I 5 più grandi malesseri delle riunioni di vendita

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Aggiornato: 21 giu 2023

Person presenting in a sales meeting

Alcune professioni sono veramente cinematografiche. Il giornalismo, la medicina e la polizia hanno fatto da sfondo ad alcuni dei più grandi film del grande schermo, mentre altri lavori non si prestano alla narrazione epica.

Le vendite rientrano sicuramente nella categoria delle professioni cinematografiche. Anche l'apparentemente banale riunione di vendita si traduce sul grande schermo. Anche se nessun blockbuster inizia con una riunione trimestrale di approvvigionamento, con un incontro mensile della supply chain o con una conferenza annuale di marketing, l'umile riunione di vendita è apparsa in classici che vanno da Glengarry Glen Ross, Wall Street e Boiler Room a The Big Short e The Wolf of Wall Street.

È anche giusto dire che la riunione di vendita non è sempre la migliore a Hollywood. Di solito è il luogo in cui un maschio alfa in giacca e cravatta dispensa battute esilaranti e spudorate come: "Metti giù quel caffè! Il caffè è solo per chi chiude".

La realtà è di solito più banale. Proprio come le riunioni di approvvigionamento, di supply chain e di marketing, alcune riunioni di vendita sono ottime, altre buone e moltissime di tutte le riunioni sono terribili. Ma quali sono i principali modi in cui le riunioni di vendita fanno schifo e cosa possono fare le aziende per cercare di renderle più sopportabili, o addirittura fruttuose, per tutte le persone coinvolte?

Scarsa organizzazione

Forse sostenuta dalla tradizionale visione dei venditori come grandi improvvisatori con il dono della parlantina, la preparazione è quasi vista come una debolezza in alcuni ambienti di vendita, una dimostrazione della vostra incapacità di improvvisare. Questo atteggiamento è trapelato nelle riunioni di vendita interne ed è diventato uno dei loro difetti più significativi.

Che si tratti di una telefonata con un prospect, di un incontro veloce con un cliente davanti a un caffè durante una conferenza o di una riunione mensile del team di vendita, un ordine del giorno è un requisito essenziale. Non avere un piano è segno che non rispettate il tempo degli altri partecipanti, non che siete il tipo di persona che lavora meglio quando è spontanea.

Lo stesso livello di rispetto si applica all'organizzazione delle riunioni di vendita. I manager non dovrebbero reagire a una settimana negativa dicendo a tutti di mollare tutto e convocando una riunione improvvisata alla fine del venerdì pomeriggio. Le riunioni dovrebbero essere programmate regolarmente in un orario comodo per l'intero team di vendita, indipendentemente dalla sua ubicazione, oppure dovrebbero essere organizzate con almeno qualche giorno di anticipo.

L'uso di uno strumento di pianificazione può aiutarvi a trovare le fasce orarie migliori in entrambe le circostanze ed è particolarmente utile se avete venditori sparsi in diversi Paesi e fusi orari. Inoltre, gli strumenti di pianificazione evitano il continuo scambio di e-mail associato alle grandi riunioni di team, il che dimostra ancora una volta un certo rispetto per il tempo dei membri del team, consentendo loro di concentrarsi sulla realizzazione degli affari invece di perdere ore per programmare una riunione interna.

Sbagliare il tono

Un altro stereotipo sulle vendite è quello del sales manager o del direttore che confonde la rabbia e l'aggressività con la motivazione e l'incentivo. La pressione, si dice, trasforma il carbone in diamanti. In effetti, probabilmente hanno un poster che dice proprio questo sulla parete del loro ufficio.

Tuttavia, le vendite sono già un'occupazione altamente stressante e la realtà è che nessuno dà il meglio di sé in circostanze così acrimoniose. La vera motivazione è intrinseca e i migliori direttori delle vendite lo capiscono e lo sostengono.

All'altro estremo dello spettro c'è la riunione di vendita in cui il clientelismo tende a prosperare, si raccontano barzellette e i manager si riferiscono a tutti come "compagno" o "amico" tra un pettegolezzo e l'altro della recente festa in ufficio. Anche se meno conflittuale, questo tono è altrettanto poco professionale.

Il tono giusto per una riunione di vendita è quello della competenza e dell'analisi approfondita e sistematica.

Riunioni non necessarie

Molti team di vendita organizzano regolarmente riunioni settimanali per dare il via o concludere la settimana. Sebbene una pianificazione coerente (https://doodle.com/en/features/) possa aiutare i venditori a organizzare i loro calendari, spesso può risultare in riunioni non necessarie tenute solo perché sono in agenda.

Quell'ora o due alla settimana possono sembrare innocue ma, per una professione in cui i dipendenti si sentono già sovraccarichi, quella riunione non necessaria potrebbe essere la goccia che fa traboccare il vaso. [Il 44% dei professionisti (https://normadesign.it/realizzazione-siti-web-torino/meeting-report/) ritiene che le riunioni mal organizzate o non necessarie siano il motivo principale per cui non hanno tempo di svolgere il resto del lavoro, e il 38% spiega che queste riunioni causano una perdita di concentrazione. Un dato significativo per i team di vendita, in particolare, è che più di un quarto dei professionisti ritiene che le riunioni e i processi improduttivi indeboliscano le relazioni con i clienti.

Assicuratevi quindi che tutte le vostre riunioni siano necessarie. Avere un ordine del giorno per ogni riunione aiuta in questo senso. Se non ci sono argomenti urgenti da discutere, si può prendere in considerazione l'idea di spostarli in una riunione futura, consentendo al team di concentrarsi sulla realizzazione delle vendite.

Cattiva preparazione e galateo

Cosa c'è di più fastidioso di una riunione inefficace o mal organizzata? In realtà, secondo la nostra ricerca, molte cose:

È probabile che, se avete partecipato anche solo a una manciata di riunioni di vendita, alcuni o tutti questi aspetti siano familiari anche a voi. Spetta all'organizzatore della riunione stabilire il tono e i livelli di rispetto e professionalità che ci si aspetta durante le riunioni di vendita. Questo può essere fatto di persona durante le riunioni o nell'ordine del giorno di ogni riunione. Alcune idee includono:

Far parlare di sé il manager o l'azienda

"Ho bisogno che tu faccia più chiamate". "Abbiamo obiettivi di vendita aggressivi per questo trimestre". "L'azienda si aspetta da noi un mese da record". "Abbiamo bisogno che questo sia registrato prima della fine del mese". "Il consiglio di amministrazione si aspetta di meglio".

I bravi venditori sanno che quando incontrate o chiamate un cliente non parlate mai di ciò che voi avete bisogno da loro. Spetta a voi, venditori, fare le vostre ricerche, guadagnare e mantenere l'attenzione del cliente.

Lo stesso dovrebbe valere per il modo in cui un responsabile delle vendite gestisce il suo team e le sue riunioni. Piuttosto che parlare di ciò che vuole il manager o l'azienda, ci si deve concentrare sulle esigenze del team. Alzare la posta in gioco rischia di far diminuire i risultati, mentre aiutarsi a trovare soluzioni e strategie per affrontare i problemi ricorrenti è un uso efficace ed efficiente del tempo. In definitiva, i manager sono al servizio dei membri del loro team e chi lo tiene a mente scoprirà che le riunioni sono esperienze positive e utili. Anche se gridare frasi come "voglio che affrontiate i vostri problemi diventando ricchi!" può sembrare attraente, come le camicie con il colletto a contrasto e i capelli unti all'indietro, è un approccio che è meglio lasciare al cinema.

Se state cercando un modo per rendere più vivaci i vostri incontri con i clienti, abbiamo alcuni consigli su come farlo qui**.


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