5 rzeczy, które najbardziej irytują podczas spotkań sprzedażowych

Niektóre zawody mają w sobie coś prawdziwie filmowego. Dziennikarstwo, medycyna i służba policyjna stanowią tło dla niektórych z najwspanialszych filmów w historii kina, podczas gdy inne zawody po prostu nie nadają się do tworzenia epickich opowieści.

Sprzedaż zdecydowanie należy do kategorii zawodów związanych z kinem. Nawet pozornie prozaiczne spotkanie sprzedażowe nadaje się na duży ekran. Chociaż żaden hit kinowy nie zaczyna się od kwartalnego spotkania dotyczącego zamówień, comiesięcznego podsumowania łańcucha dostaw ani corocznej konferencji marketingowej, to właśnie skromne spotkanie sprzedażowe pojawiało się w takich klasykach jak: Glengarry Glen Ross, Wall Street oraz Kotłownia do „The Big Short” oraz Wilk z Wall Street.

Można też śmiało powiedzieć, że spotkania sprzedażowe nie zawsze cieszą się w Hollywood najlepszą opinią. Zazwyczaj to właśnie tam jakiś ubrany w garnitur i eleganckie buty samiec alfa wygłasza przezabawne i bezwstydne teksty w stylu: „Odłóż tę kawę!! Kawa jest tylko dla tych, którzy finalizują transakcje”.

Rzeczywistość jest zazwyczaj bardziej prozaiczna. Podobnie jak w przypadku spotkań dotyczących zamówień, łańcucha dostaw i marketingu, niektóre spotkania sprzedażowe są świetne, inne dobre, a ogromna większość spotkań jest okropna. Ale jakie są główne powody, dla których spotkania sprzedażowe są tak uciążliwe, i co firmy mogą zrobić, aby uczynić je bardziej znośnymi, a nawet owocnymi dla wszystkich uczestników?

Słaba organizacja

Być może pod wpływem tradycyjnego postrzegania sprzedawców jako świetnych improwizatorów obdarzonych darem elokwencji, przygotowanie jest w niektórych kręgach sprzedażowych niemal postrzegane jako słabość, jako dowód nieumiejętności improwizacji. Postawa ta przeniknęła do wewnętrznych spotkań sprzedażowych i stała się jedną z ich największych wad.

Niezależnie od tego, czy chodzi o rozmowę telefoniczną z potencjalnym klientem, krótką pogawędkę z klientem przy kawie podczas zbliżającej się konferencji, czy też comiesięczne spotkanie zespołu sprzedaży – porządek obrad jest niezbędny. Brak planu świadczy o tym, że nie szanujesz czasu pozostałych uczestników, a nie o tym, że jesteś osobą, która najlepiej funkcjonuje, działając spontanicznie.

Ten sam poziom szacunku dotyczy organizowania spotkań sprzedażowych. Menedżerowie nie powinni reagować na słaby tydzień, nakazując wszystkim rzucić wszystko i zwołując zaimprowizowane spotkanie pod koniec piątkowego popołudnia. Spotkania te powinny odbywać się regularnie w terminie dogodnym dla całego zespołu sprzedaży, niezależnie od tego, gdzie się znajdują, lub powinny być organizowane z co najmniej kilkudniowym wyprzedzeniem.

Korzystanie z narzędzie do planowania może pomóc w znalezieniu najlepszych terminów w obu sytuacjach i jest szczególnie przydatne, jeśli Twoi handlowcy pracują w różnych krajach i strefach czasowych. Ponadto narzędzia do planowania pozwalają uniknąć ciągłej wymiany e-maili związanej z dużymi spotkaniami zespołowymi, co ponownie świadczy o szacunku dla czasu członków zespołu, umożliwiając im skupienie się na realizacji zadań biznesowych zamiast tracenia godzin na ustalanie terminów spotkań wewnętrznych.

Błędna ocena tonu wypowiedzi

Kolejnym stereotypem związanym ze sprzedażą jest postać kierownika lub dyrektora ds. sprzedaży, który myli gniew i agresję z motywacją i bodźcem. Wmawiają sobie, że presja zamienia węgiel w diamenty. Prawdopodobnie mają nawet plakat z takim napisem na ścianie swojego biura.

Jednakże, sprzedaż to już i tak zawód wiążący się z dużym stresem a prawda jest taka, że nikt nie pracuje najlepiej w tak napiętej atmosferze. Prawdziwa motywacja ma charakter wewnętrzny a najlepsi kierownicy ds. sprzedaży rozumieją to i popierają.

Na drugim końcu spektrum znajduje się spotkanie sprzedażowe pełne wzajemnych poklepywania po plecach, podczas którego kwitnie kumoterstwo, opowiada się żarty znane tylko w wąskim gronie, a menedżerowie zwracają się do wszystkich jako „kolega” lub „kumplu”, jednocześnie dzieląc się z nimi najświeższymi plotkami z ostatniej imprezy firmowej. Chociaż atmosfera jest tu mniej burzliwa, taki ton jest równie nieprofesjonalny.

Odpowiedni ton podczas spotkania sprzedażowego to przede wszystkim wykazanie się kompetencjami, a następnie przeprowadzenie dogłębnej i systematycznej analizy.

• Zacznij od pozytywnego akcentu, podkreślając ostatnie znaczące sukcesy.

• Podzielcie się wszelkimi istotnymi wiadomościami i zmianami dotyczącymi organizacji.

• Przedstaw aktualne informacje na temat potencjalnych projektów, przedstaw analizę potencjalnych klientów i przeanalizuj ogólne wskaźniki.

• Warsztaty poświęcone temu, jak pokonywać przeszkody.

• Zakończ spotkanie w pozytywnym i budującym nastroju, wyznaczając jasne cele na nadchodzący okres.

Niepotrzebne spotkania

Wiele zespołów sprzedażowych organizuje regularne cotygodniowe spotkania, które pomagają im rozpocząć lub zakończyć tydzień. Chociaż konsekwentne planowanie chociaż może pomóc sprzedawcom w uporządkowaniu kalendarzy, często prowadzi to do organizowania zbędnych spotkań tylko dlatego, że są one wpisane do kalendarza.

Ta godzina czy dwie w tygodniu mogą wydawać się niegroźne, ale w przypadku zawodu, w którym pracownicy już teraz czują się przeciążeni, to niepotrzebne spotkanie może okazać się kroplą, która przepełni czarę. Czterdzieści cztery procent specjalistów za główną przyczynę braku czasu na wykonanie pozostałych zadań uważają źle zorganizowane lub zbędne spotkania, przy czym 38 procent z nich wyjaśnia, że spotkania te powodują utratę koncentracji. Jednym z istotnych wniosków, szczególnie dla zespołów sprzedaży, jest to, że ponad jedna czwarta specjalistów uważa, iż nieproduktywne spotkania i procesy faktycznie osłabiają ich relacje z klientami.

Dbaj więc o to, by wszystkie spotkania były rzeczywiście konieczne. Pomocne w tym jest przygotowanie porządku obrad na każde spotkanie. Jeśli nie ma pilnych spraw do omówienia, rozważ przełożenie ich na kolejne spotkanie i pozwól zespołowi skupić się na osiąganiu wyników sprzedażowych.

Niewłaściwe przygotowanie i brak zasad dobrego wychowania

Co może być bardziej irytujące niż nieskuteczne lub źle zorganizowane spotkanie? Właściwie to, zgodnie z wynikami naszych badań, wiele rzeczy:

• Prawie 90 procent pracowników irytują się z powodu telekonferencji lub wideokonferencji, podczas których sygnał jest słaby.

• 55 procent osób uważa, że inni uczestnicy odbierający telefony lub piszący SMS-y podczas spotkań to coś, co ich strasznie irytuje.

• Połowa respondentów denerwuje się na osoby, które przerywają innym lub ich nie słuchają.

• Uczestnicy, którzy spóźniają się lub wychodzą przed czasem, irytują 49 procent pracowników.

Jeśli uczestniczyłeś choćby w kilku spotkaniach sprzedażowych, prawdopodobnie niektóre lub wszystkie z poniższych kwestii są dla Ciebie również źródłem irytacji. To właśnie organizator spotkania jest odpowiedzialny za nadanie tonu oraz określenie poziomu szacunku i profesjonalizmu, jakiego oczekuje się podczas spotkań sprzedażowych. Można to zrobić osobiście podczas spotkań lub poprzez uwzględnienie tego w porządku obrad każdego spotkania. Oto kilka pomysłów:

• Przyjeżdżaj i wyjeżdżaj punktualnie

• Podczas spotkań nie wolno używać otwartych laptopów, chyba że robisz notatki (i wyjaśnisz to wszystkim przed rozpoczęciem spotkania) lub używasz go do prezentacji

• Jeśli korzystasz z laptopa z jednego z tych powodów, zamknij wszystkie karty i programy inne niż te niezbędne do samego spotkania

• Telefony w trybie cichym i z dala od stołu

• Jeśli łączysz się zdalnie, przed spotkaniem sprawdź, czy oprogramowanie do wideokonferencji i połączenie Wi-Fi działają prawidłowo — a nie dopiero w ciągu pierwszych pięciu minut

Skupianie się wyłącznie na menedżerze lub firmie

„Musisz wykonać więcej rozmów”. „W tym kwartale mamy ambitne cele sprzedażowe”. „Firma oczekuje od nas, że osiągniemy rekordowy wynik miesięczny”. „Musimy to zamknąć przed końcem miesiąca”. „Zarząd oczekuje lepszych wyników”.

Dobrzy sprzedawcy wiedzą, że nigdy nie należy rozmawiać o tym, co ty potrzeba z ich, kiedy spotykasz się z klientem lub dzwonisz do niego. To na tobie, jako sprzedawcy, spoczywa obowiązek zebrania informacji oraz zdobycia i utrzymania uwagi potencjalnego klienta.

To samo powinno dotyczyć sposobu, w jaki kierownik sprzedaży zarządza swoim zespołem i prowadzi spotkania zespołowe. Zamiast kierować się tym, czego chce kierownik lub firma, należy skupić się na potrzebach zespołu. Podnoszenie poprzeczki najprawdopodobniej spowoduje spadek wyników, podczas gdy wzajemna pomoc w poszukiwaniu rozwiązań i strategii pozwalających uporać się z powtarzającymi się problemami stanowi skuteczne i efektywne wykorzystanie czasu.  Ostatecznie menedżerowie są po to, by służyć członkom swojego zespołu, a ci, którzy o tym pamiętają, przekonają się, że ich spotkania są pozytywnymi i pożytecznymi doświadczeniami. Chociaż wykrzykiwanie ciętych ripost w stylu „Chcę, żebyś poradził sobie ze swoimi problemami, stając się bogatym„!” – choć może to brzmieć kusząco, podobnie jak koszule z kontrastowymi kołnierzykami i włosy zaczesane do tyłu, to jednak takie podejście najlepiej pozostawić w filmach.

Jeśli szukasz sposobów na urozmaicenie spotkań z klientami, mamy dla Ciebie kilka wskazówek, jak to zrobić tutaj.