Podstawy spotkań zespołów pracujących zdalnie: jak sprawić, by były wyjątkowe

Ograniczenia związane z pandemią COVID-19 zapoczątkowały era wirtualnych spotkań. Oczywiście narzędzia do wideokonferencji są dostępne już od dłuższego czasu. Jednak w ostatnich miesiącach tempo ich wdrażania gwałtownie wzrosło.

Jeśli Twój zespół dopiero zaczął korzystać z Powiększ lub z jakimkolwiek innym narzędziem do wideokonferencji w ciągu ostatnich kilku miesięcy, prawdopodobnie napotkałeś różne trudności. Przeszkadzające rozmowy, brak zaangażowania, problemy z ustalaniem terminów, usterki techniczne… to wszystko (i nie tylko) może w mgnieniu oka całkowicie zniweczyć Twoje wirtualne spotkania.

Nie trzeba dodawać, że nie wpływa to korzystnie na działalność firmy. Mając to wszystko na uwadze, warto zrobić wszystko, co w Twojej mocy, aby Twoje wirtualne spotkania przebiegały zgodnie z planem — a Twój zespół czerpał jak najwięcej korzyści z każdego spotkania, w którym bierze udział.

Ogólnie rzecz biorąc, obejmuje to:

• Dbanie o to, by wszyscy uczestnicy byli na bieżąco z przebiegiem spotkań

• Efektywne wykorzystanie czasu zespołu podczas każdego spotkania

• Zapewnienie, by wszyscy uczestnicy dokładnie wiedzieli, jakie dalsze kroki należy podjąć po zakończeniu każdego spotkania

W tym artykule omówimy główne wyzwania, przed jakimi stają zespoły podczas prowadzenia wirtualnych spotkań, oraz przyjrzymy się najlepszym sposobom ich pokonywania.

Wyzwanie związane ze spotkaniami wirtualnymi: skuteczne wdrażanie rozwiązań wśród użytkowników

Ogólnie rzecz biorąc, większość narzędzi do prowadzenia wideokonferencji ma na celu zapewnienie jak największej łatwości obsługi. Nie oznacza to jednak, że Twój zespół będzie w stanie od razu zacząć korzystać z nowego oprogramowania, które właśnie wprowadziłeś. Nawet członkowie zespołu najlepiej znający się na technologii mogą mieć trudności, jeśli nie otrzymają odpowiednich wskazówek dotyczących tego, jak w pełni wykorzystać możliwości tego narzędzia.

Zapewnij kompleksowy proces wdrażania nowych pracowników

Członkowie Twojego zespołu będą musieli nauczyć się obsługi nowego narzędzia do wideokonferencji, zanim będą mogli efektywnie uczestniczyć w jakichkolwiek wirtualnych spotkaniach.

Bez tego kroku prawdopodobnie napotkasz szereg problemów — od sytuacji, w których pracownicy nie będą mieli dostępu do spotkań, po przypadkowe przemiany członków zespołu w ziemniaki na czas trwania spotkania.

Żarty na bok, Twój dostawca oprogramowania prawdopodobnie zapewnia niektóre poziom wdrażania nowych użytkowników — i chcesz w pełni wykorzystać zawarte w nich wskazówki.

Niemniej jednak warto również wypracować własną wewnętrzny proces zapoznawania członków zespołu z nowym oprogramowaniem. W tym miejscu warto skupić uwagę pracowników na tych funkcjach i możliwościach, z których będziecie korzystać najczęściej. Z drugiej strony, nie nie chcesz przytłoczyć użytkowników, wprowadzając zaawansowane funkcje, o których na razie nie muszą jeszcze wiedzieć.

Chodzi o to, żeby nie zakładać, że Twój zespół od razu opanuje obsługę narzędzia do wideokonferencji i zacznie z niego korzystać. Najpierw sam naucz się, jak w pełni wykorzystać to narzędzie, a potem przekaż zespołowi wszystkie informacje niezbędne do rozpoczęcia pracy.

Umożliw swobodne zapoznawanie się z interfejsem

Oprócz przeszkolenia zespołu w zakresie obsługi oprogramowania do wirtualnych spotkań warto również dać mu czas na samodzielne zapoznanie się z nim.

Tak naprawdę nie ma „właściwego” sposobu, by to zrobić — i o to właśnie chodzi. Pozwalając zespołowi na swobodne eksperymentowanie z interfejsem i funkcjami narzędzia, umożliwisz mu zdobycie praktycznej wiedzy na temat tego, jak faktycznie wykorzystać je do własnych celów. Członkowie zespołu nauczą się również, jak wyłączyć wszelkie filtry związane z ziemniakami, które mogli przypadkowo włączyć w swoich kamerach – co, choć brzmi to absurdalnie, z pewnością może zminimalizować czynniki rozpraszające uwagę podczas spotkań.

Jak omówimy później, może to wiązać się z utworzeniem specjalnych sal konferencyjnych przeznaczonych wyłącznie do celów zapoznawczych lub rekreacyjnych. Dzięki temu członkowie zespołu będą mogli zapoznać się z oprogramowaniem w środowisku pozbawionym ryzyka (w przeciwieństwie do nauki „w locie” podczas rzeczywistego spotkania — co samo w sobie może rozpraszać wszystkich uczestników).

Praktyczne wykorzystanie funkcji i możliwości

Twoje narzędzie do prowadzenia wirtualnych konferencji prawdopodobnie oferuje szereg zaawansowanych funkcji, z których możesz skorzystać. (O tych funkcjach porozmawiamy za chwilę.)

Rzecz w tym jednak, że: Ty nie… potrzeba korzystać z tych funkcji przez cały czas. W rzeczywistości raczej nie powinieneś tego robić. Podobnie jak w przypadku większości narzędzi i technologii, korzystanie z niektórych funkcji tylko po to, by z nich korzystać — bez żadnego praktycznego celu — może w rezultacie przytłoczyć uczestników lub w inny sposób odwrócić ich uwagę.

Ponieważ jednak zapoznasz się już z „tajemnicami” tego oprogramowania (i umożliwisz to samo swojemu zespołowi), będziesz dokładnie wiedzieć, z których funkcji korzystać podczas spotkań — oraz jak z nich korzystać, aby w pełni wykorzystać każdy organizowany przez Ciebie spotkanie.

Wyzwanie związane z wirtualnymi spotkaniami: niskie zaangażowanie uczestników

Utrzymanie zaangażowania członków zespołu podczas spotkania stacjonarnego jest już wystarczająco trudne. Dodanie do tego czynnika pracy zdalnej tylko jeszcze bardziej komplikuje sprawę.

Aby zapobiec ewentualnemu spadkowi zaangażowania podczas wirtualnych spotkań, warto przygotować jasny porządek obrad. Ma to kluczowe znaczenie w przypadku wszystkich spotkań, ale zdecydowanie warto to tutaj podkreślić. Jasny porządek obrad wyznacza kierunek działania zespołowi i pozwala mu przewidzieć przebieg spotkania od początku do końca.

W ramach tego planu warto doprecyzować następujące kwestie:

• Tematy do omówienia

• Kto będzie przemawiał lub przedstawiał informacje

• W jaki sposób informacje zostaną przedstawione

Dzięki temu zyskasz również większą kontrolę nad przebiegiem spotkania. Ponieważ wszyscy będą wiedzieć, co należy zrobić i omówić, znacznie łatwiej będzie Ci zadbać o to, by wszyscy pozostawali skupieni i nie zbaczali z tematu przez cały czas trwania spotkania.

Na koniec, przygotowanie porządku obrad każdego organizowanego spotkania pozwala ustalić, co nie które należy w tej chwili załatwić lub omówić. Być może nawet zdasz sobie sprawę, że nie ma potrzeby organizowania pełnego spotkania — i możesz po prostu zająć się niezbędnymi sprawami w bardziej zwięzły i przystępny sposób.

Wiesz, to powiedzenie, że „to spotkanie można by załatwić e-mailem”, nadal ma zastosowanie w przypadku wideokonferencji. To proste. Spotkanie skoncentrowane na bieżących zadaniach sprawi, że uczestnicy będą znacznie bardziej zaangażowani niż w przypadku spotkania z niejasnym porządkiem obrad lub bez niego w ogóle. Skoncentruj się na tym, co Twój zespół musi wiedzieć, a informacje z większym prawdopodobieństwem zostaną przyswojone.

Korzystaj z multimediów i funkcji wspólnego udostępniania ekranu

Twój spotkania wirtualne powinny być czymś więcej niż tylko grupą osób prowadzących rozmowę przez wideokonferencję. Jeśli chcesz, aby Twoje spotkania online były bardziej angażujące i sprzyjały współpracy, warto prezentować treści multimedialne oraz umożliwić udostępnianie ekranu bezpośrednio podczas sesji.

Jest to oczywiście o wiele skuteczniejsze niż rozdawanie dokumentów lub plików każdemu z uczestników z osobna i oczekiwanie, że będą oni samodzielnie śledzić przebieg spotkania.

Dzięki temu wszyscy uczestnicy spotkania są dosłownie na tej samej stronie przez cały czas trwania spotkania. Co więcej, możesz nawet umożliwić swojemu zespołowi dodawanie adnotacji i wprowadzanie innych zmian w prezentowanych dokumentach — co pozwala na płynną współpracę w czasie rzeczywistym.

Celem korzystania z oprogramowania do wirtualnych spotkań jest symulowanie rzeczywistych spotkań osobistych —nie po prostu po to, by się widzieć i słyszeć, jak rozmawiają. Warto jednak pamiętać, że ważne jest, by podczas konferencji online wykorzystywać narzędzia multimedialne i funkcje współpracy, aby zapewnić zespołowi wysoką wydajność podczas każdej sesji, w której uczestniczy.

Przedstawiaj uczestnikom interesujące pytania

Wiele narzędzi do wideokonferencji umożliwia również wyświetlanie podpowiedzi, ankiet i kwestionariuszy członkom zespołu w trakcie spotkań.

Może to służyć różnym celom:

• Zadbaj o zaangażowanie uczestników i zwiększ ich aktywny udział

• Pozwól swojemu zespołowi podzielić się spostrzeżeniami na temat omawianego zagadnienia

• Oceń, w jakim stopniu pracownicy rozumieją omawiane tematy

Co więcej, możesz również wykorzystać te wskazówki, aby zidentyfikować osoby, które mogą nie byli zaangażowani przez cały czas trwania spotkania — i można odpowiednio z nimi skontaktować się później. Ogólnie rzecz biorąc, wprowadzanie interaktywnych pytań do wirtualnych spotkań przyczyni się do większego — i bardziej wartościowego — zaangażowania wszystkich uczestników.

Wyzwanie związane z wirtualnymi spotkaniami: czynniki rozpraszające uwagę

Zgodnie z naszymi Badanie pt. „Zwiększanie lojalności klientów w trybie zdalnym”, hałas jest jednym z najbardziej niedocenianych czynników rozpraszających uwagę podczas spotkań online z klientami. Na przykład rozmowy w tle (55 procent) zostały wskazane jako czynnik najczęściej zakłócający koncentrację pracowników. Co zaskakujące, powiadomienia, takie jak przypomnienia o spotkaniach i nowe wiadomości e-mail (20 procent), są uważane za znacznie bardziej zakłócające i rozpraszające niż odgłosy prac budowlanych (6 procent).

Jak wskazują wyniki naszego badania, zarówno Państwo, jak i uczestnicy spotkań będą prawdopodobnie narażeni na szereg czynników rozpraszających uwagę podczas wirtualnych spotkań. Chociaż może okazać się niemożliwe, aby wyeliminować je całkowicie wyeliminować, warto zrobić wszystko, co w twojej mocy, aby zminimalizować częstotliwość i nasilenie tych czynników rozpraszających uwagę.

Opracowanie zasad uczestnictwa w wirtualnych spotkaniach

Obecnie członkowie Twojego zespołu prawdopodobnie wezmą udział w spotkania wirtualne z domów. A kiedy świat zacznie się ponownie otwierać, pracownicy pracujący zdalnie będą mogli uczestniczyć w spotkaniach z kawiarni i innych miejsc z dostępem do Wi-Fi. Oba te środowiska kryją w sobie wiele potencjalnych czynników rozpraszających uwagę Twojego zespołu.

Aby ograniczyć takie sytuacje do minimum, warto opracować wytyczne, których pracownicy powinni przestrzegać podczas uczestnictwa w spotkania zdalne. Tutaj możesz zająć się kluczowymi problemami, które nękają twój zespół przed czynnikami rozpraszającymi, jasno określając, czego od nich oczekujesz. Na przykład możesz poprosić pracowników, aby wyznaczyli w swoim domu ciche miejsce jako „miejsce spotkań”. Możesz też wymagać od nich, aby podczas spotkań wyłączali wszystkie urządzenia elektroniczne z wyjątkiem tych, które są niezbędne do udziału w spotkaniu.

Poprzez oficjalne wprowadzenie tych zasad (a nie tylko sugerując, że (je), praktycznie zagwarantujesz, że spotkania będą przebiegały bez zbędnych zakłóceń, które w przeciwnym razie mogłyby całkowicie zniweczyć Twoje wysiłki.

Wyodrębnij lub wycisz szum

Zakłócenia (celowe lub nie) z pewnością będą stanowić problem podczas wirtualnych spotkań. W końcu członkowie zespołu nie mogą po prostu pochylić się i szepnąć coś do sąsiada, tak jak to robią podczas spotkań stacjonarnych.

Aby zapobiec temu, zanim stanie się to problemem, podczas każdego organizowanego spotkania trzeba zadbać o „kontrolę tłumu”. W pojedynczych przypadkach może zaistnieć konieczność poproszenia uczestników o wyciszenie mikrofonów — lub zrobienia tego za nich. Biorąc pod uwagę, że hałas może zakłócać tok myślenia, a nawet prowadzić do nieporozumień, nie jest zaskakujące, że 56 procent ankietowanych przez nas osób stwierdziło, że woli, aby podczas spotkań online wszyscy mają wyciszony mikrofon (chyba że właśnie mówią).

Podczas dyskusji z udziałem całego zespołu możesz poprosić uczestników, aby przed zabraniem głosu wirtualnie „podnieśli rękę”. Dzięki temu wszyscy będą skupiać się na osobach, na których chcesz, aby się skupili – jako osoba prowadząca spotkanie – i nie będą w żaden sposób rozpraszani przez innych uczestników.

Utwórz sesje tematyczne

Kiedy to jest Aby uczestnicy mogli swobodnie rozmawiać między sobą, warto im to umożliwić. Właśnie tu przydają się sesje w mniejszych grupach.

Zasadniczo sesje w podgrupach to „mini-pokoje” w ramach głównej sesji spotkania, służące do prowadzenia dyskusji w małych grupach. Jako administrator spotkania możesz przydzielać konkretne osoby do różnych pokoi/grup, sprawdzać, jak przebiegają dyskusje w poszczególnych grupach na dany temat, a także jednym kliknięciem zwołać wszystkich z powrotem do jednego pokoju.

Oprócz ograniczenia czynników rozpraszających uwagę, pokoje dyskusyjne pozwalają członkom zespołu aktywnie uczestniczyć w spotkaniach, dzięki czemu mogą oni znacznie lepiej wykorzystać każdą sesję, w której biorą udział.

Wyzwania związane ze spotkaniami wirtualnymi: kwestie logistyczne i związane z harmonogramem

Ponieważ członkowie Twojego zespołu zdalnego są prawdopodobnie rozproszeni geograficznie, zebranie ich wszystkich w jednym miejscu może okazać się trudne, gdy zajdzie potrzeba zorganizowania wirtualnego spotkania. Są dwie kluczowe rzeczy, które możesz zrobić, aby poradzić sobie z tym problemem.

Planuj spotkania regularnie i z odpowiednim wyprzedzeniem

Skoro członkowie Twojego zespołu pracują z domu, można by pomyśleć, że dołączenie do spotkania lub rozmowy wideo, gdy tylko zasiądą przy biurku, powinno być dla nich całkiem proste. Oczywiście nie zawsze tak jest.

Po pierwsze, nie chcesz przeszkadzać pracownikom w wykonywaniu powierzonych im zadań. Zakładanie, że będą w stanie przerwać to, co robią, aby wziąć udział w wirtualnym spotkaniu, w gruncie rzeczy umniejsza znaczenie pierwotnego zadania.

Po drugie, nie wszyscy pracownicy mogą pracować dokładnie w tym samym momencie. Jeśli umożliwiłeś im pracę w elastycznych godzinach (jak to robi wiele firm działających zdalnie) lub jeśli mieszkają w różnych strefach czasowych, istnieje duże prawdopodobieństwo, że członkowie Twojego zespołu nie będzie wszyscy będą mogli uczestniczyć w spotkaniach w dowolnym momencie.

Aby mieć pewność, że członkowie Twojego zespołu zawsze będą mogli uczestniczyć w wirtualnych spotkaniach, warto zaplanować je z dużym wyprzedzeniem—i trzymajcie się harmonogramu, który najlepiej odpowiada wszystkim.

Chociaż z pewnością może organizuj w razie potrzeby spontaniczne spotkania w małych grupach, dzięki czemu członkowie Twojego zespołu będą mieli wystarczająco dużo czasu na przygotowanie się do bardziej merytorycznych spotkań wirtualnych, które będą się odbywać z biegiem czasu. W ten sposób zyskasz maksymalną frekwencję w zespole oraz udział w każdym spotkaniu, w którym biorą udział.

Zapewnij dostępność zapisów spotkań po ich zakończeniu

Oczywiście zdarzają się sytuacje, w których niektórzy członkowie zespołu nie będą mogli wziąć udziału w danym spotkaniu. Na szczęście większość narzędzi do wideokonferencji umożliwia nagrywanie spotkań, co z kolei pozwala osobom, które w nich nie uczestniczyły, z łatwością zapoznać się z tym, co przegapiły.

W zależności od konkretnego narzędzia i poziomu usługi, z której korzystasz, możesz mieć możliwość wyboru między przechowywaniem nagrań spotkań na własnych serwerach fizycznych a przechowywaniem ich w chmurze.

W obu przypadkach zalecamy pójść o krok dalej i zapisać te nagrania w wewnętrznej bazie wiedzy. Dzięki temu wszystkie informacje związane ze spotkaniami będą przechowywane w jednym, scentralizowanym miejscu, do którego członkowie zespołu będą mieli dostęp w razie potrzeby.

Dzięki temu osoby, które nie uczestniczyły w spotkaniu, mogą nie tylko nadrobić zaległości w rozmowach z kolegami z zespołu, ale także zyskać dostęp do dodatkowych zasobów, które wzbogacają kapitał wiedzy w Twojej organizacji. Stopniowo poszerzając te zasoby, zapewnisz członkom swojego zespołu stały dostęp do dokładnie takich informacji, jakich potrzebują, aby wykonywać swoją pracę najlepiej, jak potrafią.

Aby dowiedzieć się, w jaki sposób technologie do planowania mogą usprawnić procesy związane z organizacją spotkań w Państwa organizacji, pobierz nasz raport „Kompleksowy przewodnik po platformach technologicznych do planowania”.