Heb je een tool voor projectmanagement nodig? Hier kun je beginnen

Projectmanagement lijkt misschien een modern concept. Maar eigenlijk bestaat het al zo lang als er projecten zijn om te managen. Denk maar eens aan de complexiteit van het plannen en uitvoeren van de bouw van de Chinese Muur of de transcontinentale spoorweg. (Of: het is tenslotte dankzij projectmanagement dat we de Chinese Muur en de transcontinentale spoorweg hebben – twee complexe projecten met – letterlijk – heel veel bewegende delen!)

Maar je hoeft geen bouwwerk te maken dat vanuit de ruimte te zien is om van projectmanagement te profiteren. Elke taak waarbij een doel, een tijdschema, een budget en belanghebbenden betrokken zijn, vraagt om een zekere mate van projectmanagement.  Of je nu je keuken gaat schilderen of een budget opstelt voor je team op kantoor, er zijn tal van verschillende tools beschikbaar om je te helpen de klus te klaren. We hebben de populairste projectmanagementsoftware voor je onder de loep genomen, zodat je je volgende grote (of kleine!) project effectief kunt plannen, documenteren, uitvoeren en evalueren. Laten we er eens induiken!

Wat je moet weten voordat je aan je volgende project begint

Alle projecten moeten een duidelijk, meetbaar doel hebben – vermijd vage doelstellingen! Zo kun je makkelijk zien of je het gewenste resultaat bereikt of niet. Je moet het hele proces kunnen volgen en achteraf evalueren, zodat je je processen voor de volgende keer kunt verbeteren. Het is ook belangrijk om met alle relevante betrokkenen te praten en wat documentatie op te stellen, zodat iedereen het plan begrijpt voordat je begint. Er is niets erger dan halverwege een project te zitten en dan opnieuw te moeten beginnen omdat iemand geen kans heeft gehad om mee te denken. Met dit alles en nog veel meer om te regelen, hoe kan een goede projectmanager dan alles goed regelen en een project efficiënt tot een goed einde brengen? Met de beste tool natuurlijk!

Hive

De marketingmachine bij Doodle is veelzijdig, veelzijdig en multitasking! We hebben tekstschrijvers, bloggers, webdesigners, e-mailmarketeers en nog veel meer, die onze 30 miljoen gebruikers informeren over de beste manieren om hun planning te stroomlijnen en het meeste uit Doodle te halen, en die hen op de hoogte houden van nieuwe functies en ontwikkelingen.

We gebruiken Hive om de marketingmachine bij Doodle draaiende te houden. Hive is de tool voor projectbeheer en productiviteit waarmee teams kunnen werken zoals ze dat zelf willen. Elk project in Hive biedt 6 verschillende weergaven: Gantt, Kanban, kalender, tabel, label en teamweergave. Dankzij deze flexibiliteit kan elk lid van het Doodle-marketingteam werken op de manier die het beste bij hem of haar past. Soms is het bekijken van afhankelijkheden in een Gantt-diagram zelfs belangrijker dan de veel te simpele ‘In uitvoering’-kolom van een statusbord. Hive biedt via Zapier ook integraties met duizenden andere apps die we dagelijks gebruiken, waardoor we onze processen flexibel kunnen houden.

Trello

Trello is echt supergaaf. Je hoeft maar één blik te werpen op Taco, de schattige hond die als mascotte fungeert, en je wilt het meteen eens proberen. Maar naast die schattige hond biedt Trello een app voor taakbeheer waarmee je kunt bijhouden aan welke taken er wordt gewerkt en wie er voor elke taak verantwoordelijk is.  Hoewel het de flexibiliteit van Hive en enkele andere belangrijke functies (zoals lokale chat) mist, is Taco heel intuïtief in gebruik. Elk project staat op een eigen bord. Elk Trello-bord is als een dynamische takenlijst. Je kunt aan elke lijst kaarten toevoegen die taken vertegenwoordigen, en de kaarten verplaatsen naargelang de voortgang.  Geef elke kaart het label ‘te doen’, ‘in uitvoering’ of ‘klaar’ om de status aan te geven. Kaarten kunnen aan verschillende teamleden worden toegewezen. Als je bepaalde mijlpalen bereikt, krijg je een melding van Trello.

Asana

Asana helpt je om complexe projecten met meerdere taken en subtaken iets soepeler aan te pakken dan Trello. Asana werkt net als Trello, met lijsten en borden, maar dankzij de opzet zie je de onderlinge afhankelijkheden tussen taken en groepen taken veel duidelijker. Dankzij de tijdlijnfunctie kun je makkelijk knelpunten opsporen en je voorbereiden op onverwachte situaties. Bij Trello kunnen kaarten in de war raken als je er te veel op je bord hebt staan. Met Asana is het makkelijker om individuele kaarten bij te houden, zelfs als je project ingewikkelder wordt dan verwacht. Asana heeft ook een kalenderweergave, wat erg handig is als je het volledige overzicht van je project wilt hebben en je deadlines wilt beheren. We zouden er ook aan toevoegen dat de gebruikersinterface wat zakelijker aanvoelt, terwijl Trello een leuke, informele uitstraling heeft.