सेल्स मीटिंग की 5 सबसे बड़ी झुंझलाहटें

कुछ पेशे वास्तव में सिनेमाई होते हैं। पत्रकारिता, चिकित्सा और पुलिसिंग कुछ बेहतरीन फिल्मों की पृष्ठभूमि रही हैं, जबकि अन्य पेशे महाकाव्य कथा में ढल ही नहीं पाते।

बिक्री निश्चित रूप से सिनेमा पेशेवरों की श्रेणी में आती है। यहां तक कि साधारण सी दिखने वाली बिक्री बैठक भी बड़े पर्दे पर उतर आती है। हालांकि कोई ब्लॉकबस्टर त्रैमासिक खरीद बैठक, मासिक आपूर्ति श्रृंखला समीक्षा या वार्षिक विपणन सम्मेलन से शुरू नहीं होता, फिर भी साधारण सी बिक्री बैठक क्लासिक्स में शामिल रही है, जैसे ग्लेनगैरी ग्लेन रॉस, वॉल स्ट्रीट और भट्टी का कमरा के लिए द बिग शॉर्ट और वॉल स्ट्रीट का भेड़िया.

यह कहना भी उचित होगा कि हॉलीवुड में सेल्स मीटिंग को हमेशा अच्छी छवि नहीं मिलती। आमतौर पर यही वह जगह होती है जहाँ सूट-बूट पहने एक अल्फा पुरुष हास्यास्पद रूप से बेशर्म पंक्तियाँ सुनाता है, जैसे: "उस कॉफी को नीचे रखो!! कॉफी सिर्फ क्लोज़र्स के लिए होती है।"

वास्तविकता आमतौर पर अधिक साधारण होती है। ठीक वैसे ही जैसे खरीद, आपूर्ति श्रृंखला और विपणन की बैठकें होती हैं, कुछ बिक्री बैठकें शानदार होती हैं, कुछ अच्छी होती हैं और लगभग सभी बैठकें भयानक होती हैं।लेकिन बिक्री बैठकें मुख्य रूप से किन तरीकों से बेकार होती हैं और कंपनियां इसमें शामिल सभी लोगों के लिए इन्हें अधिक सहनीय, यहां तक कि फलदायी बनाने के लिए क्या कर सकती हैं?

खराब संगठन

शायद पारंपरिक रूप से सेल्सपर्सन को बेहतरीन इम्प्रोवाइज़र और वाक्पटुता के धनी के रूप में देखे जाने से प्रेरित होकर, तैयारी को कुछ बिक्री हलकों में लगभग कमजोरी के रूप में देखा जाता है, जो आपकी तत्काल प्रतिक्रिया देने की अक्षमता को दर्शाती है। यह रवैया आंतरिक बिक्री बैठकों में भी समा गया है और उनकी सबसे बड़ी कमियों में से एक बन गया है।

चाहे वह संभावित ग्राहक के साथ कॉल हो, आगामी सम्मेलन में कॉफ़ी पर क्लाइंट के साथ संक्षिप्त बातचीत हो, या मासिक बिक्री टीम की बैठक हो, एजेंडा अनिवार्य है। बिना योजना के होना यह दर्शाता है कि आप अन्य प्रतिभागियों के समय का सम्मान नहीं करते, न कि आप वह व्यक्ति हैं जो सहजता से काम करना पसंद करता है।

विक्रय बैठकों के आयोजन में भी वही सम्मान लागू होता है। प्रबंधकों को खराब सप्ताह पर प्रतिक्रिया स्वरूप सभी को सब कुछ छोड़कर शुक्रवार दोपहर के अंत में अचानक बैठक बुलाने के लिए नहीं कहना चाहिए। इन बैठकों को पूरे बिक्री दल के लिए सुविधाजनक समय पर नियमित रूप से निर्धारित किया जाना चाहिए, चाहे वे कहीं भी स्थित हों, या उन्हें कम से कम कुछ दिन पहले ही आयोजित किया जाना चाहिए।

उपयोग करते हुए एक अनुसूचीकरण उपकरण यह दोनों परिस्थितियों में सबसे अच्छे समय स्लॉट खोजने में आपकी मदद कर सकता है और यह विशेष रूप से तब मददगार होता है जब आपके सेल्सपर्सन कई देशों और टाइमज़ोन में फैले हों। इसके अलावा, शेड्यूलिंग टूल्स बड़ी टीम मीटिंग्स से जुड़ी लगातार ईमेल आदान-प्रदान से बचाते हैं, जो फिर से टीम के सदस्यों के समय के प्रति सम्मान दर्शाता है, और उन्हें आंतरिक मीटिंग शेड्यूल करने में घंटों गंवाने के बजाय व्यवसाय पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है।

लहजे का गलत आकलन

एक और बिक्री की रूढ़ि यह है कि बिक्री प्रबंधक या निदेशक क्रोध और आक्रामकता को प्रेरणा और प्रोत्साहन समझ बैठते हैं। वे खुद से कहते हैं कि दबाव कोयले को हीरे में बदल देता है। वास्तव में, शायद उनके कार्यालय की दीवार पर ठीक यही बात लिखने वाला एक पोस्टर लगा हुआ है।

हालाँकि बिक्री का काम पहले से ही एक अत्यधिक तनावपूर्ण पेशा है। और हकीकत यह है कि कोई भी इतने कटु हालात में अपना सर्वश्रेष्ठ काम नहीं करता। वास्तविक प्रेरणा आंतरिक होती है। और सर्वश्रेष्ठ बिक्री प्रबंधक इसे समझते हैं और समर्थन करते हैं।

स्पेक्ट्रम के दूसरे छोर पर वह बिक्री बैठक होती है जहाँ पीठ थपथपाने का चलन होता है, चापलूसवाद फलता-फूलता है, अंदरूनी चुटकुले सुनाए जाते हैं और प्रबंधक सभी को "मेट" या "बड्डी" कहकर बुलाते हैं, साथ ही हाल ही की ऑफिस पार्टी की गपशप भी सुनाते रहते हैं। हालांकि यह माहौल उतना झगड़ालू नहीं होता, फिर भी यह अंदाज उतना ही गैर-पेशेवर है।

बिक्री बैठक के लिए सही लहजा दक्षता का और फिर व्यापक तथा व्यवस्थित विश्लेषण का होता है।

• हाल की बड़ी जीतों की ओर इशारा करके सकारात्मक शुरुआत करें।

• किसी भी प्रासंगिक संगठनात्मक समाचार और परिवर्तनों को साझा करें।

• पाइपलाइन पर अपडेट प्रदान करें, संभावित ग्राहकों की अंतर्दृष्टि दें और समग्र मेट्रिक्स देखें।

• कार्यशाला: आप बाधाओं को कैसे पार कर सकते हैं।

• आगामी अवधि के लिए स्पष्ट लक्ष्यों के साथ बैठक को सकारात्मक और उत्साहवर्धक नोट पर समाप्त करें।

अनावश्यक बैठकें

कई बिक्री टीमें सप्ताह की शुरुआत या अंत करने में मदद के लिए नियमित साप्ताहिक बैठकें आयोजित करती हैं। जबकि निरंतर अनुसूचीकरण यह सेल्सपर्सन को अपने कैलेंडर व्यवस्थित करने में मदद कर सकता है, लेकिन अक्सर इसका परिणाम यह होता है कि सिर्फ इसलिए अनावश्यक बैठकें आयोजित की जाती हैं क्योंकि वे डायरी में दर्ज हैं।

हर हफ्ते एक-दो घंटे तो हानिरहित लग सकते हैं, लेकिन एक ऐसे पेशे में जहाँ कर्मचारी पहले से ही अत्यधिक दबाव महसूस कर रहे हैं, वह अनावश्यक बैठक ऊँट की पीठ पर आखिरी तिनका साबित हो सकती है। पैंतालीस प्रतिशत पेशेवर वे खराब तरीके से आयोजित या अनावश्यक बैठकों को अपना बाकी काम करने के लिए समय न मिलने का मुख्य कारण मानते हैं, जिनमें से 38 प्रतिशत का कहना है कि इन बैठकों के कारण ध्यान भंग होता है। विशेष रूप से बिक्री टीमों के लिए एक महत्वपूर्ण निष्कर्ष यह है कि एक चौथाई से अधिक पेशेवर मानते हैं कि अप्रभावी बैठकें और प्रक्रियाएं वास्तव में ग्राहकों के साथ उनके संबंधों को कमजोर करती हैं।

तो सुनिश्चित करें कि आपकी सभी बैठकें आवश्यक हों। प्रत्येक बैठक के लिए एजेंडा होना इसमें मदद करता है। यदि चर्चा के लिए कोई तात्कालिक मुद्दे नहीं हैं, तो उन्हें भविष्य की बैठक में स्थानांतरित करने और टीम को बिक्री हासिल करने पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देने पर विचार करें।

खराब तैयारी और शिष्टाचार

एक अप्रभावी या खराब तरीके से आयोजित बैठक से भी ज्यादा परेशान करने वाली क्या चीज़ है? असल में, हमारे शोध के अनुसार, बहुत सारी चीज़ें:

• लगभग 90 प्रतिशत पेशेवर खराब रिसेप्शन वाली कॉन्फ्रेंस कॉल या वीडियो मीटिंग्स से परेशान होते हैं।

• 55 प्रतिशत लोग बैठकों के दौरान अन्य प्रतिभागियों द्वारा फोन कॉल लेना या टेक्स्ट संदेश लिखना एक बहुत बड़ी चिढ़ मानते हैं।

• जो लोग दूसरों की बात बीच में काटते हैं या सुनते नहीं, वे आधे उत्तरदाताओं को परेशान करते हैं।

• देर से आने या जल्दी जाने वाले प्रतिभागी 49 प्रतिशत कर्मचारियों को चिढ़ाते हैं।

संभावना है कि यदि आप कुछ ही बिक्री बैठकों में शामिल हुए हैं, तो इनमें से कुछ या सभी बातें आपको भी परेशान करती होंगी। बिक्री बैठकों के दौरान अपेक्षित सम्मान और पेशेवरिता का स्तर तय करना वास्तव में बैठक आयोजक की जिम्मेदारी है। यह बैठक में व्यक्तिगत रूप से या प्रत्येक बैठक की कार्यसूची में किया जा सकता है। कुछ सुझाव इस प्रकार हैं:

• समय पर आएं और समय पर जाएं

• बैठक के दौरान लैपटॉप तब तक खुला नहीं रहेगा जब तक आप नोट्स न ले रहे हों (और बैठक शुरू होने से पहले सभी को इसकी जानकारी दे दें) या आप इसे प्रस्तुति देने के लिए उपयोग नहीं कर रहे हों।

• यदि आप इनमें से किसी कारण से अपना लैपटॉप उपयोग कर रहे हैं, तो बैठक के लिए आवश्यक टैब और प्रोग्रामों को छोड़कर सभी अन्य टैब और प्रोग्राम बंद कर दें।

• फ़ोन साइलेंट पर और मेज़ से दूर

• यदि आप डायल-इन कर रहे हैं, तो मीटिंग से पहले अपने वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सॉफ़्टवेयर और वाई-फ़ाई कनेक्शन की जाँच कर लें कि सब कुछ ठीक से काम कर रहा है — न कि पहले पाँच मिनट के दौरान।

सब कुछ मैनेजर या कंपनी के बारे में बनाना

मुझे तुम्हें और ज़्यादा कॉल करने की ज़रूरत है। इस तिमाही में हमारे पास आक्रामक बिक्री लक्ष्य हैं। कंपनी हमसे रिकॉर्ड-तोड़ने वाला महीना देने की उम्मीद कर रही है। हमें इस महीने के अंत से पहले इसे पूरा करके रिकॉर्ड में दर्ज कराना है। बोर्ड बेहतर प्रदर्शन की उम्मीद कर रहा है।

अच्छे विक्रेता जानते हैं कि आप कभी भी उस पर चर्चा नहीं करते जो तुम की आवश्यकता उन्हेंजब आप किसी ग्राहक से मिलते हैं या उसे कॉल करते हैं। यह आपकी जिम्मेदारी है, विक्रेता के रूप में, कि आप अपना शोध करें, संभावित ग्राहक का ध्यान आकर्षित करें और उसे बनाए रखें।

यही बात उस तरीके पर भी लागू होती है कि एक सेल्स मैनेजर अपनी टीम और अपनी टीम की बैठकों को कैसे संभालता है। मैनेजर या कंपनी की इच्छाओं के आधार पर नेतृत्व करने के बजाय, ध्यान टीम की जरूरतों पर होना चाहिए। दांव बढ़ाने से परिणामों में कमी आने की अधिक संभावना होती है, जबकि बार-बार आने वाली समस्याओं को हल करने के लिए समाधान और रणनीतियाँ खोजने में एक-दूसरे की मदद करना समय का एक प्रभावी और कुशल उपयोग है।  अंततः, प्रबंधक अपने टीम के सदस्यों की सेवा के लिए होते हैं और जो लोग इस बात को ध्यान में रखते हैं, उन्हें अपनी बैठकें सकारात्मक और उपयोगी अनुभव के रूप में मिलेंगी। हालांकि "मैं चाहता हूँ कि तुम अमीर बनकर अपनी समस्याओं से निपटो।"!" आकर्षक लग सकता है, जैसे कॉन्ट्रास्ट-कॉलर वाली शर्ट्स और चिकनाई से पीछे की ओर संवारे बाल, लेकिन यह एक ऐसा तरीका है जिसे फिल्मों तक ही सीमित रखना बेहतर है।

यदि आप अपने ग्राहकों के साथ होने वाली बैठकों को और रोचक बनाने के तरीके ढूंढ रहे हैं, तो हमारे पास इसके लिए कुछ सुझाव हैं। यहाँ.