5 innovatieve manieren om uit bestuursvergaderingen te komen met concrete resultaten

Bestuursvergaderingen kunnen ontzettend belangrijk zijn voor je bedrijf. Ze zijn een essentieel moment om cruciale beslissingen te nemen, de bedrijfsstrategie vast te stellen en vooruit te plannen voor de toekomst. Tijdens bestuursvergaderingen worden vaak enkele van de grootste keuzes en veranderingen genomen die de koers van het bedrijf zullen beïnvloeden.

Maar zonder voorbereiding van tevoren en een duidelijk plan voor de vergadering, bestuursvergaderingen kunnen onproductief zijn. De discussie kan saai worden, je concentratie neemt af en dezelfde onderwerpen worden keer op keer herhaald zonder dat er duidelijke, bruikbare conclusies uitkomen. Waarom zou je die kostbare tijd verspillen aan vergaderingen die nergens toe leiden?

Zelfs als je het gevoel hebt dat je bestuursvergaderingen goed verlopen, is er altijd ruimte voor verbetering. De sleutel is om je bestuursvergaderingen zoveel mogelijk, zodat je de tijd goed kunt benutten om iets voor elkaar te krijgen.

Dit zal leiden tot meer productiviteit binnen het hele bedrijf. Je team krijgt meer tijd om zich op andere dingen te richten; ze zullen betere beslissingen nemen en zich over het algemeen meer geïnspireerd voelen.

Hoe kun je dan effectievere bestuursvergaderingen houden? Hier zijn vijf innovatieve manieren.

Maak een agenda

Elke effectieve bestuursvergadering moet een duidelijke agenda hebben. Door van tevoren te bepalen wat je gaat bespreken, kun je tijdens de vergadering beter op koers blijven. Zo merk je ook snel wanneer de vergadering uit de koers raakt en de discussie niet meer productief is.

Een stevige plank agenda van de vergadering moet het doel van de vergadering bevatten, de te bespreken punten en het algemene tijdschema en de volgorde van de vergadering. Het belangrijkste onderdeel van de agenda is het doel van de vergadering: het resultaat of de beslissing die je aan het eind hoopt te bereiken.

Zorg er ook voor dat je aan het einde van je vergaderagenda tijd inbouwt om onderwerpen te bespreken die niet op de agenda staan, maar die tijdens de vergadering ter sprake komen en toch moeten worden behandeld. Misschien moet je ook tijd inplannen voor vragen en vervolgvragen — die nemen altijd meer tijd in beslag dan je zou verwachten.

Het is echt belangrijk om flexibel te blijven. Als je je te strak aan een vergaderagenda houdt, verlies je soms het vermogen om je aan te passen. Als je een periode doormaakt waarin er snel dingen veranderen, kan het cruciaal zijn om ruimte te laten voor flexibiliteit en dynamiek in je vergaderingen.

Het maakt eigenlijk niet uit of je vergaderagenda is opgesteld in een speciale app die daarvoor is bedoeld, of gewoon in een notitieboekje of een Word-document staat. Het gaat erom dat je een plan hebt!

Breng de deelnemers van tevoren op de hoogte, zodat ze zich kunnen voorbereiden

Het helpt echt om iedereen al voor de vergadering te vertellen welk probleem je probeert op te lossen, zodat ze de tijd hebben om te brainstormen en ideeën voor te bereiden die ze kunnen presenteren.

Netflix doet dit heel succesvol met hun bestuursvergaderingen. Bestuursleden krijgen een paar dagen voor de bestuursvergaderingen een memo en nemen de tijd om de stukken door te nemen. De bestuursleden zeggen dat ze ongeveer 4 tot 6 uur besteden aan de voorbereiding van de bestuursvergaderingen.

De bestuurders kunnen zelfs rechtstreeks in de digitale notitie vragen stellen of om opheldering vragen. Het senior management beantwoordt deze vragen nog voor de vergadering, zodat eventuele misverstanden worden opgehelderd.

Omdat iedereen in de bestuursvergadering zich grondig heeft voorbereid, verlopen deze vergaderingen veel efficiënter. Er gaat geen tijd verloren aan het presenteren van ideeën of uitdagingen, omdat ze meteen kunnen overgaan tot de vragen en de discussie. Dit zorgt voor ongelooflijk effectieve bestuursvergaderingen waarbij heel weinig tijd verloren gaat.

Dit proces zorgt er namelijk voor dat de bestuursvergaderingen bij Netflix maar 3 à 4 uur duren, terwijl die bij andere bedrijven een hele dag of zelfs meerdere dagen in beslag nemen. Netflix is een innovatief bedrijf met heel wat inspirerende werkwijzen, en korte bestuursvergaderingen zijn daarop geen uitzondering.

Neem de tijd om je bestuursleden voor de volgende vergadering goed voor te bereiden en kijk eens wat voor verschil dat maakt.

Maak de vergadering wat kleiner

Je kunt vergaderingen ook effectiever maken door alleen mensen uit te nodigen die echt nodig zijn en een meerwaarde kunnen bieden. Dit kan zelfs betekenen dat je het bestuur zelf moet inkrimpen.

Als er te veel mensen bij een bestuursvergadering aanwezig zijn, kan dat ertoe leiden dat gesprekken in cirkels blijven draaien en er niets wordt bereikt. Door het aantal deelnemers te beperken, kun je je echt concentreren op de belangrijkste mensen die erbij moeten zijn.

Iedereen die zitting heeft in de raad van bestuur van je bedrijf moet betrokken zijn bij het resultaat en zich inzetten voor een goed onderbouwde discussie. Het gaat er vooral om dat de discussie van hoge kwaliteit is — niet om de kwantiteit.

Veel innovatieve bedrijven zijn vol lof over kleinere besturen. A onderzoek Uit onderzoek van GMI Ratings bleek dat de meeste bedrijven met een kleinere raad van bestuur beter samenwerken en beter presteren dan bedrijven met een grotere raad van bestuur. De bedrijven in het onderzoek met een kleinere raad van bestuur behaalden over een periode van drie jaar een hoger rendement dan bedrijven van vergelijkbare omvang met een grotere raad van bestuur.

A kleinere bijeenkomst verloopt vaak vlotter en constructiever, met minder mensen die het woord nemen. Je kunt de vergadering misschien veel sneller afsluiten met concrete resultaten. Het is ook mogelijk dat je bestuurders elkaar beter leren kennen, waardoor de banden hechter en betekenisvoller worden — met een gevoel van gemeenschappelijk doel.

Houd het kort

Beperk niet alleen het aantal deelnemers, maar denk er ook eens over na om de duur in te korten.

Als het om vergaderingen gaat, geldt: hoe korter, hoe beter. De gemiddelde persoon kan zich maar 45 tot 50 minuten achter elkaar concentreren op ingewikkelde besluitvormingstaken zonder dat zijn gedachten verward raken.

Eigenlijk is een onderzoek van DeskTime uit onderzoek bleek dat 52 minuten concentratie ideaal was, gevolgd door een pauze van 17 minuten. Als je vergadering langer dan een uur duurt, raakt iedereen afgeleid en moe. Ze kunnen dan niet meer naar elkaar luisteren, geen samenhangende en nuttige opmerkingen maken en ook geen vooruitgang boeken in de richting van een gemeenschappelijk doel.

Vergaderingen die voor een langere tijd zijn ingepland, zullen zich uitbreiden om de beschikbare tijd te vullen, wat leidt tot langdradige, afdwalende discussies. Dit staat bekend als de wet van Parkinson — de wet die stelt dat elke taak zich zal uitbreiden om de beschikbare tijd te vullen.

Als je het gevoel hebt dat de vergadering te lang begint te duren, is het misschien beter om er een punt achter te zetten en een vervolgvergadering op een andere dag in te plannen. Je kunt zelfs tijd besparen door een nieuwe vergadering te plannen, in plaats van de boel te laten aanslepen als iedereen zijn productiviteit kwijt is.

Door bovendien de tweede tip op deze lijst op te volgen en belangrijke informatie al voor de vergadering naar je bestuursleden te sturen, kun je de vergadering ook een stuk korter houden. Er zijn dan geen langdradige verslagen en uitleg nodig om iedereen op de hoogte te brengen. Iedereen komt goed voorbereid aan en is klaar om de kwestie kort en bondig te bespreken en een besluit te nemen.

Gebruik innovatieve technologie

Als je je bestuursvergaderingen effectiever wilt maken, is een van de beste dingen die je kunt doen, openstaan voor het gebruik van innovatieve technologie. Er zijn veel geweldige hulpmiddelen om je werkproductiviteit te verhogen die je tijdens je vergaderingen kunt gebruiken om ze meer op actie gericht te maken.

Bijvoorbeeld tools zoals Doodle Hiermee kun je bestuursvergaderingen snel en efficiënt organiseren. Dat is handig als je het beste moment moet vinden om de bestuursvergadering inplannen want zo kun je snel de beschikbaarheid van elk bestuurslid vergelijken, in plaats van eindeloos heen-en-weer te mailen.

Gebruikmaken van apps voor projectbeheer, zoals Trello en Asana, kunnen helpen om je vergaderingen meer op actie gericht te maken. Je kunt de volgende stappen snel en makkelijk aan bepaalde mensen toewijzen en in realtime samenwerken. Noteer taken gewoon zodra ze in je opkomen en wijs ze meteen toe.

Je kunt ook gebruikmaken van AI om de kwaliteit van je vergaderingen te verbeteren. Otter.ai is bijvoorbeeld een geweldige app die AI gebruikt om gedetailleerde notities te maken op basis van je gesprekken. Er is ook Krisp, een app die ruisonderdrukking gebruikt om achtergrondgeluiden te dempen — zodat je er zeker van kunt zijn dat je stem duidelijk te horen is tijdens je bestuursvergaderingen op afstand.

Het is ook belangrijk om je vergaderingen doelgericht te houden door de vergadertijd in beeld te brengen. Een app als Less Meeting heeft een afteltimer die je laat zien hoeveel minuten er nog op de agenda staan. Daarnaast kun je notities in opsommingstekens, afbeeldingen, actiepunten en documenten toevoegen.

Van hulp bij het plannen van vergaderingen tot productieve samenwerking: door innovatieve tools te gebruiken kun je de effectiviteit van je bestuursvergaderingen vergroten.

Tijd is kostbaar

Als het gaat om het runnen van een bedrijf, is tijd geld. Een dag heeft maar een beperkt aantal uren, dus je moet je aandacht richten op wat het belangrijkst is.

Elke bestuursvergadering moet je een stap dichter bij je doelen brengen en moet eindigen met concrete resultaten. Elke deelnemer moet een bijdrage leveren aan de discussie en na afloop een gevoel van zingeving hebben, plus een duidelijk idee van waar je nu mee aan de slag moet.

Door je goed voor te bereiden en te plannen, de duur van je vergaderingen en het aantal deelnemers te optimaliseren en de juiste hulpmiddelen te kiezen, kun je je vergadertijd zo effectief mogelijk benutten. Met deze tips ben je helemaal klaar om de meest effectieve bestuursvergaderingen ooit te houden.

Om je bestuursvergaderingen sneller in te plannen – en vertragingen bij cruciale zakelijke beslissingen te voorkomen – ga je aan de slag met Doodle.

Auteur: Seda Babayan