Je agenda opstellen: twee snelle tips om je agenda eens flink op te schudden

Het is een van de basisprincipes voor het houden van een geweldige vergadering: stel een agenda op. Een strakke agenda houdt vergaderingen op koers en bij het onderwerp, maakt een goede voorbereiding mogelijk, stimuleert deelname aan de vergadering en zorgt ervoor dat alle belangrijke onderwerpen aan bod komen. Maar dat wist je natuurlijk al, toch? We gaan ervan uit dat als je de Doodle-blog leest, je goed thuis bent in de kunst van het opstellen van een vergaderagenda. En je stuurt je agenda’s waarschijnlijk al voor de vergadering rond met De berichtfunctie van Doodle Premium, omdat je weet dat je genodigden beter voorbereid zullen zijn als ze de tijd hebben gehad om na te denken over de belangrijkste punten van de vergadering. Maar als je je vergaderingen in 2019 naar een hoger niveau wilt tillen, is de agenda misschien een goed beginpunt. Hier zijn twee simpele ideeën om je agenda eens flink op te frissen:

Laat iemand anders de agenda bepalen

Het zit zo met agenda’s: meestal worden ze door één en dezelfde persoon opgesteld, en vaak is diegene werkzaam op managementniveau. Dit betekent dat het management beslist over de gespreksonderwerpen en actiepunten – je agenda ‘stroomt’ dus van de leidinggevenden naar de rest van het team. Maar het stimuleren van dynamische gesprekken, waarbij ideeën zowel van boven naar beneden als van beneden naar boven stromen tussen het management en de medewerkers, is essentieel voor het creëren en behouden van een dynamische, communicatieve en responsieve werkcultuur. Probeer dus de informatiestroom te diversifiëren door de vergaderagenda eens flink door elkaar te schudden: Het werkt voor durfkapitalist en voormalig CEO Ben Horowitz. Horowitz vindt het belangrijk om regelmatig één-op-één-gesprekken met zijn medewerkers te voeren en tijdens die gesprekken, zij de agenda bepalen. Het is een simpele variatie op de gebruikelijke vergaderprocedure, waardoor Horowitz de prioriteiten en zorgen van zijn medewerkers in de gaten kan houden, en het zorgt voor een dynamische stroom van ideeën en feedback op de werkvloer.

Stop, werk samen en luister!

Oké: het kan best leuk zijn om af en toe iemand anders de agenda te laten bepalen voor een één-op-één-gesprek of een bijeenkomst in een kleine groep. Maar dat zou toch nooit werken voor een vergadering met het hele team of een algemene vergadering, toch? Fout! Waarom probeer je niet eens een gezamenlijke agenda op te stellen voor je volgende teamvergadering? Zo werkt het: stel een ruwe agenda op en stuur die voor de vergadering rond. Houd je vergadering in een grote ruimte met veel whiteboards of met papiertjes aan de muren, één bord of vel papier voor elk agendapunt. Laat je team door de ruimte lopen en onder elk agendapunt opmerkingen, vragen of zelfs Doodles toevoegen. Verfijn je agenda op basis van de input van je team – nu speelt je agenda in op de zorgen van je team, sluit hij aan bij hun prioriteiten en beantwoordt hij al hun vragen.

En dat was het dan! Twee simpele strategieën om je vergaderingen wat meer pit te geven. Je kunt ‘De volgende vergadering eens flink opschudden’ nu gerust van je agenda afstrepen…