De 5 största irritationsmomenten vid säljmöten

Vissa yrken är verkligen filmiska. Journalistik, medicin och polisyrket utgör bakgrunden till några av filmhistoriens allra bästa filmer, medan andra yrken helt enkelt inte lämpar sig för storslagna berättelser.

Försäljning hör definitivt hemma i kategorin filmyrken. Till och med det till synes alldagliga säljmötet kan översättas till den stora skärmen. Även om ingen storfilm inleds med ett kvartalsmöte om inköp, det månatliga uppföljningsmötet om leveranskedjan eller den årliga marknadsföringskonferensen, har det anspråkslösa säljmötet dykt upp i klassiker som sträcker sig från Glengarry Glen Ross, Wall Street och Pannrummet till The Big Short och Vargen på Wall Street.

Man kan också säga att säljmöten inte alltid har det bästa ryktet i Hollywood. Det är oftast där en alfahane i kostym och skor får tillfälle att slänga ur sig komiskt skamlösa repliker som: ”Ställ ner kaffet!! Kaffe är bara för dem som får affären i hamn.”

Verkligheten är oftast mer alldaglig. Precis som mötena inom inköp, leveranskedjan och marknadsföring är vissa säljmöten fantastiska, andra bra och en väldigt stor del av alla möten är hemska. Men på vilka sätt är säljmöten oftast ett problem, och vad kan företagen göra för att försöka göra dem mer uthärdliga – ja, till och med givande – för alla inblandade?

Dålig organisation

Kanske på grund av den traditionella uppfattningen att säljare är skickliga improvisatörer med talets gåva, ses förberedelser nästan som en svaghet inom vissa säljkretsar – ett tecken på oförmåga att improvisera. Denna inställning har spridit sig till interna säljmöten och blivit en av deras största brister.

Oavsett om det handlar om ett samtal med en potentiell kund, ett kort möte med en befintlig kund över en kaffe på en kommande konferens eller ett månatligt möte med säljteamet, är en dagordning ett måste. Att sakna en plan är ett tecken på att du inte respekterar de andra deltagarnas tid – inte på att du är den typen av person som presterar bäst när du är spontan.

Samma respekt gäller även när det gäller att anordna säljmöten. Chefer bör inte reagera på en dålig vecka genom att be alla släppa allt och kalla till ett improviserat möte i slutet av fredagseftermiddagen. Mötena bör schemaläggas regelbundet vid en tidpunkt som passar hela säljteamet, oavsett var de befinner sig, eller så bör de planeras in minst några dagar i förväg.

Användning av ett schemaläggningsverktyg kan hjälpa dig att hitta de bästa tidsfönstren i båda fallen och är särskilt användbart om du har säljare spridda över flera länder och tidszoner. Dessutom undviker schemaläggningsverktyg den ständiga e-postväxlingen som ofta följer med stora teammöten, vilket återigen visar respekt för teammedlemmarnas tid och gör att de kan fokusera på att driva verksamheten istället för att lägga timmar på att planera ett internt möte.

Att missbedöma tonfallet

En annan stereotyp inom försäljning är den där försäljningschefen eller direktören som förväxlar ilska och aggression med motivation och incitament. De intalar sig själva att press förvandlar kol till diamanter. Troligtvis har de till och med en affisch med just den texten på kontorsväggen.

Men, försäljning är redan ett mycket stressigt yrke och sanningen är att ingen presterar som bäst under sådana spända omständigheter. Den verkliga motivationen är inre och de bästa försäljningscheferna förstår och stöder detta.

I den andra änden av spektrumet finns det där försäljningsmötet där man klappar varandra på ryggen, där kamratskapet tenderar att blomstra, där man drar interna skämt och där cheferna kallar alla för ”kompis” eller ”gubben” samtidigt som de underhåller alla med skvaller från den senaste kontorsfesten. Även om den här tonen är mindre bråkig är den precis lika oprofessionell.

Den rätta tonen vid ett säljmöte präglas av kompetens och därefter av en grundlig och systematisk analys.

• Börja på ett positivt sätt genom att lyfta fram de senaste stora framgångarna.

• Dela med er av relevanta nyheter och förändringar inom organisationen.

• Ge en uppdatering om säljportföljen, presentera insikter om potentiella kunder och granska de övergripande nyckeltalen.

• Workshop om hur du kan övervinna hinder.

• Avsluta mötet på ett positivt och upplyftande sätt med tydliga mål för den kommande perioden.

Onödiga möten

Många säljteam håller regelbundna veckomöten för att inleda eller avsluta veckan. Även om det är viktigt att schemaläggning Det kan visserligen hjälpa säljarna att organisera sina kalendrar, men det kan ofta leda till onödiga möten som hålls bara för att de står inskrivna i kalendern.

Den där timmen eller de där två timmarna varje vecka kan verka harmlösa, men för en bransch där de anställda redan känner sig överbelastade kan det där onödiga mötet bli droppen som får bägaren att rinna över. Fyrtiofyra procent av yrkesverksamma anser att dåligt organiserade eller onödiga möten är den främsta anledningen till att de inte hinner med resten av sitt arbete, och 38 procent förklarar att dessa möten leder till att de tappar koncentrationen. En viktig slutsats, särskilt för säljteam, är att mer än en fjärdedel av de yrkesverksamma anser att improduktiva möten och processer faktiskt försvagar deras relationer med kunderna.

Se därför till att alla era möten är nödvändiga. Att ha en dagordning för varje möte underlättar detta. Om det inte finns några brådskande ärenden att diskutera, överväg att skjuta upp dem till ett senare möte och låta teamet istället fokusera på att uppnå försäljningsmålen.

Dålig förberedelse och bristande etikett

Vad kan vara mer irriterande än ett ineffektivt eller dåligt organiserat möte? Faktum är att, enligt vår undersökning, en massa saker:

• Nästan 90 procent av yrkesverksamma blir irriterade av telefonkonferenser eller videomöten med dålig mottagning.

• 55 procent av deltagarna tycker att det är irriterande när andra deltagare pratar i telefon eller skriver sms under möten.

• Personer som avbryter eller inte lyssnar på andra irriterar hälften av de tillfrågade.

• Deltagare som kommer för sent eller går tidigt irriterar 49 procent av de anställda.

Om du har deltagit i ens ett fåtal säljmöten är chansen stor att vissa eller alla av dessa saker också är irritationsmoment som du känner igen. Det är i själva verket mötesarrangörens ansvar att ange tonen och fastställa vilken nivå av respekt och professionalism som förväntas under säljmötena. Detta kan göras muntligt under mötena eller genom att ta upp det på dagordningen för varje möte. Här är några förslag:

• Kom och gå i tid

• Inga öppna bärbara datorer under möten, såvida du inte antecknar (och förklarar detta för alla innan mötet börjar) eller använder den för att hålla en presentation

• Om du använder din bärbara dator av någon av dessa anledningar, stäng alla andra flikar och program utom de som behövs för själva mötet

• Sätt telefonerna på ljudlöst läge och lägg dem bort från bordet

• Om du deltar via telefon bör du kontrollera att både videokonferensprogrammet och Wi-Fi-anslutningen fungerar innan mötet börjar – inte under de första fem minuterna

Att låta allt handla om chefen eller företaget

”Du måste ringa fler samtal.” ”Vi har tuffa försäljningsmål det här kvartalet.” ”Företaget förväntar sig att vi ska leverera en rekordmånad.” ”Vi måste få den här affären i hamn innan månadens slut.” ”Styrelsen förväntar sig bättre resultat.”

Duktiga säljare vet att man aldrig ska prata om vad du behov av dem, när du träffar eller ringer en kund. Det är du som säljare som har ansvaret för att göra dina efterforskningar och att vinna och behålla den potentiella kundens uppmärksamhet.

Detsamma bör gälla för hur en försäljningschef hanterar sitt team och sina teammöten. Istället för att utgå från vad chefen eller företaget vill, bör fokus ligga på teamets behov. Att höja kraven leder oftast till sämre resultat, medan det är ett effektivt och ändamålsenligt sätt att använda tiden att hjälpa varandra att hitta lösningar och strategier för att hantera återkommande problem.  I slutändan är cheferna till för att ställa upp för sina teammedlemmar, och de som har detta i åtanke kommer att upptäcka att deras möten blir positiva och givande upplevelser. Även om man slänger ur sig slagkraftiga kommentarer som ”Jag vill att du ska ta itu med dina problem genom att bli rik!” kan låta lockande, precis som skjortor med kontrastkrage och bakåtkammat hår, men det är en stil som man bäst lämnar till filmerna.

Om du letar efter sätt att göra dina möten med kunderna lite mer spännande har vi några tips på hur du kan göra det här.