom att kontinuerligt utöka dessa resurser kommer ni att se till att era medarbetare alltid har just den information de behöver för att kunna utföra sitt arbete på bästa sätt.

För att lära dig mer om hur schemaläggningsteknik kan effektivisera mötesprocesserna inom din organisation, Ladda ner vår vitbok ”Den omfattande guiden till schemaläggningsplattformar”.