Las 5 mayores manías de las reuniones de ventas

Algunas profesiones son auténticamente cinematográficas. El periodismo, la medicina y la policía son el telón de fondo de algunas de las mejores películas de la historia de la gran pantalla, mientras que otros trabajos no se prestan a la narración épica.

Las ventas pertenecen sin duda a la categoría de profesiones cinematográficas. Incluso la aparentemente mundana reunión de ventas se traslada a la gran pantalla. Aunque ninguna superproducción empieza con una reunión trimestral de compras, la puesta al día mensual de la cadena de suministro o la conferencia anual de marketing, la humilde reunión de ventas ha aparecido en clásicos que van desde Glengarry Glen Ross, Wall Street y Boiler Room hasta The Big Short y The Wolf of Wall Street.

También es justo decir que las reuniones de ventas no siempre tienen la mejor reputación en Hollywood. Suele ser el lugar en el que un macho alfa trajeado y calzado pronuncia frases hilarantes y desvergonzadas como: "¡Deja ese café! El café es sólo para los que cierran".

La realidad suele ser más mundana. Al igual que las reuniones de compras, de la cadena de suministro y de marketing, algunas reuniones de ventas son estupendas, otras son buenas y muchas de todas las reuniones son terribles. Pero, ¿cuáles son los principales motivos por los que las reuniones de ventas son un asco y qué pueden hacer las empresas para intentar que sean más llevaderas, incluso fructíferas, para todos los implicados?

Mala organización

Tal vez reforzada por la visión tradicional de los vendedores como grandes improvisadores con el don de la palabra, la preparación se considera casi una debilidad en algunos círculos de ventas, una demostración de tu incapacidad para improvisar. Esa actitud se ha filtrado a las reuniones internas de ventas y se ha convertido en uno de sus defectos más significativos.

Tanto si se trata de una llamada con un cliente potencial, como de un encuentro rápido con un cliente para tomar un café en una próxima conferencia o de una reunión mensual del equipo de ventas, el orden del día es un requisito imprescindible. No tener un plan es señal de que no respetas el tiempo de los demás asistentes, no de que seas el tipo de persona que funciona mejor cuando es espontánea.

Ese mismo nivel de respeto se aplica a la organización de reuniones de ventas. Los directivos no deberían reaccionar ante una mala semana diciendo a todo el mundo que lo deje todo y convocando una reunión improvisada al final de la tarde del viernes. Deben programarse con regularidad a una hora conveniente para todo el equipo de ventas, independientemente de dónde se encuentren, o deben organizarse al menos con unos días de antelación.

El uso de una herramienta de programación puede ayudarte a encontrar las mejores franjas horarias en ambas circunstancias y es especialmente útil si tienes vendedores repartidos por varios países y zonas horarias. Además, las herramientas de programación evitan las constantes idas y venidas por correo electrónico asociadas a las grandes reuniones de equipo, lo que demuestra una vez más un nivel de respeto por el tiempo de los miembros del equipo, permitiéndoles centrarse en hacer negocios en lugar de perder horas programando una reunión interna.

Juzgar mal el tono

Otro estereotipo comercial es el del jefe o director de ventas que confunde la ira y la agresividad con la motivación y el incentivo. La presión, se dicen a sí mismos, convierte el carbón en diamantes. De hecho, probablemente tengan un póster que diga precisamente eso en la pared de su despacho.

Sin embargo, las ventas ya son una ocupación muy estresante y la realidad es que nadie hace su mejor trabajo en circunstancias tan enconadas. La verdadera motivación es intrínseca y los mejores jefes de ventas lo entienden y lo apoyan.

En el otro extremo del espectro está la reunión de ventas en la que florece el amiguismo, se cuentan chistes y los jefes se refieren a todo el mundo como "compañero" o "colega" mientras les cuentan los cotilleos de la última fiesta de la oficina. Aunque menos díscolo, este tono es igual de poco profesional.

El tono adecuado para una reunión de ventas es el de la competencia y, a continuación, el del análisis minucioso y sistemático.

Reuniones innecesarias

Muchos equipos de ventas celebran reuniones semanales periódicas para empezar o terminar la semana. Aunque una coherente (https://doodle.com/en/features/) puede ayudar a los vendedores a organizar sus calendarios, a menudo puede dar lugar a reuniones innecesarias celebradas sólo porque están en la agenda.

Esa hora o dos a la semana pueden parecer inofensivas, pero en una profesión en la que los empleados ya se sienten desbordados, esa reunión innecesaria puede ser la gota que colme el vaso. El 44% de los profesionales considera que las reuniones mal organizadas o innecesarias son la principal razón por la que no tienen tiempo para hacer el resto de su trabajo, y el 38% explica que estas reuniones provocan una pérdida de concentración. Un hallazgo significativo para los equipos de ventas, en particular, es que más de una cuarta parte de los profesionales cree que las reuniones y procesos improductivos debilitan sus relaciones con los clientes.

Así que asegúrese de que todas sus reuniones son necesarias. Tener un orden del día para cada reunión ayuda a conseguirlo. Si no hay temas urgentes que tratar, considere la posibilidad de trasladarlos a una reunión posterior y permita que el equipo se centre en realizar ventas.

Mala preparación y etiqueta

¿Qué hay más molesto que una reunión ineficaz o mal organizada? En realidad, según nuestra investigación, muchas cosas:

Lo más probable es que, si has asistido a un puñado de reuniones de ventas, algunas o todas estas cosas te resulten familiares. Corresponde al organizador de la reunión establecer el tono y los niveles de respeto y profesionalidad que se esperan durante las reuniones de ventas. Esto puede hacerse en persona en las reuniones o en el orden del día de cada reunión. Algunas ideas son:

Hacer que todo gire en torno al director o la empresa

"Necesito que hagas más llamadas". "Tenemos objetivos de ventas agresivos este trimestre". "La empresa espera de nosotros un mes récord". "Necesitamos que éste esté en los libros antes de fin de mes". "El consejo espera algo mejor".

Los buenos vendedores saben que, cuando se reúnen o llaman a un cliente, nunca deben hablar de lo que necesitan de ellos. La responsabilidad recae sobre ti, el vendedor, que debes investigar, ganarte y mantener la atención del cliente potencial.

Lo mismo debería aplicarse a la forma en que un jefe de ventas dirige a su equipo y sus reuniones de equipo. En lugar de hablar de lo que quiere el jefe o la empresa, hay que centrarse en las necesidades del equipo. Aumentar las apuestas es más probable que reduzca los resultados, mientras que ayudarse mutuamente a encontrar soluciones y estrategias para abordar los problemas recurrentes es un uso eficaz y eficiente del tiempo. En última instancia, los directivos están para servir a los miembros de su equipo y quienes lo tengan en cuenta descubrirán que sus reuniones son experiencias positivas y útiles. Aunque gritar frases como "Quiero que solucionéis vuestros problemas haciéndoos ricos" puede sonar atractivo, como las camisas de cuello contrastado y el pelo engominado, es un enfoque que es mejor dejar en las películas.

Si buscas formas de animar tus reuniones con clientes, tenemos algunos consejos para hacerlo aquí**.